text
Журнал

Как собрать и проанализировать требования менеджмента компании к системе управленческого учета

Чтобы работа над техническим заданием принесла ожидаемый результат (о принципах разработки этого документа см. Как написать техническое задание на реорганизацию управленческого учета), предстоит сделать следующее:

Для выполнения этих требований понадобится:

Как с помощью анкетирования выяснить требования менеджмента к системе управленческого учета

Задача анкетирования – разобраться в том, что в компании понимают под управленческим учетом и какую пользу в нем видят. В качестве респондентов привлекается высший и средний менеджмент. При этом «границы» среднего менеджмента могут трактоваться довольно широко. К примеру, в производственных подразделениях к этой категории однозначно относятся начальники цехов. Что касается мастеров, механиков и энергетиков цехов, руководителей бюро производственного планирования – было бы неправильно полностью проигнорировать их при проведении анкетирования. Ведь от цехового механика или сменного мастера можно получить такую информацию, которую не предоставит даже начальник цеха. Поэтому рекомендуется провести выборочное анкетирование этого уровня руководителей, чтобы в итоге услышать мнение двух-трех мастеров и двух-трех механиков основного производства, двух-трех мастеров вспомогательного производства и т. д.

Сергей Шебек , руководитель проекта COSTKILLER.RU

С одной стороны, вопросы в анкете должны полностью касаться объекта исследования – системы управленческого учета. С другой стороны, они не должны быть слишком сложными, чтобы не смущать респондентов.

Например, их можно сформулировать следующим образом:

Анкета может быть довольно насыщенной, а собранные ответы помогут в подготовке первого, третьего и четвертого разделов технического задания (общие положения, задачи и требования, а также подготовленные решения).

Обработка собранных анкет – задача авторов технического задания. Именно они изучают пожелания к системе управленческого учета, сформулированные представителями различных служб компании; систематизируют их и готовят к обсуждению с ключевыми специалистами, руководителями подразделений и топ-менеджерами. Задача таких совещаний – согласовать задачи, функции и решения, которые будут отражены в техническом задании. Условно их можно разделить на две сессии – на среднем (линейные руководители) и на высшем уровне (топ-менеджеры).

Сначала проводятся совещания на среднем уровне. Причем желательно его участников разделить по функциональному признаку. Например, сначала собрать представителей основного производства, затем – вспомогательного, потом – коммерческую службу и т. д. Не стоит забывать про тех, кто отвечает за управление и обеспечение. В частности, на совещание группы «основное производство» важно пригласить не только представителей цехов, но и руководителей отделов производственного планирования, технического контроля, главного технолога и т. д.

Вполне возможно, что некоторым службам придется принять участие в двух и более совещаниях. Например, глава отдела снабжения, отвечающего за обеспечение материальными ресурсами и основного производства, и вспомогательного, должен присутствовать как на собрании первого, так и второго уровня. А главного бухгалтера (или его представителя) нужно будет пригласить буквально на все совещания – ведь бухгалтерия ведет учет всех хозяйственных операций.

Роль модератора на этих совещаниях отводится специалистам, ответственным за подготовку технического задания. Сценарий обсуждения может быть следующим:

После завершения сессии совещаний на среднем уровне группа соавторов технического задания анализирует протоколы по ним и на их основе готовит проект решения − документ с ответами на вопросы, которые были систематизированы после проведенных совещаний.

Совещание на высшем уровне проводится по аналогичному сценарию. Разница лишь в том, что к обсуждению предлагается проект решения. Он должен быть заблаговременно представлен для ознакомления всем приглашенным лицам. Во время подготовки к этому совещанию авторам технического задания нужно будет сравнить ответы из анкет, заполненных топ-менеджерами, а также сопоставить их с основными положениями проекта решения. Выявленные расхождения – это потенциальные темы для дискуссий. Стоит заранее продумать, как их устранить.

К примеру, разошлись взгляды респондентов на то, как подходить к выбору и оценке поставщиков, что считать затратами на пополнение запасов, кто должен отвечать за их обоснованность и т. п. Чтобы быстрее и результативнее разобраться с этими расхождениями на совещании, модератору понадобится:

Спланировать совещание нужно четко, практически по минутам. Иначе есть вероятность, что его участники увязнут в обсуждении какого-то одного вопроса, а к остальным даже не приступят. И конечно же, модератор в ходе обсуждения должен жестко следить за соблюдением запланированного регламента. Если, например, топ-менеджеры не могут сойтись во мнении, относится ли материальная мотивация работников к управленческому учету, этот вопрос следует вынести на отдельное совещание.

Как проанализировать эффективность существующей системы управленческого учета

Можно выделить три ключевых источника информации при обследовании системы управленческого учета:

Чтобы подготовиться к обследованию, необходимо, во-первых, определиться с перечнем необходимой информации и способами ее получения (оформляется в виде «Информационной карты», см. таблицу Информационная карта). Во-вторых, запланировать и выдать задание на сбор таких сведений.

Сергей Шебек , руководитель проекта COSTKILLER.RU

Если нужно изучить, как в основном производстве организована выдача сырья и материалов, как учитываются результаты их использования, «Информационная карта» может выглядеть так:

Область обследования Перечень необходимой информации Способы получения информации
Выдача и учет использования основных материалов Что служит основанием для выдачи материалов пользователям

– интервью с работниками цеховых кладовых, мастерами, рабочими;

– изучение раздела 5 «Учет основных материалов» положения о порядке учета материальных ресурсов;

– изучение первичных и накопительных документов, сопровождающих выдачу материалов и выпуск продукции, обнаружение и устранение последствий брака, образование отходов производства;

– наблюдения за процедурами выдачи материалов в производство и приема выпущенной продукции;

– выборочная инвентаризация забракованной продукции и материальных отходов

Как отмеряется и где отражается количество выдаваемых материалов
Где отражается результат использования материалов
Как контролируется использование материалов
Как учитываются возникающие отклонения и каковы последствия этих отклонений

Анализ системы управленческого учета – довольно трудоемкое мероприятие (особенно в крупных компаниях). Если поручить его только авторам технического задания, есть риск не уложиться во временные рамки проекта. Поэтому понадобится сформировать рабочие группы из экономистов и бухгалтеров. Но, поскольку эти специалисты в ходе обследования будут изучать собственную деятельность, есть риск вольного или невольного искажения результатов оценки. Способ минимизации этого риска будет несколько отличаться для холдингов и самостоятельных компаний. В первом случае рабочей группе, сформированной из финансистов одного предприятия, можно поручить исследовать учетные процессы на другом предприятии, и наоборот. Во втором можно использовать близкий по смыслу подход: например, командировать на обследование вспомогательного производства бухгалтеров и экономистов, курирующих основное производство.

Как только рабочие группы будут созданы, следует собрать их участников вместе на одном совещании, рассказать о задачах обследования и основных подходах к его проведению, а также снабдить рабочими материалами: информационными картами (см. таблицу. Информационная карта) и чек-листами (подробнее работа с чек-листами описана в решениях, посвященных оценке и анализу: системы нормативов, учета затрат и результатов и пр.).

Собранная рабочими группами информация анализируется группой авторов. На основе выявленных несоответствий (как должно быть – как есть на практике) формируется перечень решений. Далее эти решения корректируются с учетом дополнительных требований, обоснованных стратегическими планами компании (подробнее об этом см. Как особенности стратегии компании влияют на требования к системе управленческого учета). В результате будет сформирован итоговый вариант технического задания (подробнее о структуре этого документа и принципах его наполнения см. Как написать техническое задание на реорганизацию управленческого учета).

В заключение понадобится провести еще одно совещание с участием топ-менеджеров, на котором обсудить результаты проведенного обследования системы управленческого учета, решения о совершенствовании учета, рабочий вариант технического задания и т. д.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.