text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как оценить текущее состояние управленческой отчетности

Чтобы оценить текущее состояние управленческой отчетности, следует определить, соответствует ли она следующим требованиям (подробнее о том, как они формируются, см. Как определить требования к управленческой отчетности):

  • управленческая полезность (включая достаточность и существенность используемых в отчетности показателей, готовность этих показателей к применению);
  • объективность (в том числе корректность значений представленных в отчетности показателей, корректное предоставление информации пользователям отчетности, способность пользователей правильно воспринять и интерпретировать информацию);
  • уместность (включая оперативность и регулярность представления отчетности);
  • экономичность.

Оценить выполнение большей части из перечисленных требований относительно несложно, если к началу обследования в компании подготовлен справочник показателей – систематизированный перечень показателей, используемых в ее управленческой отчетности. Кроме собственно названий показателей, в нем указывается их назначение, методики расчета и прочие реквизиты (подробнее о порядке формирования справочника показателей см. Как сформировать перечень показателей, используемых в управленческой отчетности).

Таким образом, оценку состояния системы управленческой отчетности можно разделить на два этапа:

Как обследовать управленческую отчетность

При обследовании состояния управленческой отчетности необходимо по каждой функциональной области деятельности компании сравнить:

Результаты сравнения оформляются в виде таблицы (см. таблицу 1. Обследование подсистемы управленческой отчетности).

Функциональная область Показатель требуемый/ фактическое наличие Назначение показателя требуемое/ фактическое использование Пользователи требуемые/ фактические пользователи Методика расчета планового (нормативного) значения требуемая/ фактически используемая методика Методика расчета фактического значения требуемая/ фактически используемая методика Периодичность расчета и представления в отчетности/ фактическая периодичность Место и формат публикации/ фактическое место и формат публикации
1 2 3 4 5 6 7 8
Коммерческая деятельность Выручка в разрезе каналов сбыта, регионов продаж, сегментов клиентов/
Выручка в разрезе регионов продаж
Принятие решений о выборе способов продаж;
контроль результатов и эффективности используемых способов продаж/
Принятие решений о выборе способов продаж только применительно к регионам;
контроль результатов и эффективности используемых способов продаж только применительно к регионам
Руководитель отдела продаж, коммерческий директор/
Руководитель отдела продаж, коммерческий директор
Целевая величина, устанавливается с учетом фактических данных прошлых периодов/
Целевая величина устанавливается с учетом фактических данных прошлых периодов
Признание и оценка фактической выручки – в соответствии с принятой учетной политикой финансового (бухгалтерского) учета/
Признание и оценка фактической выручки – на усмотрение менеджеров отдела продаж
Ежедневно/
Еженедельно
Ежедневная сводка о продажах/
Еженедельный отчет о результатах реализации
Общий контроль динамики и структуры доходов/
Общий контроль динамики и структуры (только в отношении регионов) доходов
Генеральный директор/
Генеральный директор
    Ежемесячно/
Ежемесячно
Результаты коммерческой деятельности за месяц, данные по аналитическим разрезам приводятся в порядке убывания, кроме абсолютной величины, указывается доля в процентах/
Результаты коммерческой деятельности за месяц, данные по регионам приводятся в порядке убывания, только в абсолютной величине
  Средний процент выполнения личных планов сотрудниками коммерческих служб – в разрезе категорий сотрудников/
Не используется
Контроль результатов и эффективности работы персонала коммерческих служб/
Не используется
Руководитель отдела продаж, коммерческий директор/
Не используется
Принимается равной 100 процентам/
Не используется

Определяется по формуле:

Сумма процентов выполнения личных планов по категории сотрудников коммерческих служб: количество сотрудников данной категории/
Не используется

Ежемесячно/
Не используется
Результаты работы персонала/
Не используется
    Принятие решения о необходимости развития знаний и навыков персонала коммерческих служб/
Не используется
Дирекция по работе с персоналом/
Не используется
Ежемесячно/
Не используется
Результаты работы персонала/
Не используется

Как оценить соответствие управленческой отчетности заданным требованиям

Определить, соответствует ли управленческая отчетность компании установленным требованиям, можно с помощью заполненной таблицы 1. Обследование подсистемы управленческой отчетности.

Достаточность. Чтобы убедиться в достаточности применяемых в управленческой отчетности данных, нужно сопоставить требуемые и фактически используемые показатели. К примеру, судя по второму столбцу таблицы 1, где они перечисляются, требуемый показатель «Средний процент выполнения личных планов сотрудниками коммерческих служб» практического применения в компании не нашел.

Также важно проанализировать, как применяются показатели в управленческих целях, – так ли, как для них предназначено, и теми ли, кому предписано (соответственно, столбцы 3 и 4 таблицы 1. Обследование подсистемы управленческой отчетности). Нередки ситуации, когда требуемый показатель в отчетности фигурирует, но при этом не используется для решения управленческих задач (менеджмент не видит в нем необходимости, или же эта информация до него просто не доходит).

Готовность. Для оценки готовности к использованию отчетных данных нужно сопоставить форматы представления показателей – требуемый и применяемый на практике (столбец 8 таблицы 1. Обследование подсистемы управленческой отчетности). Например, в таблице 1 показано, что, кроме прочего, выручка должна предоставляться в аналитических разрезах как в абсолютном, так и относительном выражении. В реальности же реализована только первая часть этого требования.

Частный случай характеристики готовности отчета – наличие в нем плановых и фактических значений показателей. Поэтому при проведении оценки следует также обратить внимание на методики формирования их плановых и фактических значений (столбцы 5 и 6 таблицы 1. Обследование подсистемы управленческой отчетности).

Существенность. Отчетность не должна перегружать пользователя показателями с низкой степенью важности. Определить, выполняется ли это требование, можно, сопоставив перечень лиц, которые должны получать те или иные отчеты, и тех, кто их использует на практике (столбец 4 таблицы 1. Обследование подсистемы управленческой отчетности).

Объективность. Чтобы оценить, насколько корректно определяются значения показателей (выполнение одной из составляющих требования объективности), необходимо сравнить требуемые методики расчета с применяемыми в действительности (столбцы 5 и 6 таблицы 1. Обследование подсистемы управленческой отчетности). По данным таблицы 1 расхождения выявлены в отношении показателя «Выручка». Признание и оценка фактической выручки должны вестись в соответствии с принятой учетной политикой финансового (бухгалтерского) учета. Фактически же она признается менеджерами отдела сбыта в момент передачи в производство поступивших от клиентов заявок. Есть искажения и в оценке этого показателя. В ряде случаев менеджеры предоставляют клиентам персональные скидки, но выручку на их величину не корректируют.

Что касается оценки требований корректного предоставления информации пользователям и готовности (способности) последних правильно ее воспринять и интерпретировать (вторая составляющая требования объективности), то здесь как таковое обследование не требуется. Достаточно установить факт наличия или отсутствия внутренних нормативных документов, регламентирующих порядок формирования и представления отчетности. Если в компании таких документов нет, то как минимум в 30 процентах случаев или составитель допустит ошибку при формировании отчета, или пользователь неверно интерпретирует представленную в отчете информацию. Например, специалисты планово-экономического отдела, отвечающие за формирование отчетов по инвестиционной деятельности, под освоением капитальных вложений понимают количество денежных средств, выплаченных поставщикам и подрядчикам в рамках реализуемых инвестиционных программ (см. таблицу 3. Оценка выполнения требования экономичности). А по мнению пользователей отчетности, освоение капитальных вложений – это объем инвестиционных затрат.

Уместность. Уместность формируемой отчетности можно оценить, сопоставив требуемую и фактическую периодичность ее представления (эти сведения отражены в столбце 7 таблицы 1. Обследование подсистемы управленческой отчетности).

Таблица 1. Обследование подсистемы управленческой отчетности позволяет оценить качество исполнений всех требований к управленческой отчетности, кроме экономичности. Для удобства ее последующего применения следует воспользоваться шаблоном с пояснениями – для оценки выполнения каких требований какие столбцы таблицы должны быть проанализированы (см. таблицу 2. Оценка выполнения требований к управленческой отчетности).

Экономичность. Для оценки выполнения требования экономичности предлагается воспользоваться таблицей, форма и пример заполнения которой приведены ниже (см. таблицу 3. Управленческие отчеты, формируемые в компании). В левом столбце таблицы «Поставщики отчетов» перечисляются структурные единицы компании, формирующие и представляющие отчеты. В остальных столбцах указываются пользователи отчетности и наименования получаемых ими отчетов.

Сергей Шебек , руководитель проекта COSTKILLER.RU

Рассмотрим систему управленческой отчетности холдинга и определим, выполняется ли для нее требование экономичности (см. таблицу 3. Управленческие отчеты, формируемые в компании).

Поставщики отчетов Пользователи отчетов
Дирекция по капитальному строительству управляющей компании Дирекция по техническому обеспечению производства управляющей компании Дирекция по экономике и корпоративному планированию управляющей компании Президент холдинга
Отделы капитального строительства и реконструкции дочерних обществ Отчет об исполнении инвестиционной программы дочернего общества
Дирекции по производству дочерних обществ Отчет о выполнении мероприятий по новой технике и технологиям дочернего общества
Планово-экономические отделы дочерних обществ Отчет о финансировании и результатах исполнения инвестиционной программы дочернего общества
Дирекция по капитальному строительству управляющей компании Отчет об исполнении инвестиционных программ по холдингу
Дирекция по техническому обеспечению производства управляющей компании Отчет о выполнении мероприятий по новой технике и технологиям по холдингу
Дирекция по экономике и корпоративному планированию управляющей компании Отчет о финансировании и результатах исполнения инвестиционной программы

Три вида подразделений дочерних обществ – отделы капитального строительства и реконструкции, дирекции по производству, планово-экономические отделы – практически автономно друг от друга готовят очень близкие по содержанию отчеты, посвященные капитальным вложениям. Получатели этих отчетов – соответствующие профильные подразделения управляющей компании холдинга: дирекция по капитальному строительству, дирекция по техническому обеспечению производства, дирекция по экономике и корпоративному планированию. Они используют их, во-первых, для оперативного управления деятельностью дочерних обществ, а во-вторых, как основу для подготовки сводной отчетности для президента холдинга.

Используемая в компании схема формирования и представления отчетности нарушает требование экономичности трижды:

Ситуацию усугубляет то, что подразделения дочерних обществ формируют свои отчеты на основе разных данных: планово-экономические отделы отталкиваются от сведений бухгалтерского учета; отделы капитального строительства и реконструкции, дирекции по производству черпают информацию из собственных учетных регистров. Таким образом, значения одних и тех же показателей в трех отчетах оказываются разными. Так что если кто-то из пользователей, в частности, президент холдинга, попытается сопоставить их, найдет только противоречия.

Чтобы избавиться от проблем и добиться выполнения требования, нужно:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.