text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как контролировать состояние дебиторской задолженности

Как составить и заполнить дебиторский лист

Оперативный отчет «Дебиторский лист» (реестр старения дебиторской задолженности) – прежде всего инструмент упреждающего контроля. Он позволит избежать или минимизировать просроченную дебиторскую задолженность, принять своевременные меры, чтобы долги не превратились в безнадежные. Подробнее о том, как организовать работу с дебиторкой, см.  Как избежать роста просроченной дебиторской задолженности, как действовать, если появились просроченные долги, см.  Как добиться погашения просроченной дебиторской задолженности.

 

Образец. Скачайте регламент по работе с дебиторской задолженностью

 

В дебиторский лист включите следующие данные:

Контрагент Менеджер Номер договора Валюта договора Лимит дебиторской задолженности Превышение лимита (+) Сумма отгрузки Дата отгрузки Сумма последней оплаты (остаток) Отсрочка платежа, дней Дата оплаты по договору Осталось дней до погашения Дебиторская задолженность Соотношение текущей и просроченной дебиторской задолженности Распределение просроченной дебиторской задолженности по срокам превышения даты оплаты по договору Дебиторская задолженность на 31 июля 2018
итого текущая просроченная текущая, % просроченная, % 1–7 дней 8–15 дней 16–21 дней 22–30 дней свыше 30 дней свыше 90 дней
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Всего       8 250 000,00 372 033,85 8 660 509,31   631 508,26       8 029 001,06 27 615,00 8 001 386,06 0% 100% 621 426,07 804 124,51 109 629,02 449 852,74 5 114 851,82 901 501,92 9 470 734,32
Контрагент 1, всего, в том числе: Менеджер 1 № 11 руб. 600 000,00 –319 530,51 280 469,50           280 469,50   280 469,50   100%   280 469,50         254 972,27
            202 088,82 30.07.2018   21 20.08.2018 –11 202 088,82   202 088,82       202 088,82          
            78 380,68 31.07.2018   21 21.08.2018 –10 78 380,68   78 380,68       78 380,68          
Контрагент 2 всего, в том числе: Менеджер 2 № 22 руб. 500 000,00 –132 751,00 387 654,50   20 405,50       367 249,00   367 249,00   100%   205 704,00     161 545,00   333 862,73
            181 950,50 18.06.2018 20 405,50 30 18.07.2018 –44 161 545,00   161 545,00             161 545,00    
            35 250,00 18.07.2018   30 17.08.2018 –14 35 250,00   35 250,00       35 250,00          
            170 454,00 23.07.2018   30 22.08.2018 –9 170 454,00   170 454,00       170 454,00          

Общие сведения. По данным договора в дебиторский лист вносите наименование контрагента (графа 1 таблицы), номер договора (графа 3) и валюту договора (графа 4). Сведения о валюте договора не требуются, если компания заключает договоры только в рублях. Указывайте в отчете менеджера, который отвечает за работу с конкретным клиентом (графа 2).

Отчет в такой аналитике поможет руководству отслеживать задолженность как по контрагентам, так и по ответственным лицам, а исполнителям – оперативно контролировать отгрузки и сроки погашения дебиторской задолженности.

Контрольные параметры. Основные контрольные параметры отчета – лимит дебиторской задолженности (графа 5 таблицы) и отсрочка платежа в днях (графа 10).

Лимит – максимальная сумма дебиторской задолженности, которую компания разрешает иметь конкретному клиенту, оценив рискованность отгрузок ему в долг и предоставленное обеспечение. Подробнее о том, как установить кредитные лимиты покупателям, см.  Как определить кредитный лимит для компании-покупателя.

Зачастую компании автоматизируют полный запрет на отгрузки сверх лимита – невозможно распечатать отгрузочные документы, если отгрузка превышает установленный максимум дебиторской задолженности. Другой вариант – предусмотреть процедуру согласования отгрузок с вышестоящим руководством в соответствии с установленным регламентом. Подробнее об этом см.  Как управлять риском неоплаты клиентами поставленных товаров. Если подобные меры в компании не применяют, включите в дебиторский лист графу «Превышение лимита» (графа 6). Значение по этой графе рассчитывайте как разницу между суммой дебиторской задолженности на дату формирования отчета и установленным лимитом.

Данные по отсрочке платежей (графа 10) заполняйте в соответствии с условиями договоров, заключенных с клиентами. Подробнее о том, как установить период отсрочки покупателю, см.  На какой срок выгодно предоставить отсрочку платежа, Как определить максимально допустимый размер дебиторской задолженности.

Информация о дебиторской задолженности. Включите в дебиторский лист сведения о последних совершенных отгрузках, еще не оплаченных клиентами. Сумму каждой отгрузки (графа 7) и ее дату (графа 8) предстоит заполнять на основании данных учета. Дата оплаты по договору (графа 11) и остаток дней до погашения задолженности (графа 12) рассчитываются автоматически исходя из даты отгрузки (графа 8) и условий по отсрочке платежа (графа 10). Обратите внимание, в каких именно днях утвердили отсрочку покупателю – календарных или рабочих.

Клиенты зачастую оплачивают отгрузки не полностью, а частично или же, наоборот, перечисляют больше средств, чем должны. Чтобы отслеживать непогашенную часть задолженности по более ранней отгрузке, указывайте в дебиторском листе сумму последней оплаты (графа 9).

Сумма всех отгрузок по клиенту – общая дебиторская задолженность на дату формирования отчета (графа 13). Разделите ее на текущую и просроченную – в денежном (графы 14 и 15 соответственно) и процентном выражении (графы 16 и 17). В свою очередь, просроченную дебиторскую задолженность стоит разделить по срокам превышения даты оплаты по договору (графы с 18 по 23). Диапазон в днях (от 1 до 7, от 8 до 15 и т. д.) установите в зависимости от того, как в компании оценивают критичность просрочки. При необходимости отразите и доли просроченной дебиторской задолженности по периодам в процентах.

Хотя дебиторский лист составляют на конкретную дату, не будет лишним отразить в нем дебиторскую задолженность по состоянию на тот же день предыдущего месяца (графа 24). Эта информация поможет проконтролировать динамику изменения задолженности по клиентам и в целом по компании.

Как использовать дебиторский лист

Дебиторский лист помогает убедиться, что суммы дебиторской задолженности по клиентам соответствуют лимитам, а также выявлять просроченные долги.

Если повышается уровень просроченной дебиторской задолженности, особенно в динамике, значит, необходимо разработать меры по взысканию долгов. Подробнее о том, что предпринять, см.  Как разработать политику управления дебиторской задолженностью, Как взыскать просроченную дебиторскую задолженность без суда.

Убедитесь, что ответственные лица мотивированы не допускать рост задолженности сверх утвержденных лимитов. О том, что проверить в системе мотивации коммерческой службы, см.  Что проверить в системе мотивации коммерческой службы финансовому директору, Как проверить на объективность систему премирования коммерческой службы.

Данные дебиторского листа позволяют наладить взаимодействие с покупателями, применяя индивидуальный подход. Например, когда клиент постоянно оплачивает счета позже установленного срока, целесообразно изменить условия работы с ним: либо пересмотреть сроки оплаты в сторону тех, которые сложились фактически, и повысить цену, либо предусмотреть уплату процентов за пользование деньгами. Допустимо пересмотреть и лимиты задолженности. Это актуально, когда компания-покупатель активно развивается, наращивает обороты: подобная мера может быть выгодна обеим сторонам.

Если у предприятия большое количество клиентов, детальный отчет необязательно показывать руководителю компании. Лучше подготовить вариант в краткой форме в виде таблицы или диаграммы, характеризующих величину и структуру дебиторской задолженности в целом по компании.

Дмитрий Гинкулов , заместитель генерального директора по экономике и финансам компании «Артпласт»

Компания «Артпласт» специализируется на производстве и торговле полиэтиленовыми пакетами, упаковочной пленкой и одноразовой посудой. Предприятие сотрудничает с несколькими тысячами контрагентов. Чтобы контролировать размер дебиторской и кредиторской задолженности, бухгалтеры компании регулярно проводят сверки платежей с поставщиками и клиентами. Но, учитывая количество договоров, ежегодно заключаемых «Артпластом», бухгалтерии становилось все труднее отслеживать состояние взаиморасчетов.

Было очевидно, что нужно распределить контрагентов по группам и для каждой установить периодичность проведения сверок. Поставщиков и покупателей ранжировали по правилу Парето – сначала на основании данных об оборотах (АВС-анализ), потом по количеству заказов (XYZ-анализ). Построили матрицу ABC–XYZ, в которой контрагенты распределены по девяти группам. Компании, которые приобретают (или поставляют) продукцию у «Артпласта» много и часто, были отнесены в категорию AX, контрагенты, размещающие редкие и незначительные заказы, – в категорию СZ. Очевидно, что с клиентами и поставщиками из категории АХ нужно было чаще проводить сверки. Но этим не ограничились. Из девяти групп создали четыре категории контрагентов: первая – группа AX, вторая – группы AY, BX и BY, третья – CX, CY, AZ, BZ и четвертая – СZ. Для категорий контрагентов и была установлена периодичность проведения сверок взаиморасчетов – ежемесячно, ежеквартально, каждые полгода и раз в год соответственно. Причем при распределении поставщиков и покупателей по группам были учтены не только результаты АВС- и XYZ-анализа. Во внимание приняли условия оплаты поставленного товара и платежную дисциплину.

Новый график сверки платежей с контрагентами заметно упорядочил и упростил работу бухгалтерии. Теперь не возникает вопроса, к кому в этом месяце нужно обратиться за актом сверки, список клиентов известен заранее. А значит, у компании меньше шансов не получить деньги в срок или столкнуться с претензиями поставщиков.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.