text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как регламентировать управление денежными средствами компании

Регламент управления денежными средствами нужен, чтобы:

Чтобы реализовать эти задачи, раскройте в документе порядок прохождения платежей, правила работы c платежной системой, последовательность, сроки и ответственных за согласование и исполнение платежей. Ограничьтесь одним документом, так удобнее. На один системный регламент проще ссылаться, особенно когда пользователей много. Плюс его легче актуализировать, не понадобится редактировать ссылки в смежных положениях и инструкциях.

Основные разделы документа:

Что включить в общие положения регламента управления движением денежных средств

Общие положения – вводная часть регламента управления денежными средствами, цель которой – ознакомить пользователя с назначением документа и его ролью в бизнес-процессах. В этом разделе положения представьте цели и задачи регламента, список пользователей документа, нормативные ссылки.

Цели и задачи регламента. Такой документ вводят в действие, чтобы оптимизировать денежные потоки, установить общий порядок взаимодействия для всех подразделений, создать прозрачные и понятные процедуры, усилить кассовую дисциплину и т. д.

Пользователи регламента. Перечислите подразделения, которые обязаны действовать по регламенту, укажите бизнес-процессы, которые он затронет. Например, бизнес-процесс «Закупки» – отдел снабжения, административно-хозяйственная служба. Как правило, это все сотрудники компании, которые подают заявки на платежи.

Нормативные ссылки. В этом подразделе укажите, на какие положения и инструкции компании ссылается регламент. Например, положение о финансовой структуре или регламент по бюджетированию. Приведите требования законодательных актов и нормативных источников, которые упоминает документ.

Как избежать противоречивых формулировок в регламенте управления денежными средствами

Чтобы избежать противоречий и неоднозначных трактовок в регламенте управления денежными средствами, изложите и разъясните основные понятия и определения, дайте расшифровки к сокращениям. Такой список оформите приложением или кратко представьте разделом «Понятия и определения, терминология».

Учитывайте, что среди пользователей регламента специалисты разного уровня и квалификации, поэтому раскрывайте термины простым и понятным языком. Перечислите понятия в алфавитном порядке или отсортируйте по значимости. К примеру, задайте понятие платежа, а далее представьте его типы – наличный, безналичный и т. д.

Дмитрий Привалов , руководитель отдела управленческой отчетности группы компаний «Абсолют»

Платеж – действие по уплате денежных средств в порядке расчетов по обязательствам или в виде установленных законом взносов. По способу исполнения платеж бывает безналичным и наличным.

Наличный платеж – платеж с помощью наличных денежных средств.

Безналичный платеж – платеж с помощью безналичного перечисления денежных средств с банковского счета плательщика на банковский счет получателя.

Заявка на платеж – документ установленной формы, который необходим, чтобы инициировать, согласовывать и исполнять платеж.

Платежное поручение – документ установленной формы, который содержит письменное поручение плательщика банку о перечислении с его счета определенной суммы денежных средств на счет получателя.

Выписка – документ установленной формы, который отражает движение денежных средств на расчетном или текущем счете. Бывает в электронном виде.

«Клиент-Банк» – информационная система дистанционного банковского обслуживания.

Инициатор платежа – сотрудник, уполномоченный распорядителем средств организовывать платеж и составлять заявки на платеж.

Подотчетное лицо – сотрудник, который обязан представить отчет об использовании наличных денежных средств.

Распорядитель средств – сотрудник, уполномоченный руководством компании распоряжаться денежными средствами в рамках утвержденного бюджета по соответствующему центру финансовой ответственности.

Центр финансовой ответственности (ЦФО) – самостоятельное подразделение, организационная единица или совокупность самостоятельных подразделений (организационных единиц), выделенных в отдельный элемент финансовой структуры компании.

Согласующее подразделение – самостоятельное подразделение в лице его руководителя или уполномоченных сотрудников, которое анализирует поступившую заявку на платеж, формирует замечания и принимает решение о согласовании.

Получатель – сотрудник, который получает денежные средства из кассы компании.

Приходный кассовый ордер – документ установленной формы, который служит для оформления прихода наличных денежных средств.

Расходный кассовый ордер – документ установленной формы, который служит для оформления выдачи наличных денежных средств.

Реестр платежей – документ установленной формы, который отображает список согласованных заявок на платеж.

Автоматизированная система – информационная система комплексной автоматизации процессов управленческого учета и казначейских операций.

Авансовый отчет – электронный документ установленной формы, который служит для подтверждения расходов, произведенных подотчетным лицом.

Как регламентировать этапы прохождения платежей

Этапы прохождения платежей в регламенте управления денежными средствами оформите отдельным разделом, раскройте последовательность движения заявки на платеж: кто и как ее инициирует, кто согласовывает и исполняет.

Инициирование платежей. Здесь кратко опишите процедуру подачи заявки инициатором платежа. Зафиксируйте требования к оформлению и содержанию заявки. Подробнее см. Как разработать форму заявки на платеж. Чтобы не загромождать основную часть, шаблон документа и инструкцию по его заполнению закрепите в приложении к регламенту. Основные требования представьте в виде таблицы 1.

Поле заявки Требования к содержанию
и оформлению заявки
Обязательное поле
Проект Наименование проекта в соответствии с утвержденным справочником Да
Вид платежа Наличный или безналичный Да
Центр финансовой ответственности (ЦФО) ЦФО в соответствии с утвержденной финансовой структурой Да
Бюджетный период Месяц бюджетного периода, в котором запланирован платеж Да
Статья затрат Статья затрат в соответствии с классификатором Да
Сумма Сумма платежа Да
Валюта Валюта платежа Да
Договор При наличии договора указать его номер и дату Нет
Распорядитель средств Ф. И. О. распорядителя средств бюджета ЦФО Да
Наименование получателя Наименование контрагента-получателя или Ф. И. О. подотчетного лица Да
Обоснование превышения бюджета Поле заполняется при необходимости Нет
Реквизиты получателя-нерезидента Поле заполняется при необходимости Нет
Комментарии Поле заполняется при необходимости Нет
Электронная копия документа При необходимости прикрепляется отсканированный документ Нет

Воспользуйтесь шаблоном заявки на платеж.

Согласование платежей. Эта часть регламента предназначена для ответственных за распоряжение бюджетом сотрудников. Важно зафиксировать время подтверждения или отклонения заявки вне зависимости от того, используется автоматизированная информационная система или специальная форма, например файл Excel. Предусмотрите нормативы времени на рассмотрение заявки распорядителем и согласующими подразделениями – это могут быть новые стандарты управления денежными средствами (к примеру, если понадобилось сократить период рассмотрения заявки) или уже установившаяся политика компании. Чтобы утвержденные условия соблюдались, показатели выполнения нормативных сроков согласования заявок включите в систему мотивации персонала, введите дополнительные ключевые параметры эффективности.

Изучите сроки согласования заявки на платеж в примере положения о порядке формирования документов для проведения расчетов денежными средствами.

Образец положения о порядке формирования документов для проведения расчетов денежными средствами

Чтобы разграничить права специалистов подразделений подтверждать заявки, введите критерии – кто, что и как проверяет (см. в таблице 2), а также маршрут движения (см. таблицу 3. Маршрут согласования заявки на платеж).

Ответственное лицо (подразделение) Что проверяет
Распорядитель средств Целесообразность проведения платежа, соответствие платежа политике компании.
Корректность указания распорядителя средств.
Корректность указания плановой даты исполнения платежа.
Наличие обоснованной причины, если платеж вне бюджета, необходимости его проведения
Согласующие подразделения Юридический департамент Наличие заключенного договора и (или) другого документа, подтверждающего обязательство осуществить платеж.
Соответствие платежа договору, актуальность существенных условий договора
Экономический департамент Корректность указания проекта, центра финансовой ответственности, статьи затрат, а также прочих аналитических признаков.
Соответствие суммы платежа лимиту бюджета.
Корректность указания данных управленческого учета
Бухгалтерия Возможность принятия к учету активов (обязательств), связанных с платежом.
Полноту представленной документации для корректного принятия платежа к бухучету.
Соответствие суммы и валюты платежа представленной документации
Казначейство Наличие достаточной суммы денежных средств на расчетном или текущем счете плательщика.
Наличие всех необходимых реквизитов для оформления платежного поручения

Отдельным пунктом в регламенте распишите, что делать инициатору платежа, если его заявку отклонили на любом из этапов. К примеру, после каких правок заявку можно снова отдать на согласование – когда исправишь наименование договора или контрагента, укажешь правильную сумму платежа или опишешь причины превышения бюджета. После согласования заявки распорядителем заблокируйте редактирование ее ключевых полей .

Если заявку исправили в середине цепочки согласования, предусмотрите, чтобы она вернулась на первый этап и заново прошла все утверждения. Так удастся снизить риски заплатить не тому или сверх бюджета. Чтобы эффективнее организовать процесс согласования платежей, см.  Как организовать согласование платежей.

Исполнение платежей. Основные пользователи этого раздела – сотрудники казначейства. Раскройте весь процесс формирования реестра платежей – как часто нужно составлять реестр, к какому времени, как быстро его должны подписать главный казначей или другие лица, кто и как технически исполняет реестр.

Если одного реестра платежей недостаточно, пропишите в регламенте временную сетку для каждого из них. Это актуально для компаний с платежами в разных валютах. О том, как ускорить процесс, см.  Как автоматизировать составление реестра платежей в Excel.

Зафиксируйте единую форму реестра (см. таблицу 4. Форма реестра платежей) – отразите основные параметры заявок, прочую служебную информацию, которая пригодится финансовому контролеру (например, банк платежа и т. д.).

Как регламентировать контроль расходования наличных денежных средств

Чтобы усилить кассовую дисциплину, посвятите отдельный раздел регламента управления денежными средствами контролю наличных. Для ситуаций, когда сотрудники получают деньги под отчет, чтобы в рамках служебных обязанностей оплачивать хозяйственные расходы, закупать товарно-материальные ценности, ездить в командировку.

В регламенте предусмотрите, чтобы на каждую выдачу денежных средств сотрудник составлял заявку на платеж, своевременно подавал авансовый отчет об их расходовании – допустим, не позднее чем через три дня. На случай, если работник не передал отчет, определите ответственность.

Скачайте шаблон положения об авансовом отчете

Как оформить заключительную часть регламента управления денежными средствами

В заключительной части регламента управления денежными средствами раскройте информацию:

Чем дополнить регламент управления денежными средствами компании

Чтобы разгрузить смысловую часть регламента, различные таблицы и пояснения перенесите в приложения, например:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.