text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Когда оправдано пересмотреть порядок согласования платежей в компании

Пересматривать порядок согласования платежей компании нужно, если:

Требуемые изменения зависят от того, как на текущий момент в компании организовано согласование, с чем связана необходимость его пересмотра. Например, они могут быть такими:

Все изменения необходимо закрепить в регламентирующих документах предприятия.

Что свидетельствует о необходимости пересмотра порядка согласования платежей

Согласование платежей – это не просто бюрократическая процедура. Важно, чтобы установленные правила отвечали потребностям бизнеса, позволяли обеспечить ликвидность и платежеспособность компании. Если же она регулярно сталкивается с риском возникновения кассовых разрывов, задерживает оплату контрагентам, расходует средства сверх бюджета – стоит задуматься, почему неэффективен действующий порядок согласования платежей и что в нем нужно изменить.

Регулярная нехватка средств. Риск появления кассовых разрывов может быть связан с развитием бизнеса. Когда растут объемы продаж с отсрочкой платежа, увеличивается и просроченная дебиторская задолженность. При этом у компании велика потребность в закупке сырья или товаров. Чтобы нивелировать влияние этого риска и избежать перебоев в поставках материалов и товаров из-за задержек оплаты, необходимо повысить качество планирования денежных потоков, усилить бюджетный контроль на этапе согласования платежей (подробнее об оперативном контроле расходов см. Как анализировать и контролировать исполнение бюджетов). При необходимости искать возможности кредитования.

Если нехватка средств обусловлена спадом в деятельности компании (снижение спроса на продукцию, задержки оплаты покупателями), целесообразно перейти на режим экономии.

Стоит пересмотреть порядок согласования платежей: ужесточить контроль денежных потоков, сократить лимиты и нормы затрат, сократить полномочия менеджеров подразделений по согласованию заявок.

Если же компания близка к банкротству и требуется переход на антикризисное управление, полномочия по управлению денежными потоками необходимо сосредоточить в максимально узком кругу руководителей (обычно это генеральный и финансовый директора). Согласование платежей должно быть предельно жестким, от руководителей подразделений требуется веское обоснование необходимости оплаты.

Задержка оплат из-за долгого согласования. Сроки согласования платежей могут увеличиться из-за появления новых видов бизнеса, изменений в бизнес-процессах (например, выделение подразделений компании в самостоятельные центры финансовой ответственности). Чтобы избежать задержек оплаты контрагентам, стоит установить (при необходимости пересмотреть) и закрепить во внутренних регламентах сроки согласования заявок. Еще одна мера, позволяющая ускорить процесс согласования, – создание финансовой комиссии, в полномочия которой войдет анализ обоснованности платежей и выбора поставщиков, распределение денежных средств (при их недостаточном количестве) для оплаты заявок подразделений.

Задержки оплаты контрагентам могут возникать в результате централизации управления платежами в холдинге. Чтобы ускорить согласование заявок, передаваемых в управляющую компанию, стоит усилить контроль над их оформлением.

Неконтролируемый расход денежных средств. Если план-факт анализ показывает, что на предприятии все большие суммы оплачивают сверх бюджета, нужно не только повысить качество планирования, но и ужесточить согласование платежей. Например, оплачивать подобные заявки только после их утверждения руководством компании.

Кроме того, если поставщики не ранжированы по приоритетности, в такой ситуации самое время это сделать (или удостовериться в том, что действующая классификация контрагентов актуальна и не требует пересмотра). Определив очередность оплаты по группам кредиторов, можно значительно упростить порядок согласования платежей, избежать ежедневных разногласий о необходимости погашения той или иной задолженности.

Большая нагрузка на руководство по работе с текущими платежами. Если компания не находится в предкризисном состоянии, а ее директор и руководитель финансовой службы обязательно участвуют в ежедневном согласовании платежей, это свидетельствует о неэффективном распределении полномочий. Такая ситуация может быть связана с изменениями в организационной структуре предприятия. Чтобы избежать проблем, нужно одновременно с изменениями в организационной структуре пересматривать и регламенты управления денежными потоками, в том числе порядок согласования платежей.

При эффективном распределении полномочий генеральный директор участвует в управлении деньгами лишь в исключительных случаях (например, при согласовании особо крупных сумм).

Когда требуется заблаговременное изменение порядка согласования платежей

Если в деятельности компании планируются перемены (например, открытие новых направлений бизнеса, изменения в организационной структуре и т. д.), не стоит дожидаться сбоев в системе согласования платежей. Лучше заблаговременно пересмотреть ее и адаптировать к намеченным планам.

Открытие новых направлений бизнеса. Во-первых, потребуются существенные инвестиции в инфраструктуру, рекламу и продвижение на рынке. Во-вторых, в период выхода на самоокупаемость часть денежных средств придется отвлечь из текущего оборота действующего бизнеса. А значит, может потребоваться пересмотр приоритетности платежей. Руководству компании желательно решить этот вопрос заранее, не дожидаясь постоянных разногласий между менеджерами направлений о том, чьи счета важнее.

Изменения в бизнес-процессах компании. Изменения в бизнес-процессах предприятия могут потребовать перераспределения полномочий и ответственности между менеджерами.

Например, руководство компании решило выделить транспортный цех и склад в самостоятельный центр финансовой ответственности со своим руководителем. Раньше эти подразделения входили в коммерческую службу и все вопросы по инициации и согласованию платежей решал коммерческий директор. Теперь необходимо изменить порядок согласования с учетом появления новой службы и ее руководителя.

Другой пример – открытие филиала компании в другом городе. Даже если у него не будет своего расчетного счета, у него будет и наличная выручка, и наличные расходы, что необходимо отразить в порядке согласования платежей.

Изменения в организационной структуре компании. Изменения в организационной структуре компании могут затрагивать процесс управления денежными потоками. Значит, потребуется скорректировать порядок согласования платежей. Примеры – переподчинение бухгалтеров по платежам от бухгалтерии казначейству, введение новой должности исполнительного директора с полномочиями по согласованию заявок на оплату.

Вхождение предприятия в состав холдинга. Такое событие всегда сопряжено с перераспределением полномочий по управлению денежными потоками и согласованием платежей между предприятием и управляющей компанией холдинга. Кроме того, скорее всего, увеличатся денежные потоки за счет внутрихолдинговых оборотов. Нередко деньги компании, зарезервированные для погашения обязательств перед ее поставщиками, приходится переводить другому предприятию холдинга, которое испытывает большие финансовые затруднения. Порядок согласования платежей стоит определить заранее, предусмотрев в регламенте ежемесячные сверки взаиморасчетов компаний группы, а также своевременное погашение их задолженности друг перед другом.

Если управление денежными средствами в холдинге централизовано, это неизбежно сказывается на порядке согласования платежей в его отдельных предприятиях. У них остается мало полномочий по управлению своими денежными средствами, ответственность за контроль последних переходит к управляющей компании холдинга.

Все эти вопросы необходимо закрепить в новом порядке согласования платежей, чтобы избежать сбоев поставок контрагентами и выяснений, кто виноват в том, что их счета своевременно не оплатили.

Как регламентировать изменения в порядке согласования платежей

После пересмотра порядка согласования платежей нужно внести изменения в следующие документы компании:

Их наличие и своевременная актуализация гарантируют, что любой сотрудник, участвующий в управлении денежными средствами компании, будет знать, что и когда он должен делать в рамках этого процесса.

Положение по управлению денежными средствами компании. В зависимости от того, какие преобразования в порядке согласования платежей необходимы, в этот документ может потребоваться включить, например, такие корректировки:

Регламент формирования платежного календаря. Изменения регламента в части согласования платежей могут касаться описания действий сотрудников:

Регламент формирования платежного календаря тесно связан с положением по управлению денежными средствами компании. Поэтому чаще всего их корректируют одновременно.

Инструкция по бюджетному контролю. Если порядок согласования платежей пересмотрели, эту инструкцию нужно изменить в части состава участников процесса бюджетного контроля и их полномочий по согласованию заявок на расход денежных средств (максимальных сумм платежа, которые они могут утверждать).

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.