3 месяца подписки в подарок | ✆ 8 (800) 550-07-98 Присоединяйтесь
Журнал

Когда оправдано пересмотреть порядок согласования платежей в компании

Пересмотрите порядок согласования платежей компании в двух случаях. Первый – снизилась эффективность управления денежными средствами, появились негативные тенденции. Например, систематически не хватает средств, чтобы погашать текущие обязательства, задерживается оплата контрагентам, увеличивается количество внебюджетных оплат и т. д. Второй – планируете изменить организационную структуру или бизнес-процессы.

Изменения, которые требуются, зависят от того, как на текущий момент в компании согласовывают платежи и почему необходимо пересмотреть этот процесс. Например, увеличили или уменьшили цепочки согласований, ужесточили сроки согласования, пересмотрели приоритет платежей, изменили полномочия ответственных сотрудников – максимальную сумму заявки, которую каждый из них может согласовать. Все изменения закрепите в регламентирующих документах предприятия.

 

Шаблон документа. Порядок согласования заявок на оплату

 

Скачать порядок согласования заявок

 

Как оценить эффективность системы согласования платежей

Убедитесь, что правила согласования платежей отвечают потребностям бизнеса, позволяют обеспечить ликвидность и платежеспособность компании. Если регулярно рискуете, что возникнет кассовый разрыв, задержите оплату контрагентам, потратите средства сверх бюджета, задумайтесь, почему неэффективен порядок согласования платежей и что в нем изменить.

Нуждаетесь в средствах регулярно. Если бизнес развивается, есть риск, что появится кассовый разрыв. Когда растут объемы продаж с отсрочкой платежа, увеличивается и просроченная дебиторская задолженность. При этом компании необходимо закупать сырье или товары. Смотрите также Как добиться погашения просроченной дебиторской задолженности. Чтобы нивелировать риски и избежать перебоев в поставках материалов и товаров из-за задержек оплаты, повысьте качество планирования денежных потоков, усильте бюджетный контроль на этапе согласования платежей. Подробнее об оперативном контроле расходов смотрите Как анализировать и контролировать исполнение бюджетов. При необходимости ищите возможность кредитования. Смотрите также Порядок получения кредита на пополнение оборотных средств. Чек-лист.

Если не хватает средств из-за спада в деятельности компании – снижается спрос на продукцию или задерживают оплату покупатели, переходите на режим экономии. Пересмотрите порядок согласования платежей: ужесточите контроль денежных потоков, сократите лимиты и нормы затрат, сократите полномочия менеджеров подразделений по согласованию заявок.

Если компания близка к банкротству и требуется переходить на антикризисное управление, полномочия по управлению денежными потоками сосредоточьте в максимально узком кругу руководителей. Например, на генеральном и финансовом директорах. Согласовывайте платежи предельно строго, от руководителей подразделений требуйте веское обоснование необходимости оплаты. Смотрите также Какие антикризисные меры помогут сократить издержки.

Задерживаете оплату из-за долгого согласования. Сроки согласования платежей увеличиваются, когда появляется новый вид бизнеса, меняются бизнес-процессы. Например, подразделения компании выделяют в самостоятельные центры финансовой ответственности. Смотрите также Как выделить и увязать между собой центры ответственности. Чтобы избежать задержек оплаты контрагентам, установите или пересмотрите сроки согласования заявок и закрепите их во внутренних регламентах. Чтобы ускорить процесс согласования, создайте финансовую комиссию, поручите ей анализировать обоснованность платежей, выбирать поставщиков, распределять денежные средства для оплаты заявок подразделений. Смотрите также Как организовать согласование платежей.

Оплату контрагентам задерживают из-за централизации управления платежами в холдинге. Чтобы ускорить согласование заявок, которые передают в управляющую компанию, усильте контроль над их оформлением.

Не контролируете расход денежных средств. Если план-факт анализ показывает, что на предприятии все большие суммы оплачивают сверх бюджета, не только повысьте качество планирования, но и ужесточите согласование платежей. Например, оплачивайте заявки только после того, так их утвердит руководство компании.

Поставщиков ранжируйте по приоритетности. Если уже существует классификация контрагентов, удостоверьтесь в том, что она актуальна и не требует пересмотра. Когда определите очередность оплаты по группам кредиторов, упростите порядок согласования платежей, избежите ежедневных разногласий о необходимости погашать ту или иную задолженность.

Нагружаете руководство работать с текущими платежами ежедневно. Если компания не находится в предкризисном состоянии, а ее директор и руководитель финансовой службы ежедневно согласовывают платежи, полномочия распределяются неэффективно. Такая ситуация может быть связана с изменениями в организационной структуре предприятия. Чтобы избежать проблем, одновременно с изменениями в организационной структуре пересмотрите и регламенты управления денежными потоками, в том числе порядок согласования платежей.

Если эффективно распределите полномочия, генеральный директор будет участвовать в управлении деньгами в исключительных случаях. Например, согласовывать особо крупные суммы.

Когда стоит заблаговременно изменить порядок согласования платежей

Если компания планирует открыть новые направления бизнеса, изменить организационную структуру или ожидает другие перемены, заблаговременно пересмотрите систему согласования платежей и адаптируйте ее к намеченным планам. Так избежите сбоев в системе согласования платежей.

Открываете новые направления бизнеса. Если планируете открыть новые направления бизнеса, пересмотрите приоритетность платежей. Потому что, во-первых, потребуются существенные инвестиции в инфраструктуру, рекламу и продвижение на рынке. Во-вторых, в период выхода на самоокупаемость часть денежных средств придется отвлечь из текущего оборота действующего бизнеса. Если решите этот вопрос заранее, избежите постоянных разногласий между менеджерами направлений о том, чьи счета важнее.

Меняете бизнес-процессы компании. Если планируете изменить бизнес-процессы предприятия, по необходимости перераспределите полномочия и ответственность между менеджерами.

Например, руководство компании выделило транспортный цех и склад в самостоятельный центр финансовой ответственности со своим руководителем. Раньше эти подразделения входили в коммерческую службу и все вопросы по инициации и согласованию платежей решал коммерческий директор. Теперь необходимо изменить порядок согласования с учетом того, что появилась новая служба и ее руководитель.

Другой пример – открываете филиал компании в другом городе. Даже если у него не будет своего расчетного счета, у него будет и наличная выручка, и наличные расходы, что необходимо отразить в порядке согласования платежей. Смотрите также Какие отчеты помогут сравнить эффективность работы филиалов.

Меняете организационную структуру компании. Если планируете изменить организационную структуру компании и это затрагивает процесс управления денежными потоками, скорректируйте порядок согласования платежей. Примеры – переподчинили бухгалтеров по платежам от бухгалтерии казначейству, ввели новую должность исполнительного директора с полномочиями согласовывать заявки на оплату. Смотрите также Как проанализировать организационную структуру.

Присоединяете предприятие к холдингу. Если планируете присоединить предприятие к холдингу, перераспределите полномочия по управлению денежными потоками и согласованию платежей между предприятием и управляющей компанией холдинга. Учтите, что, вероятно, увеличатся денежные потоки за счет внутрихолдинговых оборотов. Нередко деньги компании, зарезервированные, чтобы погасить обязательства перед ее поставщиками, переводят другому предприятию холдинга, которое испытывает финансовые затруднения. Смотрите также Как управлять денежными потоками холдинга. Порядок согласования платежей определите заранее, предусмотрите в регламенте ежемесячные сверки взаиморасчетов компаний группы, а также своевременное погашение их задолженности друг перед другом.

Если денежными средствами управляют в холдинге централизованно, меняется порядок согласования платежей в его отдельных предприятиях. У них остается мало полномочий по управлению своими денежными средствами, ответственность за контроль последних переходит к управляющей компании холдинга.

Все вопросы закрепите в новом порядке согласования платежей, чтобы избежать сбоев поставок контрагентам и выяснений, кто виноват в том, что их счета своевременно не оплатили.

Как регламентировать изменения в порядке согласования платежей

После того как пересмотрите порядок согласования платежей, внесите изменения в документы компании: положение по управлению денежными средствами, регламент формирования платежного календаря , инструкцию по бюджетному контролю. Так, любой сотрудник, который участвует в управлении денежными средствами компании, будет знать, что и когда он должен делать в рамках этого процесса.

Положение по управлению денежными средствами компании. В зависимости от того, что необходимо преобразовать в порядке согласования платежей, в документ включите четыре корректировки. Первая – сроки и порядок оформления заявок на расход денежных средств. Например, уменьшите время согласования, сократите перечень ответственных сотрудников. Вторая – полномочия и ответственность подразделений компании, которые создают и согласовывают заявки на расход денежных средств. Например, уменьшите или увеличьте суммы полномочий. Третья – приоритеты погашения обязательств перед поставщиками. Например, сократите или расширьте перечень контрагентов, расчеты с которыми относятся к наиболее срочным платежам первой и второй очереди оплаты. Четвертая – состав и полномочия финансовой комиссии, которая перераспределяет денежные средства компании. Например, пересмотрите состав комиссии, измените порядок распределения финансов между подразделениями, если средств недостаточно, чтобы оплатить все заявки.

 

Шаблон документа. Регламент по управлению денежными средствами компании

 

Скачать регламент по управлению денежными средствами

 

Регламент формирования платежного календаря. Измените регламент в части согласования платежей, опишите действия сотрудников в трех случаях. Первый – заявку необходимо отклонить. Например, пересмотрите основания, чтобы отклонять заявки, список сотрудников, которые имеют такие полномочия. Второй – заявку необходимо скорректировать по срокам и суммам. Третий – необходимо дополнительно согласовать платеж. Например, если руководство компании запрещает оплату конкретному поставщику.

Регламент формирования платежного календаря тесно связан с положением по управлению денежными средствами компании, поэтому их корректируйте одновременно.

 

Шаблон документа. Правила формирования ежедневного реестра платежей группы компаний

 

Скачать правила формирования ежедневного реестра платежей

 

Инструкция по бюджетному контролю. Если порядок согласования платежей пересмотрели, в инструкции по бюджетному контролю измените состав участников процесса и их полномочия по согласованию заявок на расход денежных средств. Например, укажите максимальные суммы платежа, которые они могут утверждать.

 

Шаблон документа. Инструкция по бюджетному контролю

 

Скачать инструкцию по бюджетному контролю

 

Видеосеминар. Инструменты Excel для управления ликвидностью и платежами

 

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Цель-2 | Дело не в везении Учитесь видеть бизнес-процессы. Построение карт потоков создания ценности Постороение бизнес-моделей. Настольная игра стратега и новатора
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.