text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как организовать управление выплатами и поступлениями в группе компаний

Есть два основных типа управления денежными потоками в холдинговых структурах:

Практика показывает, что в обоих вариантах в число наиболее важных задач финансовых подразделений входят координация денежных потоков внутри холдинга и управление его платежеспособностью. Эффективнее они решаются при централизованном управлении денежными потоками. В этом случае возможно оперативно перераспределять денежные ресурсы между компаниями, входящими в группу, привлекать кредиты для развития текущей деятельности и реализации инвестиционных проектов на выгодных условиях, а также максимально эффективно использовать имеющиеся свободные денежные ресурсы холдинга. Кроме того, так снижаются финансовые риски и минимизируются затраты, связанные с движением денежных средств.

Как организовать централизованное управление денежными потоками в группе компаний

Алгоритм централизованного управления (см. схему. Управление денежными потоками холдинга) выплатами и поступлениями в холдинге выглядит так.

  1. В каждой компании группы есть финансовый отдел (или, по крайней мере, сотрудник, отвечающий за процессы управления денежными средствами), который на этапе планирования составляет бюджет движения денежных средств (БДДС) по своей компании, формирует реестр заявок и платежный календарь по каждому из центров финансовой ответственности (подразделений). Кроме того, финансовый отдел контролирует исполнение утвержденного бюджета движения денежных средств и платежного календаря.
  2. Центры финансовой ответственности (подразделения) компаний холдинга участвуют в формировании проекта БДДС и оформляют заявки на выплаты денежных средств.
  3. Отдел бюджетирования управляющей компании согласовывает и консолидирует проекты бюджетов движения денежных средств компаний и формирует сводный БДДС по холдингу. Этот отдел также контролирует выполнение сводного бюджета и проверяет на соответствие ему реестры заявок на платеж.
  4. Отдел казначейства управляющей компании составляет планы блока финансовой деятельности БДДС и отвечает за оперативное управление денежными потоками в рамках холдинга (формирование сводного платежного календаря на месяц по холдингу, подготовка и согласование недельного реестра заявок на платеж, перераспределение денежных средств между компаниями холдинга для исключения кассовых разрывов). Кроме того, казначейство отвечает и за работу с банками в плане получения и погашения кредитов и займов, сопровождает операции по услугам факторинга и лизинга.

 

Распределение зон ответственности между участниками процесса управления денежными потоками холдинга можно представить в виде матрицы (см. таблицу 1. Матрица ответственности по работе с денежными потоками).

Процедуры Управляющая компания Компания холдинга
Финансовый руководитель Отдел бюджетирования Казначейство Финансовый отдел Бухгалтерия Центры финансовой ответственности компаний
Планирование годового бюджета движения денежных средств Ответственный Участник Участник Участник   Участник
Контроль реализации годового бюджета движения денежных средств   Ответственный   Участник    
Планирование операционных поступлений денежных средств на квартал   Ответственный   Участник   Участник
Планирование операционных расходов денежных средств на квартал   Ответственный   Участник   Участник
Планирование поступлений и выплат денежных средств по финансовой деятельности на квартал   Участник Ответственный Участник    
Планирование инвестиционных выплат на квартал   Ответственный        
Согласование и утверждение квартального бюджета движения денежных средств Ответственный Участник   Участник    
Составление платежного календаря на месяц   Участник Ответственный Участник    
Оформление недельного реестра заявок на оплату     Ответственный  Участник    
Контроль соответствия реестра заявок утвержденному бюджету движения денежных средств   Ответственный   Участник    
Согласование текущих платежей и их перераспределение в соответствии с фактическим наличием денежных средств Участник Участник Ответственный      
Корректировка платежного календаря на месяц   Участник Ответственный Участник    
Осуществление расчетно-кассовых операций по счетам в банке и кассе     Участник   Ответственный  
Контроль взаиморасчетов с контрагентами   Участник   Участник Ответственный  
Оперативный контроль за финансовыми рисками, связанными с движением денежных средств Ответственный   Участник Участник    

Из таблицы 1 видно, что основная ответственность за регулирование денежных потоков ложится на управляющую компанию. Так, например, среднесрочное планирование и контроль над финансовыми рисками – зона ответственности финансового руководителя управляющей компании, отдел бюджетирования отвечает за краткосрочное планирование и контроль над выполнением бюджетных планов, а отдел казначейства руководит работой по оперативному управлению денежными потоками в рамках всего холдинга. Бухгалтерские службы компаний группы (в условиях примера) руководят процессами расчетов с покупателями и поставщиками, хотя в некоторых холдингах ответственность за эти операции возлагается также на отдел казначейства и все основные расчеты ведутся через счета управляющей компании по заявкам других предприятий холдинга.

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

Чтобы система управления денежными потоками холдинга работала слаженно и четко, необходимо закрепить все ее этапы регламентирующими документами. Эти документы разрабатываются и утверждаются на уровне группы и обязательны к исполнению всеми компаниями, входящими в нее.

Перечень документов может быть следующим:

Такого пакета документов вполне достаточно, чтобы систематизировать работу по управлению денежными потоками как отдельных компаний, так и холдинга в целом. Кроме того, требуя четкого соблюдения регламентов от сотрудников, можно минимизировать риски, связанные с некорректным планированием, слабым контролем и несогласованностью работы подразделений в процессе управления денежными потоками.

Нужно отметить, что, даже если бизнес-процессы управления денежными потоками уже построены и оптимизированы, а все этапы описаны и регламентированы, необходимо постоянно контролировать качество выполнения операций. Единичный сбой в цепочке движения денег легко может привести к негативным последствиям как для отдельной компании, так и для холдинга. Например, несвоевременная оплата поставщику приведет к срыву поставки сырья, которая в свою очередь не позволит предприятию выпустить продукцию и реализовать ее покупателю. Соответственно, компания недополучит доход и понесет убытки за невыполнение договорных обязательств. Ну а в случае, когда в платежный календарь забудут включить уплату налога, с большой вероятностью последует наложение ареста на расчетный счет.

Интерактивный образец регламента:

Как составить бюджет движения денежных средств для группы компаний

Бюджет движения денежных средств – один из трех основных бюджетов компании. В классическом варианте он состоит из трех частей:

Для его составления необходимы следующие плановые данные:

Кроме того, потребуется выполнить дополнительные расчеты по проекции этих данных на движение денежных потоков.

Например, если в бюджете доходов и расходов на квартал запланирована выручка от реализации в сумме 100 млн руб., то в бюджете движения денежных средств сумма поступлений от реализации товара будет иной, так как ее нужно скорректировать с учетом договорных условий с покупателями по отсрочке платежа и существующим уровнем просроченной дебиторской задолженности.

Точность планирования движения денежных потоков во многом зависит от периода планирования. Долгосрочный БДДС (на период более года) может быть использован только в качестве прогнозного укрупненного плана, в котором невозможно отразить детализацию поступлений и выплат денежных средств по каждой из статей бюджета. При среднесрочном планировании (на год с поквартальной разбивкой) уже есть возможность спрогнозировать денежные потоки более точно и в разрезе основных групп статей бюджета. И наиболее точные планы отражаются в краткосрочном БДДС (план на квартал с помесячной разбивкой), в котором можно наиболее достоверно спрогнозировать движение денег на основе имеющихся фактических данных и договорных условиях (подробнее о том, какие статьи включить в БДДС и как их группировать, см. Как разработать форму бюджета движения денежных средств; о том, какими способами можно рассчитать денежные потоки на предстоящий период, см. Как планировать движение денежных средств при составлении бюджета).

Чтобы составить краткосрочный бюджет движения денежных средств в группе компаний, нужно:

После завершения всех этапов бюджет движения денежных средств утверждается и служит основой для подготовки платежного календаря.

Форма сводного бюджета движения денежных средств на месяц по холдингу может выглядеть так, как представлено в таблице 2.

Статья Компания 1 Компания 2 Компания 3 Компания 4 Управляющая
компания
Итого
Поступления от покупателей 2 880 918 3 056 002 5 351 952 438 939 9 640 490 21 368 300
Оплата поставщику за товар 3 600 469 1 487 651 12 210 307 0 4 964 292 22 262 719
Издержки обращения 379 164 1 116 859 938 221 7500 1 125 973 3 567 716
Услуги сторонних организаций 0 20 000 0 0 0 20 000
Денежный поток от операционной деятельности -1 098 715 431 493 -7 796 576 431 439 3 550 225 -4 482 135
Кредиты банков полученные 796 166 13 613 305 7 490 685 0 0 21 900 155
Кредиты банков погашенные 929 188 579 000 5 557 116 0 3 677 571 10 742 874
Поступления по взаиморасчетам 2 919 714 2 239 140 8 222 365 0 15 298 437 28 679 656
Расходы по взаиморасчетам 1 939 958 12 057 442 5 939 137 149 259 8 593 859 28 679 656
Денежный поток от финансовой деятельности 846 734 3 216 002 4 216 796 -149 259 3 027 008 11 157 280
Приобретение внеоборотных активов 0 2 975 000 0 0 6 000 000 8 975 000
Ремонтные работы 0 0 0 0 0 0
Управление компанией 0 0 0 0 220 656 220 656
Прочие расходы из прибыли 9000 0 0 0 0 9000
Денежный поток от инвестиционной деятельности -9000 -2 975 000 0 0 -6 220 656 -9 204 656
Баланс денежных средств на начало периода 1 227 587 966 605 3 639 099 352 840 341 499 6 527 630
Баланс денежных средств на конец периода 966 605 1 639 099 59 320 635 019 698 076 3 998 119

Как планировать и контролировать деньги группы в оперативном режиме

Основной инструмент оперативного управления денежными потоками группы компаний – платежный календарь на месяц, детализирующий бюджет движения денежных средств. При этом если в бюджете не учитывается, от кого конкретно поступят средства и кому они будут выплачены, то в платежном календаре подробно расписываются по контрагентам как поступления, так и выплаты (подробнее о работе с платежным календарем см. Как разработать и применять платежный календарь).

Платежный календарь позволяет решать следующие задачи оперативного управления денежными потоками:

Особенно актуально своевременное перераспределение в ситуации, когда каждая из компаний холдинга самостоятельно осуществляет платежи со своих расчетных счетов. Здесь просто необходим сводный платежный календарь по группе для того, чтобы у казначейства управляющей компании была возможность своевременно контролировать и координировать процессы поступления и выплат денежных средств.

Платежный календарь строится на основе следующих документов:

Платежный календарь обязательно должен формироваться по каждой компании холдинга в разрезе их расчетных касс и счетов, чтобы исключить риск кассовых разрывов и в случае необходимости заранее спланировать внутренние перемещения денежных средств между предприятиями группы.

Чтобы плановые данные платежного календаря можно было проверить на соответствие утвержденному бюджету движения денежных средств, структура этих планов должна быть схожей. Соответственно, группы статей поступлений и выплат в платежном календаре должны быть привязаны к группам статей в БДДС. Только такой платежный календарь можно эффективно контролировать на соответствие бюджету движения денежных средств.

Платежный календарь встроен во многие учетные программы, но если в компаниях холдинга используются различные программы, то сводный платежный календарь можно вести и в таблицах Excel (подробнее о том, как его разработать, см. Как автоматизировать платежный календарь с помощью Excel).

В учетных системах платежный календарь строится автоматически на основании внесенных заявок на платеж. Пользователь указывает все необходимые реквизиты документа и проводит его в программе. В результате платежный календарь формируется в виде отчета, нужно лишь выбрать компанию и период. В случае, если используется платежный календарь в Excel, потребуется реестр заявок, в котором будут предусмотрены колонки с определенными реквизитами (подробнее о том, какие реквизиты предусмотреть в форме заявки на платеж, см. Как разработать форму заявки на платеж).

Далее нужно сопоставить прогноз поступлений денежных средств с суммой внесенных заявок. В случае, если планируемые расходы превышают прогноз поступлений, необходимо будет проанализировать заявки с точки зрения степени их важности и срочности оплаты. В рамках группы компаний для этого целесообразно создать финансовую комиссию, которая будет уполномочена устанавливать очередность платежей в соответствии с их значимостью для компаний и холдинга в целом. Председателем комиссии должен быть финансовый руководитель холдинга, а в ее состав включаются функциональные топ-менеджеры – коммерческий директор, директор по логистике, главный инженер, начальник службы снабжения и т. д.

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

Чтобы сотрудникам холдинга было легче ориентироваться, в какой последовательности должны погашаться обязательства группы, следует регламентировать, как определять приоритетность платежей. Это позволит быстрее перераспределять планируемые оплаты и избежать конфликтных ситуаций. Установленный порядок можно зафиксировать в таком виде:

«В целях обеспечения бесперебойной работы группы компаний устанавливается следующая приоритетность погашения обязательств перед поставщиками:

Если в целом по холдингу есть свободные денежные средства, но у отдельных компаний образуется кассовый разрыв, казначейство оформляет договоры займа между предприятиями группы (в зависимости от потребностей – краткосрочные или долгосрочные) и организует перевод денежных средств со счетов компании-кредитора на счета компании-заемщика. Как правило, в холдингах установлены единые для всех компаний ставки и порядок предоставления внутренних займов. В группу компаний некоторых холдингов входят и банки, и здесь уже все операции по внутренним займам проходят через них.

Если же в результате анализа заявок на платеж внутренние резервы не выявлены, следует обратиться к внешнему финансированию. Чтобы облегчить задачу оформления кредитов для конкретных компаний холдинга, лучше всего воспользоваться оформлением общего кредитного лимита на всю группу. Такой лимит устанавливается банком не для каждого предприятия в отдельности, а исходя из оборотов и имущественного обеспечения кредита по холдингу в целом.

Выгоды такого кредитования для компаний несомненны, достаточно указать только основные:

Для повышения оперативности перераспределения денежных потоков в холдинге также можно порекомендовать открытие единых расчетных счетов для компаний, входящих в группу (подробнее о таких банковских продуктах см. Как управлять деньгами группы с помощью специализированных банковских инструментов). При этом необходимость в переводах денежных средств одной компании на расчетные счета другой отпадает, но появляется финансовый риск того, что если этот счет будет арестован по вине одного из предприятий группы, то платежи с него не смогут проводить и остальные.

После того как денежные потоки распределены (финансовой комиссией или казначейством), скорректированный платежный календарь утверждается и служит основой для проведения расчетно-кассовых операций.

Еще одна задача оперативного управления денежными потоками в холдинге – формирование отчетности о фактическом движении денежных средств. Данные по компании холдинга собираются финансовым отделом компании и предоставляются в управляющую компанию для последующего анализа и корректировки планов в случае необходимости.

Можно рекомендовать готовить отчеты (см. таблицу 3. Отчет о денежных потоках за неделю), а также расшифровки к ним (см. таблицу 4. Расшифровка перемещения денежных средств между компаниями группы) и анализировать данные еженедельно, чтобы оперативно реагировать на выявленные негативные тенденции.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.