text
Журнал

Как разработать и применять платежный календарь

Чтобы разработать платежный календарь и эффективно применять его, действуйте по алгоритму:

Как создать удобную форму платежного календаря

Форма платежного календаря зависит от задач, которые планируете решать с помощью этого инструмента. Пример см. в таблице 1.

Статьи платежного календаря Бюджет Остаток бюджета Фактические
и планируемые
поступления и
перечисления
Апрель 2018 года
02.04.2018 03.04.2018 04.04.2018 *
Остатки денежных средств на начало дня       71 300 73 200 67 300
  Банк 1       56 000 57 900 50 900
  Банк 2       15 300 15 300 16 400
Операционная деятельность 
Поступления всего, в том числе: 130 000 121 100 8900 3100 1100 4700
  выручка от частных клиентов 100 000 91 100 8900 3100 1100 4700
  выручка от корпоративных клиентов 30 000 30 000 0 0 0 0
Выплаты всего, в том числе: 123 940 115 740 8200 1200 7000 0
  выплата заработной платы 40 000 40 000 0 0 0 0
  оплата поставщикам сырья 44 600 43 400 1200 1200 0 0
  уплата налогов 27 050 27 050 0 0 0 0
  выплата… 12 290 5290 7000 0 7000 0
Инвестиционная деятельность
Выплаты всего, в том числе: 178 210 178 210 0 0 0 0
  оплата за производственное оборудование 171 000 171 000 0 0 0 0
  оплата за офисное оборудование 4000 4000 0 0 0 0
  выплата… 3210 3210 0 0 0 0
Финансовая деятельность 
Поступления всего, в том числе: 110 000 110 000 0 0 0 0
  поступление займов – кредит 110 000 110 000 0 0 0 0
  поступление займов – овердрафт 0 0 0 0 0 0
Выплаты всего, в том числе: 0 0 0 0 0 0
  возврат займов – кредит 0 0 0 0 0 0
  возврат займов – овердрафт 0 0 0 0 0 0
Остатки денежных средств на конец дня       73 200 67 300 72 000
  Банк 1       57 900 50 900 50 900
  Банк 2       15 300 16 400 2100
* Плановые суммы выплат и поступлений на дату составления платежного календаря, а фактические платежи и приход – на предыдущие даты.

Наиболее распространенные задачи, которые позволяет решать платежный календарь:

Определите, какие задачи актуальны для вашей компании. Решите, какие данные и в какой детализации включить в платежный календарь.

Скачайте форму платежного календаря

Период и шаг планирования. Платежный календарь, в отличие от бюджета денежных средств, – инструмент управления краткосрочной ликвидностью компании. Поэтому платежный календарь, как правило, составляют на месяц или квартал с разбивкой по дням или неделям соответственно. Чем выше детализация, тем больше возможностей у финансовой службы предотвратить кассовые разрывы.

Обычно в платежном календаре содержатся сведения только о предстоящих платежах, но при необходимости можно дополнить его и данными о фактическом движении денежных средств за прошлые периоды. Это позволит анализировать динамику денежных потоков.

Остатки денежных средств на начало и конец отчетного периода. Важен не только общий остаток денег, но и детализация этой цифры по расчетным счетам и кассам компании. Только в этом случае можно будет быстро решить, с какого счета или из какой кассы выделить средства для платежа.

Статьи поступления и выбытия денежных средств. Состав статей платежного календаря должен совпадать со статьями бюджета движения денежных средств, иначе сложно контролировать соблюдение бюджетных лимитов. Подробнее о том, как определить состав статей бюджета движения денежных средств, см.  Как разработать форму бюджета движения денежных средств.

При необходимости для статей платежного календаря можно предусмотреть более подробную детализацию. Например, статью «Выплаты за офисное оборудование» разделить в платежном календаре на подстатьи: «Выплаты за компьютеры», «Выплаты за копировальную технику», «Выплаты за осветительные приборы» и т. д.

Аналитика по статьям движения денежных средств. Какую аналитику открыть к статьям платежного календаря, зависит от особенностей компании и информационных потребностей менеджмента. Например, можно использовать такие аналитические признаки: «Центр финансовой ответственности», «Проект», «Банк».

Бюджетные лимиты. Чтобы с помощью платежного календаря было удобно контролировать лимиты по статьям бюджета денежных средств, предусмотрите соответствующие графы, например, такие: «итого по бюджету за месяц», «фактически поступило (выплачено) за месяц» и «остаток лимита по статье».

Если данные в платежный календарь вносятся автоматически, можно применять не одну форму платежного календаря, а несколько разных вариантов. Такую схему работы можно реализовать как в информационной системе компании, так и в Excel. Подробнее о том, как создать платежный календарь в Excel, см.  Как автоматизировать платежный календарь с помощью Excel.

Как вести реестр поступлений и платежей

Реестр поступлений и платежей – это таблица. Каждая ее строка  – отдельная операция с деньгами компании, а столбцы – аналитика и справочные данные, необходимые для корректного учета и планирования денежных потоков. Пример реестра поступлений и платежей – в таблице 2. Реестр предназначен для учета как всех планируемых, так и уже проведенных операций с денежными средствами. Он служит основой для формирования платежного календаря.

Дата поступления Документ Номер Дата Контрагент Источник оплаты (счет/касса) Контрольная дата Дата оплаты Сумма, руб. Приоритет Статус согласования Признак оплаты Описание Центр ответственности Бюджетная статья
02.04.2018 Счет 1 02.04.2018 Альтан, ООО Банк 2 06.04.2018 03.04.2018 1200 1 Прошел контроль Запланировано Закупка материалов Производство ОД Выплата поставщикам сырья
02.04.2018 Кредитный договор 4 15.12.2017 ВТБ, ОАО Банк 1 16.04.2018 13.04.2018 110 000 1 Согласован Запланировано Запланирован заем для покрытия дефицита в капексе Финансовая служба ФД Поступление займов
02.04.2018         касса 02.11.2018 01.11.2018 4700     Оплачено Поступление выручки от частников – прогноз коммерческой службы Коммерческая служба ОД Выручка от частных клиентов
02.04.2018         касса 07.11.2018 07.11.2018 3400     Запланировано Поступление выручки от частников – прогноз коммерческой службы Коммерческая служба ОД Выручка от частных клиентов
03.04.2018 Договор 36 30.03.2018 Агри, ООО Банк 2     77 600 1 Прошел контроль Запланировано Договор поставки оборудования новой линии Производство ИД Выплата за производственное оборудование
03.04.2018 Договор 224 01.09.2017 Хехцир, ЗАО Банк 2 06.04.2018 05.04.2018 7000 2 Согласован Запланировано Аренда офиса. Платеж за май Управление офисами ОД Выплата

В реестре по каждой операции отражайте такие данные:

Скачайте форму реестра поступлений и платежей

Как работать с платежным календарем

Все сведения, содержащиеся в платежном календаре, можно условно поделить на четыре больших группы:

Определите источники данных и подходы к планированию показателей платежного календаря. О том, как заполнять платежный календарь, см.  Порядок заполнения платежного календаря. Чек-лист.

Лимиты по статьям бюджета движения денежных средств. Эти данные к моменту составления платежного календаря уже должны быть. В идеале бюджет движения денежных средств формируют на год с разбивкой по месяцам. Все, что нужно сделать, если платежный календарь составили на месяц, – перенести в него плановые значения статей бюджета движения денежных средств.

Остатки денежных средств. Входящий остаток денежных средств на начало месяца вносите в платежный календарь из банковской выписки. В дальнейшем остаток на конец рабочего дня и равный ему остаток на начало следующего дня предстоит вычислять по формуле: остаток на начало дня + поступление средств за день – выбытие средств за день.

План поступлений. Если в компании есть система бюджетирования, то должен существовать и план поступления денежных средств с разбивкой по месяцам, как правило, это часть бюджета движения денежных средств. Задача лишь в том, чтобы разбить месячный план по дням.

Действуйте так. Сначала определите, какие суммы в будущем месяце планируете получить от крупных клиентов и каких именно, сколько денег придет от небольших покупателей. В этой работе должна помочь коммерческая служба. Затем проанализируйте условия договоров с крупными клиентами. Как правило, таких немного. Цель этой работы – определить конкретные даты поступлений в будущем месяце. Запросите у коммерческой службы сведения о том, насколько может задержать перечисление средств каждый крупный клиент. Обычно этих данных достаточно, чтобы достоверно спланировать приход денег от ключевых контрагентов компании.

После этого приступайте к планированию сроков поступления средств от небольших покупателей. Построить такой прогноз можно, опираясь на статистику аналогичного месяца прошлого года.

План выплат. Чтобы точнее спланировать предстоящие в будущем месяце перечисления, разделите их на две большие группы: ритмичные выплаты и разовые платежи.

К ритмичным выплатам можно отнести аренду, зарплату административного персонала, проценты по кредитам, коммунальные платежи и т. п. Чтобы запланировать такие платежи, поднимите заключенные договоры, приложения к ним и перенесите сроки и суммы оплаты в реестр поступлений и платежей .

Разовые платежи и выплаты по вновь заключаемым договорам планировать сложнее. Требуйте от подразделений, чтобы они заявляли о планируемых платежах как можно раньше, в идеале за месяц. В дополнение к этому организуйте процедуру согласования заключаемых договоров и передаваемых на оплату счетов с финансовой службой – см. схему. Согласование и анализ заключаемых договоров с помощью платежного календаря.

Скачайте регламент формирования платежного календаря

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.