text
Журнал

Как избежать ошибок в платежах компании

Ошибки в платежах могут дорого обойтись компании. Зачастую о них финансовый директор узнает, когда получает письмо от поставщика с требованием об оплате либо при сверке взаиморасчетов с контрагентами. Среди распространенных ошибочных платежей можно, к примеру, выделить такие:

Чтобы избежать риска кассового разрыва, штрафных санкций со стороны контрагентов и испорченной деловой репутации, нужно сделать следующее:

Как не допустить двойной оплаты счета

Двойная оплата одного счета возникает, если сначала оплачивается сумма по копии счета, затем – по его оригиналу. Такая ситуация складывается из-за отсутствия бюджетного контроля (либо ненадлежащего его исполнения) и при ежедневном значительном количестве платежей. Двойная оплата может негативно отразиться на платежеспособности предприятия, если на другие счета не хватит денег. Эта ошибка чревата еще и дополнительными расходами:

Если кассовый разрыв ликвидировать за счет денежных средств, которые хранились на банковском депозите, то это обернется недополученной выгодой. Избежать повторной оплаты помогут следующие меры:

Если ошибка обнаружена, стоит сделать следующее:

Как избежать оплаты счета по неверному валютному курсу

Оплата счета за товар или услугу по неверному валютному курсу возможна в следующих случаях:

Стоимость товара (услуги) в условных единицах (у. е.) может зависеть:

Цена в условных единицах, как правило, фиксируется на определенную дату или в диапазоне от минимального до максимального значения курса валюты (например, по курсу Банка России, но не ниже 36 руб. за 1 долл. США). В результате перечисления денежных средств по неверному курсу возникает недоплата или переплата поставщику. Для компании такая ошибка может обернуться:

Чтобы минимизировать возникновение такой ошибки, можно предложить следующие меры:

Если контрагенту отправили платеж по неверному курсу, стоит:

Как предотвратить оплату счета ошибочному контрагенту

Еще одна распространенная ошибка в платежах – оплата счета не тому контрагенту. Наименования поставщиков зачастую похожи и отличаются только идентификационным номером налогоплательщика (ИНН), их легко перепутать. Чтобы этого не допустить, стоит реализовать следующее:

Если платеж ошибочно перечислен, можно исправить это несколькими способами. Допустим, так:

Стоит также время от времени уточнять корректное наименование своего обслуживающего банка и банка – получателя платежа.

Как избежать перечисления денежных средств сотруднику, у которого изменились персональные данные

Нередко сотрудник меняет фамилию (к примеру, в связи с вступлением в брак), но забывает проинформировать об этом отдел кадров или бухгалтерию. Казначейство направляет в банк реестр для зачисления зарплаты на карточные счета сотрудников без корректировки данных о получателе. В соответствии с ним банк перечисляет денежные средства на зарплатные карты. В итоге деньги сотрудника возвращаются на расчетный счет компании. Чтобы этого избежать, необходимо:

Елена Потапова , директор казначейства ЗАО «Ретал», к. э. н.

Если перечисляете контрагенту иностранную валюту, не факт, что он получит всю сумму.

Платеж может сократиться на комиссию банка-корреспондента. Чтобы этого избежать, можно сделать следующее: в форме платежного документа нужно корректно заполнить поле под номером 71A (field 71A) – информация в нем говорит о том, откуда будут снимать комиссию банки-корреспонденты. В нем можно проставить одно из следующих значений:

Перед оплатой счета в иностранной валюте необходимо внимательно изучить условия работы с этим контрагентом. Важно помнить: если нужно отправить сумму, оговоренную в договоре, то в платежном документе в поле 71А нужно указать значение «OUR».

Руслан Шведков , финансовый директор компании «БНС Груп»

Чтобы снизить риск появления ошибок в платежах компании, стоит реализовать следующие мероприятия:

При поступлении счета на оплату руководитель казначейства должен проверять:

Наталия Алексеева , финансовый директор ГК «ТРИЭР», к. э. н.

Контролировать платежи компании на предмет возникновения ошибок можно в несколько этапов.

1. На этапе заключения договора: проверить реквизиты контрагента – ИНН, КПП, соответствие корреспондентского счета и БИК банка-получателя.

2. В момент получения счета на оплату: проверять все необходимые для оплаты реквизиты, фиксировать все счета (к примеру, в табличной форме в Excel) для того, чтобы исключить двойную оплату.

3. Согласование счетов и заявок на оплату бюджетным либо финансовым контролером.

4. Текущий контроль оплаты в учетной системе.

5. Дублирующий контроль при создании платежного поручения: казначей вводит в учетную систему заявку, проверяет ее корректность. Операционист или бухгалтер на участке «Банковские операции» при отсутствии ошибок создает платежное поручение, выгружает в систему «Клиент-Банк» (где уже имеется свой актуальный справочник контрагентов с их банковскими реквизитами). Если выгрузка произошла успешно, отправляет платежные поручения в банк.

6. Дублирующий завершающий контроль: исполнение платежа по банковской выписке. Финансовый контролер сверяет реестр платежей на операционный день с фактической выпиской. Если какие-то платежи в выписке отсутствуют, выясняет причины (нет ли в «зависших» (отклоненных банком)). Инициатор платежа связывается с контрагентом и выясняет, поступили ли денежные средства.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.