text
Журнал

Как организовать согласование платежей

Чтобы эффективно организовать согласование платежей, определите:

 

Образец документа. Скачайте порядок прохождения и согласования платежей

 

Образец документа. Скачайте форму заявки на платеж

Кто и в какой последовательности согласовывает заявки на платеж

Простой маршрут согласования заявок, предполагающих незначительные выплаты, выстройте так:

Шаг 1. Подготовка заявки на платеж. Инициатор платежа – сотрудник подразделения составляет заявку по утвержденной в компании форме. Подробнее о том, какие сведения указать в заявке на платеж, см.  Какие реквизиты включить в форму заявки на платеж.

Шаг 2. Контроль целесообразности. Руководитель подразделения проверяет корректность заполнения заявки и оценивает ее обоснованность. Подробнее о том, как проверить заявку, см.  Порядок проверки заявки на платеж. Чек-лист.

Шаг 3. Бухгалтерский контроль. Сотрудник бухгалтерии проверяет полноту и правильность оформления документов на оплату, которые сопутствуют заявке, соответствие выплаты нормам гражданско-правового, бухгалтерского и налогового законодательства.

Шаг 4. Бюджетный контроль. Финансовый контролер выясняет, соответствует ли запрашиваемый платеж утвержденному бюджету, соблюден ли лимит по соответствующей статье затрат. Подробнее о том, как обеспечить исполнение бюджета, см.  Как контролировать исполнение бюджета.

Шаг 5. Исполнение платежа. Сотрудник бухгалтерии перечисляет средства по заявке, которую согласовали на всех этапах.

Решите, требуется ли использовать разные маршруты согласования в зависимости от суммы и назначения платежа, контрагента. К примеру, включите в предложенный маршрут дополнительный этап контроля для заявок на существенные суммы – их должен согласовать финансовый директор. Установите порог существенности в рублях.

Если нужно отслеживать выплаты по определенным статьям затрат, установите для них правило: например, все заявки на покупку основных средств обязательно визирует финансовый директор.

Предположим, компания работает с контрагентами, у которых есть договоренности с руководством или собственниками бизнеса. Дополните маршрут согласования таким этапом: все платежи в адрес заранее определенных компаний визирует генеральный директор.

Как действовать, если заявку на платеж не согласовали

Предусмотрите ситуации, когда заявку не одобрили на одном из этапов согласования. Дальнейший порядок действий зависит от причин отказа. Возможные варианты:

Определите, как действовать в каждой ситуации. Например, если цена, по мнению руководителя подразделения, необоснованно высокая или в реквизитах платежа есть ошибки – заявку следует вернуть инициатору на доработку. Если превышен лимит по статье, требуется согласование финансового директора на основании пояснительной записки от руководителя подразделения по возникшему перерасходу.

Как установить сроки согласования заявки на платеж

Чтобы платежи исполняли вовремя, ограничьте время, отведенное каждому сотруднику на согласование. Периода с момента подачи заявки до требуемого срока оплаты должно быть достаточно, чтобы все участники процедуры согласования успели проанализировать платеж. Заложите запас времени на случай, если заявку вернут инициатору на доработку.

Предположим, срок подачи заявки инициатором – три рабочих дня до ожидаемого срока платежа. Установите срок согласования для каждого уровня. К примеру, если заявку подали до 12:00, руководитель подразделения должен согласовать ее, вернуть на корректировку или отклонить до 15:00 этого же дня. Если после 12:00 – то до 15:00 рабочего дня, следующего за текущим, и т. д.

Предусмотрите контроль соблюдения установленных сроков. В идеале – автоматизируйте движение заявок на платеж с помощью специализированной системы электронного документооборота. Система сама будет следить за сроками и напоминать соответствующим сотрудникам о необходимости проверить заявку.

Если в компании подобной системы нет, поручите контроль сроков согласования одному из сотрудников казначейства. Ему предстоит вести таблицу, например, с такими графами: «Этап согласования», «Ответственный», «Нормативный срок согласования», «Фактический срок согласования».

Что входит в обязанности и полномочия сотрудников, согласующих заявки на платеж

Сформулируйте задачу для каждого сотрудника, который участвует в процедуре согласования заявок, – что конкретно он должен проверить на своем этапе. Только так удастся избежать разногласий, например: «Я это не проверил, это задача начальника подразделения». Подробнее о том, какую информацию стоит указать в заявке на платеж, см.  Какие реквизиты включить в форму заявки на платеж.

Определите полномочия проверяющих. Решите, в каком случае они могут запросить дополнительные документы, пояснения у инициатора, отправить заявку на доработку, на каком основании допустимо отклонить платеж.

Евгения Биркая , финансовый директор компании «PR-Premier»

В обязанности сотрудника бухгалтерии, проверяющего заявки на платеж, входит следующее:

Если сотрудник бухгалтерии, проверяющий заявки на платеж, выявил в заявке нарушения в оформлении и (или) несоответствие нормам гражданско-правового, бухгалтерского или налогового законодательства, ему следует отклонить ее и сообщить причины своего решения руководителю ЦФО, согласовавшему заявку, в утвержденные сроки.

Получив информацию об отклоненной заявке, руководитель ЦФО должен принять меры по устранению указанных нарушений, после чего инициатор платежа может сформировать и отправить на согласование новую заявку на платеж.

Как формализовать и внедрить процедуру согласования платежей

Закрепите правила согласования заявок на платеж во внутреннем регламенте, см.  пример документа. Включите в него форму заявки на платеж в виде приложения.

Определите, с какой даты в компании начинают действовать новые правила. Утвердите регламент приказом генерального директора и представьте для ознакомления сотрудникам компании, которые могут инициировать платеж или участвуют в процедуре согласования. При необходимости до того, как новые правила вступят в силу, проведите обучение персонала, подготовьте для участников процедуры согласования краткие инструкции.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.