text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как контролировать платежи компании

Недостаток контроля в сфере управления финансовыми потоками повышает вероятность возникновения ситуаций, когда в нужный момент компания не в состоянии своевременно оплатить важный платеж из-за кассового разрыва. Не говоря уже о рисках совершения некорректных и несанкционированных перечислений средств, а также и прямых хищений денег с расчетных счетов компании.

Пресечь использование финансов компании не по назначению поможет формализация бизнес-процессов расчетной деятельности в специальном регламенте (см. пример такого документа Порядок прохождения и согласования платежей). В нем определяется сфера ответственности структурных подразделений и должностных лиц организации, а также устанавливаются контрольные процедуры, покрывающие зоны наибольшего риска.

При этом ключевой процедурой регламента послужит разделение полномочий по инициированию платежей, их акцептованию и последующему контролю.

Регламент следует утвердить приказом по компании, ознакомив с ним сотрудников под подпись, что сделает его обязательным для исполнения.

Как установить порядок согласования платежей

Исключить появление несанкционированных и незапланированных платежей поможет процедура их согласования, порядок которой прописывается в регламенте.

Для этого в документе необходимо предусмотреть роли участников процесса, определить их полномочия и обязанности, а также установить временной график прохождения платежей на всех этапах: начиная от подготовки заявки на платеж и заканчивая направлением платежных поручений в обслуживающий банк.

Как правило, устанавливается следующий порядок действий структурных подразделений в рамках процесса согласования платежей:

Оформление заявки на платеж. Подразделение – инициатор платежа оформляет на него соответствующую заявку, которая должна содержать исчерпывающую информацию о предстоящей выплате (подробнее об этом см. Как разработать форму заявки на платеж).

На практике заявка на платеж содержит следующий минимальный объем сведений (см. пример документа Заявка на осуществление платежа с графиком поставок):

Владелец бюджета – руководитель соответствующего ЦФО перед подписанием заявки проводит контрольную процедуру по проверке целесообразности и обоснованности этой выплаты для нужд курируемого подразделения. Убедившись в корректности предстоящей выплаты и прилагаемых первичных документов, он утверждает заявку на платеж и направляет на согласование финансовому контролеру.

Проверка суммы заявки на соответствие бюджету. Финансовый контролер проверяет заявку на предмет того, предусмотрен ли этот платеж в бюджете ЦФО и не превышен ли лимит соответствующей статьи расходов.

При этом регламент должен предусматривать процедуру приостановки платежа, если общей размер ранее оплаченных счетов по конкретной строке бюджета превысил установленный лимит. В этом случае платеж может быть оплачен только при условии получения санкции финансового директора с последующей корректировкой бюджета.

На практике возможны ситуации, когда ЦФО покрывает превышение расходов по отдельным статьям своего бюджета за счет других статей. При этом общий размер расходов конкретного ЦФО остается в пределах допустимого уровня. В результате возникает риск искажения информации об исполнении бюджета.

Поэтому регламент должен устанавливать запрет для руководителя ЦФО по самостоятельному перераспределению перерасходов за счет других статей без получения соответствующей санкции финансового директора.

Если замечаний к заявке не имеется, то после ее утверждения финансовым контролером она поступает в бухгалтерию.

Проверка корректности заполнения заявки на платеж. Бухгалтерия контролирует правильность составления прилагаемых к заявке на платеж первичных документов (договор, акт сдачи-приемки, счет-фактура, счет на оплату при проведении авансового платежа). А именно корректно ли указаны цена за единицу, количество и общая стоимость продукции. При наличии расхождений оплата приостанавливается. Если замечаний нет, заявка на платеж поступает в казначейство.

Контроль очередности оплаты заявок. Казначейство или отдельное подразделение финансовой службы (в случае, если казначейство не создано) отвечает за планирование платежей и мониторинг ликвидности.

Чтобы избежать ситуации, когда количество поступивших заявок на платеж превышает наличие денег на счетах, регламент должен устанавливать порядок действий для казначейства по определению приоритетности оплат.

Как правило, приоритетность платежа определяется исходя из последствий, которые возникнут для компании в случае его несвоевременной оплаты.

Кроме того, снизить риск кассовых разрывов при необходимости оплаты платежей первой и второй очереди можно за счет создания резервного фонда при кураторстве генерального или финансового директора (подробнее об этом см. Как избежать краткосрочных кассовых разрывов). Размер фонда формируется исходя из размеров незапланированных платежей прошлых периодов.

Уполномоченный сотрудник казначейства проводит сверку платежа с соответствующей статьей бюджета движения денежных средств.

Если отклонения не выявлены, заявка на платеж вносится в реестр платежей, который утверждается финансовым директором.

Для снижения нагрузки на финансового директора регламент может предусматривать делегирование полномочий по утверждению реестра платежей. Если платеж находится «в бюджете», пороговый лимит не превышен, то для его оплаты вполне будет достаточно визы руководителя казначейства. При этом финансовый директор будет санкционировать только внеплановые платежи.

Оригиналы счетов, по которым проведена оплата, казначейство передает в бухгалтерию. После оплаты в системе «Банк-Клиент» казначейство обеспечивает информирование инициаторов платежей о проведенной оплате в соответствии с реестром платежей.

Как проведение платежей сделать прозрачным

Чтобы проведение платежно-расчетных операций сделать максимально оперативным и прозрачным, достаточно правильно автоматизировать этот процесс, сократить количество банковских счетов, а кроме того, внедрить соответствующий IT-контроль.

Автоматизировать процедуры. На практике процессы, установленные в регламенте платежей, как правило, реализуются в автоматизированной системе управления денежными потоками. Это ускоряет выполнение процедур и снижает риск ошибок, вызванных человеческим фактором.

Для этого система должна обладать следующими минимальными характеристиками:

Снизить количество банковских счетов. Повысить контроль над финансовыми потоками поможет минимизация расчетных счетов и обслуживаемых банков до минимально допустимого уровня, необходимого для ведения компанией своих операций.

Внедрить IT-контроль. Если для предотвращения несанкционированных платежей вполне достаточно внедрить работающий регламент, то для снижения рисков хищения средств необходимо соблюдать элементарные меры информационной безопасности.

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

IT-безопасность редко входит в круг ответственности финансового директора, за исключением случаев, когда ему подчиняется IT-служба. Тем не менее ему стоит знать о минимальных требованиях в этой области и следовать нескольким правилам:

  • количество паролей и ключей электронно-цифровой подписи (ЭЦП) должно соответствовать количеству сотрудников, имеющих право подписи;
  • ключи ЭЦП должны храниться в сейфе;
  • лица, ответственные за пользование системой «Банк-Клиент», должны быть определены в соответствующем организационно-распорядительном документе по компании;
  • доступ в «Банк-Клиент» следует организовать с одного компьютера, IP-адрес которого привязывается к платежной системе;
  • для защиты компьютера с установленной платежной программой от вирусов и кражи пароля важно исключить на нем выход в Интернет и не использовать для каких-либо целей, не связанных с оплатой счетов;
  • в договоре с банком следует прописать параметры компьютера, на котором будет установлена программа, что заблокирует вход в «Банк-Клиент» с другого компьютера;
  • необходимо периодически менять пароль к системе.
Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.