text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как разработать форму заявки на платеж

В форме заявки на платеж предусмотрите реквизиты – поля, которые позволяют:

Скачайте форму заявки на платеж

Скачайте регламент оформления и регистрации заявок на платеж

Какие реквизиты заявки на платеж помогут установить соответствие бюджету

Чтобы сотрудники компании расходовали деньги строго в рамках бюджета, поручите финансовой службе контролировать заключаемые договоры и конкретные платежи. Подробнее смотрите, что финансистам проверять в договорах поставки, с подрядчиками, купли-продажи недвижимости или земельного участка, транспорта, производственного оборудования.

Проверять предстоящие платежи помогут заявки от сотрудников подразделений. Чтобы можно было однозначно установить, на какой бюджет отнести расход и выполняется ли лимит по конкретной бюджетной статье, в форме заявки на платеж должны быть заполнены следующие поля: «Центр финансовой ответственности», «Статья затрат», «Статья движения денежных средств», «Сумма и валюта платежа», «Товары, работы, услуги», «Форма оплаты».

Центр финансовой ответственности. Здесь предстоит указать наименование центра финансовой ответственности (ЦФО), на чей бюджет нужно отнести платеж. Если в компании, внедряя систему бюджетирования, не создали финансовую структуру, а планы составляют по организационным звеньям, вместо ЦФО нужно указать наименование подразделения.

Статья затрат. В этом поле нужно заполнить наименование и код статьи, на которую следует отнести затраты, связанные с исполнением заявки. Речь идет о статье затрат из бюджета доходов и расходов.

Статья движения денежных средств. Наименования статей затрат и движения денежных средств нередко различаются. Расхождения бывают настолько существенными, что финансисту может быть сложно определить, к какой статье выплат относить сумму из заявки. Решить эту проблему поможет поле «Статья движения денежных средств», заполненное инициатором платежа.

Сумма и валюта платежа. На основании этого поля заявки финансовая служба проконтролирует, соблюден ли остаток лимита по указанной статье затрат. Подробнее о том, как автоматизировать в Excel проверку заявки на соответствие бюджету, см.  Как мгновенно проверить заявку на платеж с помощью Excel.

Товары, работы, услуги. Этот реквизит нужен, чтобы понимать, за какой товар, работу или услугу предстоит платить. Сведения из этого поля заявки позволяют убедиться, что инициатор платежа правильно определил статью затрат. Кроме того, информацию из этого поля может использовать бухгалтер, заполняя в платежном поручении графу «Назначение платежа».

Форма оплаты. Форма оплаты может быть наличной или безналичной. В первом случае источник перечисления средств – касса, во втором – банковский счет. В поле «Форма оплаты» можно также предусмотреть ввод данных о том, с какого расчетного счета компания перечислит средства. Это поможет корректно планировать остатки средств в разрезе банковских счетов. Расчетный счет предстоит указывать сотруднику финансовой службы, который планирует выплаты.

Какие реквизиты нужны в заявке для планирования срока оплаты

Одно из назначений заявки на платеж – предоставлять информацию для оперативного планирования денежных потоков. Так, в этом документе нужно предусмотреть реквизиты, которые помогут ответить на два вопроса: когда нужно перечислить средства и можно ли задержать выплаты, если компания в настоящий момент испытывает дефицит денежных средств. Включите в заявку такие поля: «Дата и номер заявки», «Срок оплаты», «Контрагент», «Договор», «Приоритет платежа».

Дата и номер заявки. Эти сведения, с одной стороны, обязательные реквизиты любого документа, с другой – они пригодятся, чтобы определить очередность платежа. Заявки, подготовленные раньше остальных, при прочих равных условиях и исполнить нужно раньше.

Срок оплаты. Указанная инициатором платежа дата пригодится, чтобы включить требуемую сумму в платежный календарь. Предусмотрите в заявке поля для графика выплат – иногда средства контрагенту приходится перечислять частями, тогда инициатор должен заполнить несколько дат.

Контрагент. Информация о контрагенте поможет принять решение о срочности платежа, если у компании недостаточно средств, чтобы исполнить все поступившие заявки. Например, если речь идет о платеже в адрес ключевого поставщика сырья и материалов, такие выплаты лучше не задерживать.

Договор. В этом поле необходимо указать дату и номер договора, на основании которого предстоит перечислить средства. Этот реквизит позволяет решить две задачи. Во-первых, можно настроить систему оплат так, чтобы без оформленного и корректно введенного в систему договора не ушел ни один платеж. Во-вторых, располагая сведениями о договоре, сотрудник финансовой службы может поднять его, ознакомиться с условиями оплаты и проанализировать ответственность компании за срыв сроков платежа. Последнее особенно важно, когда у компании не хватает средств и она решает вопрос о переносе даты выплат на более поздний срок. Подробнее о том, как оценить, какой источник финансирования окажется дешевле – кредиторская задолженность или банковский кредит, см.  Что выгоднее: задержать оплату и уплатить пени или взять кредит для погашения задолженности.

Приоритет платежа. Эта информация позволяет специалисту финансовой службы определить важность и срочность запрашиваемых выплат. Как правило, это поле заполняет руководитель сотрудника, инициировавшего платеж.

Чаще всего используют три категории приоритетности выплат. Платежи первой очереди – выплаты, задержка которых может повлечь серьезные негативные последствия для компании. Например, расчеты с бюджетом, выплаты сотрудникам заработной платы, погашение кредитов и т. д. Вторая очередь – платежи, просрочка которых может затруднить деятельность компании и повредить ее репутации. К примеру, перечисление средств в адрес ключевых контрагентов – поставщиков сырья и материалов, арендодателей и т. д. Подобные платежи допустимо задержать только в крайнем случае. Третья очередь – прочие выплаты. К ним относятся расчеты с поставщиками, с которыми компания установила прочные деловые контакты и может договориться об отсрочке без ущерба для деятельности. Третий приоритет у платежей за канцелярские принадлежности, подписку на периодические издания, консалтинговые услуги и т. д. Сроки оплат по таким заявкам можно переносить без существенных негативных последствий для компании.

Какие реквизиты заявки на оплату позволят оценить статус платежа

Из заявки на платеж исполнитель – финансовый менеджер, который формирует реестр оплат, или бухгалтер, который перечисляет средства, должен однозначно установить, согласованы требуемые выплаты с уполномоченными должностными лицами компании или нет. Кроме того, стоит отслеживать состояние поданных заявок. Какие-то из них уже исполнили, другие вернули для устранения замечаний, третьи ожидают согласования. Решать указанные задачи помогут такие поля в форме заявки: «Инициатор платежа», «Визы ответственных лиц», «Статус заявки».

Инициатор платежа. В этом поле предстоит указывать фамилию, имя, отчество и должность сотрудника, который сформировал заявку. К нему в случае необходимости можно будет обращаться за дополнительными разъяснениями по предстоящим выплатам. Желательно право составлять заявки на платеж делегировать ограниченному кругу лиц, которые в силу своих должностных обязанностей работают с поставщиками, знают обязательные платежные реквизиты и т. д.

Визы ответственных лиц. Такие поля помогут исполнителю платежа установить, согласован ли платеж всеми уполномоченными сотрудниками. Если не хватает хотя бы одной из обязательных виз – исполнить заявку нельзя.

Статус заявки. У заявки могут быть такие статусы – создана, передана на согласование, согласована, отклонена, оплачена. Предусмотрите в форме заявки поле, где сотрудник финансовой службы будет отражать информацию о фактическом состоянии документа.

Евгения Биркая , финансовый директор компании «PR-Premier»

Разрабатывая форму заявки на платеж, учтите специфику деятельности своей компании. Например, если необходимо отслеживать платежи поставщикам в рамках исполнения определенного заказа покупателя, имеет смысл включить в заявку реквизит «Договор с покупателем». Тогда, отсортировав заявки по соответствующему контракту, сможете быстро определить сумму уже перечисленных средств и узнать, сколько еще предстоит оплатить. Если бизнес состоит из группы компаний и необходимо отслеживать платежи каждого юридического лица, которое входит в группу, пригодится реквизит «Компания-плательщик». Другими словами, чтобы определиться с перечнем обязательных реквизитов, выясните информационные потребности всех сотрудников, которые согласовывают и проводят платежи. Кроме того, если на предприятии есть утвержденные формы реестра платежей и платежного календаря, убедитесь, что все поля из этих документов отразили в заявке на платеж.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.