Если принято решение о передаче бухучета на аутсорсинг, основная задача финансового директора – выбор подрядчика. На рынке множество компаний, предоставляющих подобные услуги. У каждой из них свои принципы работы с клиентами и ценовая политика. Чтобы не ошибиться с выбором и избежать проблем в будущем, процесс принятия решения можно разбить на несколько этапов:
- формирование цели;
- определение критериев оценки исполнителей;
- сбор информации;
- выбор поставщика услуг.
Как правильно сформулировать цель при выборе аутсорсинговой компании по бухучету
Прежде чем приступать непосредственно к поиску аутсорсинговой компании, нужно максимально конкретно сформулировать свои ожидания от будущего сотрудничества.
Если поставить задачу как «заключить договор бухгалтерского аутсорсинга», есть риск, что выбор будет формальным. Можно использовать любую из удобных методик целеполагания. Например, взять на вооружение принципы SMART (Specific – конкретный, Measurable – измеримый, Achievable – достижимый, Relevant/Realistic – реалистичный, Timed – с конкретным сроком). Это позволит, во-первых, более четко обрисовать цель и себе, и внешнему исполнителю, во-вторых, упростить контроль над его работой (как по срокам, так и по качеству выполнения задачи).
Чтобы определиться с тем, что на самом деле нужно компании от аутсорсера, нужно ответить на следующие вопросы:
- какую часть учета планируется передать на аутсорсинг;
- нужны ли для выполнения этой работы специальные знания и дополнительное обучение персонала аутсорсера;
- где непосредственно будут работать исполнители, в своем офисе или у заказчика (это важно для удобства клиентов);
- будет ли аутсорсер напрямую контактировать с государственными органами и клиентами;
- сколько готова заплатить компания за подобную услугу;
- когда планируется начало работы.
К 1 октября 2014 года необходимо заключить договор на аутсорсинг бухгалтерских услуг с компанией, располагающейся в центральной части города – не дальше чем в 5 минутах от метро. Передаче подлежит весь учет работы с поставщиками и подрядчиками, а также оформление операций по реализации товаров и услуг: учет и выдача входящих и исходящих счетов-фактур, а также доверенностей. Клиенты будут напрямую обращаться к аутсорсеру по вопросу оформления документов. Ежемесячная стоимость обслуживания не должна превышать 50 000 руб.
По каким критериям выбирать аутсорсинговую компанию по бухучету
Критерии оценки компаний-аутсорсеров зависят от того, с какой целью планируется к ним обратиться, в чем специфика бизнеса потенциального заказчика.
Например, если нужно передать на аутсорсинг часть учетный функций, а заказчик работает в добывающей отрасли, одним из основных условий будет опыт работы специалистов аутсорсера именно в этой сфере. Оптимальное количество оцениваемых показателей – три-пять. Например, таких:
- срок деятельности аутсорсинговой компании;
- опыт работы с компаниями из той же отрасли;
- наличие сертификатов (например, DipIFR) у ключевых специалистов;
- возможность и опыт ведения в дополнение к бухгалтерскому и управленческого учета.
Как собирать информацию о компаниях – аутсорсерах бухучета
Часть сведений об аутсорсинговых компаниях можно найти в интернете. Начинать сбор информации лучше с контактных данных потенциальных поставщиков аутсорсинговых услуг. Затем нужно составить перечень вопросов, которые предстоит задать в первую очередь. Они должны быть увязаны с критериями оценки исполнителей, которые финансовый директор определил для себя заранее. Например:
- сколько лет аутсорсер существует на рынке;
- какими сертификатами подтверждена квалификация его специалистов;
- есть ли опыт работы в вашей отрасли;
- может ли он вести управленческий учет.
Всю полученную информацию лучше отразить в таблице, так ее проще анализировать. Когда база данных готова, нужно исключить те компании, которые не соответствуют выбранным критериям. Оставшиеся в списке и есть потенциальные партнеры. На первый взгляд сбор информации может показаться весьма трудоемким процессом, но, как правило, он не занимает больше половины рабочего дня. Его можно поручить одному из младших специалистов финансового отдела. Выполнение этих простых действий позволит избежать ненужных встреч с компаниями, которые не соответствуют вашим ожиданиям, и тем самым сэкономить время.
Как выбрать внешнего исполнителя для ведения бухучета
После того как компания определилась с кругом потенциальных исполнителей для ведения бухучета, нужно внимательно изучить все сведения о них. Для этого необходимо оценить:
- техническое оснащение будущего подрядчика;
- квалификацию персонала;
- соотношение числа сотрудников и клиентов.
Стоит обратить внимание на наличие у аутсорсера офиса и необходимой техники. Также важно узнать, как построена работа с документами, включая их хранение. Например, есть ли закрывающиеся файловые шкафы для важной документации.
Затем предстоит проверить квалификацию сотрудников аутсорсера. Для этого можно запросить данные об их образовании, опыте работы, наличии каких-либо сертификатов, рекомендательных или благодарственных писем. Не менее важно оценить их коммуникативные способности, ведь в случае заключения договора именно эти специалисты будут представлять ваши интересы в государственных органах, а также общаться с контрагентами (запрашивать у них первичку и т. д.).
Еще один принципиальный момент – это количество клиентов, которых одновременно ведет каждый сотрудник аутсорсинговой компании. Оптимальным считается число от 2 до 5. Если их больше, стоит задуматься о качестве такого учета. Также поинтересуйтесь характером выполняемых работ: если основная деятельность аутсорсера – сдача отчетов за индивидуальных предпринимателей, он может не выполнить принятых на себя обязательств из-за низкой квалификации персонала и отсутствия опыта.
Не менее важно выяснить, как часто меняются сотрудники в компании. Можно задать этот вопрос напрямую руководителю или поинтересоваться у его подчиненных. Высокая текучесть кадров – плохой признак. В этом случае из-за частой смены бухгалтеров не исключены ошибки, нарушение сроков и т. д.
При выборе аутсорсинговой компании финансовые директора нередко ограничиваются знакомством с ее руководителем. На практике такой подход зачастую себя не оправдывает. Чтобы нивелировать риски ошибок и убедиться в квалификации и опыте сотрудников, которые будут вести учет, можно пригласить их на предварительное собеседование. Во время встречи стоит задать исполнителям следующие вопросы:
- какое у них образование;
- каков опыт работы;
- сколько времени они работают в данной компании;
- сколько клиентов ведут сейчас;
- повышают ли свою квалификацию;
- знают ли они законодательство (в том объеме, который требуется бухгалтеру их квалификации). По возможности задайте конкретный вопрос;
- побеседуйте о каких-либо аспектах учета. Например, попросите рассказать о курсовой разнице: когда возникает, как отражается в бухгалтерских проводках, как влияет на результаты хозяйственной деятельности;
- попросите составить несколько документов. Если нет запрета доступа, пусть создадут тренировочную базу в «1С» (или в иной учетной программе). Дайте 5–10 заданий по проводкам, оцените уровень владения программой, скорость и качество работы. Попросите сформировать какой-либо несложный отчет. Можно указать на какую-нибудь мнимую ошибку и проверить, как исполнители ведут себя в некомфортных, стрессовых ситуациях. Уверены ли в правильности своих действий, могут ли доказать свою правоту;
- если будете делегировать какие-то новые функции (например, контроль за состоянием дебиторской задолженности), нужно убедиться, что исполнители или уже знакомы с этой задачей, или легко обучаемы;
- если исполнители будут контактировать с вашими клиентами, необходимо оценить их коммуникативные навыки (от соблюдения телефонного этикета до умения корректно и грамотно разговаривать при встрече).
Ответы на эти вопросы позволят сформировать представление о компании, которой передается ведение бухучета, и о специалистах, работающих в ней.
Как формируется цена на услуги по аутсорсингу бухучета
Стоимость услуг по аутсорсингу бухучета, как правило, определяется индивидуально для каждого клиента. Она зависит от его системы налогообложения, вида деятельности и т. д. Именно поэтому стоит с осторожностью относиться к пакетным предложениям. Например, если исполнитель предлагает «обслуживание компании с численностью сотрудников до 50 человек за 100 000 руб. в месяц». Это говорит или о некомпетентности исполнителя, или о том, что базовая ставка сильно завышена.
Некоторые аутсорсинговые компании выстраивают ценовую политику в зависимости от оборота клиента. Этот подход также не оправдан, так как не отражает трудоемкости работ и загруженности бухгалтера. Гораздо важнее среднее количество операций в месяц.
Итоговая цена также зависит от того, какие функции возлагают на аутсорсинговую компанию. Передается весь бухучет полностью, или какая-то часть (например, налоговый учет), или отдельный участок (расчет заработной платы).
Если аутсорсера привлекают на разовый проект (например, восстановление бухгалтерии), стоимость услуг, скорее всего, будет рассчитана исходя из цены человеко-часа или из цены за одну проводку. Нередко расходы на такие проекты превышают затраты на месяц обслуживания у этой же компании.
Кроме того, есть ряд факторов, которые увеличат стоимость услуг аутсорсера:
- если у компании есть обязательства перед банком представлять специальную отчетность в соответствии с кредитным договором и она планирует передать эту функцию внешнему исполнителю;
- обязанность аутсорсера вести управленческий учет и (или) составлять какую-либо отчетность для внутреннего пользования;
- если для заказчика обязателен ежегодный аудит;
- если от аутсорсера требуется прохождение специализированного обучения или освоение специальной программы.
