Избежать материальных потерь из-за ошибок, бездействия или злоупотреблений сотрудников можно, если включить в их должностные инструкции положения о материальной ответственности и добиться компенсации в случае нарушения этих положений.
Несовершенство бизнес-процессов компании зачастую приводит к материальным потерям, возникающим по причине несогласованности действий различных структурных подразделений компании и отсутствия оперативного контроля над всей цепочкой движения товарно-материальных ценностей.
Например, служба снабжения завода получила информацию о том, что через три недели начнется выпуск новой продукции. Ее специалисты сразу же заказали в печать 500 этикеток, чтобы получить максимально возможную скидку в типографии. О том, что новую продукцию выпустят всего лишь экспериментальной партией в 200 штук и решение о массовом выпуске примут только по результатам реализации этой партии, они так и не узнали – сообщить об этих деталях в коммерческой службе забыли. В итоге через два месяца на складе образовался неликвидный запас этикеток в 300 штук, которые придется списать на потери. Причем последние в разы выше, чем скидка от типографии.
Некомпетентность сотрудников также может сильно повлиять на увеличение риска материальных потерь. Причем в любом бизнес-процессе компании: при закупках материальных ценностей, их производстве, хранении и транспортировке, а также в процессе их реализации. Например, если сотрудник компании, принимающий поставку сырья или товара на склад компании, не обладает достаточной квалификацией в оценке ее сортности или качества, то велика вероятность, что он не сможет своевременно выявить несоответствие фактически доставленных ценностей их описанию в документах доставки.
Другой пример – когда кладовщик не владеет знаниями о совместимости продуктов при хранении. Отсюда риск, что на складских стеллажах в близком соседстве окажутся продукты, которые в соответствии с санитарными нормами запрещено хранить рядом друг с другом. А в итоге компания понесет материальные потери из-за списания или уценки испорченного товара.
Материальные потери, связанные с процессами обращения товара, неизбежны практически всегда и, как правило, вызваны утратой в натуральном выражении количественных или качественных характеристик товара. Именно поэтому такие потери и делятся на две большие подгруппы – количественные и качественные. Количественные потери вызваны естественными процессами, происходящими в циклах закупки, транспортировки и хранения сырья, продукции или товаров, и поэтому они нормируются либо на основе законодательных нормативных документов, либо в соответствии с внутренними нормами и лимитами компании. К ним относятся усушка, распыл, розлив, впитывание товарных ценностей, а также бой и повреждение тары или упаковки. На циклах предпродажной подготовки и реализации продукции и товаров возникают такие материальные потери, как зачистка, обрезка и раскрошка.
Качественные потери материальных ценностей обусловлены химическими, физическими и биологическими процессами, происходящими в цикле товародвижения. Примерами таких процессов могут служить окисление молочных продуктов, прогорклость масла, повреждение различных круп вредителями, растрескивание эмали на посуде и т. п. В результате компания вынуждена либо списывать поврежденный товар, либо уценивать, чтобы не допустить его полной потери.
Риски материальных потерь, вызванные несовершенством бизнес-процессов компании, нивелируются стандартизацией и регламентацией последних. Причем в регламентах в обязательном порядке должны присутствовать разделы о взаимодействии с другими подразделениями компании. Дополнительно снизить этот риск можно и за счет регламентации отдельных наиболее подверженных риску материальных процедур в рамках процесса подразделения.
Материальные потери компании, вызванные действиями или бездействием ее сотрудников, делятся на несколько групп по причинам их возникновения:
- прямое хищение либо порча имущества компании;
- пособничество сторонним лицам в хищении имущества компании;
- порча и потери имущества по причине халатности или неосторожности;
- порча и потери имущества вследствие бездействия или неисполнения должностных обязанностей сотрудника.
Риск материальных потерь от хищений или порчи имущества сотрудниками компании всегда достаточно высок. Чтобы его минимизировать, прежде всего нужно ограничить физическую возможность совершения таких действий или установить для персонала высокую психологическую планку последствий при обнаружении виновных лиц.
Как регламентировать распределение ответственности за минимизацию материальных потерь
Минимизировать риски, которым подвержена компания, можно, если распределить ответственность за управление ими, нанесение ущерба, в дальнейшем жестко контролировать их соблюдение.
Но нужно понимать, что нельзя «повесить» на сотрудников ущерб от всех рисковых событий, которые возможны в бизнес-процессах (подробнее об этом см. Как управлять рисками компании, Каких ошибок лучше избегать в управлении рисками, Как регламентировать управление рисками), – это ограничено законодательно. Тем не менее есть отдельные виды ущерба, возникающие по вине персонала, избежать (компенсировать) которые компании поможет обязательное наличие строгих должностных инструкций для материально ответственных сотрудников. Это могут быть потери:
- вызванные технологическими факторами. Для минимизации этих рисков нужно применять технологические карты, где зафиксированы все этапы процесса и отражены нормативные требования к обработке сырья, материалов или продукции. Также необходимо разработать спецификацию производства для каждого отдельного продукта, где указать норму состава и качества исходного сырья, а также нормативный выход готовой продукции. Для уже выпущенной продукции или закупленных для перепродажи товаров придется оформить сертификат качества, в котором необходимо указать такие важнейшие с точки зрения материальных потерь параметры, как дата выпуска, срок и условия хранения продукции, а также срок ее реализации;
- связанные с несовершенством бизнес-процессов и некомпетентностью сотрудников, в них участвующих, а также с процессами обращения материальных ценностей, например, закупка, транспортировка, хранение, обработка (подробнее о том, как минимизировать потери, вызванные этими факторами, см. Как выстроить систему внутреннего контроля продаж и снабжения, Как контролировать продажи, Как контролировать закупки, Как контролировать процессы технического обслуживания и ремонтов, Как контролировать маркетинг, Как контролировать логистику, Как контролировать расходы на горюче-смазочные материалы);
- вызванные прямыми хищениями и порчей имущества со стороны сотрудников компании (подробнее о том, как избежать потерь, вызванных этими причинами, см. Как свести к минимуму риск мошенничества со стороны сотрудников).
Большинство потерь от реализации этих рисков компании можно покрыть за счет подробной должностной инструкции, в рамках которой предусмотрена компенсация ущерба, нанесенного предприятию сотрудником (подробнее об этом см. Как компании обеспечить компенсацию материальных потерь сотрудниками).
Как компании обеспечить компенсацию материальных потерь сотрудниками
Чтобы обеспечить компенсацию ущерба материально ответственными сотрудниками, при составлении должностных инструкций важно учесть специфику деятельности, регламенты бизнес- процессов, а также желание сотрудника работать на предложенных условиях (в рамках должностных инструкций) и соизмеримость вероятного ущерба с его доходом. Глупо ожидать, что сотрудник согласится сотрудничать с компанией на условиях полной материальной ответственности за имущество стоимостью больше его оклада в несколько сотен раз. Например, когда на таких условиях предлагают должность личного водителя с зарплатой 15 000 руб. в месяц на автомобиле стоимостью свыше 3,5 млн руб. В этом случае нужно или существенно поднять зарплату, или предусмотреть более щадящие условия в должностной инструкции, или заменить рабочий автомобиль на более дешевый, тогда появится реальный шанс найти достойную кандидатуру на эту должность.
Обеспечить компенсацию нанесенного ущерба компании сотрудниками, отвечающими за сохранность материальных объектов или их работоспособность, возможно только после подписания договора о материальной ответственности между этими сотрудниками и руководителем компании. При этом важно помнить, что письменный договор о полной материальной ответственности можно заключать только при условии, что:
- сотрудник достиг возраста 18 лет;
- сотрудник в силу своей работы непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценности или иное имущество компании;
- должность или работа сотрудника включена в специальный перечень, утвержденный законодательно.
Из этого следует, что в перечень должностных лиц попадают работники складов, экспедиторы грузов и кассиры, имеющие непосредственное отношение к денежным средствам организаций, а также руководители и финансовые директора (ответственность за их действия, причинившие ущерб компании, установлена законодательно). Если указанные условия соблюдаются, можно решить вопрос о сохранении имущества компании, минимизации риска материальных потерь. Для этого необходимо:
- заключить договор с сотрудником, включающий случаи полной материальной ответственности, который дополнить условием о компенсации ущерба. Форма такого договора утверждена законодательно. При этом можно предусмотреть не только индивидуальную, но и коллективную ответственность сотрудников. В этом случае стоит заключить договор о коллективной (бригадной) ответственности;
- составить должностную инструкцию, включающую полный перечень обязанностей и требований к должности в соответствии с подписанным договором о материальной ответственности.
При этом, оценивая риски компании, финансовому директору важно различать договоры о полной индивидуальной и коллективной (бригадной) материальной ответственности. Если использовать не ту форму договора, суд может отказать во взыскании полной суммы материального ущерба. Кстати, договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности заключается, когда нельзя разграничить ответственность каждого сотрудника за причинение ущерба, то есть доступ к имуществу общий.
Если в компании не предусмотрены подобные договоры, то сотрудники будут освобождены от обязанности нести полную материальную ответственность и причиненный ущерб придется восполнять исходя из их среднемесячного размера оплаты труда.
Если потребуется доказать суду, что специалист не выполнял свои трудовые обязанности, стоит убедиться, что их перечень полный и однозначно трактуется. Важно при этом, чтобы должностная инструкция содержала:
- квалификационные требования, предъявляемые к определенной должности или выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);
- должностные обязанности сотрудника (объем работы, участки, за которые отвечает сотрудник, и т. п.);
- пределы ответственности сотрудника.
Должностную инструкцию необходимо оформлять для каждого сотрудника отдельно. Дополнительно в ней стоит предусмотреть в качестве обязанности материально ответственного лица ознакомление:
- с законодательными актами, постановлениями, распоряжениями, приказами, методическими и нормативными материалами по подразделениям предприятия. Например, если принимается сотрудник на должность кладовщика или заведующего складским хозяйством, то, соответственно, он должен ознакомиться с материалами складских подразделений и полным перечнем материальных ценностей, которые будут ему вверены;
- с формами и методами складского учета, оперативного и бухгалтерского учета, с тем чтобы принимать участие в проведении инвентаризации материальных ценностей, своевременно и правильно составить инвентаризационные описи, первичные документы по перемещению, списанию и оприходованию ТМЦ, учитывая требования бухгалтерских служб к оформлению данных документов. Кроме того, он должен быть ознакомлен с регламентом проведения промежуточных и годовых инвентаризаций;
- с перечнем товарно-материальных ценностей, оборудования, техники (актуально для работников складского хозяйства, начальников производственных подразделений, инженеров эксплуатационного хозяйства);
- с правилами эксплуатации вверенной техники;
- с правилами техники безопасности.
