text
Журнал

Как снизить риск материальных потерь из-за неправомерных или ошибочных действий сотрудников

Избежать материальных потерь из-за ошибок, бездействия или злоупотреблений сотрудников можно, если включить в их должностные инструкции положения о материальной ответственности и добиться компенсации в случае нарушения этих положений.

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

Несовершенство бизнес-процессов компании зачастую приводит к материальным потерям, возникающим по причине несогласованности действий различных структурных подразделений компании и отсутствия оперативного контроля над всей цепочкой движения товарно-материальных ценностей.

Например, служба снабжения завода получила информацию о том, что через три недели начнется выпуск новой продукции. Ее специалисты сразу же заказали в печать 500 этикеток, чтобы получить максимально возможную скидку в типографии. О том, что новую продукцию выпустят всего лишь экспериментальной партией в 200 штук и решение о массовом выпуске примут только по результатам реализации этой партии, они так и не узнали – сообщить об этих деталях в коммерческой службе забыли. В итоге через два месяца на складе образовался неликвидный запас этикеток в 300 штук, которые придется списать на потери. Причем последние в разы выше, чем скидка от типографии.

Некомпетентность сотрудников также может сильно повлиять на увеличение риска материальных потерь. Причем в любом бизнес-процессе компании: при закупках материальных ценностей, их производстве, хранении и транспортировке, а также в процессе их реализации. Например, если сотрудник компании, принимающий поставку сырья или товара на склад компании, не обладает достаточной квалификацией в оценке ее сортности или качества, то велика вероятность, что он не сможет своевременно выявить несоответствие фактически доставленных ценностей их описанию в документах доставки.

Другой пример – когда кладовщик не владеет знаниями о совместимости продуктов при хранении. Отсюда риск, что на складских стеллажах в близком соседстве окажутся продукты, которые в соответствии с санитарными нормами запрещено хранить рядом друг с другом. А в итоге компания понесет материальные потери из-за списания или уценки испорченного товара.

Материальные потери, связанные с процессами обращения товара, неизбежны практически всегда и, как правило, вызваны утратой в натуральном выражении количественных или качественных характеристик товара. Именно поэтому такие потери и делятся на две большие подгруппы – количественные и качественные. Количественные потери вызваны естественными процессами, происходящими в циклах закупки, транспортировки и хранения сырья, продукции или товаров, и поэтому они нормируются либо на основе законодательных нормативных документов, либо в соответствии с внутренними нормами и лимитами компании. К ним относятся усушка, распыл, розлив, впитывание товарных ценностей, а также бой и повреждение тары или упаковки. На циклах предпродажной подготовки и реализации продукции и товаров возникают такие материальные потери, как зачистка, обрезка и раскрошка.

Качественные потери материальных ценностей обусловлены химическими, физическими и биологическими процессами, происходящими в цикле товародвижения. Примерами таких процессов могут служить окисление молочных продуктов, прогорклость масла, повреждение различных круп вредителями, растрескивание эмали на посуде и т. п. В результате компания вынуждена либо списывать поврежденный товар, либо уценивать, чтобы не допустить его полной потери.

Риски материальных потерь, вызванные несовершенством бизнес-процессов компании, нивелируются стандартизацией и регламентацией последних. Причем в регламентах в обязательном порядке должны присутствовать разделы о взаимодействии с другими подразделениями компании. Дополнительно снизить этот риск можно и за счет регламентации отдельных наиболее подверженных риску материальных процедур в рамках процесса подразделения.

Как регламентировать распределение ответственности за минимизацию материальных потерь

Минимизировать риски, которым подвержена компания, можно, если распределить ответственность за управление ими, нанесение ущерба, в дальнейшем жестко контролировать их соблюдение.

Но нужно понимать, что нельзя «повесить» на сотрудников ущерб от всех рисковых событий, которые возможны в бизнес-процессах (подробнее об этом см. Как управлять рисками компании, Каких ошибок лучше избегать в управлении рисками, Как регламентировать управление рисками), – это ограничено законодательно. Тем не менее есть отдельные виды ущерба, возникающие по вине персонала, избежать (компенсировать) которые компании поможет обязательное наличие строгих должностных инструкций для материально ответственных сотрудников. Это могут быть потери:

Большинство потерь от реализации этих рисков компании можно покрыть за счет подробной должностной инструкции, в рамках которой предусмотрена компенсация ущерба, нанесенного предприятию сотрудником (подробнее об этом см. Как компании обеспечить компенсацию материальных потерь сотрудниками).

Как компании обеспечить компенсацию материальных потерь сотрудниками

Чтобы обеспечить компенсацию ущерба материально ответственными сотрудниками, при составлении должностных инструкций важно учесть специфику деятельности, регламенты бизнес- процессов, а также желание сотрудника работать на предложенных условиях (в рамках должностных инструкций) и соизмеримость вероятного ущерба с его доходом. Глупо ожидать, что сотрудник согласится сотрудничать с компанией на условиях полной материальной ответственности за имущество стоимостью больше его оклада в несколько сотен раз. Например, когда на таких условиях предлагают должность личного водителя с зарплатой 15 000 руб. в месяц на автомобиле стоимостью свыше 3,5 млн руб. В этом случае нужно или существенно поднять зарплату, или предусмотреть более щадящие условия в должностной инструкции, или заменить рабочий автомобиль на более дешевый, тогда появится реальный шанс найти достойную кандидатуру на эту должность.

Обеспечить компенсацию нанесенного ущерба компании сотрудниками, отвечающими за сохранность материальных объектов или их работоспособность, возможно только после подписания договора о материальной ответственности между этими сотрудниками и руководителем компании. При этом важно помнить, что письменный договор о полной материальной ответственности можно заключать только при условии, что:

Из этого следует, что в перечень должностных лиц попадают работники складов, экспедиторы грузов и кассиры, имеющие непосредственное отношение к денежным средствам организаций, а также руководители и финансовые директора (ответственность за их действия, причинившие ущерб компании, установлена законодательно). Если указанные условия соблюдаются, можно решить вопрос о сохранении имущества компании, минимизации риска материальных потерь. Для этого необходимо:

При этом, оценивая риски компании, финансовому директору важно различать договоры о полной индивидуальной и коллективной (бригадной) материальной ответственности. Если использовать не ту форму договора, суд может отказать во взыскании полной суммы материального ущерба. Кстати, договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности заключается, когда нельзя разграничить ответственность каждого сотрудника за причинение ущерба, то есть доступ к имуществу общий.

Если в компании не предусмотрены подобные договоры, то сотрудники будут освобождены от обязанности нести полную материальную ответственность и причиненный ущерб придется восполнять исходя из их среднемесячного размера оплаты труда.

Если потребуется доказать суду, что специалист не выполнял свои трудовые обязанности, стоит убедиться, что их перечень полный и однозначно трактуется. Важно при этом, чтобы должностная инструкция содержала:

Должностную инструкцию необходимо оформлять для каждого сотрудника отдельно. Дополнительно в ней стоит предусмотреть в качестве обязанности материально ответственного лица ознакомление:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.