text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как устранить ошибки в складском документообороте

Несвоевременное поступление первичных документов со склада в бухгалтерию, ошибки при вводе данных в учетную систему, несоблюдение порядка списания материалов и товаров со склада – все это может привести к искажению управленческой информации, некорректному отражению себестоимости отгруженной продукции в управленческом учете и т. д.

Татьяна Иванова , заместитель финансового директора управляющей компании ГК «ЯВА»

Компания «Альфа» специализируется на позаказном производстве. При подготовке отчета о продажах по заказам не получалось сформировать финансовый результат, который соответствовал бы представлениям руководства предприятия о рентабельности этих заказов. В один отчетный период однотипные заказы оказывались прибыльными, в другой – убыточными. Чтобы определить их реальную доходность, потребовались плановые расчеты себестоимости, которых по факту не оказалось. Тогда необходимую информацию о составе сырья, материалов и комплектующих для этих заказов пришлось запрашивать из параллельных служб, а именно: конструкторского отдела, отдела монтажа и отдела снабжения. Определили, какими службами и что конкретно было списано на себестоимость продукции. Оказалось, что часть комплектующих изделий закупал не отдел снабжения, а представительство, которое, в свою очередь, привлекло для этого стороннюю организацию. Документы в бухгалтерию передавались не всегда, а сами покупные изделия хранились не на складе, а в помещении представительства, что не позволяло списать эти материалы на заказы. Если же документы доходили до бухгалтерии, то позднее того срока, когда комплектующие изделия были фактически переданы заказчику.

Истинная рентабельность этих заказов в конечном итоге оказалась гораздо ниже плановой, так как начальные расчеты, не учитывающие установленных правил, были неверными.

Чтобы избежать в будущем таких ошибок, на предприятии ввели регламенты для ведения не только документооборота, но и самих бизнес-процессов, где участвуют документы, отражающие поступление и выбытие товаров на склад (со склада):

Появилась возможность отслеживать всю цепочку прохождения товаров по предприятию с момента их предоплаты поставщику до отгрузки покупателю.

Чтобы избежать этого, нужно определить причины нарушений документооборота складского учета, своевременно устранить найденные ошибки, разработать и утвердить правила внутреннего и внешнего взаимодействия менеджеров склада и снабжения либо скорректировать действующие положения.

Когда могут возникнуть ошибки в складском документообороте

Ошибки в документообороте складского учета могут появляться на этапе:

Чаще всего они возникают из-за несвоевременного получения или отсутствия необходимых документов:

Иногда такие ошибки обнаруживают только по факту инвентаризации склада или при сверке данных бухгалтерского и управленческого учета во время закрытия отчетного периода. Чтобы определить их вовремя, нужно проверить:

После того как были обнаружены отклонения в бухгалтерском и управленческом учете, необходимо убедиться, что их причина именно в документообороте. Для этого нужно установить всех участников бизнес-процессов – менеджеров отдела закупок и сбыта, кладовщиков, специалистов экономической службы, проследить последовательность передачи документов из службы в службу.

Какие меры помогут сократить появление ошибок в складском документообороте

Один из способов сокращения ошибок документооборота – автоматизировать складской учет (используя специальные информационные системы или собственные средства). Тогда можно будет ускорить подготовку и передачу данных как между внутренними подразделениями компании, так и между ее контрагентами, установить контроль своевременного поступления первичных документов (о том, как это сделать, см.  Какие системы можно использовать для автоматизации документооборота).

Если же возможность автоматизации учета поступлений и списаний сырья и материалов ограничена, можно использовать простые, но действенные средства для обеспечения эффективности документооборота и сохранности данных:

Эти простые меры с одной стороны дисциплинируют менеджеров, работающих с документами, с другой – исключат споры о том, передавались ли документы в бухгалтерию и экономическую службу и в какой срок. Специалисты отдела снабжения будут заинтересованы в своевременном представлении документов поставщиками, а экономисты станут оперативно получать необходимую и достоверную информацию.

Как выстроить эффективный складской документооборот для целей учета

Чтобы схема складского документооборота была эффективной, не провоцировала ошибок в управленческом и бухгалтерском учете, не выдавала необходимую информацию с опозданием или неточностями, нужно выделить действующие цепочки движения документов и оптимизировать их.

К примеру, документооборот при приеме товара, сырья или материалов на склад может быть таким:

Списание товара со склада в производство будет сопровождаться следующим движением документов:

Чтобы учесть все первичные документы и расчеты с поставщиками и покупателями, схему документооборота желательно выстроить так:

Для торговых компаний можно применить схему документооборота для отпуска товаров со склада в производство за исключением сверки соответствия количества запрашиваемого товара нормам отпуска и производственной программе – вместо этого заявку необходимо будет проверять по плану продаж и графику отгрузок.

Если за закупку товаров и его отгрузку покупателям отвечает один менеджер, схема документооборота и его контроль значительно упростятся. Менеджер отдела снабжения сможет оперативно передавать информацию в отдел сбыта.

Татьяна Иванова , заместитель финансового директора управляющей компании ГК «ЯВА»

Если бухгалтерии регулярно недостает документов для корректного закрытия отчетного периода, этой проблемой придется заняться финансовому директору. Нужно определить, какие именно документы запаздывают, составить схему их движения и отметить ответственных исполнителей (за их подготовку, сбор или передачу). Затем встретиться с сотрудниками участков, где обнаружили проблему, и определить причины.

Ответы могут быть следующие:

Как регламентировать правила складского документооборота

В регламенте складского документооборота необходимо прописать:

Регламент документооборота для производственного предприятия стоит дополнить положением о порядке передачи готовой продукции из производства на склад и правилами оформления документов на отгрузку товара поставщику.

Как презентовать новые правила складского документооборота

Чтобы установленные регламентом правила не просто прописывались документом, а исполнялись, необходимо обозначить персоналу важность их соблюдения. Для этого нужно:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.