text
Журнал

Как экономически обосновать необходимость переезда

Чтобы обосновать необходимость в смене офисного помещения, нужно оценить новые предложения от арендодателей и сопоставить их с текущими условиями аренды. Выбор в пользу того или иного предложения делает руководство компании. Задача финансовой службы – обеспечить его всей требующейся для этого информацией.

Какие характеристики офиса учитывать при экономическом обосновании переезда

Прежде чем приступать к экономическому обоснованию необходимости переезда, нужно выяснить, каких целей компания планирует достичь с его помощью. Чаще всего это перспективы развития бизнеса и, как результат, потребность в расширении офисных площадей или, наоборот, их сокращение в целях экономии. Причиной может также послужить смена статуса компании, а значит, необходимость не только в увеличении офиса, но и повышении качества условий работы – выбор престижного района, разветвленной инфраструктуры, удобного расположения и т. д. Определиться с характеристиками нового офиса помогут ответы на некоторые вопросы:

Сопоставить характеристики действующего офиса и новых предложений удобнее в табличной форме, как например, таблица 1. Сравнительная таблица предложений по аренде.

Вся необходимая для ее заполнения информация может быть получена из текущих договоров, новых предложений или данных риелторских агентств, а также на основании экспертной оценки, проводимой сотрудниками компании (при этом могут быть задействованы специалисты административно-хозяйственного, юридического, финансового отделов).

Такие показатели, как общая и полезная площади помещения, численность персонала и т. д., нужны для того, чтобы понять, насколько изменятся условия работы. Удовлетворят ли они заявленные требования руководства и санитарные правила и нормы, утверждаемые для офисных помещений, будут ли соответствовать стратегическим планам компании и т. д.

Наличие парковки, удобство подъездных путей, близкое расположение к ключевым клиентам и возможность обеспечить их встречу в офисе – качественные показатели, которые могут повлиять на класс выбираемого офиса, а значит, и на его стоимость.

Хорошо развитая инфраструктура – наличие поблизости конференц-залов и другие удобства – позволит не только предложить достойные условия сотрудничества партнерам и клиентам компании, но и сэкономить на арендной плате, отказавшись от необходимости содержать большие переговорные комнаты.

Характеристики офиса Действующий офис Новое предложение
Вариант 1 Вариант 1 относительно действующего офиса, % Вариант 2 Вариант 2 относительно действующего офиса, %
Адрес и ближайшие станции метро г. Москва, … г. Москва, … г. Москва,...
Расстояние от ближайших станций метро, м 500 400 2800
Парковочные места Нет Внутренняя парковка для легковых автомобилей, гостевая парковка (не включена в аренду) 2 Внутренняя парковка для легковых и грузовых автомобилей (включена в аренду)
Удобство подъездных путей Ограниченный проезд Удобное расположение, несколько подъездных путей Удобное расположение, несколько подъездных путей
Расположение по отношению к ключевым клиентам Не имеет значения Удобное Неудобное
Готовность обеспечивать проезд сотрудников к офису Нет Нет Да
Класс офиса 1 В+ А С
Планировка и отделка помещений Смешанная планировка Смешанная планировка, готово к въезду Свободная планировка, требует ремонта
Кондиционирование, вентиляция, охранная и пожарная системы и т. д. Частично включены в аренду Включены в аренду Не включены в аренду
Электроснабжение и качество телекоммуникаций Частично не включены в аренду Включены в аренду, есть ограничения по интернет-провайдеру Не включены в аренду
Возможность обеспечить встречу клиентов в офисе Нет специальных помещений Есть большие переговорные комнаты, залы для конференций Есть возможность спланировать помещения
Потребность в складских помещениях Нет Нет Нет
Инфраструктура (+ – есть, – – нет) +
Арендованная площадь, кв. м 370 520 40,54 410 10,81
Полезная площадь (без коридоров, кухни, туалетов и др.), кв. м 325 450 38,46 362 11,38
Текущая численность персонала, человек 80 80 80
Всего рабочих мест (включая текущее количество персонала и вакансии), шт. 81 98 20,99 80 -1,23
Арендованная площадь/персонал, кв. м/чел. 4,63 6,50 5,13
Полезная площадь/персонал, кв. м/чел. 4,06 5,63 4,53
Полезная площадь/рабочие места, кв. м/место 4,01 4,59 4,53
Полезная площадь/арендованная площадь, % 87,84 86,54 88,29

1 На класс офиса (А, В, С и т. д.) влияет местоположение здания, его тип и год постройки, планировка и отделка помещений, наличие систем кондиционирования, вентиляции, охраны, электроснабжение и качество телекоммуникаций, а также инфраструктура (кафе, парковка, конферец-залы, банкоматы и другие удобства).

2 Важно учитывать: платная или бесплатная парковка, какое количество максимально предложенных на офис парковочных мест и т. д.

Из таблицы 1 видно, что оба рассматриваемых варианта учитывают текущую численность персонала компании и обеспечивают необходимые условия для работы, а также соответствуют установленным законодательно требованиям к рабочему месту пользователей ПЭВМ.

Выбор первого варианта офиса обеспечит большой запас рабочих мест на случай дальнейшего роста компании. А потребность в качественной организации встреч клиентов будет удовлетворена за счет значительного расширения арендуемых площадей и развитой инфраструктурой здания. Кроме того, большая часть операционных расходов уже включена в арендную плату.

Во втором варианте класс здания сильно уступает действующему офису, а коммунальные и прочие платежи необходимо будет планировать отдельно. Инфраструктура недостаточно развита, однако свободная планировка помещений позволит компании организовать пространство согласно своим нуждам, но для этого потребуются дополнительные расходы.

Эти особенности важно принимать во внимание при рассмотрении вариантов офисов и их экономическом обосновании.

Совет:  не стоит отдавать выбор помещения полностью на откуп хозяйственникам, ведь потребуется тщательный анализ затрат

Валентина Белова , финансовый директор по России и СНГ ООО «Сежедим»

В новых бизнес-центрах всегда есть возможность выбрать – въезжать в помещение с отделкой или самостоятельно провести ремонт. Причем при выборе второго варианта ежемесячная арендная плата существенно снижается на весь срок действия договора. Поэтому перед въездом в новый офис необходимо принять решение, что выгоднее компании – вывод оборотных средств на ремонт в первый год и снижение расходов в последующих периодах (за счет снижения арендной платы и амортизации капитальных вложений) или равномерная оплата, но более высокие расходы на арендную плату, распределенные на последующие налоговые периоды (три–пять лет).

Или еще один факт. Некоторые арендодатели ограничивают арендаторов в выборе интернет-провайдеров. Это может быть обусловлено эксклюзивными правами провайдеров на обслуживание конкретного офисного здания. Как показывает практика, цены на услуги таких компаний выше рыночных, что может существенно увеличить расходы организации на обеспечение связи.

Как составить экономическое обоснование необходимости переезда

В экономическом обосновании сопоставляются текущие расходы на содержание офиса с предложениями рынка недвижимости и материальными возможностями компании, и отображается выгода от переезда. Расчеты строятся на основе качественных характеристик арендуемых площадей и требований к новым помещениям.

Как правило, всю необходимую информацию о расходах на действующий офис можно получить из договоров аренды и предоставления услуг или управленческой отчетности компании. Данные о стоимости новых помещений и их обслуживании можно найти в предложениях арендодателей, агентств недвижимости или самостоятельно изучив рынок.

Чаще всего в договор аренды включены расходы на коммунальные платежи, уборку помещений, охрану и прочие услуги. Если этого не предусмотрено или данная информация отсутствует, то для упрощения расчетов можно принять операционные расходы в процентном отношении к сумме годовой арендной платы (от 6 до 10%). Таким образом, таблица экономического обоснования необходимости переезда будет иметь следующий вид (см. таблицу 2. Экономическое обоснование необходимости переезда).

Из таблицы 2 следует, что в первом варианте годовая арендная ставка с учетом операционных расходов будет выше текущих платежей – это обусловлено и увеличением площадей, и повышением класса здания. Поэтому, если компания желает предоставлять лучшие условия клиентам и сотрудникам, ей важно жесткое соблюдение заявленных требований и она готова к повышению годовых расходов на офис и его содержание, то первый вариант будет для нее предпочтительным.

Аренда офиса при выборе второго варианта обойдется гораздо дешевле в первую очередь, за счет класса здания (удаленности от центра, неразвитой инфраструктуры, отсутствия планировки и отделки помещений и т. д., см. таблицу 1. Сравнительная таблица предложений по аренде) и сохранит за компанией большие площади. Это поможет значительно сократить ежегодные расходы, но придется понести и некоторые единовременные траты, связанные с переездом, – отремонтировать арендуемое помещение, докупить необходимую мебель и оборудование и т. д. Отдельно следует рассмотреть возможности по обеспечению корпоративного транспорта, раз планируется существенное изменение местоположения. Переезд может спровоцировать увольнение сотрудников и, как результат, появление расходов на поиск и наем нового персонала. Организация регулярного маршрута от ближайшего метро до офиса за счет компании не сильно повлияет на ее годовые расходы, зато позволит сохранить действующий штат. Если главная цель руководства – сокращение расходов, а требования к качественным характеристикам офиса не принципиальны, то этот вариант будет оптимальным.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.