Открыть свежий номер журнала>> / Оформите подписку по праздничной цене >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Что делать, если предстоит временно замещать генерального директора

Если финансовому директору предстоит замещать руководителя компании в течение длительного периода (недели и более), подготовиться к этому стоит заранее: оформить документы, определяющие его полномочия, получить инструкции генерального директора о том, что именно выполнить за время его отсутствия. Желательно также решить, какие текущие задачи финансового директора могут быть отложены, а какими придется заниматься независимо от того, что появится дополнительная нагрузка.

Самое же главное – стоит продумать, как добиться того, чтобы замещение было максимально эффективным.

Какие документы нужно оформить до начала замещения генерального директора

Перед тем как приступить к временному исполнению обязанностей руководителя компании, финансовому директору необходимо убедиться в том, что оформлены документы, передающие ему полномочия на время замещения:

Доверенность. Директор, действуя на основании устава, является единоличным исполнительным органом компании, его права и обязанности определены законодательством и учредительными документами. Полномочия директора автоматически не передаются лицу, замещающему его. Следовательно, необходимо четко прописать их в доверенности. Формулировка «представление интересов юридического лица перед третьими лицами», которую часто используют юристы, достаточно общая и означает, что заместитель может визировать от имени компании документы, касающиеся самых разных аспектов ее деятельности. Для полноценного и эффективного замещения этого недостаточно. Чтобы правомерность действий заместителя впоследствии не оспаривалась, необходимо перечислить каждое полномочие (см.  пример доверенности). Проверить, все ли необходимые данные содержит доверенность, будет проще, если условно выделить сферы ответственности.

Например, для судебных разбирательств важно указать, что заместитель уполномочен заключать мировые соглашения, признавать иски, представлять интересы компании в суде, подписывать определенные юридические документы (например, заявления, жалобы, ходатайства и т. д. – виды документов лучше перечислить).

Среди полномочий представлять компанию перед третьими лицами по умолчанию есть право распоряжаться имуществом компании, в том числе денежными средствами. Это право также можно дополнительно прописать в доверенности, указав, например, что сотрудник имеет право передавать от имени доверителя или получать для доверителя любое имущество. Чтобы не тратить время на оформление новой банковской карточки с образцами подписей перед отъездом руководителя, стоит изначально предусмотреть две первых и две вторых подписи. Например, первая подпись – генеральный директор и финансовый директор, вторая подпись – главный бухгалтер и заместитель главного бухгалтера (начальник финансового отдела, казначей).

Замещающий также имеет право участвовать в налоговых правоотношениях. Это означает, что ему доверяется подписывать отчетность и налоговые декларации. Такие полномочия лучше детализировать в доверенности, перечислив виды документов, которые он имеет право визировать. Например, заявления о постановке на учет и снятие с учета в налоговых органах и фондах, письма, жалобы, заявления в налоговые органы и фонды, декларации и расчеты по налоговым платежам, представляемые в налоговые органы и фонды, документы отчетности для органов статистики и иных государственных органов и организаций и т. д.

Чтобы обозначить полномочия заместителя в сфере трудовых отношений, в доверенности нужно указать право от лица компании визировать приказы и задания на командировки, приказы об отпусках, о материальной помощи, об изменении системы мотивации, дополнительные соглашения к трудовым договорам, утверждать табеля посещения, графики сменности и другие текущие документы, не связанные с кардинальными изменениями в трудовых отношениях, как то: прием на работу или увольнение сотрудника, проведение собраний трудового коллектива по утверждению условий коллективного договора или его подписание, изменение штатного расписания, тарифных сеток и т. д.

Не стоит забывать и об операционной деятельности – о подписании счетов, счетов-фактур, торгово-транспортных накладных, актов выполненных работ, доверенностей на получение товаров и т. п. Все виды таких документов стоит перечислить в доверенности, указав, что заместитель уполномочен подписывать, согласовывать и (или) утверждать их. Желательно также указать, что он имеет право совершать любые сделки (купли-продажи, поставки, аренды, возмездного оказания услуг, ссуды, займа, кредита и любые иные) и т. д.

В итоге доверенность получается довольно объемной. Но лучше поработать над ее созданием до начала замещения, чем впоследствии подвергнуть компанию риску срыва контрактов, проигрыша в судах или оспаривания достоверности документов.

Можно подробно и не расписывать все в самой доверенности, а дать ссылку на документ, в котором есть расшифровка по каждому аспекту.

Желательно заверить доверенность нотариально (особенно если руководитель будет отсутствовать длительный период). Довольно часто это необходимо для взаимодействия с банками.

Наталья Кузнецова , финансовый директор управляющей компании ГК «ЯВА»

Могут быть ситуации, когда нет возможности передать финансовому директору право подписывать все договоры компании. Например, если на предприятии есть корпоративные стандарты, устанавливающие предельную сумму полномочий топ-менеджеров, или вследствие сложившейся деловой практики, или ввиду высокого статуса контрагента и его требований к статусу лица, подписывающего крупные контракты.

Тогда, раскрывая в доверенности право визировать договоры, можно ввести ограничения по сумме (например, стоимость предмета договора), предусмотреть процедуру согласования с другими функциональными руководителями либо оговорить запреты в отношении определенных контрагентов, например: кроме документов по взаимодействию с госкорпорацией «Росатом», ОАО «НК «Роснефть» и ОАО «Газпром».

Приказ о назначении заместителя. Еще один документ, который обязательно нужно оформить при замещении генерального директора, – это приказ о назначении заместителя на время отсутствия руководителя компании с указанием размера материальной компенсации.

Есть мнение, основанное на письме Минздравсоцразвития России, что доплачивать заместителю не надо, если в контракте сотрудника предусмотрен пункт о замещении руководителя. Однако стоит побороться за свои права и воспользоваться определением Верховного суда РФ, в котором указано, что доплата положена. Замещение руководителя, как правило, предполагает совмещение должностей, то есть дополнительную работу за дополнительную оплату (см.  ст. 60.2 ТК РФ). С заместителя никто не снимет его функциональных обязанностей, а полученные им полномочия подразумевают высокую ответственность – на одном уровне с руководителем компании.

Приказ послужит источником информации для сотрудников предприятия, обозначит для них временный статус заместителя. Чтобы в компании не было разговоров о его дополнительном доходе, лучше попросить руководителя подготовить два приказа, так чтобы один был выпиской из другого и в нем не упоминалось о денежном вознаграждении.

Особый вопрос – срок окончания полномочий. Если по каким-либо причинам генеральный директор не сможет выйти на работу в обозначенную дату (заболел, задержался в командировке и др.), то придется продлять срок как доверенности, так и приказа. А как это сделать, если подпись на данных документах принадлежит как раз отсутствующему лицу? Чтобы сложностей не возникало, срок действия полномочий заместителя в доверенности и приказе лучше указать с определенной даты и до момента выхода руководителя на работу (т. е. обозначить как можно более общими фразами).

Как финансовому директору подготовиться к замещению руководителя компании

До отъезда руководителя компании финансовому директору стоит лично с ним встретиться и обсудить, исполнение каких задач нужно будет контролировать, в каком состоянии находятся проекты, курируемые лично генеральным директором, какие деловые встречи потребуется провести, а также повестки к ним.

Если финансовый директор не участвовал ранее в определенных совещаниях, проводимых руководителем предприятия, и не в курсе их тематики, на них стоит акцентировать внимание, принимая дела.

Все вопросы необходимо ранжировать по важности: установить, каким из них, с точки зрения генерального директора, стоит уделять внимание в первую очередь. Руководителю финансовой службы заранее нужно определить, с какой периодичностью предстоит докладывать о текущем состоянии дел, и обозначить каналы связи. Это может быть ежедневный отчет в конце рабочего дня по телефону, личной электронной почте, IСQ, Skype, WhatsApp. Самое главное – удобство для руководителя. Обязательно нужно договориться с генеральным директором о том, как с ним можно связаться в экстренных ситуациях.

Если генеральный директор практикует посещение подконтрольных предприятий, необходимо решить с ним, на каких из них нужно побывать в обязательном порядке и с какими целями. Не стоит проводить внезапные налеты, лучше заранее сообщать руководителям этих компаний о своих планах и вопросах, которые поручил проконтролировать отсутствующий директор. Важно также осматривать производственные площадки, отмечая, сколько оборудования простаивает, в каком состоянии недвижимость и инфраструктура. Финансовому директору желательно пообщаться с рабочими, поинтересоваться их проблемами. Обещать при этом ничего не нужно, так как полномочия заместителя временные. Оптимальная формулировка в таких случаях – «Я доведу информацию до сведения руководства» (важно действительно сделать это, а также проконтролировать, чтобы сотрудник, задавший вопрос, получил ответ).

Для сбора информации, нужной для контроля выполнения задач, лучше использовать те же коммуникационные каналы, что и генеральный директор. При этом нужно руководствоваться принципом «доверяй, но проверяй», вникать в детали, если сведения вызывают хоть малейшее сомнение. Например, на вопрос, прошла ли оплата по курируемому контракту, не стоит довольствоваться ответом «Да», лучше попросить платежные банковские документы и подтверждение получения денежной суммы контрагентом. Информацию желательно запрашивать из разных (как минимум двух) источников. Если сведения совпадают – значит, скорее всего, они верны.

Принимая решения, нужно придерживаться правил, установленных отсутствующим руководителем. Если в компании принято коллегиальное обсуждение вопросов, предварительно нужно посоветоваться с сотрудниками, которые обычно участвуют в рассмотрении подобных тем. Если на предприятии придерживаются авторитарного стиля управления, можно следовать тем же путем, но решения не принимать, а подготовить варианты на выбор руководителя и дождаться установленного времени связи с ним. При реализации намеченных мероприятий важно тщательно соблюдать установленные правила согласования.

Организация документооборота должна быть такой, чтобы бизнес-процессы компании не останавливались. В распоряжении финансового директора окажется личный помощник руководителя. Стоит поручить ему фильтровать поступающие документы, контролировать наличие в них контактных данных исполнителя и крайнего срока принятия решения. В своем расписании нужно выделить время на изучение корреспонденции и прием сотрудников компании по личным вопросам. Если заместитель отвечает за деятельность нескольких предприятий, потребуется установить день для общения с их руководителями. Желательно, чтобы помощник напоминал о предстоящих встречах и при необходимости информировал участников об их переносе.

Как финансовому директору проводить совещания вместо руководителя компании

Готовясь к оперативным совещаниям, полезно воспользоваться системой, принятой на вооружение во многих японских компаниях. Она состоит из нескольких этапов:

Во время совещания необходимо следить, чтобы установленный регламент четко соблюдался. Нужно позволить каждому участнику высказаться – коротко и по существу. Тех, кто показывает свое неуважение к говорящему (перебивает, перешептывается с рядом сидящими), стоит призвать к порядку фразами: «Вы получите время, чтобы высказаться», «У Вас есть возражения или сомнения? Мы заслушаем их через несколько минут», «Вам неинтересна тема? Вы обозначите вопросы, которые Вас волнуют, позже». В конце совещания желательно резюмировать полученную информацию, принятые решения, назначить дату следующего мероприятия, распределить задачи и установить сроки их исполнения. После этого нужно уточнить, есть ли у участников вопросы и предложения.

Результаты встречи лучше записать – это потребуется для доклада генеральному директору.

Как финансовому директору совместить выполнение обязанностей руководителя компании и своих текущих задач

Чтобы, замещая руководителя компании, не упустить из внимания важные задачи из собственного функционала, удобно воспользоваться инструментом ранжирования приоритетов – матрицей Эйзенхауэра. Ее пример представлен в таблице.

Разделив все задачи на группы: «важные и срочные», «важные, но не срочные», «не важные, но срочные» и «неважные и несрочные», финансовый директор может делегировать большую их часть. Под своим контролем стоит оставить только первую группу («срочные и важные»), а остальные поручить своим заместителям. Распределив задания с учетом личностных особенностей подчиненных, нужно установить даты, в которые будет контролироваться исполнение поручений, – реперные точки (подробнее о том, как распределить обязанности между сотрудниками финансовой службы, см.  Какие функции финансовый директор может безболезненно делегировать своим подчиненным).

Важно также заранее продумать и согласовать с генеральным директором, как будет компенсирована сотрудникам повышенная нагрузка, какие критерии использовать для ее оценки.

Срочность Важность
Важно Неважно
Срочно 1. Изучить условия лизингового договора на покупку универсального стенда для ООО «Бетам».
2. Проконтролировать создание протокола решения совета директоров ООО «Атоммашкомплекс» по итогам за 2013 год. Подготовить предложения по распределению чистой прибыли.
3. Встретиться с менеджером Сбербанка по планам на 2014 год
1. Проконтролировать включение в консолидированный бюджет движения денежных средств платежей по инвестиционной программе для ООО «Импульс», ООО «Бетам», ООО «ЗСО «Искра».
2. Закрыть матрицы мотивации для линейных руководителей департамента экономики и финансов на предприятиях.
3. Проверить расчет технико-экономического обоснования приобретения бетонно-смесительного узла для ООО «ЮСПК»
Несрочно 1. Разработать дорожную карту присоединения ООО «Финпромлиз» к ООО «Атоммашкомплекс».
2. Ознакомиться со служебной запиской контрольно-ревизионного управления по подготовке к аудиторской проверке группы
1. Изучить заявки на планы обучения на апрель 2014 года от линейных руководителей департамента экономики и финансов.
2. Проконтролировать бухгалтерские проводки по лизингу на ООО «УК «ЯВА»

Как финансовому директору взаимодействовать с руководителями других служб компании при замещении генерального директора

Замещая руководителя предприятия, финансовый директор должен помнить о том, что его полномочия временные. Не стоит быть излишне требовательным по отношению к руководителям других подразделений.

Самый рациональный подход – вежливые и настойчивые напоминания о подходящих сроках исполнения заданий. При этом можно применять прием обращения к третьей стороне, который подразумевает не только упоминание об ответственности перед генеральным директором, но и фиксацию сроков в локальных документах – протоколах совещаний, приказах, распоряжениях.

Чтобы ускорить решение задач, стоит использовать фразы: «Вы взяли на себя ответственность...», «Если Вы не предоставите информацию тому-то, то тогда уже он не сможет исполнить свое задание вовремя...». Добиваться результатов можно небольшими шагами, каждый раз фиксируя договоренности: «Хорошо, я записываю для себя, что задача находится на такой-то стадии, и прошу Вас завтра к такому-то времени сделать то-то...», «Сегодня Вы сделали 20 процентов, как Вы намерены продвигаться дальше, и чем я могу помочь Вам в этом?» и т. д.

При этом не надо пытаться объять необъятное и досконально разобраться в вопросах параллельных функционалов – контролировать стоит лишь то, что поручил руководитель компании.

Как финансовому директору общаться с собственником, замещая руководителя компании

Выполняя обязанности руководителя предприятия, финансовый директор должен быть готов в любой момент ответить на вопросы собственников. Для этого пригодится отчет с оперативными данными. В него можно включить, например, сведения о наличии (об отсутствии) несчастных случаев на производстве, хищений, выхода из строя ключевого оборудования, проверок фискальных органов и других событий, несущих потенциальную угрозу бизнесу, а также базовые оперативные показатели в денежном и натуральном (если возможно) выражении – выпуск, отгрузка, складские запасы (готовая продукция и основные материалы), поступление денежных средств, состояние подготовки к погашению очередного транша кредитов и т. д. Всю информацию необходимо иметь в формате план-факт.

В поле зрения также стоит держать данные о состоянии проектов. Отслеживать ситуацию будет проще, если использовать дорожные карты – планы мероприятий по каждому из них с распределением зон ответственности и указанием сроков исполнения задач. Стоит попросить личного помощника руководителя собирать с определенной периодичностью информацию у каждого исполнителя.

Желательно всегда быть на связи. Тактика реагирования на запросы собственника состоит в следующем. Нужно заранее подготовить актуальную информацию. Если же есть сомнения хоть в каком-то аспекте, не стоит демонстрировать свою осведомленность. Лучше использовать фразы: «Я разберусь и перезвоню Вам до такого-то времени», «Я уточню, можно ли мне позвонить Вам или достаточно оставить информацию секретарю?» (подобные моменты обязательно следует уточнять, чтобы не сделать свой звонок не вовремя). Не стоит тратить время акционера, размышляя при нем: «Мне кажется, это так-то...», «Надо узнать у того-то...», «Я не в курсе».

Если происходят какие-то экстренные события, сначала желательно связаться с генеральным директором и только потом с собственником. Сообщая о случившемся, лучше начать с сути вопроса: «Произошло то-то и то-то, варианты выхода и реагирования вижу такие-то», дать руководству возможность принять решение. Если обстоятельства сложились так, что финансовому директору не удалось предварительно согласовать свои действия и он был вынужден принимать меры самостоятельно, докладывая об этом, нужно не оправдываться, а четко объяснить, почему пришлось поступить именно так. Важно подчеркнуть, что, даже если решение отличалось от мнения руководства, все действия были предприняты в интересах бизнеса и финансовый директор несет за него ответственность.

Как финансовому директору лучше доложить о состоянии дел при возвращении руководства

Перед тем как доложить генеральному директору о состоянии дел в компании, отчитаться о проделанной в период замещения работе, стоит поинтересоваться, есть ли у руководителя время заслушать отчет.

Информацию лучше подавать лаконично и дозированно, не вдаваясь в подробности. Например, экстренные события, три-четыре показателя, которые характеризуют состояние дел, отклонения в продвижении проектов, вопросы. Все это должно занимать не более пяти минут.

Возможно, генеральный директор предпочтет общаться письменно, тогда желательно изложить информацию двумя-тремя строками.

Как финансовому директору оценить результаты замещения

По окончании периода замещения финансовому директору стоит оценить результаты своей работы и именно на основе такой оценки докладывать о состоянии дел. Основные критерии:

Отдельная тема – исполнение собственных функциональных обязанностей без потери эффективности. Перед тем как отчитываться перед руководителем компании, стоит заслушать своих подчиненных, которые во время замещения выполняли задачи финансового директора.

И самое главное – фиксация результата. Как минимум стоит задать руководителю вопрос о его удовлетворенности вашей работой. Можно также внести предложение в отношении своих подчиненных, например: «Поскольку этот сотрудник прекрасно справился с моими заданиями, предлагаю направить его на вакантную должность с повышением» и т. д.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь или войдите на сайт!

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.