text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как правильно организовать передачу дел при увольнении сотрудника финансовой службы

В зависимости от того, было ли заранее известно об увольнении сотрудника финансовой службы или же он планирует покинуть компанию буквально на следующий день, подходы к передаче дел будут различаться.

Как организовать передачу дел при плановом увольнении сотрудника

Плановым увольнением специалиста финансовой службы можно считать ситуацию, когда в запасе есть две–три недели до его ухода. Это самый благоприятный вариант, так как есть возможность обеспечить полную передачу обязанностей преемнику. Предстоит сделать следующее:

Назначить преемника. Поиск и подбор специалистов – дело небыстрое (подробнее о том, как ускорить этот процесс см. Как найти нового сотрудника в финансовую службу). А ведение бухгалтерии и финансового блока – процесс непрерывный. Поэтому лучше сразу назначить исполняющим обязанности одного из сотрудников финансовой службы или даже разделить обязанности между двумя и более сотрудниками. Преемником может стать тот, кто заменял увольняющегося во время отпусков и больничных. При условии, конечно, что он не перегружен текущими задачами. Лучше сразу предупредить о том, что временное исполнение чужих обязанностей может продлиться достаточно долго. И, более того, о том, что именно ему придется обучать новичка. Обсудите, сможет ли он полноценно совмещать оба функционала или стоит передать часть его обязанностей кому-то еще. Пообещайте бонус за рост нагрузок – материальное поощрение или отгулы.

Составить график передачи дел. Увольняя сотрудника, убедитесь, что он не оставляет после себя незавершенные задачи. Лучше всего совместить передачу дел с аудитом исполняемого функционала, то есть зафиксировать не только в каком состоянии находится его зона ответственности, но и за что отвечал сотрудник.

Функционал Статус Дата передачи
1 Проверка корректности данных управленческого учета в части взаиморасчетов с поставщиками и покупателями Готово 01.03.2015
2 Занесение всех операций за отчетный период в управленческий учет Готово 01.03.2015
3 Сбор данных от руководителей ЦФО Не сдано 02.03.2015
4 Проверка заявленного плана продаж на корректность Не сдано 03.03.2015
5 Подготовка документации для кредитного комитета Не сдано 03.03.2015
   

Если сотрудник уходит в разгар сдачи отчетности или в середине проекта, четко обговорите с ним (а лучше зафиксируйте письменно), какие из задач он обязуется полностью закончить. Если сомневаетесь в его добросовестности или заинтересованности, используйте разные стимулы, например, предоставление рекомендаций, выплату бонуса и т. п.

Найти замену. Не откладывая в долгий ящик, начинайте сразу же искать замену уходящему сотруднику. Так с большей вероятностью можно успеть найти достойного кандидата и включить его в процесс передачи дел. В любом случае, чем раньше вы наймете нового сотрудника, тем менее стрессовой для вас и для всего коллектива будет ситуация увольнения.

Подготовить инструкцию для нового сотрудника. Попросите увольняющегося составить перечень его обязанностей, контактов, выпускаемых им отчетов и т. п. Лучше не оставлять этот список на совести сотрудника и самостоятельно проверить, не упущено ли что-то в этом перечне. Обязательно обсудите список с увольняющимся и с его непосредственным руководителем (если это не вы), сверьте основные пункты с имеющимися регламентными документами и должностной инструкцией, освежите в памяти, за что конкретно отвечал сотрудник в последнем из закрытых отчетных периодов (подробнее о том, как провести инструктаж для новичка см. Как быстро ввести в курс дела нового сотрудника финансовой службы).

Задача Периодичность Приоритет Срок
1 Подготовка и проверка основных KPI для годового бюджета Раз в год 1 До 31 января
2 Подготовка и консолидация бюджетных форм Раз в год 1 До 5 февраля
3 Защита бюджета Раз в год 1 До 15 марта
4 Подготовка скользящего бюджета Ежеквартально 1 До 15-го числа
5 Подготовка ежеквартального прогноза Ежеквартально 2 До 10-го числа
6 Подготовка отчета «План-факт» Ежемесячно 3 До 10-го числа
7 Расчет бонусов менеджерам по продажам Ежеквартально 3 До 20-го числа
8 Отчет по ФОТ и численности Ежемесячно 3 До 20-го числа

Все рабочие файлы с компьютера увольняющегося сотрудника нужно скопировать на общий диск, облачный сервис или соответствующий раздел внутреннего портала. После того как вы назначили преемника, проинформируйте об этом другие подразделения компании. Имеет смысл сразу настроить на его почту автоматическую переадресацию всей деловой переписки увольняющегося сотрудника, а также передать ему все права доступа к информационным системам. Это позволит безболезненно перенести увольнение и обезопасит от сбоев в работе.

Как действовать при неожиданном увольнении сотрудника финансовой службы

Нередко специалист финансовой службы увольняется внезапно, уходит буквально в течение дня. Времени на подробную передачу дел не остается, но самую ценную информацию удастся сохранить, если:

Определить приоритеты. Оцените, какие обязанности уволенного сотрудника невозможно отложить на будущее, до приема нового. Сконцентрируйтесь только на самом важном и срочном. Скорее всего, в приоритете окажутся:

Составляя план передачи дел, обязательно выделите приоритетные задачи и по максимуму используйте время, остающееся до увольнения сотрудника, на их выполнение. Попросите специалистов IT-департамента предоставить вам доступ к системам и почтовому ящику уволенного сотрудника, чтобы не упустить важную информацию.

Передвинуть сроки сдачи отчетов. На поиск нового сотрудника потребуется время, и скорее всего, не удастся выполнить его работу в срок. Очевидно, что не получится изменить сроки выпуска годового отчета для акционеров или сдачи бюджета, но найти компромисс с коллегами вполне возможно. Договоритесь, например, о сдвиге сроков представления внутренних отчетов руководителям производственных подразделений или о передаче их в сокращенном виде. Проинформируйте руководителей и ответственных сотрудников смежных подразделений, что в связи с увольнением коллеги возможны задержки в предоставлении информации, – это поможет избежать излишнего прессинга и нервотрепки.

Задействовать бывшего сотрудника. В случае расставания с сотрудником по инициативе компании можно договориться с ним о заключении договора гражданско-правового характера, на основании которого он дистанционно передаст дела или завершит самые срочные из своих проектов. Либо обещайте выплату годового бонуса уволенному сотруднику только в обмен на полную передачу своих обязанностей.

Татьяна Бородавкина , финансовый директор «Техносерв Консалтинг»

Есть несколько способов сделать так, чтобы увольнение даже самого незаменимого сотрудника финансовой службы не застало врасплох.

1. Ведите ежемесячные графики закрытия периода, составления бухгалтерской и управленческой отчетности, презентаций для руководства и акционеров и т. п. Так не пропустите крайний срок по выпуску обязательных отчетов – внутренних или внешних.

2. Убедитесь, что вся важная информация (список и контакты контрагентов, реестры и отсканированные копии договоров, материалы для аудиторской проверки, инструкции по работе с ERP-системой и др.) хранится на общем диске, сервере или облачном сервисе, а не на личных компьютерах сотрудников. Назначьте ответственного за регулярное размещение документов на внутреннем портале.

3. Не пренебрегайте письменными регламентами и инструкциями, своевременно их актуализируйте. Они помогут полностью восстановить функционал уволенного сотрудника и быстрее ввести новичка в курс дел.

4. Используйте время плановых отпусков как тренировку для передачи дел. Постарайтесь, чтобы каждый из специалистов финансовой службы владел хотя бы частично функционалом коллеги и в случае необходимости мог бы взять на себя дополнительную нагрузку.

5. За стратегическими задачами не упускайте рутину, старайтесь вникать в детали должностных обязанностей ваших сотрудников и будьте готовы «поработать руками» в самое горячее время, пока ищете замену уволенному специалисту.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.