text
Журнал

Как обнаружить ошибки, связанные с организацией работы отделов

Бизнес-процессы компании, как бы успешно они не были выстроены раньше, требуют периодического мониторинга и корректировки по мере изменений, происходящих на предприятии. А если описания всех внутренних процедур раньше не существовало, тем более важно получить наглядное представление о том, какую работу выполняют или должны выполнять сотрудники, как организовано взаимодействие, выстроена работа с внешними контрагентами, движение информации и документов, достаточно ли автоматизированы рабочие процессы. Эти вопросы актуальны в условиях поиска резервов для повышения эффективности работы и в случае, когда новому руководителю необходимо быстро войти в курс дела.

Для решения этих и других вопросов управления достаточно точную и быструю диагностику бизнес-процессов можно провести своими силами. А полученные результаты в зависимости от задачи использовать для составления должностных инструкций, описания бизнес-процессов либо их корректировки, реструктуризации или формирования подразделений, определения направлений внутреннего контроля и разработки программ сокращения издержек и оптимизации штата.

Суть метода диагностики сводится к тому, что сотрудники сами предоставляют данные о рабочем процессе, в котором участвуют. Затем данные сводятся в единую таблицу, которая достаточно наглядно отражает анализируемые бизнес-процессы и позволяет вносить в них взвешенные и продуманные изменения.

Как собрать сведения о фактически выполняемых работах в компании

Прежде чем речь пойдет об описании или оптимизации бизнес-процессов, необходимо определить, кто из сотрудников и что фактически делает. На практике это означает, что всему персоналу компании поручается описать свою работу, ее суть, а также разделить выполняемые действия на ежедневные, еженедельные, ежемесячные и т.  д.

Чтобы получить полную картину происходящего, важно вовлечь всех сотрудников, в том числе подготовить описания и для вакантных должностей. Это могут сделать руководители, у которых в подразделениях открыты вакансии. Описание составляется по принципу, раскрытому в таблице 1 : исходные данные – операция – результат на выходе – задействованная программа.

Исходные данные – все основания для фактического проведения операции: поступившие бумажные или электронные документы от внешних контрагентов или других сотрудников. А также указания, содержащиеся в должностных инструкциях, приказах, распоряжениях, требованиях (в т. ч. не оформленные документально).

Операция – краткое описание выполняемого действия. Под операцией подразумевается работа, направленная на результат, который обычно (но далеко не всегда) выражается в подготовке конкретного документа. Например, получение выписки банка. К операциям не относятся:

Результат – по сути это конкретный документ. А сотрудники при описании своих действий будут указывать название этого документа (в т. ч. внутренние отчеты и т. д.). Например, товарно-транспортная накладная, выписка банка, платежное поручение, отчет о продажах и т.  д.

В соответствии с определением, которое было дано операциям, к результатам не относятся автоматические отчеты, устные сообщения и разъяснения, ответы на вопросы и т. д.

Программа – информационная система, в которой сотрудник оформляет результат своей работы. Здесь может фигурировать все, что только используется на предприятии, например, «1С: Торговля и склад», Word, Excel, Access и т. д. В зависимости от целей проводимого описания и анализа бизнес-процессов могут быть использованы и другие параметры, по которым описываются действия сотрудников.

Если главная задача – выяснить, какие документы создаются и какие программы для этого используются, то предложенный выше вариант позволит собрать достаточно информации. А когда важно определить связи между подразделениями, в таблицу 1 могут быть добавлены параметры: «от кого поступают исходные данные», «кому передаются результаты». Вариантов много. Но в любом случае крайне важно разработать единую форму, которую будут заполнять все сотрудники. Только в этом случае собранные данные можно будет обрабатывать без колоссальных трудозатрат.

Будет оправданно потратить некоторое время и составить сопроводительное письмо или подготовить выступление, в ходе которого объяснить сотрудникам, как описание бизнес-процессов поможет лучше организовать работу, избавить от необходимости составления никому не нужных отчетов.

В форме для заполнения стоит предусмотреть возможность оставлять комментарии и предложения по оптимизации работы. Сотрудники, вовлеченные в какой-либо процесс, хорошо видят его изнутри, знают его проблемы и зачастую могут предложить стоящие решения. Довольно распространены ситуации, когда полезные инициативы некому и некогда анализировать, и они теряются за отговорками о существовании утвержденных регламентов или о том, что эту работу всегда делали именно так.

И последнее: если вы хотите, чтобы к описанию своих операций люди подошли предельно ответственно и составили его максимально подробно, нужно выделить им достаточно времени. У всех есть свои текущие задачи, которые никто не отменит. И в таком режиме на составление описания операций у одного человека уйдет минимум неделя.

Как составить перечень бизнес-процессов

Есть два способа подготовить перечень рабочих процессов компании. Если бизнес-процессы на предприятии когда-либо раньше документировались, составить список того, что описано в регламентах, не составит труда. Обычно процессы детализируются на подпроцессы, и выглядеть такой перечень может, например, так.

1. Отгрузка

1.1. Резервирование товара

1.2. Комплектация заказа

1.3. Отгрузка покупателю

1.4. …

Если же для компании описание бизнес-процессов – первый подобный проект, придется анализировать все то, что составляет нормальную работу предприятия. Чтобы упростить себе задачу, можно взять за основу организационную структуру и при разработке перечня бизнес-процессов опираться на задачи, решаемые подразделениями (отдел продаж, отдел закупок, производственный отдел, отдел доставки). Очевидно, что укрупненные бизнес-процессы в этом случае будут такими: «Продажи», «Закупки», «Производство», «Доставка» и т. д. Или определять процессы по структуре дохода. Например, выручка от перепродажи, выручка от продаж собственной продукции и выручка от сдачи в аренду позволят выделить ключевые процессы: «Продажи», «Производство», «Сдача в аренду». Далее можно переходить к вспомогательным процессам, например, «Доставка», «Реклама». Другими словами, определить, что необходимо для реализации ключевых функций (подробнее о выделении бизнес-процессов см. Как классифицировать бизнес-процессы для управленческого учета).

На этом этапе главная задача – составление хотя бы примерного списка фактически существующих бизнес-процессов (с основными их составляющими). Сделать эту работу один человек в состоянии за пару дней (подробнее о формировании справочника бизнес-процессов см. Как разработать справочник бизнес-процессов для управленческого учета).

Как сопоставить данные о бизнес-процессах компании и работах, выполняемых сотрудниками

По мере поступления данных о бизнес-процессах и операциях, выполняемых сотрудниками, можно приступать к формированию сводной таблицы, в которой по вертикали – перечень бизнес-процессов, а по горизонтали – должности и фамилии специалистов. (см. блок «Фактическое состояние» таблицы 2. Описание фактически выполняемых бизнес-процессов до и после корректировки).

В эту таблицу переносятся из штатного расписания должности сотрудников и перечень бизнес-процессов. В ячейках на пересечении столбцов и строк отражаются результаты из полученных от сотрудников описаний и программы, в которых они сформированы.

Как правило, сопоставить операции, выполняемые сотрудниками, с этапами полученных процессов можно уже по названию операции, документа или программы. Если операцию не удается четко идентифицировать, можно уточнить ее суть у специалиста, который ее выполняет или санкционирует. Так, отчет о продажах относится к продажам, накладные на отгрузку – к продажам, этапу «Отгрузка» и т. д. Когда одну операцию можно отнести к нескольким процессам (подобное не редкость), будет оправданно определить единое для всех подобных ситуаций правило.

Предложенный вариант сводной таблицы станет наглядным срезом деятельности подразделения (компании в целом) и будет содержать информацию о том, какая работа выполняется, кем и с помощью каких программных продуктов.

Как исправить ошибки в организации работы подразделений

Сводная таблица бизнес-процессов как есть, позволяет представить реальное положение дел в компании. Остается теперь лишь внимательно изучить и проанализировать полученные результаты.

В частности, об актуальности текущих процессов можно судить, сравнив составленное описание с существующими регламентами. Не лишним также будет выяснить, пришлось ли при обработке добавлять подпроцессы, которые не были предусмотрены, или, наоборот, в таблице есть пустые строки. Так последовательно анализируются все графы сводной таблицы. Также оценивается, сколько сотрудников, документов и программ задействовано на каждом этапе. Это помогает понять, не происходит ли дублирование информации.

Устранять выявленные недостатки – в примере, представленном в таблице 2, это дублирование на этапе «1.2.1. Безналичная оплата» и лишний отчет в Excel на этапе «1.2.3. Подтверждение задолженности» – можно все в той же сводной таблице. Достаточно внести необходимые изменения и получить основу для корректировки конкретных регламентов (в данном случае – должностной инструкции финансового менеджера и прав доступа к «1С: Бухгалтерия»).

Следуя предложенному подходу, бизнес-процессы можно быстро представить в чрезвычайно простой наглядной форме и получить основу для анализа эффективности фактической организации работ и дальнейших решений по изменению ситуации как в рамках отдельного подразделения, так и всей компании.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.