text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как создать финансовую службу с нуля

Структура и функционал финансовой службы, требования к соискателям определяются в первую очередь ее задачами – текущими и перспективными. Перед тем как перейти непосредственно к формированию этого подразделения, следует составить план работ, которые предстоит выполнить.

Вопрос:  Какие факторы важно учесть, формируя финансовую службу

Дмитрий Костылев , финансовый директор компании «ОЛАНТ»

Создавая финансовую службу, важно учесть следующие факторы:

Нужно также учитывать внутренние факторы. Например, уровень автоматизации процессов управления и учета. Недостаток IT-программ часто приводит к увеличению численности финансистов и бухгалтеров, вынужденных вручную обрабатывать большие объемы информации.

От мнения руководства по поводу распределения функций, а также личности финансового директора зависит роль этой службы в повседневной деятельности компании и формировании ее стратегии.

Как определить задачи финансовой службы

Создание финансовой службы должно начинаться с определения ее задач – именно от них будут зависеть ее структура, функции, порядок взаимодействия с другими подразделениями компании. Например, перед формируемой службой могут ставиться следующие задачи:

Этот перечень определяется особенностями компании и ситуацией, в которой она начинает свою деятельность. Например, если бизнес строится исключительно на собственные средства, необходимости в кредитах нет, а от финансовой службы не требуется привлекать заемное финансирование.

Какие функции должна выполнять финансовая служба

Сформулировав задачи, которые предстоит решать финансовой службе, нужно разработать перечень ее функций. Ключевые из них – учет, планирование, бюджетирование, управление денежными потоками, финансово-экономический анализ. Необходимо также помнить и о так называемых смежных функциях, по своему содержанию не относящихся к экономике и финансам, однако близко с ними сопряженных: управлении информационными технологиями, риск-менеджменте. Нужно определить, какой отдел будет отвечать за исполнение каждой из них.

Учет. Ведение бухгалтерского и налогового учета, обязательных согласно законодательству России, – базовая для всех компаний функция. На главного бухгалтера обычно возлагается ответственность за оперативное управление учетным блоком, координацию его участков, подготовку и сдачу бухгалтерской, статистической и налоговой отчетности.

На практике встречаются различные варианты организации работы бухгалтерии. Иногда на нее возлагают подфункцию управленческого учета, учета по международным стандартам финансовой отчетности. Однако для решения этих задач лучше сформировать обособленные отделы.

Планирование и бюджетирование. Работа планово-экономического отдела (или отдела бюджетирования) направлена на предотвращение финансовых проблем в компании. Кроме подготовки бюджетов, этот отдел может отвечать за:

Бюджетный процесс – одно из самых трудных направлений деятельности финансовой службы. Это объяснимо: в него необходимо вовлекать всех ключевых сотрудников компании, независимо от их желания и загруженности. Часто приходится буквально на ходу обучать коллег азам экономической грамотности, объяснять логику построения и последовательности операционных бюджетов.

В некоторых компаниях начальник отдела бюджетирования является заместителем финансового директора. Соответственно, по уровню профессиональной подготовки он должен быть наиболее близок к этому топ-менеджеру, обладать высокой компетенцией во всех подконтрольных финансовой службе областях: в экономике, финансах, налогах, мотивации персонала и уметь влиять на людей.

Финансирование и управление денежными потоками. Выделение в структуре финансовой службы подразделения, ответственного за управление денежными потоками, – необходимый шаг. Бизнес может быть успешен и высокорентабелен. Однако если в нужный момент на расчетном счете не окажется средств для погашения обязательств, нельзя исключить риск дефолта. Ключевые задачи отделов казначейства и управления ликвидностью:

Эти задачи могут быть дополнены в зависимости от ситуации (подробнее об этом см. С чего начать создание казначейства компании). Например, компания планирует отгружать продукцию с отсрочкой платежей. В этом случае ей необходимо будет контролировать взаиморасчеты с покупателями (часто именно казначейство отвечает за управление дебиторской задолженностью на этапах, не требующих вмешательства юристов), а также обеспечивать финансирование (привлечение кредитов) на периоды отсрочки.

Финансово-экономический анализ. В рамках этой функции финансовая служба может обеспечивать:

Чтобы выстроить успешную систему финансово-экономического анализа, нужно:

Не следует рассматривать слишком большое количество финансовых коэффициентов, так как многие показатели будут дублировать друг друга, либо отслеживать факторы, играющие незначительную роль в бизнесе компании. Как показывает практика, для компании любого уровня бывает достаточно максимум двух–трех десятков показателей, характеризующих финансовое состояние, ликвидность, рентабельность, состояние денежного потока.

Управление информационными технологиями. Часто на первых этапах работы новой компании отдел информационных технологий включают в состав финансового блока. Это объяснимо: необходимо обеспечить отладку учетных систем, формирование и сдачу обязательных регламентированных отчетов. По мере развития бизнеса, становления производственного и коммерческого блоков появляются потребности в их широкой поддержке со стороны информационных систем. На соответствующих этапах логично будет переподчинить IT-службу генеральному директору.

Риск-менеджмент. Новой компании следует предусмотреть механизм предупреждения рисков – внутренних, внешних, проектных (подробнее о создании системы риск-менеджмента см. Как разработать и внедрить систему риск-менеджмента). В некоторых случаях ответственность за это может взять на себя финансовый директор, но лишь при условии, что он обладает высочайшей профессиональной компетенцией и пользуется доверием со стороны собственников бизнеса.

Вопрос:  Какие полномочия делегировать заместителю финансового директора

Наталья Кузнецова , финансовый директор управляющей компании ГК «ЯВА»

До начала подбора кандидатов на должность заместителя финансового директора необходимо решить, какие полномочия ему можно передать. Для этого прежде всего стоит определить, какое из курируемых вами направлений наиболее уязвимо в силу вашей профессиональной специализации. Например, если ваше базовое образование – бухучет, то это может быть казначейство, или, если ваша профессия экономист, – управление рисками и т. д.

Если вы чувствуете себя одинаково уверенно во всех областях, заместителю можно доверить рутинные обязанности, которые повторяются изо дня в день. Для этого составьте хронометраж своего рабочего дня и определите, на что уходит его большая часть и какие из задач вы вынуждены переносить на следующий день. Проанализируйте, решение каких вопросов можно делегировать заместителю.

Например, 80 процентов рабочего времени финансового директора занимают не только стратегические вопросы, но и мелкие текущие задачи: согласование условий договоров на незначительные суммы, подготовка пояснений к отчетности, контроль консолидации бюджета движения денежных средств группы и исполнения различных регламентов. Для повышения эффективности работы часть этих обязанностей можно поручить заместителю. Решить, с какими именно функциями расстаться финансовому директору, поможет матрица Эйзенхауэра. Для этого все задачи необходимо ранжировать по категориям:

В первую очередь заместителю стоит передать несрочные и неважные дела. Такое распределение обязанностей поможет финансовому директору освободиться от рутинной работы и сконцентрироваться на стратегических задачах, вопросах мотивации и оплаты труда.

К примеру, в части управления кредитным портфелем и денежными потоками финансовый директор отвечает за привлечение клубного кредита, ведет переговоры с потенциальными кредиторами, оценивает налоговые риски, а его заместитель контролирует основные этапы работы (сбор информации, подготовку отчетности и презентации для банков), информирует о сроках и возникающих проблемах, по окончании проекта – формирует необходимые отчеты руководству. Также он проводит всю техническую работу по подготовке бюджета движения денежных средств и предоставляет финансовому директору на согласование. Получив визу – защищает проект самостоятельно перед руководством компании. При необходимости финансовый директор привлекается для пояснений. После анализа бюджета движения денежных средств заместитель докладывает только о существенных отклонениях и нарушениях.

Как результат, огромное количество рутинных задач и контрольных процедур уходит на уровень исполнителя среднего звена. Система построена так, что финансовый директор всегда в курсе событий и может в любой момент оказать необходимое содействие.

В каком порядке формировать финансовую службу

Создание полноценной финансовой службы может потребовать немало времени и организационных усилий, причем не только со стороны финансового директора. Потребуется помощь и поддержка генерального директора, отдела по работе с персоналом. При этом работу можно разделить на несколько этапов.

1 этап – создание бухгалтерии. Как только компания зарегистрирована – она обязана вести бухгалтерский и налоговый учет всех выполняемых операций, сдавать отчетность. Поэтому первое, что нужно сделать, – сформировать бухгалтерию. Сначала нужно принять на работу главного бухгалтера, который поможет определиться с численностью подразделения, обеспечит постановку учета в соответствии с российскими стандартами. Пока количество операций невелико, бухгалтерия сможет выполнять казначейские функции.

На этом же этапе следует установить фонд оплаты труда бухгалтерии (для начала это могут быть только оклады) исходя, с одной стороны, из той суммы, которую компания готова тратить на это, а с другой – из того, какие оклады на текущий момент предлагает рынок труда. Кроме того, необходимо учесть расходы на организацию рабочих мест сотрудников.

2 этап – разработка бизнес-плана развития финансовой службы. Следующий шаг – подготовка плана формирования и развития службы. Набор выполняемых функций и «вес» ее подразделений в каждый момент времени зависят от приоритетов компании. Например, если требуется выйти на рынок акционерного капитала, значит, важной становится подготовка отчетности по МСФО или USA GAAP, понадобится создание отдела по работе с инвесторами. Если принято решение агрессивно расти, то возникнет необходимость привлечения оборотного и инвестиционного финансирования, возрастет роль отдела финансирования, планово-экономического и аналитического отделов.

Подразделения финансовой службы лучше проектировать укрупненно, избегать дробления.

Можно подготовить специальный бизнес-план, в котором финансовая служба будет представлена в виде внутреннего предприятия, оказывающего услуги компании. Основными продуктами будут решенные задачи функциональных направлений. Следует помнить, что создание службы (и каждого ее подразделения) должно быть экономически обоснованно. Оценить целесообразность этого можно, если сопоставить затраты на содержание финансового блока и привлечение аутсорсинговых компаний (подробнее об использовании таких услуг см. Какие функции финансовой службы можно передать аутсорсинговой компании).

Представление создания финансовой службы в виде проекта позволяет взглянуть на это подразделение совершенно под иным углом зрения. Оно должно будет оказывать услуги, качество которых должно полностью удовлетворять заказчиков. Прежде чем создавать еще один отдел, набирать сотрудников, необходимо будет доказать экономическую целесообразность этого шага. Финансисты часто требуют от коммерческих и инвестиционных подразделений обоснований осуществления затрат. Собственным примером финансовый блок может дать старт более качественному подходу в управлении компанией.

На этом этапе можно продумать систему оплаты труда сотрудников отделов финансовой службы (подробнее о подходах к решению этой задачи см. Как разработать систему мотивации для сотрудников финансовой службы), составить профессиональные портреты функциональных руководителей этого блока, что позволит облегчить и ускорить поиск кандидатов.

В календарном плане мероприятий необходимо определить последовательность формирования функциональных отделов по мере возникновения необходимости в них. Продуманная последовательность расширения финансового блока позволит привлечь квалифицированные кадры с рынка труда, сберечь деньги компании на набор персонала. Кроме того, нужно определиться, каким образом будет проводиться поиск ключевых сотрудников: самостоятельно или через кадровые агентства.

Можно предусмотреть промежуточную отчетность о выполненных мероприятиях перед руководителем компании в формате «план-факт», с анализом причин отклонений от планового календаря.

3 этап – поиск персонала. После утверждения бизнес-плана развития финансовой службы следует приступить к поиску руководителей отделов.

Основное требование при этом – высокий уровень квалификации сотрудников. Вне зависимости от способов поиска нужно составить планы бесед с вопросами на профессиональную и управленческую тематику. Не стоит ориентироваться исключительно на дипломы и аттестаты, лучше оценить реальный проектный опыт специалиста, динамику его профессионального развития. Важная составляющая – способность к быстрому обучению. Активная жизненная позиция, его энергичность – только в плюс. Среди требований к кандидату желательно предусмотреть отличное знание бухучета, порядка движения информации от обработки первичных данных до формирования баланса. Желательно знание английского языка и профессиональной терминологии, отличное знание программ Microsoft Office (особенно Excel).

4 этап – формализация деятельности финансового блока. На этом этапе необходимо определить правила, по которым будет действовать финансовая служба, а также порядок ее взаимодействия с другими подразделениями компании. Набор внутренних документов, формализующих эти вопросы, будет разрабатываться постепенно, по мере того, как будет расширяться служба. К документам, регламентирующим управление финансами компании, относятся:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.