Открыть свежий номер журнала>> / Оформите подписку по праздничной цене >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как наладить взаимодействие финансовой службы с другими подразделениями компании

Выполняя свои функции, финансовая служба по большей части использует данные других подразделений компании – производственного отдела, снабжения, продаж и т. д. Отсюда результативность работы ее сотрудников напрямую зависит от того, насколько успешно организовано взаимодействие с этими подразделениями. Как правило, наиболее важные бизнес-процессы компании регламентируются. Однако не все сотрудники соблюдают установленные правила.

Вопрос:  Почему у финансовой службы возникают разногласия с другими подразделениями

Дмитрий Привалов , руководитель отдела управленческого учета группы компаний «Абсолют»

Основные проблемы в коммуникациях финансовой службы и других отделов могут возникать по следующим причинам:

Чтобы обеспечить исполнение установленных правил и повысить эффективность взаимодействия подразделений, нужно:

Каждый последующий этап следует после того, как реализован предыдущий. Невозможно внедрить систему ключевых показателей эффективности (KPI), если еще не налажены коммуникации и не организованы информационные потоки между отделами. Не стоит пытаться регламентировать информационные потоки, если коммуникации еще не выстроены на достойном уровне. Нарушение этого порядка может привести к отрицательным результатам.

Как улучшить коммуникации между сотрудниками финансовой службы и другими подразделениями компании

Чтобы выявить и устранить проблемные места во взаимодействии финансовой службы с другими отделами компании, необходимо составить целостное представление о существующих между ними связях. Придется собрать и структурировать сведения о действующих бизнес-процессах финансовой службы, регламентирующих эти процессы документах, таких как положение по бюджетированию, положение о финансовой службе, регламент инвестиционного планирования, положение о контроле платежей компании и т. д. Далее описать связь финансовой службы с каждым подразделением, участвующим в том или ином бизнес-процессе, – входную и выходную информацию, ответственных исполнителей и т. д. Эти данные можно найти в отдельном документе (см. Положение о взаимодействии финансового отдела и других подразделений компании «Альфа») либо подготовить самостоятельно. После чего установить, какие трудности возникают в этих связях и каковы их причины, по мнению финансовой службы.

Определить, почему отделы нарушают установленные регламенты и не сотрудничают со службой, помогут беседы с представителями (чаще всего руководителями) каждого подразделения отдельно. Чтобы совещания были продуктивными, стоит тщательно подготовиться к ним:

Нужно попросить руководителей подразделений описать то, какой они видят работу финансовой службы, как влияют на эту работу их данные, какой информацией от финансистов они пользуются сами. Анкету результатов бесед можно представить таблицей 1.

Подразделение Проблемы,
мероприятия
Цель проведения встречи С кем встреча,
дата
Ожидаемый
результат
Фактический
результат
Краткий итог,
выводы
Отдел маркетинга Существенное завышение рекламных расходов в бюджете. План-факт отклонения никак не поясняются ответственными сотрудниками отдела. Финансовая служба предупредила, что сократит лимиты рекламных расходов до фактически исполняемых сумм. В результате возникла конфликтная ситуация Добиться составления реалистичного бюджета расходов на маркетинг и рекламу. Снизить опасения и страхи сотрудников отдела маркетинга по поводу того, что бюджеты будут урезаны Руководитель
отдела
Определить, по какому принципу планируется бюджет отдела маркетинга, выяснить причины завышенных данных Выяснили, что конфликт стал результатом плохих коммуникаций между отделами. Предупреждение сократить лимиты расходов руководство отдела восприняло как отказ оплачивать выставляемые счета. В результате вместо указания реалистичных сумм сотрудники стали планировать бюджет с еще большим запасом.
В ходе совещания пришли к единому порядку расчета бюджета рекламных расходов
Административно-хозяйственный отдел Регулярное нарушение сроков предоставления информации Обеспечить своевременное предоставление информации в финансовый отдел Начальник АХО Выяснить причины, по которым нарушаются сроки, разбить их на внутренние и внешние. Подготовить план мероприятий по их устранению Определили, что предоставление информации в большей мере зависит от внешних причин – отделу слишком поздно передают план закупок. Необходимо провести беседу с отделом снабжения
Информация не соответствует требованиям, путаются понятия «расход» и «оплата» Обеспечить корректность предоставляемых данных Выявить основные различия в понимании терминов и требований к информации. Разработать единые формы документов Решили модернизировать (упростить) формы, проинструктировать ответственных сотрудников административно-хозяйственного отдела
Отдел технического обслуживания Подготовка данных для финансового отдела сильно перегружает специалистов отдела и провоцирует конфликты Снизить напряженность в отношениях между отделами Главный инженер Установить источник конфронтации.
Выработать меры по урегулированию конфликтов
Разобрались в основной причине конфликтов – слишком объемные отчеты. Решено пересмотреть процедуру подачи информации и привести ее к более удобному для производственных специалистов виду
Предоставляются некачественные данные (без нужной разбивки, путаются единицы измерения и др.) Выяснить причины предоставления некачественной информации Определить, что мешает соблюдать необходимые требования и вызывает трудности у специалистов отдела
... ... ... ... ... ... ...

По итогам проведенных бесед нужно составить порядок действий по устранению проблем в сотрудничестве отделов. Лучше повторно встретиться с представителями подразделений и подчеркнуть значимость той информации, которую отделы передают в финансовую службу, важность налаживания коммуникаций между ними. Объяснить, что качество их сотрудничества влияет не только на результаты работы отдельного подразделения, а на деятельность всей компании. Нужно продемонстрировать готовность финансовой службы к взаимному учету интересов, поиску наиболее комфортного взаимодействия, а также озвучить предварительные пути решения означенных проблем.

На этом этапе лучше ограничиться только беседами и заручиться поддержкой коллег. Поспешное издание новых регламентов и инструкций (а компании чаще всего идут по этому пути) с другими сроками, карательными мерами и прочим вызовет лишь новую волну негативной реакции в отношении финансовой службы.

Совет:  убедитесь, что причиной претензий к сотрудникам финансовой службы не стала их низкая квалификация

Дмитрий Привалов , руководитель отдела управленческого учета группы компаний «Абсолют»

Получить объективную информацию о качественном составе сотрудников финансовой службы, его соответствии требованиям компании и т. д. поможет регулярная оценка. Это систематическая процедура определения эффективности работы специалистов отдела и реализации ими поставленных задач. Полученные сведения можно будет использовать при изменении системы мотивации, оптимизации штата, выяснении причин конфликтов и налаживании коммуникации между подразделениями.

Помимо расчета ключевых показателей эффективности, в проверку стоит включить оценку компетенций сотрудника:

Для удобства можно составить специальные бланки-анкеты. А лучше разработать и утвердить отдельный документ – положение об оценке персонала (см. пример такого документа), где и определить порядок проведения опроса среди сотрудников, методику анализа его результатов и т. д.

Как реорганизовать информационные потоки между финансовой службой и другими подразделениями компании

Чтобы организовать эффективный обмен информацией между специалистами финансовой службы и другими подразделениями компании, нужно:

Оценка действующей системы обмена данными. Нужно провести экспресс-анализ существующего порядка обмена информацией между подразделениями. Сделать это можно по принципу SWOT-анализа (подробнее о том, с чего начать, см. Как провести SWOT-анализ компании), оценивая отделы по их влиянию на работу финансовой службы. За основу можно взять уже выявленные проблемы коммуникации (см. таблицу 1. Анкета результатов опроса представителей подразделений компании (фрагмент)), а также попросить ответственных специалистов финансовой службы:

Собрав воедино всю полученную информацию, можно составить итоговый отчет по примеру таблицы 2.

Подразделение Компетенция Сильные
стороны
Слабые
стороны
Возможности Угрозы
Отдел маркетинга Точная оценка объема рекламных расходов Специалисты отдела хорошо ориентируются в рыночных ценах на рекламные услуги Многие маркетинговые решения принимаются спонтанно Обсуждение и согласование статей рекламных расходов Манипуляция снижением продаж вследствие уменьшения бюджета
Отдел технического обслуживания Предоставление информации о закупках и работах, требуемых для обеспечения надежности производственного процесса Сотрудники разбираются в тонкостях производственных и технологических процессов Используемую отделом терминологию сложно воспринимать непрофильным специалистам Получение точной информации, но только в количественных показателях Игнорирование дополнительных запросов комментариев и расшифровок
Отдел капитального строительства Расчет стоимости ремонтных работ Отделом составляются сметы, прогнозируется стоимость ремонтных работ Нет возможности предугадать или выявить ошибки в получаемой информации Расчет стоимости работ, выполняемых хозяйственным способом Затягивание сроков. Зависимость от других подразделений – например, отдела закупок, который предоставляет данные о стоимости товаров
... ... ... ... ... ...

Цель проведения такого анализа – выявить потенциально слабые и уязвимые места в процессе информационного обмена и учесть их в соответствующих регламентах, инструкциях и других документах, определяющих взаимодействие. К примеру, если отдел капитального строительства постоянно задерживает сдачу расчетов ремонтных работ, поскольку департамент снабжения несвоевременно предоставляет необходимые данные, то в положение о закупках стоит внести соответствующие корректировки – ужесточить сроки и ответственность за их несоблюдение или пересмотреть их объективность.

Корректировка форм обмена данными. Чтобы подразделения понимали и своевременно исполняли запросы финансовой службы, важно предусмотреть простые и удобные формы документов – разработать шаблоны отчетов, инструкции и т. д. (подробнее см. Как разработать формы функциональных бюджетов, Как составить отчет о закупках), учтя в них пожелания и возможности каждого отдела. Требовать от подразделения можно только те данные, которые входят в его компетенцию. К примеру, лучше исключить из отчетов производственного отдела стоимостные показатели. Получив от него количественную информацию о необходимых материалах и комплектующих, отчет можно перенаправить в отдел закупок, который сможет предложить достоверные цены приобретаемых товаров.

Из существующих форм нужно исключить спорные или нечеткие формулировки. К примеру, запрашивая у производственного отдела информацию о ремонте оборудования, не стоит писать «Когда будет акцептован акт выполненных работ». Лучше заменить эту фразу более простой: «Когда будут выполнены работы». Так стоит пройтись по каждому бизнес-процессу – выделить его специфику, скорректировать формы входящих и исходящих документов, предложить готовый шаблон и инструкцию по его заполнению (к примеру, отчет о производственных потерях, отчет о закупочных ценах на товары, отчет о продажах, отчет об исполнении бюджета транспортных расходов и т. д.).

Презентация изменений системы обмена данными. Согласовать с персоналом разработанные положения, инструкции и регламенты не всегда достаточно, поскольку не каждый сотрудник действительно вникает в их суть. Чаще всего надпись «Ознакомлен» делают формально. Чтобы персонал действительно принял нововведения, лучше представить их в короткой и доступной форме – подготовить инструкции по работе с новыми формами обмена данными, проиллюстрировать их. В презентации нужно объяснить, какова цель проведенных преобразований, как они отразятся на работе каждого сотрудника и его отдела в целом, как упростят и ускорят процесс обмена данными, каких результатов достигнет вся компания. Такой подход поможет избежать недопонимания и негативного восприятия новых правил (подробнее см. Как финансовому директору сообщить подчиненным о непопулярном решении).

Как мотивировать сотрудников на исполнение регламента взаимодействия отделов

Чтобы сотрудники компании соблюдали разработанные регламенты и новые принципы обмена информацией, необходимо закрепить в их системе мотивации дополнительные показатели (о том, как лучше мотивировать сотрудников финансовой службы, см. Как разработать систему мотивации для сотрудников финансовой службы). Так, к ключевым показателям эффективности стоит отнести:

Для более объективной оценки нужно обеспечить возможность измеримости каждого показателя эффективности и условий его достижения. Не стоит вводить в систему KPI слишком много признаков по финансовому блоку – это чрезмерно перегрузит ее (подробнее см. Какие ошибки допускают компании при создании системы мотивации). Лучше избегать противоречащих друг другу коэффициентов, а также расхождений с другими системами оценки работы сотрудников. Некоторые из показателей можно установить временно, к примеру, на срок реализации какого-либо проекта (например, см. Как мотивировать сотрудников финансовой службы, участвующих в проекте автоматизации или Как перестроить систему мотивации в период экономического спада).

Внедрение преобразований лучше проводить в комфортном для всех сотрудников режиме. Не стоит сразу задействовать дисциплинарные меры и денежные взыскания. Прежде чем полноценно переходить на новую систему обмена данными, лучше в течение определенного срока (квартала или полугодия) поработать в новом режиме, соблюдая новый регламент, пока он не станет частью повседневного производственного процесса. Понаблюдав, как принятые меры повлияли на продуктивность сотрудничества отделов, можно дополнить или скорректировать систему их взаимодействия.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь или войдите на сайт!

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.