text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как анализировать и контролировать исполнение бюджетов

Анализ исполнения бюджета может проводиться оперативно (в режиме онлайн) и ретроспективно, то есть по окончании бюджетного периода. Эти два способа не взаимоисключающие, они дополняют друг друга.

Оперативный анализ позволяет в режиме текущего времени контролировать затраты на соответствие бюджету; выявлять причины, вызвавшие необходимость внебюджетных (или сверхбюджетных) затрат, и принимать решение об их допустимости.

Оперативный анализ может быть направлен:

Для повышения уровня дисциплины в компании важен ретроспективный метод, который применяется для контроля исполнения бюджета доходов и расходов. Такая проверка направлена на комплексный анализ результатов, когда ситуация уже не может быть изменена. Ее цель – изучение свершившихся фактов, выявление проблем и ошибок, разработка мероприятий по их предотвращению в будущем. Результаты ретроспективного контроля могут быть базой для премирования менеджмента за исполнение бюджета.

Доходы и поступления денежных средств от продаж также можно контролировать как оперативно, так и ретроспективно. Оперативный контроль позволяет прогнозировать поступление денежных средств в краткосрочном периоде и при необходимости вносить коррективы в платежный календарь; своевременно реагировать на негативное изменение уровня дебиторской задолженности, а также выявлять тенденции снижения доходов и предпринимать меры по сокращению расходов.

Инвестиционный бюджет необходимо контролировать как оперативно, так и ретроспективно (отдельно от контроля текущих расходов). Возможно принятие индивидуальных решений по каждому факту превышения расходов, так как они могут оказать принципиальное влияние на реализацию инвестиционного проекта.

Как оперативно контролировать исполнение бюджета

Оперативно контролировать необходимо и доходы, и расходы компании.

Контроль расходов. Оперативный контроль затрат может быть как сплошным (над всеми затратами компании), так и выборочным.

Сплошной контроль затрат трудоемок. Для оптимизации процесса допустимо выделять статьи бюджетов или центры финансовой ответственности, подлежащие полной проверке, а остальные или не контролировать или контролировать по каким-либо параметрам. Например, по прямым расходам проверять только цены на ключевые ресурсы, а объем потребления ресурсов не ограничивать. Детализированный контроль прямых расходов, как правило, нецелесообразен, так как они необходимы для продолжения процесса производства, даже если их по каким-либо причинам не включили в бюджет или включили в недостаточном количестве. В таком случае необходимо анализировать причины упущения, пересматривать бюджет, но отказаться от расходов невозможно.

Переменные расходы осуществляются, как правило, на основании долгосрочных договоров. Простейший способ контроля над ними – включение бюджетного контролера в число лиц, согласующих договоры. Если ресурсы приобретаются разово, то с ним должен быть согласован каждый расходный документ.

Если закупаемые материалы относятся к биржевым товарам или цены на них регулируются государством (поставщиком-монополистом), целесообразно закладывать в бюджет диапазон цен, допустимых для компании. Бюджетный контролер должен фиксировать цены сделки и при их отклонении от диапазона, предусмотренного планом, информировать ответственное лицо подразделения – инициатора платежа, который в свою очередь должен проанализировать долгосрочность складывающихся тенденций и своевременно сообщить о необходимости пересмотра бюджета.

Косвенные расходы контролируются по следующей общей схеме: каждая заявка на платеж (подробнее о том, как сформировать заявку, см. Как разработать форму заявки на платеж), генерируемая центром финансовой ответственности (ЦФО), должна быть зарегистрирована в подразделении, проводящем мониторинг исполнения бюджета. Без подтверждающей визы она не должна приниматься к оплате казначейством (подробнее о том, какие этапы контроля должны проходить платежи, см. Как организовать согласование платежей).

В зависимости от объема документооборота, эти процедуры организуются или путем физического перемещения документов между участниками процесса, или путем регистрации в специализированных программах электронного документооборота.

Инициатор платежа должен указать на документе, по какой статье какого бюджета запланирован данный расход (например, «Бюджет отдела рекламы», статья «Наружная реклама»). Для краткости возможны условные сокращения или кодировки, понятные всем участникам бюджетного процесса и, как правило, закрепляемые в приложениях к бюджетному регламенту (к примеру, «О.Р., ст. 10», где «О.Р.» – отдел рекламы, «ст. 10» – десятая в перечне статей бюджета отдела рекламы). Если применяются системы электронного документооборота, в сокращениях нет необходимости, так как эта информация подбирается из справочников.

Следует отметить важность точного указания ЦФО и статьи бюджета. Это необходимо как для оперативного, так и ретроспективного контроля. В первом случае контролер непосредственно контактирует с инициатором платежа и может уточнить реквизиты напрямую. Во втором анализ проводится на основе данных учета (бухгалтерского и управленческого) и поэтому необходимо, чтобы было обеспечено корректное разнесение по статьям затрат.

Бюджетный контролер проверяет сумму заявки на соответствие запланированным расходам. При этом возможны различные уровни детализации:

Когда контролируется только бюджет центра финансовой ответственности в целом, без конкретизации по статьям, бюджетный контролер может применять журнал регистрации следующего вида (см. таблицу 1. Контроль исполнения бюджета центра финансовой ответственности):

В таблице 1 по строке «Бюджет центра финансовой ответственности» указана сумма, предусмотренная утвержденным бюджетом для конкретного подразделения, по строке «Отклонение» – разница между итогом по журналу регистрации и бюджетом.

Для контроля бюджета центра финансовой ответственности в разрезе статей бюджета удобно применять иную форму журнала регистрации (см. таблицу 2. Контроль исполнения бюджета центра финансовой ответственности «Цех полуфабрикатов» по статьям):

Контроль всех заявок на платеж, генерируемых подразделением, в разрезе статей бюджета с детализацией расходов – трудоемкий процесс. В этом случае бюджетному контролеру необходимо иметь систематизированную и детализированную информацию о запланированных расходах и регистрировать расходные документы в сопоставлении с ней. Для этого может применяться журнал регистрации следующего вида (см. таблицу 3. Контроль исполнения бюджета центра финансовой ответственности по статьям с детализацией расходов).

Бюджет Документ Отклонение, руб.
Статья Вид расхода Детализация Сумма, руб. Дата Номер Наименование Контрагент Сумма, руб.
ЦФО (проект): Открытие магазина
Ремонт Кровельные работы Кровельный материал 300 000 16.04.2012 147 Счет ООО «Крыша» 305 000 5000
Изоляционный материал 100 000 17.04.2012 258 Счет ООО «Актуальные технологии» 98 000 -2000
Метизы 5000 17.04.2012 259 Счет ООО «Актуальные технологии» 5000 0
Услуги подрядчика 300 000 30.04.2012 123 Акт выполненных работ ООО «Подрядчик» 315 000 15 000
Отделочные работы (стены) Краска 150 000 02.05.2012 265 Счет ООО «Актуальные технологии» 155 000 5000
Штукатурка 100 000 02.05.2012 266 Счет ООО «Актуальные технологии» 95 000 -5000
Услуги подрядчика 150 000 20.05.2012 130 Акт выполненных работ ООО «Подрядчик» 150 000 0
Итого 1 105 000 1 123 000 18 000
Закупка оборудования Кассовое оборудование Кассовые аппараты 100 000 -100 000
Торговое оборудование Стенды 500 000 -500 000
Офисное оборудование Компьютеры 100 000 -100 000
Итого 700 000 -700 000
Реклама Наружная реклама 100 000 -100 000
Постеры 20 000 -20 000
Реклама в СМИ 150 000 -150 000
Итого 270 000 -270 000
Всего 2 075 000 1 123 000 -952 000

Такой уровень детализации имеет смысл при анализе бюджетов каких-либо проектов, (например, бюджета вывода на рынок нового продукта или инвестиционных бюджетов), то есть в тех случаях, когда важно в режиме онлайн отслеживать любые отклонения от плана и оперативно их анализировать.

Компания определяет контрольный период (как правило, квартал), в течение которого суммируются все расходы и определяется их соотношение с бюджетом. При превышении расходов над запланированными финансирование приостанавливается. В этом случае необходимо проработать и закрепить в бюджетном регламенте следующее:

Контроль доходов. Оперативно контролировать доходы может финансовая или коммерческая служба.

Как правило, ежедневный мониторинг доходов проводит коммерческая служба, которая использует информацию для деятельности своего подразделения и предоставляет в финансовую службу для анализа.

Поступления в оперативном режиме можно контролировать общей суммой или, в случае необходимости, с детализацией по ключевым контрагентам и продуктам. Детализация необходима прежде всего для ретроспективного анализа.

Для контроля можно использовать следующую аналитическую таблицу (см. таблицу 4. Анализ исполнения бюджета доходов за май 2012 г.).

В бюджете на месяц доходы могут быть запланированы в разбивке по дням, исходя из экспертной оценки специалистов, или рассчитаны делением общей суммы ожидаемых поступлений на количество рабочих дней в периоде (для розничных предприятий – количество календарных дней).

Доходы могут контролироваться финансовой службой по поступлению (бюджет движения денежных средств) и по начислению (бюджет доходов и расходов). В обоих случаях самый достоверный источник информации – данные учета (бухгалтерского и управленческого), соответственно, необходимо организовать обмен информацией между финансовой службой и бухгалтерией, согласовав сроки и формат предоставления данных (доступ к учетной базе, направление информации по электронной почте).

Как проводить ретроспективный анализ исполнения бюджета

Ретроспективный анализ позволяет провести факторный анализ исполнения бюджета. В результате должны быть получены числовые показатели, их отклонения и структура отклонений, а также выявлены причины, повлиявшие на изменение ситуации, и степень их объективности (субъективности).

Ретроспективный контроль можно проводить от общего к частному: начав с анализа финансового результата, перейти к доходам и расходам, их отклонениям от бюджетного уровня.

Для ретроспективного анализа исполнения бюджетов ЦФО удобно применять таблицу наподобие таблицы 5.

Источником информации служат данные бухгалтерского и управленческого учета. Для качественного анализа необходимо обеспечить корректное отнесение расходов на бюджетные статьи. В случае полного соответствия статей в бюджете и учетных данных возможно применение автоматической выгрузки информации из учетной базы в аналитические таблицы. Если полного соответствия нет, то необходимо формировать аналитические таблицы «вручную». Как правило, применяется смешанный подход – проводится автоматическая выгрузка данных, а при существенных отклонениях от бюджета анализируются конкретные суммы, отраженные по статье, с последующей ручной корректировкой при необходимости.

При небольших объемах информации за оперативный и ретроспективный контроль может отвечать один сотрудник финансовой службы, что облегчает анализ, так как этот специалист уже знает каждую цифру в каждом бюджете и понимает, какие факторы могли на нее повлиять. Однако при значительном объеме информации функции лучше разделить.

Необходимо определить и зафиксировать в регламентирующих документах, какие отклонения от бюджета считаются критическими и требуют проведения детализированного анализа. При этом существенность отклонений может определяться:

При выявлении существенного отклонения необходимо выяснить причины его возникновения и установить, было ли оно санкционировано вышестоящим руководством.

Недовыполнение расходов по статье также повод для анализа. Если расходы планировались "с запасом", это означает, что какому-либо ЦФО было отказано в финансировании и что финансовая служба не смогла корректно подготовить налоговый бюджет в связи с неточностью исходных данных.

Информация о результатах ретроспективного анализа должна доводиться до исполнителей и отражаться на их финансовой мотивации. Это способствует повышению ответственности при составлении бюджета в дальнейшем.

Какие задачи решаются посредством контроля и анализа исполнения бюджета

Контроль и анализ исполнения бюджета позволяют решить следующие задачи:

Как организовать контроль исполнения бюджета

В мониторинге исполнения бюджета участвуют:

При этом финансовая служба – контролирующий и аналитический орган, а все остальные подразделения – контролируемые. Исключение – коммерческая служба, которая также может выполнять контрольно-аналитические функции при мониторинге исполнения бюджета доходов (подробнее о распределении ролей в бюджетном процессе см. Как определить ответственных за планирование и исполнение бюджетов).

Порядок взаимодействия подразделений в процессе контроля исполнения бюджета должен быть закреплен в бюджетном регламенте компании (положении о бюджете). Необходимо определить:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.