text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как регламентировать контроль исполнения бюджетов компании

Утвердить правила и порядок бюджетного контроля можно как одним документом, так и несколькими. Например, подготовить отдельные положения – о контроле операционных расходов, капитальных затрат и т. д. Но стоит позаботиться о согласованности таких документов и об отсутствии противоречий в определениях, сроках, ответственности исполнителей.

В задачи регламента бюджетного контроля входит следующее:

Если предполагается контролировать исполнение бюджета непосредственно в корпоративной информационной системе или с помощью дополнительного программного обеспечения, то регламент нужно будет дополнить инструкцией для пользователей. Еще одним полезным дополнением может стать отдельная инструкция по бюджетному контролю (например, представленная в таком формате: см. Инструкция по бюджетному контролю). Стоит помнить, что какой бы ни была форма регламента, важно не наличие этого документа, а его исполнение.

Пример описания терминов и сокращений в регламенте бюджетного контроля

Виктор Бурмистров , независимый консультант

Отчет об исполнении бюджета – финальная версия управленческой отчетности, которая включает в себя набор финансовых показателей, сформированных в соответствии со стандартами управленческой отчетности, а также внутренними регламентами компании. Представляется руководству по итогам истекшего отчетного периода.

Статьи PL – статьи бюджета прибылей и убытков, детализируемые до уровня бюджетных статей операционных расходов.

Инициатор расходов – представитель структурного подразделения, которое выдвигает предложение о возникновении расходов.

Превентивный контроль – контроль, проводимый до осуществления расходов и направленный на предотвращение отклонений от бюджетных показателей в течение бюджетного цикла.

Резервный фонд (OPEX) – часть средств бюджета балансовой единицы, отражаемая на статье «Резерв по операционным расходам» виртуального центра ответственности, используемая руководителем компании для проведения операционных расходов вне бюджета, осуществление которых необходимо для удовлетворения потребностей бизнеса.

Как сформулировать в регламенте цели и задачи бюджетного контроля

Раскрывая в регламенте цели и задачи контроля исполнения бюджета, лучше отталкиваться от реальных процедур, которые требуется проводить в компании. Для чего организуется бюджетный контроль – чем подробней и четче это будет сформулировано, тем эффективней будет работать регламент. Лучше избегать сложных и неоднозначных формулировок. Большие задачи стоит детализировать и описывать как мелкие процессы.

Необходимо помнить, что основными целями бюджетного контроля считаются превентивный контроль и мониторинг исполнения бюджетов в разрезе аналитик; оперативное реагирование на изменение внешней и внутренней среды, снижение ее влияния на деятельность компании.

Как регламентировать состав участников бюджетного контроля и их ответственность

Участниками бюджетного контроля могут быть как отдельные должностные лица, так и центры ответственности (отделы, подразделения, филиалы и т. д.).

Минимальный состав должностных лиц может быть таким:

В зависимости от степени контроля в процесс можно вовлечь и другие структурные подразделения компании, к примеру, юридический департамент и отдел безопасности.

Регламентом утверждается полный состав участников бюджетного контроля, распределяется и закрепляется их ответственность. Если участники – должностные лица, то в отдельном разделе перечисляются их функциональные обязанности и ответственность; если участниками являются структурные подразделения, то описываются процедуры, за которые каждое подразделение отвечает, а также указываются внутренние исполнители. Так, для контроля соответствия заявки на закупку утвержденному бюджету в процесс должны быть вовлечены исполнитель структурного подразделения (инициирует заявку), руководитель подразделения (согласует) и бюджетный контролер (утверждает).

При разработке такого раздела очень важно придерживаться простых, однозначных формулировок, чтобы у сотрудника в будущем не возникло недопонимания в том, что он делает и за что отвечает.

Информация раздела об участниках бюджетного контроля и их ответственности может оказаться полезной при формировании должностных инструкций соответствующих сотрудников, а также при поиске нового специалиста.

Пример описания ответственности бюджетного контролера

Виктор Бурмистров , независимый консультант

Бюджетный контролер отвечает:

  • за корректность применения бюджетной аналитики на документах, проходящих согласование (например, за код центра ответственности, бюджетную статью, бизнес-единицу, код инвестиционного проекта и т. д.);
  • за соответствие инициируемых расходов, которые проходят согласование, бюджету центра ответственности на основании отраженной в учетной системе информации;
  • за перерасход, допущенный по бюджету контролируемого им центра ответственности;
  • за проверку расходов на соответствие цели инвестиционного проекта и срокам его реализации;
  • за соблюдение сроков рассмотрения и согласования представленных документов в соответствии с действующими в компании нормативными документами;
  • за предоставление информации о возможном источнике финансирования внебюджетных расходов в рамках своей компетенции;
  • за правильность осуществления перераспределений средств в случае внебюджетных расходов, за возможность и целесообразность использования в качестве источника финансирования предложенной инициатором расхода бюджетной статьи;
  • за предоставление информации на текущую дату по запросу руководителей по актуализированным бюджетам центров ответственности, величине свободных фондов на основании информации, отраженной в учетной системе;
  • за представление регулярных отчетов по центрам ответственности и т. д.

Как отразить в регламенте процедуры бюджетного контроля

Все этапы бюджетного контроля должны быть описаны в регламенте в той последовательности, в какой будут проводиться. Их необходимо раскрыть максимально детально. Процедуры должны быть логичны, а значит, еще на этапе формирования регламента важно выделить и скорректировать все несоответствия и нестыковки. Сам процесс можно представить как схему, таблицу или алгоритм.

Схему лучше сопроводить такими комментариями:

Описывая процедуры утверждения бюджетов или отчетов, важно включить в эту цепочку руководителей центров финансовой ответственности. Нужно определить четкие сроки проведения процедур и их согласования. Так, при правильной организации работы отделов они должны составлять не более двух рабочих дней для каждого этапа.

Необходимо помнить, что чем больше количество согласующих (особенно это касается внебюджетных расходов), тем сложнее процедура согласований, а значит, она должна быть прописана так, чтобы избежать путаницы, но и не быть слишком громоздкой.

На практике часто используют форму «Лист согласования» с указанием фамилий, должностей ответственных за этап лиц или матрицу (если процесс многоуровневый).

К примеру, процесс согласования «Заявки на закупку» можно представить следующей матрицей:

Должность Сумма заявки меньше установленного минимального лимита Сумма заявки выше установленного минимального лимита, но ниже максимального Внебюджетный расход ниже установленного минимального лимита Сумма заявки выше установленного максимального лимита Внебюджетный расход выше установленного максимального лимита
Исполнитель центра финансовой ответственности Инициирует
Руководитель центра финансовой ответственности Согласовывает
Финансовый (бюджетный) контролер Утверждает
Финансовый директор Утверждает Утверждает
Казначейство Исполняет
Главный бухгалтер Согласовывает, если заявка на нового поставщика
Генеральный директор Утверждает Утверждает
Юридический отдел Согласовывает, если заявка по нестандартному договору
Менеджер по безопасности Согласовывает, если заявка на нового поставщика
Члены инвестиционного комитета Утверждают финансирование инвестиционного проекта, по которому объем инвестиций выше установленного лимита

Для каждого этапа бюджетного контроля нужно указать ответственных лиц, источники получения данных (к примеру, это может быть база «1С»), убедиться, что они обеспечивают всю необходимую и достаточную информацию. Если данные предоставляются другими подразделениями, то важно установить жесткие формы отчетов, сроки их представления и обработки, определить отвечающих за них лиц.

Например, при заведении заявки на закупку для ее последующего контроля в регламенте нужно обозначить обязательные для ее заполнения аналитики:

Из таблицы видно, что при бюджетном контроле, как правило, используются определенные ограничения и лимиты, устанавливаются нормы отклонений фактических значений от плановых показателей. Их также нужно прописать в регламенте. С одной стороны, это даст возможность участникам процесса бюджетного контроля лучше понять его, с другой – поможет решить споры при нарушении бюджетной дисциплины. Ведь часто компании включают именно показатели исполнения бюджетов в бонусные планы руководителей.

Если документ разрабатывается для группы компаний или предприятия с разветвленной организационной структурой, в нем также нужно предусмотреть описание процедуры перераспределения средств между подразделениями и их контроль. Особенно это актуально, когда по отдельным подразделениям возникает дефицит бюджетных средств.

Виктор Бурмистров , независимый консультант

Процедура актуализации бюджета инициируется в следующих ситуациях:

  • при возникновении внебюджетных расходов, влияющих на исполнение бюджета центрами ответственности;
  • при реструктуризации и возникающей при этом необходимости перераспределения бюджетов по новой организационной структуре.

Общие принципы актуализации:

1) капитальные расходы не могут служить источником финансирования для операционных расходов, и наоборот;

2) расходы года, предшествующего текущему, не учтенные при подготовке бюджета и не зарезервированные в прошлом периоде, финансируются с определением источника финансирования из средств текущего года;

3) перераспределение операционных расходов в предшествующие кварталы не допускается;

4) любые перераспределения по статьям бюджета доходов и расходов по части расходов на оплату труда должны осуществляться в целях, не противоречащих принципам оплаты труда сотрудников компании, и согласовываться с директором по персоналу;

5) не допускается перераспределение с проектной деятельности на регулярную;

6) средства, выделяемые из резервного фонда, имеют целевое назначение (выделяются под реализацию специальных проектов и на конкретные мероприятия), поэтому бюджетный контролер должен отслеживать расходы по статьям, на которые были выделены средства из резервного фонда, и не допускать их нецелевого использования. Средства, выделенные из резервного фонда, но не использованные (использованные в меньшем объеме), подлежат полному (частичному) возврату в резервный фонд.

Типы актуализации бюджета:

  • в зависимости от периода, в котором происходит перераспределение бюджетов:
    – перераспределение внутри одного квартала (для операционных расходов);
    – перераспределение между кварталами планового финансового года (для операционных и капитальных расходов);
  • в зависимости от расходных статей и центров ответственности, задействованных в актуализации:
    – перераспределение расходов по статьям в рамках одного ЦО;
    – перераспределение расходов между разными ЦО.
Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.