text
Журнал

Как контролировать исполнение бюджета

Чтобы удержаться в рамках бюджета, следуйте двум правилам. Во-первых, не оплачивайте по счету, договору или заявке на платеж, пока не проверите, что сумма соответствует бюджету. Во-вторых, согласовывайте расходы сверх плана только в исключительных случаях и с веским обоснованием.

Контроль исполнения бюджета в первую очередь подразумевает контроль исполнения бюджета движения денежных средств (БДДС), во вторую – бюджета доходов и расходов.

Как контролировать исполнение бюджета движения денежных средств

Отслеживать исполнение бюджета движения денежных средств возможно в режиме онлайн. Выписки из банка поступают ежедневно, достаточно отразить суммы в учете в тот же день, необходимости ждать закрывающих документов нет.

Если правильно организуете процесс согласования оплат в компании, получите рабочий инструмент по предотвращению несанкционированных и ошибочных платежей. Как минимум потребуется предусмотреть две контрольные процедуры: проверку договоров и заявок на оплату.

Бюджетный контроль договоров. Предположим, что в середине года нужно согласовать договор, который не предусмотрели, когда составляли бюджет о движении денежных средств. По статье, на которую следует отнести платежи, есть резерв. Чтобы оценить, вписывается ли в этот резерв сумма по новому контракту, воспользуйтесь отчетом об исполнении БДДС с прогнозом до конца года, см.  образец отчета. Отчет обеспечит информацией не только о произведенных платежах, но и о предстоящих в соответствии с условиями действующих договоров. Именно эти сведения понадобятся при согласовании.

Александр Матвеев , начальник отдела планирования и анализа ОАО «Мегафон» (Дальневосточный филиал)

Компания планирует в июле сменить один из офисов. Стоимость аренды нового помещения уже учли в годовом бюджете денежных средств – 107 тыс. руб. в месяц. На момент переезда становится ясно, что в дополнение к плановой сумме потребуется оплатить аренду еще одной комнаты под серверы. Чтобы согласовать новый договор, финансовая служба формирует отчет об исполнении бюджета денежных средств по статье «Арендная плата за офисы» на текущую дату (15 июля) с прогнозом до конца года и включает в него данные о предстоящих дополнительных выплатах, см.  образец отчета.

По вертикали отчет можно условно разделить на две части, граница пройдет по текущему месяцу. В левой части – с января по первую половину июля – данные об уже совершенных платежах, фактическое исполнение бюджета в разрезе арендуемых помещений. В правой – с середины июля по декабрь – информация о планируемых графиках оплат и, соответственно, прогноз исполнения бюджета.

Новый договор планируется заключить с середины июля. Оплата с отсрочкой на один месяц, а значит, первый платеж состоится в августе. Как видно по строке «Остаток», с сентября по декабрь прогнозная сумма выплат по ранее подписанным и уже действующим контрактам вместе с новым превышает запланированное значение по статье «Арендная плата за офисы» ЦФО «Участок АХО» на 8 тыс. руб. Но по итогам года это превышение компенсируется экономией в январе–июне. Этой информации уже достаточно для того, чтобы принять решение – соглашаться на переезд или искать более выгодное предложение.

Если в компании контролируют бюджет по годовым итогам и допустимо расходовать сэкономленные средства в будущих периодах, то решение будет положительным. Если остатки денег недопустимо перераспределять на будущее – отрицательным. Второй подход позволяет сохранить сэкономленные средства и повысить вероятность запланированной эффективности. Но есть риск, что ответственные за расходы службы будут стремиться освоить бюджет.

 

Образец отчета. Отчет об исполнении бюджета движения денежных средств

 

Скачать образец отчета

 

Благодаря такому отчету удается оценивать допустимость новых выплат в любом из предстоящих месяцев текущего года. Но убедитесь, что в нем достоверные данные обо всех запланированных платежах по действующим договорам. Чтобы обеспечить актуальность данных, введите правила:

 

Образец документа. Лист согласования договора с графиком поставки

 

 

Казначейский контроль. Даже если финансовая служба согласовывает договоры в обязательном порядке и учитывает графики оплат по ним в бюджете движения денежных средств, спорных ситуаций не избежать. Например, инициатор подает вне очереди срочную заявку на оплату, не привязанную к утвержденному контракту, или просит пойти навстречу поставщику и перечислить ему деньги раньше установленного срока. Принять правильное решение и отсечь неоправданные или несвоевременные расходы можно, если внедрить еще одну контрольную процедуру – согласование платежей. См. подробнее Как организовать согласование платежей и Когда оправданно пересмотреть порядок согласования платежей в компании. Порядок действий:

Казначейский контроль позволяет финансовой службе не пропускать платежи, превышающие бюджет в том или ином срезе. Кстати, процедуру без труда можно автоматизировать и избежать излишней бюрократии и возросшего документооборота. См. также Как защитить компанию от превышения бюджета.

Не всегда удается планировать с точностью на 100 процентов. Бывает объективная потребность в дополнительном платеже. На такой случай стоит предусмотреть механизм оперативной корректировки бюджета, его адаптации под изменившиеся условия, как на схеме. Помните, что контроль исполнения бюджета движения денежных средств не должен становиться преградой для бизнеса.

Как контролировать исполнение бюджета доходов и расходов

Если корректно привязать денежные потоки к доходам и расходам, бюджет движения денежных средств может служить также инструментом контроля затрат. Однако это реализовать сложно, особенно когда связь между платежами и расходами неочевидна. К примеру, бюджет не предусматривает постоплату по услугам, оказанным компании в прошлых отчетных периодах. Система контроля не пропускает такой платеж, а между тем он не влияет на прибыль текущего периода.

Несмотря на то что финансовый менеджер может вовремя обнаружить угрозу перерасхода БДДС и предотвратить ее, часто приходится идти на превышение этого плана. В частности, согласовать платеж только потому, что невозможно нарушить условия оплаты по ранее произошедшей поставке. Поэтому, чтобы повысить надежность бюджетного контроля, проверяйте поступающие в финансовую службу договоры и заявки на соответствие не только бюджету движения денежных средств, но и доходов и расходов (БДР).

В отличие от денежных потоков факт по доходам и расходам затруднительно фиксировать в режиме онлайн. Чтобы оценить степень исполнения бюджета, например, за март, необходимо дождаться апреля, когда бухгалтерия закроет период и подготовит отчетность. В результате станет известно об исполнении БДР с задержкой в месяц. Несмотря на кажущуюся ценность такого отчета, столь существенное запоздание не позволяет финансовой службе вовремя среагировать и не допустить нежелательных затрат.

С точки зрения системы бюджетного контроля идеально, когда в процессе принятия решения по тому или иному расходу принимают во внимание и его влияние на будущее исполнение БДР. Чтобы это реализовать, потребуется организовать сбор данных по прогнозируемым новым обязательствам. Достаточно дополнить форму листа согласования договоров и заявки на осуществление платежа с графиком поставок, а именно датами возникновения обязательств перед контрагентами в разрезе сумм.

Александр Матвеев , начальник отдела планирования и анализа ОАО «Мегафон» (Дальневосточный филиал)

Проверим планируемый договор на аренду из предыдущего примера на соответствие бюджету доходов и расходов (см. таблицу. Отчет об исполнении бюджета доходов и расходов по статье «Арендная плата за офисы» ЦФО «Участок АХО»).

Дополнительное помещение обернется для компании перерасходом по статье затрат «Арендная плата за офисы» на сумму в 17 тыс. руб. за год. Поскольку условия договора подразумевают постоплату со смещением на месяц (аренда за сентябрь перечисляется в октябре, но относится на расходы сентября), в прогнозном отчете об исполнении бюджета доходов и расходов все было оптимистичнее. При отсутствии контроля по бюджету доходов и расходов поступивший договор мог бы быть согласован, но при этом цель компании по прибыли оказалась бы недостигнутой (при прочих равных условиях).

Показатель Фактические данные с 1 января по 15 июля Прогнозные данные с 16 июля по 31 декабря Итого за год
Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь
Бюджет 178 178 178 178 178 186 186 186 186 186 186 186 2195
Факт + резервирование 177 177 177 177 177 177 0 183 193 193 193 193 193 2212
Офис № 1. Контрагент ААА. Договор 123 95 95 95 95 95 95               569
Офис № 2. Контрагент БББ. Договор 432 82 82 82 82 82 82   82 82 82 82 82 82 986
Офис № 3. Контрагент ВВВ. Договор 678               91 91 91 91 91 91 544
Договор, поступивший на согласование               10 20 20 20 20 20 112
Остаток 1 1 1 1 1 9 3 –7 –7 –7 –7 –7 –17

 

Образец документа. Регламент по управлению денежными средствами

 

 

Образец документа. Положение об оплате счетов

 

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.