text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как контролировать исполнение бюджета

Есть несколько простых правил, соблюдение которых позволит добиться строгого исполнения бюджета. Во-первых, не оплачивать по счету, договору или заявке на платеж без предварительной проверки на соответствие бюджету. В-вторых, допускать расходы сверх запланированного только в исключительных случаях и с веским обоснованием.

Как обеспечить исполнение бюджета движения денежных средств

На практике, когда говорят о контроле исполнения бюджета, под последним чаще всего подразумевают бюджет движения денежных средств (БДДС). Во-первых, факт по нему просто отследить в режиме онлайн. Выписки из банка поступают ежедневно, их фиксация в информационной системе сложности не вызывает. Во-вторых, статьи бюджета и принцип учета факта по ним предельно понятен нефинансистам. Деньги поступили – тем же днем были отражены в отчете, нет необходимости ждать закрывающих документов и т. д.

Если правильно организовать процесс согласования оплат в компании, у финансовой службы появляется рабочий инструмент по предотвращению несанкционированных и ошибочных платежей. Как минимум потребуется предусмотреть две контрольные процедуры: проверка договоров и заявок на оплату.

Бюджетный контроль договоров. Предположим, что в середине года нужно согласовать договор, который не был предусмотрен на момент составления бюджета о движении денежных средств. По статье, на которую следует отнести платежи по нему, предусмотрен резерв. Для того чтобы оценить, вписывается ли в этот резерв сумма по новому контракту, удобно применять форму отчета об исполнении БДДС с прогнозом до конца года. Так у финансовой службы будет информация не только о произведенных платежах, но и о предстоящих в соответствии с условиями действующих договоров. Именно эти сведения понадобятся при согласовании.

Александр Матвеев , начальник отдела планирования и анализа ОАО «Мегафон» (Дальневосточный филиал)

Компания планирует в июле сменить один из офисов. Стоимость аренды нового помещения уже учтена в годовом бюджете денежных средств (107 тыс. руб. в месяц). На момент переезда становится ясно, что плюс к этому потребуется оплатить аренду еще одной комнаты под серверы. Чтобы согласовать соответствующий договор, финансовая служба формирует отчет об исполнении бюджета денежных средств по статье «Арендная плата за офисы» на текущую дату (15 июля) с прогнозом до конца года и включает в него данные о предстоящих дополнительных выплатах (см. таблицу 1. Отчет об исполнении бюджета движения денежных средств по статье «Арендная плата за офисы» ЦФО «Участок АХО»).

По вертикали отчет можно условно разделить на две части, граница пройдет по текущему месяцу. В левой части (с января по первую половину июля) приводятся данные об уже совершенных платежах – фактическое исполнение бюджета в разрезе арендуемых помещений. В правой (с середины июля по декабрь) – информация о планируемых графиках оплат и, соответственно, прогноз исполнения бюджета.

Новый договор планируется заключить с середины июля. Оплата предусмотрена с задержкой на один месяц, а значит первый платеж состоится в августе. Как видно по строке «Остаток», с сентября по декабрь прогнозная сумма выплат по ранее подписанным и уже действующим контрактам вместе с новым превышает запланированное значение по статье «Арендная плата за офисы» ЦФО «Участок АХО» на 8 тыс. руб. Но по итогам года это превышение компенсируется экономией в январе–июне. Этой информации уже достаточно для того, чтобы принять решение – соглашаться на переезд или искать более выгодное предложение.

Если в компании принят контроль бюджета по годовым итогам, то решение будет положительным. Однако возможна ситуация, когда в компании действует принцип «все сэкономленные средства не могут быть израсходованы в будущих периодах». Второй подход, с одной стороны, позволяет не потратить сэкономленные средства и таким образом повысить вероятность запланированной эффективности. С другой стороны, это побуждает ответственные за расходы службы «осваивать» бюджет любой ценой.

Благодаря такому отчету можно принять решение о допустимости новых выплат в любом из предстоящих месяцев текущего года. Конечно же, чтобы оно было действительно взвешенным, понадобятся достоверные данные обо всех запланированных платежах по действующим договорам. Их можно собирать и актуализировать так:

Казначейский контроль. Даже если все договоры согласуются с финансовой службой в обязательном порядке, а графики оплат по ним учитываются в бюджете движения денежных средств, спорных ситуаций все равно не избежать. Например, вне очереди подается срочная заявка на оплату, не «привязанная» к утвержденному контракту, или инициатор решает пойти навстречу поставщику и перечислить ему деньги раньше установленного срока. Принять правильное решение и отсечь неоправданные или несвоевременные расходы можно, если внедрить еще одну контрольную процедуру – согласование платежей (об этом см. подробнее Как организовать согласование платежей). Она может быть реализована так:

Эта простая на вид процедура позволяет финансовой службе не пропускать платежи, превышающие бюджет в том или ином срезе. Кстати, она без труда автоматизируется, так что можно избежать излишней бюрократии и возросшего документооборота.

Александр Матвеев , начальник отдела планирования и анализа ОАО «Мегафон» (Дальневосточный филиал)

Не всегда удается планировать с точностью на 100 процентов. На практике нередко бывает, когда по той или иной статье бюджет исчерпан, но есть объективная потребность в дополнительном платеже. На такой случай стоит предусмотреть механизм оперативной корректировки бюджета, его адаптации под изменившиеся условия. Помните, что контроль исполнения бюджета движения денежных средств не должен становиться преградой для бизнеса.

Чаще всего достаточно просто «перекинуть» деньги с одной статьи на другую. Так удается избежать перерасхода бюджета движения денежных средств в целом. Если речь идет о незначительной сумме (например, до 5 тыс. руб.), то право принимать решение можно оставить за финансовым контролером. Если предполагаемая оплата существеннее, то, скорее всего, потребуется пересмотреть бюджет полностью совместно с руководителями линейных служб. Корректировка плана может проводиться по такому алгоритму (см. схему Алгоритм оперативной корректировки бюджета).

Как контролировать затраты компании с помощью бюджета доходов и расходов

При корректной привязке денежных потоков к доходам и расходам бюджет движения денежных средств может служить также инструментом контроля затрат. Однако на практике это реализовать сложно, особенно когда связь между платежами и расходами неочевидна. К примеру, бюджетом не предусмотрена постоплата по услугам, оказанным компании в прошлых отчетных периодах. Система контроля не пропускает такой платеж, а между тем он не влияет на прибыль текущего периода.

Еще один момент. Несмотря на тот факт, что финансовый менеджер может вовремя обнаружить угрозу перерасхода БДДС и предотвратить ее, на практике часто приходится идти на превышение этого плана. В частности, согласовать платеж только потому, что невозможно нарушить условия оплаты по ранее произошедшей поставке. Поэтому, чтобы повысить надежность бюджетного контроля, стоит договоры и заявки, поступающие в финансовую службу, проверять на соответствие не только бюджету движения денежных средств, но и доходов и расходов (БДР).

В отличие от денежных потоков факт по доходам и расходам затруднительно фиксировать в режиме онлайн. Для того чтобы оценить степень исполнения бюджета, например, за март, необходимо дождаться апреля, когда бухгалтерия закроет период и подготовит отчетность. В результате станет известно об исполнении БДР с задержкой в месяц. Несмотря на кажущуюся ценность такого отчета, столь существенное запоздание не позволяет финансовой службе вовремя среагировать и не допустить нежелательных затрат.

С точки зрения системы бюджетного контроля идеально, когда в процессе принятия решения по тому или иному расходу принимается во внимание и его влияние на будущее исполнение БДР. Чтобы это реализовать, потребуется организовать сбор данных по прогнозируемым новым обязательствам. Это не сложно. Достаточно дополнить форму листа согласования договоров и заявки на осуществление платежа с графиком поставок, а именно – датами возникновения обязательств перед контрагентами в разрезе сумм.

Александр Матвеев , начальник отдела планирования и анализа ОАО «Мегафон» (Дальневосточный филиал)

Проверим планируемый договор на аренду из предыдущего примера на соответствие бюджету доходов и расходов (см. таблицу 2. Отчет об исполнении бюджета доходов и расходов по статье «Арендная плата за офисы» ЦФО «Участок АХО»).

Дополнительное помещение обернется для компании перерасходом по статье затрат «Арендная плата за офисы» на сумму в 17 тыс. руб. за год. Поскольку условия договора подразумевают постоплату со смещением на месяц (аренда за сентябрь перечисляется в октябре, но относится на расходы сентября), в прогнозном отчете об исполнении бюджета доходов и расходов все было оптимистичнее. При отсутствии контроля по бюджету доходов и расходов поступивший договор мог бы быть согласован, но при этом цель компании по прибыли оказалась бы недостигнутой (при прочих равных условиях).

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.