text
Журнал

Как планировать заказы в позаказном производстве

Приступая к планированию бюджетов в позаказном производстве, стоит разобраться в специфике заказов, требованиях к их отражению в учете. Тогда можно будет определить форму основных бюджетов, увязать их с другими документами и распределить ответственность за их составление.

Если на предприятии выпускают единичную или уникальную продукцию, выполняют специальные заявки, то для каждой из них нужно разрабатывать свой бюджет. Преимущество такого способа планирования – возможность получить полную информацию о заказе, затратах на его исполнение, наличии необходимых денежных средств, об итоговых финансовых результатах и т. д.

Достичь этого можно путем привязки или кодировки первичных документов бухучета, основных и функциональных бюджетов и форм к заказам. Такую кодировку лучше делать простой и идентифицировать с конкретным видом продукции. Тогда прямые затраты на производство можно будет планировать в соответствии с заказом, а косвенные равномерно распределять согласно выбранному в учетной политике способу.

Если заказов немного (один–два за период), их фактический учет и планирование будут предельно простыми. Когда их больше (десятки, сотни за отчетный период) – это существенно повысит трудо- и человекозатраты. Упростить процесс поможет подготовка специальных форм бюджетов.

Как разработать форму бюджета заказа

Отдельные виды продукции могут кардинально отличаться друг от друга – поэтому, разрабатывая форму бюджета заказа, нужно унифицировать основные параметры. Тогда можно будет консолидировать заказы в один бюджет, объединять по центрам ответственности или по видам деятельности (если на предприятии их несколько). Форма такого документа может быть в виде таблицы 1.

Название. Каждый отдельный заказ должен легко выделяться и идентифицироваться. Поэтому целесообразно присвоить заявкам числовые номера или коды. Можно указывать заказы по наименованиям, но при вводе данных в учетную систему разными операторами велика вероятность ошибок (к примеру, если отнесли какие-либо расходы не на тот заказ). А это существенно усложнит обработку данных и план-факт анализ результатов.

Центр финансовой ответственности. Так как большинство бюджетных систем строится на принципе закрепления центров финансовой ответственности, в форму бюджета заказа можно включить привязку непосредственно к ним либо к направлению деятельности. Наличие такого параметра во всех бюджетах позволит группировать их по заданному признаку, выделять заказы отдельного ЦФО и (или) направления деятельности.

Срок выполнения заказа. У всех заявок в позаказном производстве свои сроки исполнения – они могут быть привязаны к общему производственному циклу либо отличны от него. Отметив их в бюджете заказа, можно точнее прогнозировать получение денежных средств от заказчика, финансовый результат от исполнения заявки, дебиторскую и кредиторскую задолженность как по конкретно взятому заказу, так и по предприятию в целом.

Период планирования. Чаще всего совпадает со сроком выполнения заказа. Шаг планирования зависит от длительности заказа, его этапов, если планируется сдавать его частями (подробнее см.  Как определить горизонт и шаг планирования для бюджетов). На весь период составляют бюджет доходов и расходов, а также бюджет движения денежных средств по каждому заказу с их последующей консолидацией.

Статьи затрат. Чаще всего в бюджете заказа используются статьи бухгалтерского или управленческого учета. Например:

При необходимости их можно детализировать или дополнить (например, суммами амортизационных отчислений, если каждый заказ выполняется на определенном станке, или налогом на прибыль и др.).

Код статьи Статья План, руб. Наименование ЦФО Номер заказа Название продукции Дата начала выполнения заказа Дата окончания выполнения заказа
1 Выручка (в т. ч. НДС) 100 000,00 ЦФО 1 100 Деталь 1 01.01.2013 31.12.2013
2 НДС 15 254,24
3 Себестоимость, в том числе: 71 000,00
3.1. материалы, комплектующие, спецоборудование, услуги сторонних организаций и т. д. 10 000,00
3.2. зарплата исполнителей заказа 41 000,00
3.3. социальные отчисления от зарплаты исполнителей заказа 14 000,00
3.4. косвенные затраты 6000,00
4 Прибыль 13 745,76

Как контролировать исполнение бюджета заказа

Доходную часть бюджета по заключенным договорам и полученным заявкам формирует коммерческая служба. Она же фиксирует планируемые даты отгрузок и поступлений денежных средств. Актуальные данные можно запросить по подписанным контрактам и отдельно по неподтвержденным заявкам, к примеру, если нужно оценить выполнение годового плана.

Затем финансовая служба планирует затраты, распределяя их согласно учетной политике и срокам выполнения заказа.

Фактические данные в бюджет заказа вносят по принципу «факт на замену плану» (с его помощью удобно оперативно контролировать исполнение заказа) либо по план-факту (такой подход даст больше информации для анализа). Периодичность дополнения бюджета фактической информацией соответствует принципам ведения бюджетов в конкретной компании. Чаще всего порядок следующий:

Регулярный контроль план-факт отклонений бюджетов каждого заказа проводит финансовая служба и сообщает о них ответственным исполнителям (менеджерам сбыта, снабжения). После определения причин несоответствий бюджеты заказов корректируют на оставшийся плановый период. Аналогично проверяют сводные бюджеты заказов по компании или по отдельным центрам финансовой ответственности, в том числе оценивают количество набранных всего и реально выполненных заказов, объемы поступлений и платежей и т. д. Сводные бюджеты лучше корректировать не чаще одного раза в квартал.

Как составить бюджет доходов и расходов при позаказном производстве

Разрабатывая бюджет доходов и расходов в позаказном производстве, необходимо установить способ планирования и отражения статей затрат для каждого заказа. Важно также предусмотреть возможность консолидации отдельных бюджетов в один документ.

Как планировать бюджет доходов и расходов заказа. Планировать доходы и расходы по отдельному заказу можно:

Код статьи Статья Январь Февраль ... Ноябрь Декабрь Итого факт нарастающим итогом
(за 6 месяцев)
Итого план нарастающим итогом
(за 6 месяцев)
Факт Факт ... План План
1 Выручка (в т. ч. НДС) 0,00 0,00 ... 0,00 100 000,00 0,00 100 000,00
2 НДС 0,00 0,00 ... 0,00 15 254,24 0,00 15 254,24
3 Выручка без НДС 0,00 0,00 ... 0,00 84 745,76 0,00 84 745,76
4 Себестоимость, в том числе: 0,00 0,00 ... 0,00 71 000,00 0,00 71 000,00
4.1. материалы, комплектующие, спецоборудование, услуги сторонних организаций и т. д. 0,00 0,00 ... 2000,00 0,00 2000,00 10 000,00
4.2. зарплата исполнителей заказа 3416,67 3416,67 ... 3416,67 3416,67 20 500,00 20 500,00
4.3. социальные отчисления от зарплаты исполнителей заказа 1166,67 1166,67 ... 1166,67 1166,67 7000,00 7000,00
4.4. косвенные затраты 500,00 500,00 ... 500,00 500,00 3000,00 3000,00
5 Прибыль 0,00 0,00 ... 0,00 13 745,76 0,00 13 745,76

Как объединить бюджеты заказов. Пример консолидации бюджета доходов и расходов по заказам представлен на схеме 1. Сначала нужно объединить все бюджеты заказов по отдельно взятому центру финансовой ответственности. Затем сформировать бюджеты по прочей деятельности (это можно сделать как по ЦФО, так и по виду деятельности). Далее на основании итоговых данных сформировать бюджеты доходов и расходов по основной и прочей деятельности, а также бюджет прочих доходов и расходов (с использованием унифицированных параметров форм бюджетов – названия, сроков, статей затрат и др.).

После построения бюджетов прочих доходов и расходов и их консолидации формируется сводный бюджет доходов и расходов по компании, схожий с отчетом о финансовых результатах в бухгалтерской отчетности.

Код статьи Статья План на 2013 год Январь Февраль ... Ноябрь Декабрь Факт нарастающим итогом
(за 6 месяцев)
План нарастающим итогом
(за 6 месяцев)
Факт Факт ... План План
I. Основная деятельность
1.1. Выручка, в том числе 300 000,00 0,00 0,00 ... 0,00 300 000,00 0,00 300 000,00
1.1.1. ЦФО 1, в том числе 300 000,00 0,00 0,00 ... 0,00 300 000,00 0,00 300 000,00
1.1.1.1. 100* 100 000,00 0,00 0,00 ... 0,00 100 000,00 0,00 100 000,00
1.1.1.2. 200 200 000,00 0,00 0,00 ... 0,00 200 000,00 0,00 200 000,00
1.2. НДС, в том числе 45 762,71 0,00 0,00 ... 0,00 45 762,71 0,00 45 762,71
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
1.3 Выручка без НДС, в том числе 254 237,29 0,00 0,00 ... 0,00 254 237,29 0,00 254 237,29
1.3.1. ЦФО 1, в том числе 254 237,29 0,00 0,00 ... 0,00 254 237,29 0,00 254 237,29
1.3.1.1. 100 84 745,76 0,00 0,00 ... 0,00 84 745,76 0,00 84 745,76
1.3.1.2. 200 169 491,53 0,00 0,00 ... 0,00 169 491,53 0,00 169 491,53
1.4 Себестоимость, в том числе 213 000,00 0,00 0,00 ... 0,00 213 000,00 0,00 213 000,00
1.4.01 ЦФО 1, в том числе 213 000,00 0,00 0,00 ... 0,00 213 000,00 0,00 213 000,00
1.4.01.1. 100 71 000,00 0,00 0,00 ... 0,00 71 000,00 0,00 71 000,00
1.4.01.2. 200 142 000,00 0,00 0,00 ... 0,00 142 000,00 0,00 142 000,00
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
1.4.4. Косвенные затраты, в том числе 18 000,00 1500,00 1500,00 ... 1500,00 1500,00 9000,00 9000,00
1.4.4.1. ЦФО 1, в том числе 18 000,00 1500,00 1500,00 ... 1500,00 1500,00 9000,00 9000,00
1.4.4.1.1. 100 6000,00 500,00 500,00 ... 500,00 500,00 3000,00 3000,00
1.4.4.1.2 200 12 000,00 1000,00 1000,00 ... 1000,00 1000,00 6000,00 6000,00
1.5 Прибыль от основной деятельности, в том числе 41 237,29 0,00 0,00 ... 0,00 41 237,29 0,00 41 237,29
1.5.1. ЦФО 1, в том числе 41 237,29 0,00 0,00 ... 0,00 41 237,29 0,00 41 237,29
1.5.1.1. 100 13 745,76 0,00 0,00 ... 0,00 13 745,76 0,00 13 745,76
1.5.1.2. 200 27 491,53 0,00 0,00 ... 0,00 27 491,53 0,00 27 491,53
II. Прочая деятельность
2.1. Выручка 150 000,00 0,00 0,00 ... 0,00 150 000,00 0,00 150 000,00
2.2. НДС 22 881,36 0,00 0,00 ... 0,00 22 881,36 0,00 22 881,36
2.3. Выручка без НДС 127 118,64 0,00 0,00 ... 0,00 127 118,64 0,00 127 118,64
2.4. Себестоимость 106 500,00 0,00 0,00 ... 0,00 106 500,00 0,00 106 500,00
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.9. Прибыль от прочей деятельности 20 618,64 0,00 0,00 ... 0,00 20 618,64 0,00 20 618,64
III. Прочие доходы и расходы
3.1. Прочие доходы 0 11 895,93 13 172,01 ... 16 069,94 16 069,94 0,00 192 839,27
3.2. Прочие расходы 0 6489,98 6038,83 ... 13 432,82 13 432,82 0,00 161 193,88
3.3. Прибыль от прочих доходов и расходов 0,00 5405,95 7133,18 ... 2637,12 2637,12 0,00 31 645,39
IV. Формирование чистой прибыли
4.1. Прибыль до налогообложения 93 501,33 5405,95 7133,18 ... 2637,12 64 493,05 0,00 0,00
4.2. Отложенные налоговые активы 59 952,00     ...   14 988,00 0,00 0,00
4.3. Отложенные налоговые обязательства 83 178,00     ...   20 794,50 0,00 0,00
4.4. Чистая прибыль нарастающим итогом 70 275,33     ...   70 275,33    
* Номер или код, соответствующий заказу.

Как планировать бюджет движения денежных средств в позаказном производстве

Планируя движение денежных средств в позаказном производстве, нужно определить оптимальный способ распределения платежей по заказам, предусмотреть консолидацию отдельных бюджетов в одну форму.

Как планировать движение денежных средств по заказу. Для формирования бюджета движения денежных средств по конкретному заказу чаще всего отражают только операции по основной деятельности (реже сюда можно отнести и выплаты по процентам и кредитам):

К этому процессу стоит привлечь непосредственных исполнителей заказа.

Форма такого бюджета будет иметь вид таблицы 4. В ней можно оперативно отслеживать, сколько всего было запланировано платежей, какие уже проведены, что осталось оплатить и т. д. Используя подход «факт на замену плана», ее можно ежемесячно актуализировать.

Код статьи Статья Январь Февраль ... Ноябрь Декабрь Итого факт нарастающим итогом
(за 6 месяцев)
Итого план нарастающим итогом
(за 6 месяцев)
Факт Факт ... План План
1 Поступления, в том числе: 0,00 30 000,00 ... 0,00 70 000,00 30 000,00 70 000,00
1.1. авансы полученные 0,00 30 000,00 ... 0,00 0,00 30 000,00 0,00
1.2. расчеты 0,00 0,00 ... 0,00 70 000,00 0,00 70 000,00
... ... ... ... ... ... ... ... ...
2. Платежи, в том числе: 0,00 0,00 ... 0,00 0,00 4000,00 6000,00
2.1. сырье и материалы 0,00 0,00 ... 0,00 0,00 3000,00 6000,00
2.2. спецоборудование 0,00 0,00 ... 0,00 0,00 1000,00 0,00
... ... ... ... ... ... ... ... ...

Сводный бюджет движения денежных средств по заказам. Сводный бюджет строится не только по видам деятельности, но и по принадлежности к заказам. Основные принципы планирования можно описать так:

Форма такого документа представлена таблицей 5.

Код статьи Статья План на 2013 год Январь Февраль ... Декабрь Факт нарастающим итогом
(за 6 месяцев)
План нарастающим итогом
(за 6 месяцев)
Факт Факт ... План
I. Операционная деятельность
1. Поступление денежных средств 450 000,00 0,00 90 000,00 ... 360 000,00 90 000,00 360 000,00
1.1. Авансы полученные 240 000,00 0,00 90 000,00 ... 150 000,00 90 000,00 150 000,00
1.1.1. ЦФО 1 90 000,00 0,00 90 000,00 ... 0,00 90 000,00 0,00
1.1.1.1. 100** 30 000,00 0,00 30 000,00 ... 0,00 30 000,00 0,00
1.1.1.2. 200 60 000,00 0,00 60 000,00 ... 0,00 60 000,00 0,00
1.1.2. Авансы по прочей деятельности 150 000,00 0,00 0,00 ... 150 000,00 0,00 150 000,00
1.2. Расчеты 210 000,00 0,00 0,00 ... 210 000,00 0,00 210 000,00
1.2.1. ЦФО 1 210 000,00 0,00 0,00 ... 210 000,00 0,00 210 000,00
1.2.1.1. 100 70 000,00 0,00 0,00 ... 70 000,00 0,00 70 000,00
1.2.1.2. 200 140 000,00 0,00 0,00 ... 140 000,00 0,00 140 000,00
1.2.2. Расчеты по прочей деятельности 0,00 0,00 0,00 ... 0,00 0,00 0,00
2. Выбытие денежных средств 323 242,71 18 853,33 18 853,33 ... 30 294,01 151 541,36 171 701,36
2.1. Материалы, комплектующие, спецоборудование, услуги сторонних организаций и т. д. 51 240,00 0,00 0,00 ... 0,00 15 540,00 35 700,00
2.1.1. ЦФО 1 30 000,00 0,00 0,00 ... 0,00 12 000,00 18 000,00
2.1.1.1. 100 10 000,00 0,00 0,00 ... 0,00 4000,00 6000,00
2.1.1.2. 200 20 000,00 0,00 0,00 ... 0,00 8000,00 12 000,00
2.1.2. Платежи по прочей деятельности 21 240,00 0,00 0,00 ... 0,00 3540,00 17 700,00
2.2. НДС 45 762,71 0,00 0,00 ... 11 440,68 22 881,36 22 881,36
2.3. Зарплата исполнителей заказа 153 000,00 12 750,00 12 750,00 ... 12 750,00 76 500,00 76 500,00
2.4. Социальные отчисления от зарплаты исполнителей заказа 52 000,00 4333,33 4333,33 ... 4333,33 26 000,00 26 000,00
2.5. Косвенные затраты 21 240,00 1770,00 1770,00 ... 1770,00 10 620,00 10 620,00
2.5.1. Коммунальные платежи 11 800,00 983,33 983,33 ... 983,33 5900,00 5900,00
2.5.2. Содержание компании 9440,00 786,67 786,67 ... 786,67 4720,00 4720,00
3. Чистый денежный поток по операционной деятельности 126 757,29 -18 853,33 71 146,67 ... 329 705,99 -61 541,36 188 298,64
II. Финансовая деятельность
... ... ... ... ... ... ... ... ...
* Номер или код, соответствующий заказу.

Как увязать бюджеты заказов с другими бюджетами компании

Используя единую кодировку (заказа или договора), можно собрать всю необходимую информацию об исполнении заказа и о запланированных для него ресурсах – данные из материально-стоимостного баланса, производственной программы, плана закупок, расходов на персонал и т. д. В свою очередь любой бюджет по какой-либо статье расхода можно свести по всем заказам, что поможет точнее их планировать.

Поскольку при позаказном производстве объемы складских остатков зачастую минимальны, сырье, материалы и комплектующие для производственных нужд планируют и приобретают под конкретный заказ. Поэтому, составляя бюджет закупок, важно использовать (или автоматически переносить) данные из бюджета движения денежных средств заказа и его производственной программы – это позволит своевременно обеспечивать производство необходимыми ресурсами.

Бюджет накладных расходов, включающий оплату труда административного персонала, коммунальные платежи, платежи за аренду помещений, содержание компании и прочее, напрямую не привязывают к заказам. Его данные попадают непосредственно в сводные бюджеты доходов и расходов, движения денежных средств. Если сумма накладных расходов в действительности выше, чем ее отразили в заказах, это приведет к некорректной оценке доходности каждого заказа. Кроме того, потом придется изыскивать средства, чтобы покрыть эту разницу. Своевременно сопоставив бюджеты заказов и накладных расходов, можно выделить часть затрат, которую закроют поступления от клиентов, определить, нужно ли искать дополнительные источники доходов, и избежать многих ошибок.

Связи между бюджетами компании представлены на схеме 2.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.