text
Журнал

Как составить бюджет расходов на переезд в другой офис

Чтобы рассчитать бюджет на переезд офиса, необходимо определиться с тем, какие расходы могут при этом возникнуть. Это могут быть единовременные траты, связанные со сдачей действующего помещения арендодателю, с упаковкой и перевозкой мебели, техники, документов и прочих вещей, ремонтом и оборудованием новых помещений до въезда, а также наладкой коммуникаций в них. Какую-то часть работ можно будет сделать самостоятельно, а что-то придется передать сторонним организациям – это важно выяснить до составления бюджета, поскольку на некоторые расходы может существенно повлиять выбор исполнителя.

Далее можно приступать к формированию бюджета и согласованию его с высшим руководством. Пример бюджета представлен в таблице 1.

В первом столбце таблицы 1 указывается вид расхода:

Во втором столбце таблицы 1 перечисляются статьи расходов. Это могут быть расходы на аренду помещения, ремонт, демонтаж, закупку мебели и т. д. У каждой компании свой индивидуальный список статей.

В третьем столбце уточняется, чем обоснована сумма конкретного вида расхода. К примеру:

В четвертом столбце указывается сумма планируемого расхода в рублях. Столбец разбит на сценарии – варианты развития событий, которые зависят от количества привлекаемых организаций и их предложений, оценки работ, проводимых своими силами, и т. д. Если сценариев много, то достаточно добавить нужное количество граф в таблицу справа. Желательно рассматривать хотя бы несколько вариантов.

Бюджет можно формировать как целиком, так и разбивая на подразделы. Конечный результат (см. таблицу 1 Бюджет расходов на переезд) предоставляется на утверждение высшему руководству с приложением договоров и предложений поставщиков и подрядчиков. Все планируемые затраты рассматриваются и оцениваются на логичность, соответствие рынку, а также сопоставляются с возможностями самой компании. Наличие различных сценариев реализации переезда позволит выбрать наиболее выгодный и экономичный вариант.

Как оценить расходы на содержание старого офиса на время переезда

При смене офиса неизбежно возникают расходы, связанные со сдачей старых помещений арендодателю и выводом из эксплуатации основных средств. Поэтому, планируя переезд, в первую очередь необходимо определить, какое оборудование и технику нужно вывезти, что останется в качестве неотделимых улучшений и т. д. Ведь вполне возможно, что на демонтаж потребуются немалые расходы. Оценить их помогут сотрудники административно-хозяйственного отдела или приглашенные для этих работ специалисты.

Если текущий договор аренды обязывает сделать ремонт перед сдачей помещения владельцу – нужно рассчитать соответствующие расходы. При этом желательно изучить предложения нескольких сторонних организаций, чтобы выбрать наиболее подходящее.

Если переезд планируется в несколько этапов, возможно, что на какое-то время придется содержать оба офиса одновременно, а значит, нужно учесть в бюджете и арендную плату. Форма бюджета расходов на содержание старого офиса представлена в таблице 2.

Во сколько обойдется подготовка к эксплуатации нового офисного помещения

Чаще всего, даже если новый офис сдается готовым к эксплуатации, его приходится адаптировать под потребности компании – воздвигать дополнительные перегородки, докупать мебель и прочее.

Перед въездом нужно предусмотреть также монтаж специализированного оборудования – пожарных систем, кондиционирования, сигнализации, обеспечения автоматизированного пропускного режима и т. д.

Существенные затраты могут возникнуть при наладке инфраструктуры нового офиса. Стоит убедиться в достаточной технической оснащенности здания, наличии всех требующихся мощностей для обслуживания Интернета и телефонных каналов в нужном компании объеме, установки серверной комнаты, оборудования мини-АТС и т. д. А также провести аттестацию рабочих мест. Бюджет расходов на оборудование нового офиса представлен в таблице 3.

Виды расходов Статья расходов Основание Сумма без НДС, руб.
Сценарий 1 Сценарий 2
1 2 3 4
Расходы на новый офис Аттестация рабочих мест Предложение 35 000 35 000
Расходы на новый офис Кондиционирование Оценка 0 0
Расходы на новый офис Пожарные системы управления (огнетушители, системы обнаружения пожара и т. д.) Предложение 0 0
Расходы на новый офис Работы по электрификации Предложение 200 000 200 000
Расходы на новый офис Реконструкция (например: картины, ковры и т. д.) Оценка 410 000 410 000
Расходы на новый офис Ремонт офиса (включая перегородки, мебель и т. д.) Оценка 200 000 200 000
Расходы на новый офис Сигнализация Предложение 0 0
Расходы на новый офис Система контроля доступа (пропуски и др.) Предложение 400 000 400 000
Расходы на новый офис Техническая инфраструктура (сети, телекоммуникации, кабели, установка серверной комнаты, мини-АТС, ACD и т. д.) Предложение 1 555 000 1 555 000
Расходы на новый офис Установка и оборудование складских помещений Предложение 200 000 200 000
Итого расходы на новый офис 2 965 000 2 965 000

Как оценить расходы на сборы и перевозку мебели, оборудования и архива документов

Один из важных этапов переезда – организация перевозки вещей из старого в новый офис. Бюджет расходов будет напрямую зависеть от объема перевозимого оборудования, мебели, техники и архива документов компании, а также их ценности.

Чаще всего упаковку документов, личных вещей и некоторой техники сотрудники организовывают своими силами. В этом случае нужно оценить объем предстоящих работ и рассчитать затраты на упаковочный материал (короба, полиэтилен, скотч и т. д.). Особое внимание следует уделить сборам документации. Возможно, потребуется выделить одного или нескольких сотрудников для описи и должной упаковки всех документов.

Если перевозка вещей полностью или частично осуществляется транспортными средствами компании – запланировать расходы на ГСМ.

Будет нелишним предусмотреть материальные или иные компенсации сотрудникам в связи с нагрузкой, не входящей в основной функционал. К примеру, компенсировать расходы на бензин, если использовался личный автомобиль, и т. д.

Для упаковки и перевозки мебели, техники или особо ценных документов, как правило, привлекаются специальные организации. Затраты на эти работы оценить довольно просто. Однако, выбирая транспортную компанию, очень важно учесть риски повреждений оборудования, потери и порчи документов или утечки конфиденциальной информации во время перевозки. Как правило, все повреждения должны быть компенсированы перевозчиком. Но бывают и форс-мажорные обстоятельства, когда дополнительные расходы неизбежны. Если ценность груза высока, то целесообразно застраховать перевозку. Тогда в бюджет на переезд нужно включить сумму страховки. Бюджет расходов на сборы и перевозку мебели, оборудования и документации представлен в таблице 4.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.