text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как планировать расходы на обучение сотрудников финансовой службы

Планировать расходы на развитие персонала можно различными способами. Например, как определенную долю от бюджета расходов компании или как затраты на обучение сотрудников в прошлом периоде, проиндексированные на коэффициент инфляции. Это простые способы. Однако они не учитывают реальных потребностей компании в развитии персонала. Сформированный бюджет может быть избыточен или слишком мал (тогда обучиться смогут не все сотрудники либо потребуется перерасход планируемых средств).

Если повышение квалификации и переподготовка сотрудников необходимы для основной деятельности и траты на эти мероприятия существенны (уровень значимости каждая компания определяет самостоятельно, например, он может составлять 10% от суммы всех планируемых расходов), то лучше использовать ресурсный метод. Он заключается в том, что затраты рассчитываются в соответствии с реальными профессиональными потребностями сотрудников в развитии.

Бюджет формируется на основе плана обучения персонала компании, который составляется для каждого сотрудника (исходя из профессиональных потребностей или по результатам аттестации), как правило, на год с детализаций по месяцам или кварталам (в зависимости от того, насколько равномерно проводятся мероприятия в течение года).

Как рассчитать плановые расходы на обучение персонала

Планируемые расходы на обучение складываются:

Командировочные расходы (оплата проезда, проживания и питания) важно учитывать, так как если мероприятие будет проходить в другом городе, то они могут составлять сумму, соизмеримую со стоимостью образовательного курса.

Помимо плана обучения сотрудников, для подготовки бюджета потребуются:

Плановая стоимость программы обучения. Полную стоимость программы, включая сертификацию, можно устанавливать на основе:

К стоимости обучения можно также отнести расходы на проживание сотрудников (тогда отдельно они не планируются).

Расходы на проезд к месту обучения. Этот показатель складывается из стоимости проезда каждого сотрудника до места обучения и обратно. При этом нужно выбрать наиболее экономически целесообразные виды транспорта исходя из местоположения компании и пункта, где будет проводиться обучение.

Если сотрудникам придется добираться на нескольких видах транспорта, то, чтобы определить стоимость проезда, необходимо суммировать расходы на каждый из них.

Плановую стоимость проезда к месту обучения и обратно можно определить на основе информации, представленной на сайтах транспортных компаний. Необходимо учитывать класс проезда, тип проездного тарифа (эконом, бизнес, купе, спальный вагон и т. д.). Задать их для каждого сотрудника можно на основе внутреннего регламента компании, в котором прописываются права работников на проезд в той или иной категории транспорта (например, на основе положения о командировочных расходах).

Расходы на проживание в месте обучения. Часто расходы на проживание включены договором в стоимость программы обучения и отдельно не планируются.

Если же расходы на проживание не включены в стоимость программы обучения, стоимость проживания можно определить по формуле 1.

Формула 1. Расчет плановой стоимости проживания сотрудника в период обучения

Если компания часто отправляет своих сотрудников в командировки в определенные города, то с наиболее подходящими гостиницами (с точки зрения оптимального соотношения цен и качества обслуживания, места расположения) можно установить договорные отношения.

Суточные расходы на период обучения. Плановую величину суточных расходов можно определить по формуле 2.

Формула 2. Расчет плановых суточных расходов сотрудника на период обучения

Как организовать планирование расходов на обучение персонала

Расходы на обучение сотрудников, как правило, планируются службой управления персоналом и планово-экономическим отделом. То, как именно будут распределены между ними обязанности, и сам порядок планирования зависят от особенностей конкретной компании – организационной структуры, распределения полномочий, организации бюджетного процесса и т. д.

Например, последовательность действий может быть следующей.

1. Перед началом нового бюджетного периода служба управления персоналом формирует план обучения сотрудников на год на основе данных об аттестации.

2. Служба управления персоналом составляет перечень потенциально интересных обучающих организаций, проводит с ними переговоры, запрашивает стоимость, условия, сроки, программу обучения.

3. Служба управления персоналом рассчитывает плановую сумму расходов на обучение и передает ее в планово-экономический отдел.

4. Планово-экономический отдел формирует сводный бюджет компании, рассчитывает финансовые показатели, оценивает возможность включения заявленной суммы расходов на обучение.

5. Если запланированные затраты на обучение превышают установленный при бюджетировании лимит, то планово-экономический отдел передает службе управления персоналом информацию о том, на какую сумму нужно сократить планируемые затраты.

6. Служба управления персоналом анализирует план и выявляет возможности снижения затрат, а затем передает в планово-экономический отдел информацию об их скорректированной величине.

7. Планово-экономический отдел включает данные в бюджет и доводит до подразделений информацию об утвержденном плане затрат на обучение.

Порядок формирования и пересмотра бюджета затрат на обучение персонала желательно закрепить в бюджетном регламенте компании.

Елена Митрофанова , руководитель проектов отделения финансово-экономических решений компании IBS

Если расходы на обучение сотрудников в компании существенны (например, составляют 10% от общей суммы расходов), стоит их планировать не одной статьей, а несколькими – с нужной аналитикой. Так чтобы можно было прогнозировать и контролировать затраты на развитие персонала в необходимых разрезах.

Для планирования и контроля затрат на обучение можно применять следующие бюджетные статьи: «Программа обучения», «Проезд», «Проживание», «Суточные расходы», «Командировочные расходы, связанные с обучением».

Аналитические признаки могут быть, к примеру, такие: «Тип обучения» (например, обязательное, периодическое и др.), «Структурное подразделение», «Ф. И. О. сотрудника» и т. д.

Наличие статистики данных в такой детализации позволит в будущем значительно упростить процесс планирования.

Как можно сократить расходы на обучение сотрудников

Если запланированные расходы на обучение сотрудников превышают установленный планово-экономическим отделом лимит, нужно проанализировать различные варианты их снижения. Рекомендуется пересмотреть:

Елена Митрофанова , руководитель проектов отделения финансово-экономических решений компании IBS

Кадровая служба медиахолдинга «Колесо обозрения», расположенного в Нижнем Тагиле, подготовила план обучения для шести сотрудников финансовой службы на 2014 год. Прогноз затрат приведен в таблице 1.

Все выбранные обучающие компании расположены в других городах (Екатеринбурге, Санкт-Петербурге и Москве). Стоимость программ нашли на сайтах этих компаний. Период обучения установили на основе графика проведения обучения с учетом загрузки сотрудников. Срок командировки для обучения (с учетом дороги) определили исходя из длительности курса, места расположения учебных учреждений и времени на дорогу. Стоимость билетов на проезд до места обучения и обратно была указана на сайтах железнодорожных и авиакомпаний. При выборе билетов учли, что руководителю финансовой службы в соответствии с положением о командировочных расходах нужно обеспечить проезд бизнес-классом.

Стоимость проживания определили исходя из количества дней, которые предстояло провести в месте обучения, и стоимости размещения одного человека, указанной на сайтах гостиниц. Суточные расходы запланировали на основе нормативов, приведенных в корпоративном положении о командировочных расходах.

Общие расходы на обучение, включающие стоимость обучения, проживания, а также транспортные и командировочные расходы, составили 572 650 руб. Эта сумма была указана в представлении бюджетному отделу для включения в бюджет холдинга.

№ п/п Ф. И. О. работника Категория работника Наименование семинара Обучающая компания Стоимость обучения на плановый период, руб. Период обучения Длительность обучения, календ. дн. Место обучения Длительность командировки (с учетом дороги), календ. дн. Стоимость проезда
(туда и обратно), руб.
Вид транспорта Класс проезда Стоимость проживания за сутки, руб./сут Стоимость проживания всего, руб.
(гр. 8 × гр. 14)
Норма суточных расходов, руб./дн. Суточные за весь период обучения, руб.
(гр. 10 × гр. 16)
Стоимость обучения, руб.
(гр. 6 + гр. 11 + гр. 15 + гр. 17)
1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
1 В.П. Петрова Руководитель службы «Развитие управленческих навыков» HR-Консалт 150 000 январь 10 Москва 12 40 000 ж/д + авиа бизнес 4000 40 000 1200 14 400 244 400
2 И.Г. Скворцова Экономист «Бюджетирование, Cognos-TM1» ООО «Яблоко» 30 000 апрель 5 Санкт-Петербург 7 25 000 ж/д + авиа эконом 3000 15 000 750 5250 75 250
3 Ф.С. Молодцов Старший экономист «Бюджетирование, Cognos-TM1» ООО «Яблоко» 30 000 апрель 5 Санкт-Петербург 7 25 000 ж/д + авиа эконом 3000 15 000 750 5250 75 250
4 И.П. Шуканов Бухгалтер «1С: Бухгалтерия» ОАО «Тьютор» 40 000 апрель 5 Екатеринбург 5 3000 ж/д эконом 2500 12 500 750 3750 59 250
5 С.В. Ушканов Бухгалтер «1С: Бухгалтерия» ОАО «Тьютор» 40 000 сентябрь 5 Екатеринбург 5 3000 ж/д эконом 2500 12 500 750 3750 59 250
6 Л.В. Федорцова Бухгалтер «1С: Бухгалтерия» ОАО «Тьютор» 40 000 сентябрь 5 Екатеринбург 5 3000 ж/д эконом 2500 12 500 750 3750 59 250
Итого 330 000 99 000 107 500  – 36 150 572 650

Бюджетный отдел установил, что эта сумма не вписывается в утвержденный бюджет расходов на развитие персонала холдинга. План затрат на обучение сотрудников финансовой службы необходимо сократить не менее чем на 40 процентов.

Его пересмотрели и внесли следующие изменения:

Так, план затрат уменьшился до 256 250  руб. (572 650 руб. – 244 400 руб. – 72 000 руб.), что соответствовало требованиям бюджетного отдела.

№ п/п Ф. И. О. работника Категория работника Наименование семинара Обучающая компания Стоимость обучения на плановый период, руб. Период обучения Длительность обучения, календ. дн. Место обучения Длительность командировки (с учетом дороги), календ. дн. Стоимость проезда
(туда и обратно), руб.
Вид транспорта Класс проезда Стоимость проживания за сутки, руб./сут Стоимость проживания всего, руб. (гр. 8 × гр. 14) Норма суточных расходов, руб./дн. Суточные за весь период обучения, руб.
(гр. 10 × гр. 16)
Стоимость обучения, руб.
(гр. 6 + гр. 11 + гр. 15 + гр. 17)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
1 И.Г. Скворцова Экономист «Бюджетирование, Cognos-TM1» ОАО «Тьютор» 20 000 апрель 5 Екатеринбург 5 3000 ж/д эконом 2500 12 500 750 3750 39 250
2 Ф.С. Молодцов Старший экономист «Бюджетирование, Cognos-TM1» ОАО «Тьютор» 20 000 апрель 5 Екатеринбург 5 3000 ж/д эконом 2500 12 500 750 3750 39 250
3 И.П. Шуканов Бухгалтер «1С: Бухгалтерия» ОАО «Тьютор» 40 000 апрель 5 Екатеринбург 5 3000 ж/д эконом 2500 12 500 750 3750 59 250
4 С.В. Ушканов Бухгалтер «1С: Бухгалтерия» ОАО «Тьютор» 40 000 сентябрь 5 Екатеринбург 5 3000 ж/д эконом 2500 12 500 750 3750 59 250
5 Л.В. Федорцова Бухгалтер «1С: Бухгалтерия» ОАО «Тьютор» 40 000 сентябрь 5 Екатеринбург 5 3000 ж/д эконом 2500 12 500 750 3750 59 250
  Итого –  160 000 –   – 15 000 62 500 18 750 256 250
Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.