Способ планирования премий зависит от того, к какому виду они относятся:
- фиксированные;
- зависящие от результатов работы сотрудника;
- зависящие от финансовых результатов компании.
В компании могут применять один из этих видов, два или все три, а также различные варианты расчета бонусов в рамках каждого из них (подробнее об этом см. Как отразить в бюджетах специфику управления персоналом).
Какие данные потребуются для планирования премий
Прежде чем приступать к планированию премий, необходимо запросить информацию в службе управления персоналом (у бухгалтера по расчету заработной платы) о том, какие правила расчета бонусов в компании применяют для различных групп сотрудников.
Чтобы данные было удобно анализировать, можно подготовить шаблон для заполнения (например, как показано в таблице 1). Стоит попросить службу управления персоналом предоставить сведения в детализации по группам (подгруппам) сотрудников, на которых распространяется единый способ расчета премий.
Бонусы могут зависеть от различных факторов, например, достижение индивидуальных целей каждым из сотрудников, выработка бригады, размер прибыли компании и т. д. Прежде чем приступать к планированию, стоит убедиться, что все правила расчета вознаграждений, используемые в компании, поняты верно. Если в этом есть сомнения, лучше проконсультироваться с руководителями тех подразделений, вычисление бонусов которых вызывало затруднения.
В службе управления персоналом также нужно запросить:
- размер окладов, если их используют как базу для расчета премий;
- сведения о том, какие перемены, связанные с управлением кадрами, планируются в следующем году. Например, прием или увольнение сотрудников, изменение условий оплаты труда (подробнее об анализе и использовании этих данных см. Как отразить в бюджетах специфику управления персоналом).
В запросе необходимо подчеркнуть, что информация требуется для бюджета на следующий период. А значит, готовить данные следует лишь после утверждения штатного расписания на будущий год.
Если система мотивации в компании сильно дифференцирована, может потребоваться детализация данных по сотрудникам (с указанием Ф. И. О. и (или) их табельных номеров). Отправляя запрос в службу персонала, можно подготовить еще один шаблон для получения подробной информации. Для этого таблицу 1 можно дополнить, например, такими графами: «Фамилия, имя, отчество сотрудника», «Должность», «Статус сотрудника» (действующий, вакансия, планируется к сокращению), «Планируемая дата заполнения вакансии или сокращения», «Оклад».
Как планировать фиксированные премии
Проще всего планировать фиксированные премии, которые выплачиваются сотрудникам при отсутствии серьезных замечаний к их работе. Для расчета таких бонусов можно использовать формулу 1.
Эту формулу стоит использовать, если процент премии различается по разным сотрудникам и месяцам.
Расчет можно упростить, если, например, в компании установлен один и тот же размер бонусов (в процентах от оклада) для группы сотрудников, причем их выплачивают с одинаковой периодичностью (например, ежемесячно, ежеквартально). Достаточно суммировать их оклады, умножить на установленный процент и количество месяцев в году, за которые начисляется премия.
Как планировать премии, зависящие от результатов работы сотрудников
Планировать премии за индивидуальные или коллективные результаты работы допустимо в максимально возможном или наиболее вероятном (по экспертным оценкам) размере. Второй подход актуален, например, если в компании составляют несколько вариантов (сценариев) бюджетов.
Рассчитать премии за результаты работы можно по формуле 2.
| Используемые обозначения | Расшифровка | Единицы измерения | Источник данных |
|
Плановый фонд для выплаты премий за результаты работы | руб. |
|
|
База для расчета премии за результаты работы i-го сотрудника. Всего N сотрудников | руб. |
|
|
Коэффициент премирования i-го сотрудника за j-й период. Всего N сотрудников, M периодов (например, 12 месяцев, если формируется бюджет на год) | % |
|
|
Вероятность достижения поставленных задач i-м сотрудником в j-м периоде. Всего N сотрудников, M периодов | % |
2) равна коэффициенту фактической выплаты премий в текущем периоде; 3) экспертная оценка |
Если в новом году сотрудники перевыполнят план и компания готова оплачивать это дополнительно (сверх запланированного размера премий для 100-процентного выполнения поставленных задач), такие бонусы будут выплачиваться и отражаться в учете как внебюджетные расходы.
Если нужно подготовить несколько вариантов бюджета, в один из которых заложить не максимально возможную, а наиболее вероятную (по экспертным оценкам) сумму премий, в расчетах можно использовать коэффициент фактической выплаты премий в текущем периоде. Рассчитать его можно по формуле 3.
| Используемые обозначения | Расшифровка | Единицы измерения | Источник данных |
|
Коэффициент фактической выплаты премий | ед. или % |
|
|
Фактический премиальный фонд в текущем периоде | руб. |
|
|
Максимально возможный премиальный фонд в текущем периоде – сумма премий, которую сотрудники получили бы, если бы полностью выполнили все поставленные задачи | руб. |
|
Коэффициент можно вычислить для каждого сотрудника, группы или всей компании в зависимости от требуемой точности расчетов. Оптимально (с точки зрения соотношения трудоемкости и точности расчетов) определять его для группы сотрудников, например, для каждой бригады.
Если компания собирается заменить часть персонала на более опытных или квалифицированных сотрудников, то для планирования премий можно использовать более высокий (скорректированный) коэффициент фактической выплаты премий, чем в предыдущем периоде.
Чтобы оценить вероятность достижения сотрудниками поставленных задач, можно опросить руководителей профильных подразделений.
Как планировать премии по результатам деятельности компании
Базой для расчета бонусов по результатам деятельности компании может быть:
- оклад (за месяц, квартал, год);
- прибыль компании (к примеру, EBITDA, прибыль до налогообложения). Такие премии планируют в конце процесса бюджетирования, когда уже известна прогнозная прибыль (до выплаты бонусов) на будущий год.
Если компания формирует несколько вариантов бюджета (например, оптимистичный, средний и пессимистичный сценарии), то планировать премии по результатам деятельности стоит с учетом вероятности достижения компанией планируемого размера прибыли. Чтобы оценить эту вероятность, стоит проанализировать факторы, которые могут повлиять на бизнес в плановом периоде: риски и дополнительные возможности. Кроме того, ее желательно пересматривать в течение года (если предприятие актуализирует бюджеты), так как бонусы для топ-менеджмента зачастую достаточно весомы в расходах компании.
Бонусы, зависящие от результатов деятельности компании, можно рассчитывать по формуле 2. При этом в вычислениях нужно использовать вероятность (100% или меньше) достижения запланированного уровня целевых показателей.
Как отражать плановые расходы на премии сотрудникам в бюджетах компании
Рассчитав плановые расходы на премии, их необходимо правильно отразить в бюджетах компании.
В бюджете доходов и расходов премии производственному персоналу нужно включить в себестоимость, причем с распределением на остаток незавершенного производства. Премии административному, офисному персоналу и топ-менеджменту – в управленческие расходы. Вопрос распределения планового фонда премий по периодам внутри года зависит от того, как компания ведет управленческий учет. План должен быть подготовлен с той же логикой, с которой будет сформирован фактический отчет о доходах и расходах. К примеру, если в учете компании принято делать полные оценочные начисления ежемесячно, то квартальные и годовые премии следует распределять в бюджете помесячно.
Премии необходимо отразить в прогнозном управленческом балансе, например, по статье «Оценочные обязательства» в составе кредиторской задолженности перед персоналом, так как их выплачивают после окончания месяца, квартала или года. Кроме того, фонд премий необходимо учесть при расчете отчислений на страховые взносы (подробнее об их расчете см. Как отразить в бюджетах специфику управления персоналом) и, соответственно, при расчете кредиторской задолженности перед бюджетом.
Премии также следует включить в бюджет движения денежных средств, указав сроки их выплаты сотрудникам в соответствии с условиями трудовых договоров.
Кадровая служба компании «Альфа» подготовила данные для планирования расходов на премии на следующий год. Информация о способах поощрения сотрудников представлена в таблице 1. Данные о максимально возможном премиальном фонде, основанные на условиях трудовых договоров, положения о премировании и на бюджете по фонду зарплаты на плановый год приведены в таблице 2.
| Месяц | Премии за результаты работы | Премии по результатам деятельности компании * | ||||
| Производственный персонал | Административный персонал | Топ-менеджмент | Топ-менеджмент | |||
| Бригада № 1 | … | Бригада № 15 | ||||
| Январь | 2670 | … | 2433 | 1522 | – | – |
| Февраль | 2390 | … | 2567 | 1567 | – | – |
| … | … | … | ... | … | – | – |
| Декабрь | 2989 | … | 3015 | 1672 | – | – |
| Итого | 32 410 | … | 33 565 | 18 720 | 17 933 | 25 212 |
| * Определены исходя из 100-процентного выполнения плана по прибыли. | ||||||
В компании принято составлять три варианта бюджета: оптимистичный, реалистичный и пессимистичный. Показатели первого из них принимаются за 100 процентов. Данные остальных получают путем его корректировок.
Для планирования премий используют формулу 2.
Формируя реалистичный бюджет, суммы вознаграждения производственного персонала определили на основе данных таблицы 2 и коэффициентов фактической выплаты премий, вычисленных по данным за девять месяцев текущего года. Для разных бригад значения этого коэффициента варьируются на уровне 60–80 процентов от максимально возможного премиального фонда (допустим, для бригады № 1 он равен 60%, а для бригады № 15 – 80%). В результате плановая сумма премий, к примеру, бригады № 1, составляет 19 446 тыс. руб. (32 410 тыс. руб. × 60%).
Рассчитывая суммы вознаграждений за результаты работы административного персонала и топ-менеджеров, финансисты проанализировали данные об исполнении плана по расходам на их премии за предыдущие два года. По факту выплата премий административному персоналу за выполнение индивидуальных задач в среднем составляла 75 процентов от максимального размера их премиального фонда, топ-менеджерам – 56 процентов. По экспертной оценке финансового директора, значения этих коэффициентов не изменятся в плановом периоде. На предприятии не предполагается никаких нововведений, которые могут существенно повлиять на эффективность работы сотрудников (например, наем новых высококвалифицированных специалистов). Соответственно, на 2015 год плановые премии административному персоналу (рассчитанные по формуле 2) составляют 14 040 тыс. руб. (18 720 тыс. руб. × 75%), руководству – 10 042 тыс. руб. (17 933 тыс. руб. × 56%).
Определяя бонусы топ-менеджеров, зависящие от результатов деятельности компании, финансовый директор (в рамках работы над тремя вариантами бюджета) оценил, что вероятность достижения цели по прибыли в плановом периоде составляет 95 процентов.
По его мнению, в связи с появлением нового сильного конкурента в одном из регионов есть риски, что продажи там могут оказаться ниже плана. Так, эти премии определены как произведение их максимального значения и вероятности выполнения плана по прибыли. Плановая сумма вознаграждения равна 23 951 тыс. руб. (25 212 тыс. руб. × 95%).
В компании «Альфа» премии производственному персоналу выплачивают на 10-й день после окончания каждого месяца, административному персоналу – на 10-й день после окончания квартала. Годовые бонусы топ-менеджерам рассчитывают и выплачивают раз в год после аудита финансовой отчетности компании для подтверждения размера прибыли.
Финансовая служба рассчитывает бонусы, ожидаемые на конец каждого квартала, и формирует план кредиторской задолженности по премиям исходя из графика их выплаты (см. таблицу 3. План кредиторской задолженности по премиям и бонусам персоналу на 2015 год).
Кредиторская задолженность по премиям сотрудников производственных подразделений на конец квартала равна расходу за его последний месяц, административному персоналу – за весь квартал. Задолженность перед топ-менеджментом в виде резерва начисляется каждый месяц (в размере, равном плановому значению годовой величины бонусов, деленному на 12 месяцев) и достигает полной суммы на конец года. После составления отчетности за год рассчитывают фактическую сумму бонусов и корректируют кредиторскую задолженность (начисленный резерв) перед топ-менеджментом, выплата которой предусмотрена в следующем году.
Если план по прибыли не выполнен, начисленный резерв сторнируют (проводкой в IV квартале), соответственно, на 31 декабря кредиторская задолженность по премиям топ-менеджменту равна нулю.