text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как оценить достоверность плана закупок

План закупок должен учитывать потребности компании в товарно-материальных ресурсах:

Чаще всего потребность в товарно-материальных ценностях планируется по группам для каждого бизнес-процесса в отдельности (подробнее о том, как планировать закупки, см. Как планировать закупки при составлении бюджета).

Чтобы убедиться в достоверности плана закупок, нужно:

К наиболее важным и нуждающимся в особой проверке следует отнести планы закупок товаров для перепродажи, сырья и материалов для производства. Поскольку именно эти затраты составляют большую долю в общих расходах компании, существенно влияют на себестоимость продукции и чувствительны ко многим внешним факторам (сезонности, изменению цен и т. д.).

Как оценить необходимость и достаточность плановых объемов закупки

Необходимый и достаточный объем закупок – тот, который:

К примеру, служба снабжения компании «Альфа» – производителя мясных полуфабрикатов, представила план закупок сырья и материалов на I квартал 2018 года (см. таблицу 1. План закупок на I квартал 2018 года (фрагмент)). Чтобы убедиться, что заявленный план содержит всю необходимую для производства номенклатуру в должном объеме и удовлетворяет вышеназванным критериям, нужно сформировать расчетный бюджет закупок. Для этого можно запросить производственную программу (см. пример формы) либо самостоятельно рассчитать ее на основании утвержденного плана продаж. Последний вариант не займет много времени (достаточно один раз разработать нужную модель расчетов), но поможет еще раз сверить результаты планирования производства. Общая последовательность действий такова:

Допустим, план продаж (см. таблицу 2. План продаж на I квартал 2018 года) уже выверен и может использоваться для расчетов (о том, как убедиться в достоверности плана продаж, см.  Как оценить достоверность прогнозов в плане продаж).

Объем продукции, который требуется произвести в планируемом периоде, вычисляется с учетом текущих остатков на складе и страховых запасов (подробнее о том, как их прогнозировать, см.  Как рассчитать страховые запасы при нестабильном спросе и непостоянных сроках поставок и Как определить оптимальный объем складских запасов). Если остатки за минусом неснижаемых лимитов по какому-либо товару на начало периода превышают продажи этого периода, то в производстве данной позиции нет необходимости (рассматривать стоит помесячно). В противном случае потребность в выпуске данного товара рассчитывается по формуле.

Формула. Расчет требуемого объема производства готовой продукции

Результаты расчета производственной программы можно представить в виде таблицы 3. Если производство подвержено сезонности или у компании специфические технологические процессы (требующие регулярной очистки оборудования, технического осмотра, переналадки и т. д.), то, рассчитывая потребность в выпуске, можно ввести дополнительный критерий. К примеру, каждый текущий месяц планировать с заделом последующего в процентном соотношении (например, производство в январе планируется как 100% плана продаж января плюс 20% плана продаж февраля и т. д.).

Номенклатура
сырья
и материалов
Ед. План закупок на I квартал 2018 года Итого за I квартал 2018 года
Январь Март
Объем, ед. Цена, руб. Сумма, руб. Объем, ед. Цена, руб. Сумма, руб. Объем, ед. Цена, руб. Сумма, руб.
Сырье
Крупа кг 1300,00 14,07 18 292,61 1450,00 14,07 20 401,50 4050,00 14,07 56 985,11
Молочная продукция кг 52,00 55,00 2860,00 50,00 55,00 2750,00 152,00 55,00 8360,00
Мясо кг 8500,00 99,17 842 945,00 11000,00 128,79 1 416 690,00 29 500,00 111,09 3 277 035,00
Овощи кг 5000,00 26,40 132 000,00 4000,00 26,40 105 600,00 12 800,00 26,40 337 920,00
Панировка кг 2800,00 12,62 35 339,89 4120,00 11,98 49 337,00 10 720,00 12,13 130 027,89
Приправы и специи кг 210,00 118,00 24 780,00 650,00 118,00 76 700,00 1510,00 118,00 178 180,00
Упаковка
Вкладыши и этикетки шт. 6000 2,25 13 500,00 10000 2,25 22 500,00 26 000,00 2,25 58 500,00
Короба шт. 4500 5,85 26 304,23 5000 6,01 30 050,00 14 500,00 5,96 86 396,54
Прочая упаковка шт. 6800 109,00 741 200,00 9000 112,00 1 008 000,00 24 800,00 110,80 2 747 914,76
Итого   - - 1 837 221,73 - - 2 732 028,50 - - 6 881 319,30
Номенклатура
готовой продукции
Январь Февраль Март Итого план продаж
за I квартал 2018 года
Объем, ед. Сумма, руб. Объем, ед. Сумма, руб. Объем, ед. Сумма, руб. Объем, ед. Сумма, руб.
Бифштекс (весовой) 990,0 166 716,00 2300,0 387 320,00 3425,0 576 770,00 6715,0 1 130 806,00
Голень, окорок (весовые) 2045,0 179 960,00 2400,0 211 200,00 1700,0 149 600,00 6145,0 540 760,00
Голень, окорок (фасовка по 1000 г) 5500,0 1 127 500,00 5200,0 1 066 000,00 5500,0 1 127 500,00 16 200,0 3 321 000,00
Голубцы 4931,0 1 035 510,00 5000,0 1 050 000,00 5870,0 1 232 700,00 15 801,0 3 318 210,00
Котлеты (мелкая фасовка) 2662,4 420 659,20 2500,0 395 000,00 2403,2 379 705,60 7565,6 1 195 364,80
Котлеты (фасовка по 1000 г) 1020,0 178 500,00 1400,0 245 000,00 1500,0 262 500,00 3920,0 686 000,00
Наггетсы (фасовка по 1000 г) 4960,0 868 000,00 5400,0 945 000,00 4960,0 868 000,00 15 320,0 2 681 000,00
Палочки (фасовка по 1000 г) 2125,0 371 875,00 2200,0 385 000,00 2200,0 385 000,00 6525,0 1 141 875,00
Итого 24 233,4 4 348 720,20 26 400,0 4 684 520,00 27 558,2 4 981 775,60 78 191,6 14 015 015,80
Номенклатура
готовой продукции
Страховой запас, кг Остаток на начало года, кг Производственная программа
на I квартал 2018 года, кг
Планируемый остаток на конец I квартала, кг
Январь Февраль Март
Бифштекс (весовой) 900,0 2255,0 0,0 1935,0 3425,0 900,0
Голень, окорок (весовые) 1500,0 700,0 2845,0 2400,0 1700,0 1500,0
Голень, окорок (фасовка по 1000 г) 500,0 700,0 5300,0 5200,0 5500,0 500,0
Голубцы 2600,0 0,0 7531,0 5000,0 5870,0 2600,0
Котлеты (мелкая фасовка) 2000,0 3005,6 1656,8 2500,0 2403,2 2000,0
Котлеты (фасовка по 1000 г) 500,0 1355,0 165,0 1400,0 1500,0 500,0
Наггетсы (фасовка по 1000 г) 2000,0 180,0 6780,0 5400,0 4960,0 2000,0
Палочки (фасовка по 1000 г) 500,0 2000,0 625,0 2200,0 2200,0 500,0
Итого 10 500,0 10 195,6 24 902,8 26 035,0 27 558,2 10 500,0

Как только производственная программа будет готова, можно приступить к расчету прогнозного плана закупок:

Количество и вид сырья и материалов можно вычислить по технологическим картам (рецептурам и т. д.) для каждой ассортиментной позиции. Если номенклатура товарно-материальных ценностей слишком широка, то лучше воспользоваться группировкой. Результаты расчетов при этом усредняются, но для данной проверки их будет вполне достаточно.

Если в компании установлены лимиты страховых запасов, то, рассчитывая величину необходимой закупки, нужно учесть, что на складе всегда должны присутствовать остатки в установленном размере. В качестве дополнительного фактора можно ввести следующие условия:

Объединить их можно в дополнительной таблице – реестре поставщиков, где учтены все вышеперечисленные факторы. Эта информация потребуется при анализе достоверности и оптимальности выбранных поставщиков.

Предположим, компания «Альфа» решила планировать заказы по минимально допустимому поставщиком объему заявки. Это значит, что в первую очередь будут рассматриваться те поставщики, которые предложат наименьшие ограничения по объему заказа. Если требуемое количество сырья ниже допустимых ограничений, то в плане указывается объем согласно условиям поставщика. В противном случае – то количество, которое необходимо. Расчетный план закупок представлен в таблице 4, где расчетные значения – определенные финансовой службой, плановые – предложенные службой снабжения.

Номенклатура сырья и материалов Ед. Минимальный
заказ по условиям поставщиков, ед.
Неснижаемый
складской
остаток, ед.
Остаток
на начало
года, ед.
Планируемая
потребность
в сырье и
материалах, ед.
План закупок на I квартал 2018 года Итого закупок
на I квартал 2018 года
Остаток
на конец
I квартала
2018 года
Возможное превышение/
перерасход
установленных
лимитов, %
Январь
Январь Расчетный, ед. Плановый, ед. Расчетный, ед. Плановый, ед. Отклонение, ед. Отклонение, % Расчетный, ед. Плановый, ед. Расчетный Плановый
Сырье                                  
Крупа кг 50,00 100,00 276,00 1488,14 1312,14 1300,00 4087,84 4050,00 37,84 0,93 100,00 62,16 0,00 -37,84
Молочная продукция кг 50,00 80,00 52,00 9,07 50,00 52,00 150,00 152,00 -2,00 -1,32 135,21 137,21 69,01 71,51
Мясо кг 300,00 800,00 2100,00 9164,08 7864,08 8500,00 29 899,49 29 500,00 399,49 1,35 800,00 400,51 0,00 -49,94
Овощи кг 100,00 450,00 641,00 4797,28 4606,28 5000,00 12 847,70 12 800,00 47,70 0,37 450,00 402,30 0,00 -10,60
Панировка кг 100,00 380,00 320,00 2889,64 2949,64 2800,00 10 616,87 10 720,00 -103,13 -0,96 380,00 483,13 0,00 27,14
Приправы и специи кг 20,00 180,00 78,00 422,70 524,70 210,00 1572,95 1510,00 62,95 4,17 180,00 117,05 0,00 -34,97
Упаковка                                  
Вкладыши и этикетки шт. 1000,00 2000 5010 9152 6142 6000 26 408 26 000 408 1,57 2000,00 1591,99 0,00 -20,40
Короба шт. 5000,00 1000 3100 4956 5000 4500 15 000 14 500 500 3,45 2295,60 1795,60 129,56 79,56
Прочая упаковка шт. 1000,00 1000 2740 8276 6536 6800 24 642 24 800 -158 -0,64 1000,00 1158,48 0,00 15,85

Из таблицы 4 видно, если принять плановый бюджет закупок, то к концу I квартала есть риск существенно израсходовать страховые запасы по некоторым видам сырья и материалов («Крупа», «Мясо», «Приправы и специи»). Это может говорить о том, что их не учитывали при планировании. Если сроки поставки по данным позициям велики, то недостаток этих запасов может привести к сбою производственной программы следующего периода.

Внимательно нужно отнестись и к превышению установленных лимитов, к примеру, таких позиций, как «Короба», «Молочная продукция», «Панировка». Так, избыток запасов молочной продукции в плане закупок равен 71,51%, а по расчетному бюджету – 69,01%. Это может быть обусловлено тем, что минимальный заказ данного сырья у поставщика составляет 50 кг, а потребность в нем значительно ниже. Отклонение в 2,5% (71,51 – 69,01) вполне допустимо, однако стоит задуматься о поиске нового контрагента с более выгодными условиями, особенно в случае, если дело касается скоропортящейся продукции. Плановые остатки позиции «Короба» превышают минимально необходимые на 79,56%, а расчетные – 129,56%. Минимальный объем заказа поставщика – 5000 штук, с чем и связаны отклонения. Однако разница расчетных и плановых значений существенна – 50% (129,56 – 79,56), а значит, службой снабжения при планировании не учитывался установленный поставщиком лимит. Необходимо уточнить, связано ли это с ошибкой расчетов, появился новый контрагент или изменились условия работы с действующим. В противном случае, утвердив бюджет, можно оказаться в ситуации, когда выделенных на закупку средств будет недостаточно, придется срочно искать нового поставщика, чтобы обеспечить производство. А вот по позиции «Панировка» превышение планируемых остатков в 27,14% ничем не обусловлено (расчетная величина – 0%). Причины такого отклонения следует запросить у отдела снабжения.

Убедившись, что все необходимые запасы учтены в плане, а их объемы удовлетворяют производственной программе, можно проверить, согласовывались ли при планировании сроки доставки. Для этого можно сверить график поставок с производственной программой либо выделить наиболее серьезные отклонения от неснижаемых остатков и провести их анализ. К примеру, план закупок «Приправы и специи» на январь существенно отличается от расчетного, а срок поставки составляет две недели. При этом остатков на складе недостаточно, чтобы покрыть потребности производства (см. таблицу 4. Расчетный план закупок в натуральном выражении). Это означает, что в момент производства возникнет дефицит этого вида сырья (подробнее о том, как повысить точность планирования закупок, см. Как определить оптимальный размер закупок).

Как убедиться в достоверности сумм в плане закупок

Чтобы убедиться, что все суммы в плане закупок соответствуют реальным ценовым условиям, необходимо:

Компания «Альфа рассчитывала количество закупаемого сырья исходя из минимально допустимого поставщиком объема заявки. Поэтому цены в план нужно подставлять того же поставщика (подробнее о том, как планировать стоимость закупок, см. Как планировать закупки при составлении бюджета). Тогда анализ бюджета закупок в денежном эквиваленте можно представить в виде таблицы 5.

Номенклатура сырья и материалов Ед. Бюджет закупок в денежном эквиваленте Итого бюджет закупок на I квартал 2018 года Удельный вес
в общей сумме
закупок, %
Февраль
Расчетный Плановый Средняя цена за ед. Суммарный объем закупок
Цена
за ед.
Сумма, руб. Цена
за ед.
Сумма, руб. Расчетная, руб. Плановая, руб. Отклонение, % Расчетный, руб. Плановый, руб. Отклонение, % Расчетный Плановый
Сырье
Крупа кг 13,57 18 299,55 14,07 18 291,00 13,57 14,07 -3,56 55 472,01 56 985,11 -2,66 0,85 0,83
Молочная продукция кг 55,00 2 750,00 55,00 2 750,00 55,00 55,00 0,00 8 250,00 8 360,00 -1,32 0,13 0,12
Мясо кг 99,17 1 057 177,89 101,74 1 017 400,00 99,17 109,90 -9,76 2 965 132,41 3 277 035,00 -9,52 45,58 47,62
Овощи кг 25,17 96 299,34 26,40 100 320,00 25,17 26,40 -4,64 323 437,13 337 920,00 -4,29 4,97 4,91
Панировка кг 12,62 47 949,74 11,93 45 351,00 12,62 12,18 3,65 133 999,72 130 027,89 3,05 2,06 1,89
Приправы и специи кг 118,00 60 370,45 118,00 76 700,00 118,00 118,00 0,00 185 607,91 178 180,00 4,17 2,85 2,59
Упаковка
Вкладыши и этикетки шт. 2,25 21 991,93 2,25 22 500,00 2,25 2,25 0,00 59 418,03 58 500,00 1,57 0,91 0,85
Короба шт. 5,85 29 226,92 6,01 30 042,31 5,85 5,95 -1,83 87 680,77 86 396,54 1,49 1,35 1,26
Прочая упаковка шт. 109,00 951 114,38 110,97 998 714,76 109,00 110,66 -1,50 2 685 925,75 2 747 914,76 -2,26 41,29 39,93
Итого   - 2 285 180,20 - 2 312 069,06 - - - 6 504 923,72 6 881 319,30 -5,47 100 100

Если сырье и материалы объединялись в группы, это могло усреднить общий результат. Поэтому лучше установить низкий допустимый лимит отклонений плановых значений от расчетных сумм. Для компании «Альфа» критичными будут отклонения от 3 процентов и более. Из данных таблицы 5 видно, что средняя цена за единицу превысила допустимые отклонения по группам «Крупа», «Мясо», «Овощи», «Панировка». Из этой группы стоит выделить позиции с наибольшим удельным весом в общей сумме закупок (либо те, которые составляют наибольшую долю в себестоимости). Это сырье, относимое к группам «Мясо» и «Овощи». Причем по обеим позициям наблюдался перерасход страховых лимитов (см. таблицу 4. Расчетный план закупок в натуральном выражении) и небольшой объем заказа, что могло быть обусловлено повышением цен. Следует проверить, насколько это повышение объективно. Выделим из реестра всех поставщиков мяса и овощей (для ускорения поиска можно воспользоваться техническими возможностями Excel) и сравним используемые в прогнозе цены с имеющимися предложениями.

Из таблицы 6 видно, что закупочная стоимость мяса в плане не соответствует ни одному из условий действующих поставщиков. Необходимо уточнить у службы снабжения, вызвано это появлением нового контрагента или изменились договоренности с действующим. По группе «Овощи» средняя цена в заявке совпадает с данными реестра, однако лучше дополнительно выяснить, почему заказ не был рассчитан по условиям поставщика, предлагающего меньшую цену, учитывая, что величина минимального заказа у них одинаковая (возможно, по причине выбора большей отсрочки платежа или иное). При анализе объемов закупки группы «Панировка» выявлено превышение неснижаемых лимитов остатков на 27,14 процента (см. таблицу 4. Расчетный план закупок в натуральном выражении). Сопоставив среднюю стоимость заказа с данными реестра поставщиков, можно предположить, что найден новый контрагент (и тогда стоит дополнить им реестр) либо действующий поставщик предложил скидку, возможно, с условием увеличения объема закупки.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.