text
Журнал

Как планировать закупки при составлении бюджета

Бюджет закупок определяет потребность компании в материально-технических ресурсах (МТР), которые ей необходимо приобрести для ведения производственной, хозяйственной и инвестиционной деятельности.

Затраты на ресурсы во многих компаниях, особенно занимающихся производством продукции, строительством, очень значительны. Их доля может составлять до 80 процентов в бюджете компании. Если же применяются уникальные и дорогостоящие ресурсы, то погрешность в пять процентов на стадии планирования может измеряться в миллионах рублей при больших объемах закупок. Поэтому важно, чтобы этот бюджет был составлен максимально точно. Как правило, он формируется на год, с разбивкой по месяцам.

По каким правилам планировать закупки

Чтобы избежать ошибок при планировании, бюджет закупок лучше составлять, руководствуясь такими простыми правилами:

Что нужно сделать перед планированием закупок

Прежде чем приступить к непосредственному планированию закупок, нужно определиться со структурой бюджета, установить номенклатурные позиции, которые могут потребоваться для деятельности каждого подразделения, распределить функции между сотрудниками, занимающимися подготовкой бюджета.

Определить структуру бюджета. Бюджет закупок первоначально формируется в разрезе групп материалов, поставщиков, структурных подразделений, видов деятельности, объектов и т. д. (см. пример группировки статей в бюджете закупок материально-технических ресурсов промышленного предприятия). Его структура также определяется особенностями каждой конкретной компании:

Закрепить за каждым подразделением номенклатурные позиции. При подготовке к формированию бюджета закупок необходимо определить номенклатурные позиции, на которые может подавать заявки то или иное структурное подразделение компании (см. таблицу 1. Распределение номенклатуры ресурсов по структурным подразделениям).

Распределить функции и ответственность. Еще одна важная задача на подготовительном этапе – распределить функции при планировании (см. таблицу 2. Распределение функций в процессе формирования бюджета закупок) и установить ответственность исполнителей (например, отдельным приказом генерального директора, должностными инструкциями или регламентом бюджетного процесса).

Как рассчитать потребности в пополнении ресурсов

В основе расчета потребности в ресурсах всегда должен лежать утвержденный план (программа) – производства, оказания услуг, ремонта, обслуживания, развития и др. В зависимости от того, относятся те или иные ресурсы к нормируемым или нет, подходы к их планированию будут различаться.

Планирование закупок нормируемых ресурсов. На практике у большей части ресурсов есть утвержденные технологические нормы расхода (к примеру, у основных материалов, используемых в производственных процессах). Они задаются в натуральном выражении (в килограммах, штуках, литрах и т. д.) и рассчитываются на единицу (на тонну, штуку и др.) готовой продукции или полуфабриката (в зависимости от специфики производства). Если есть данные о предполагаемом, целевом объеме производства и нормах расхода, потребность планировать достаточно просто (см. формулу 1. Расчет потребности в материально-технических ресурсах).

Формула 1. Расчет потребности в материально-технических ресурсах

Планирование закупок ненормируемых ресурсов. Ненормируемые ресурсы планировать значительно сложнее, поскольку их расход напрямую не связан с объемом производства или оказываемых услуг (это относится, в частности, к канцелярским принадлежностям, моющим средствам). Для контроля их потребления все же допустимо установить некую норму расхода. Она может быть не обоснована технологически, а выведена на основе, например, фактического потребления за прошлые периоды. Тогда потребность в них может быть рассчитана по формуле 1.

Планирование закупок специфических ресурсов. Необходимо принять во внимание, что планирование некоторых видов ресурсов имеет свои особенности. В частности, при подготовке плана закупок специальной одежды и обуви учитывается как вид работ, для которых они будут использоваться, так и параметрические данные работников (половозрастные, размерные), для которых они предназначены (информация об этом должна содержаться в личных карточках сотрудников). Недостаточно просто указать в плане: «Закупить четыре комплекта спецодежды». Помимо наименования нужно привести размер, пол и другие необходимые параметры. План потребности в специальной одежде, обуви и других средствах защиты формируется по каждому сотруднику, только после этого он может быть укрупнен (по одинаковым позициям) и передан в службу закупок. Основанием для него служат документы, регламентирующие применение спецодежды, обуви и других средств защиты при определенных видах работ (вид, срок службы и другие требования).

Потребность в материалах для ремонтов сложно прогнозировать – на момент подготовки бюджета высока степень неопределенности, неизвестно, какого рода поломки случатся в наступающем году. Например, закупку материалов для ремонта оборудования можно планировать на основании плана его технического обслуживания и ремонта. Механик, исходя из типа оборудования, срока его службы, условий эксплуатации и графиков ремонта, может с высокой степенью точности предположить, какие запчасти могут понадобиться. Но по количеству закупок все равно остается неопределенность. В этом случае можно запланировать часть позиций для ремонта исходя из статистики подобных расходов за прошлые периоды, а остальные – укрупненно, без указания конкретных характеристик. Например, указать, что для ремонта потребуется амортизатор, а после того как будет проведена диагностика оборудования и составлена спецификация на ремонтные работы, уточнить его характеристику.

Для компаний, имеющих большой автотранспортный парк, планируются расходы на закупки горюче-смазочных материалов (ГСМ). Потребность в них определяется исходя из количества единиц транспортных средств, их марок, планового пробега (с учетом времени на ремонт и обслуживание), марок потребляемого топлива и сезонности его расхода, условий эксплуатаций и других факторов.

Пополнение производственных фондов, автотранспортных средств, офисного и другого оборудования планируется на основе утвержденных планов и программ, определяющих направления развития компании (капитального строительства, технического перевооружения и др.). При планировании таких закупок необходимо указать модель оборудования, технологические характеристики, наименование поставщика. Специалист отдела снабжения на основе информации из договоров, прогнозной цены рассчитает стоимость и включит заявку в общий бюджет закупок.

Как учитывать остатки при планировании закупок

Рассчитанная потребность в тех или иных материалах – это еще не план закупок.

Ее необходимо скорректировать на величину остатков.

Расчет количества материалов, которые могут быть вовлечены в производственный процесс, проводится следующим образом:

Формула 2. Плановый остаток ресурсов на начало периода

Эта схема корректировки может показаться сложной, особенно в отсутствии автоматизированных информационных систем. Но ее можно упростить. Например, контролировать только самые дорогостоящие позиции или те, по которым проводятся самые большие объемы закупок. Сориентироваться поможет правило Парето – на 20 процентов номенклатуры приходится 80 процентов от закупаемых ресурсов в стоимостном выражении. Таких позиций может быть порядка 5–20, вести по ним учет в необходимых аналитических разрезах – задача вполне посильная.

Как составить план закупок в стоимостном выражении

Чтобы перевести план закупок в натуральном выражении в денежное, нужно оценить стоимость материально-технических ресурсов, предполагаемых к закупке в плановом периоде, – сформировать бюджет закупок ресурсов.

Для этого можно применять различные способы:

Результатом будет сформированный бюджет закупок (см. таблицу 3. Бюджет закупок), который утверждается руководителем службы снабжения и передается в финансово-экономическую службу для включения в бюджет компании. После того, как бюджет согласован, он подлежит обязательному исполнению.

Как корректировать бюджет закупок

Корректировка бюджета закупок может потребоваться при изменении плана производства и других планов, служащих основанием для определения потребности в ресурсах, резких колебаний уровня цен на ресурсы. Периодичность корректировки бюджета закупок зависит от длительности цикла от момента подачи заявки на закупку до момента поставки. Чем он длиннее, тем реже нужно корректировать бюджет. На крупных промышленных предприятиях корректировку целесообразно осуществлять раз в полгода. На средних и малых предприятиях – поквартально или помесячно.

Как увязать бюджет закупок с другими бюджетами

При формировании бюджета закупок необходимо помнить о том, что он – часть системы бюджетирования компании. С одной стороны, он создается на основе следующих документов:

С другой стороны, информация из бюджета закупок ресурсов используется при составлении:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.