Бюджет закупок определяет потребность компании в материально-технических ресурсах (МТР), которые ей необходимо приобрести для ведения производственной, хозяйственной и инвестиционной деятельности.
Затраты на ресурсы во многих компаниях, особенно занимающихся производством продукции, строительством, очень значительны. Их доля может составлять до 80 процентов в бюджете компании. Если же применяются уникальные и дорогостоящие ресурсы, то погрешность в пять процентов на стадии планирования может измеряться в миллионах рублей при больших объемах закупок. Поэтому важно, чтобы этот бюджет был составлен максимально точно. Как правило, он формируется на год, с разбивкой по месяцам.
По каким правилам планировать закупки
Чтобы избежать ошибок при планировании, бюджет закупок лучше составлять, руководствуясь такими простыми правилами:
- потребность в ресурсах, заявляемая структурными подразделениями, в обязательном порядке обосновывается утвержденными планами (производства, ремонта, оказания услуг, инвестиционного и т. д.). Материалы закупаются для производства конкретного продукта, оказания конкретной услуги. Прежде чем определить, что нужно покупать, стоит разобраться – что планируется производить;
- потребность в ресурсах планируется только для определенных целей – под объект или мероприятие. Например, на ремонт оборудования (объект), для уборки помещений (мероприятие) и т. д.;
- расчет потребности в ресурсах производится на основании технологических или иных норм, установленных компанией;
- приобретенные ресурсы распределяются между структурными подразделениями в соответствии с объемами, запланированными на объект (мероприятие) на этапе формирования бюджета закупок;
- неиспользованный запас обязательно учитывается при планировании потребности в материалах;
- закупки проводятся исключительно в рамках запланированного бюджета. Для этого необходимы контрольные процедуры на этапе как заключения договоров, так и проведения платежа (подробнее об этом см. Как контролировать исполнение бюджета). В обоих случаях необходимо проверить, чтобы суммы по контракту и предъявленные к оплате соответственно не превышали запланированные потребности в ресурсах.
Что нужно сделать перед планированием закупок
Прежде чем приступить к непосредственному планированию закупок, нужно определиться со структурой бюджета, установить номенклатурные позиции, которые могут потребоваться для деятельности каждого подразделения, распределить функции между сотрудниками, занимающимися подготовкой бюджета.
Определить структуру бюджета. Бюджет закупок первоначально формируется в разрезе групп материалов, поставщиков, структурных подразделений, видов деятельности, объектов и т. д. (см. пример группировки статей в бюджете закупок материально-технических ресурсов промышленного предприятия). Его структура также определяется особенностями каждой конкретной компании:
- юридической структурой (холдинг или отдельное юридическое лицо);
- видом деятельности (производство продукции, оказание услуг, строительство);
- технологией производства;
- способом организации закупочной деятельности (централизованные, локальные, смешанные закупки);
- географическим расположением (территориально-распределенное или предприятие в одном регионе);
- прочими факторами.
1. Инвестиционная деятельность
1.1. Капитальное строительство
1.2.1. Объект капитального строительства
1.2.1.2. Оборудование, требующее монтажа
1.2.1.3. Оборудование, не требующее монтажа
1.2.1.3.1. Оборудование, не требующее монтажа, закупаемое через прямых или централизованных поставщиков
1.2.1.3.2. Оборудование, не требующее монтажа, приобретаемое по договорам лизинга
2.1. Производственно-эксплутационные и ремонтно-эксплуатационные нужды
2.1.2. Техническое обслуживание
2.1.3. Диагностика оборудования
2.1.5. Средства индивидуальной защиты
2.1.6. Прочие закупки (канцелярские товары, хозяйственные нужды и т. д.).
Закрепить за каждым подразделением номенклатурные позиции. При подготовке к формированию бюджета закупок необходимо определить номенклатурные позиции, на которые может подавать заявки то или иное структурное подразделение компании (см. таблицу 1. Распределение номенклатуры ресурсов по структурным подразделениям).
Распределить функции и ответственность. Еще одна важная задача на подготовительном этапе – распределить функции при планировании (см. таблицу 2. Распределение функций в процессе формирования бюджета закупок) и установить ответственность исполнителей (например, отдельным приказом генерального директора, должностными инструкциями или регламентом бюджетного процесса).
Как рассчитать потребности в пополнении ресурсов
В основе расчета потребности в ресурсах всегда должен лежать утвержденный план (программа) – производства, оказания услуг, ремонта, обслуживания, развития и др. В зависимости от того, относятся те или иные ресурсы к нормируемым или нет, подходы к их планированию будут различаться.
Планирование закупок нормируемых ресурсов. На практике у большей части ресурсов есть утвержденные технологические нормы расхода (к примеру, у основных материалов, используемых в производственных процессах). Они задаются в натуральном выражении (в килограммах, штуках, литрах и т. д.) и рассчитываются на единицу (на тонну, штуку и др.) готовой продукции или полуфабриката (в зависимости от специфики производства). Если есть данные о предполагаемом, целевом объеме производства и нормах расхода, потребность планировать достаточно просто (см. формулу 1. Расчет потребности в материально-технических ресурсах).
Планирование закупок ненормируемых ресурсов. Ненормируемые ресурсы планировать значительно сложнее, поскольку их расход напрямую не связан с объемом производства или оказываемых услуг (это относится, в частности, к канцелярским принадлежностям, моющим средствам). Для контроля их потребления все же допустимо установить некую норму расхода. Она может быть не обоснована технологически, а выведена на основе, например, фактического потребления за прошлые периоды. Тогда потребность в них может быть рассчитана по формуле 1.
Планирование закупок специфических ресурсов. Необходимо принять во внимание, что планирование некоторых видов ресурсов имеет свои особенности. В частности, при подготовке плана закупок специальной одежды и обуви учитывается как вид работ, для которых они будут использоваться, так и параметрические данные работников (половозрастные, размерные), для которых они предназначены (информация об этом должна содержаться в личных карточках сотрудников). Недостаточно просто указать в плане: «Закупить четыре комплекта спецодежды». Помимо наименования нужно привести размер, пол и другие необходимые параметры. План потребности в специальной одежде, обуви и других средствах защиты формируется по каждому сотруднику, только после этого он может быть укрупнен (по одинаковым позициям) и передан в службу закупок. Основанием для него служат документы, регламентирующие применение спецодежды, обуви и других средств защиты при определенных видах работ (вид, срок службы и другие требования).
Потребность в материалах для ремонтов сложно прогнозировать – на момент подготовки бюджета высока степень неопределенности, неизвестно, какого рода поломки случатся в наступающем году. Например, закупку материалов для ремонта оборудования можно планировать на основании плана его технического обслуживания и ремонта. Механик, исходя из типа оборудования, срока его службы, условий эксплуатации и графиков ремонта, может с высокой степенью точности предположить, какие запчасти могут понадобиться. Но по количеству закупок все равно остается неопределенность. В этом случае можно запланировать часть позиций для ремонта исходя из статистики подобных расходов за прошлые периоды, а остальные – укрупненно, без указания конкретных характеристик. Например, указать, что для ремонта потребуется амортизатор, а после того как будет проведена диагностика оборудования и составлена спецификация на ремонтные работы, уточнить его характеристику.
Для компаний, имеющих большой автотранспортный парк, планируются расходы на закупки горюче-смазочных материалов (ГСМ). Потребность в них определяется исходя из количества единиц транспортных средств, их марок, планового пробега (с учетом времени на ремонт и обслуживание), марок потребляемого топлива и сезонности его расхода, условий эксплуатаций и других факторов.
Пополнение производственных фондов, автотранспортных средств, офисного и другого оборудования планируется на основе утвержденных планов и программ, определяющих направления развития компании (капитального строительства, технического перевооружения и др.). При планировании таких закупок необходимо указать модель оборудования, технологические характеристики, наименование поставщика. Специалист отдела снабжения на основе информации из договоров, прогнозной цены рассчитает стоимость и включит заявку в общий бюджет закупок.
Как учитывать остатки при планировании закупок
Рассчитанная потребность в тех или иных материалах – это еще не план закупок.
Ее необходимо скорректировать на величину остатков.
Расчет количества материалов, которые могут быть вовлечены в производственный процесс, проводится следующим образом:
- устанавливается по данным оперативного учета величина остатков материалов на момент планирования в разрезе групп ресурсов в натуральном выражении;
- определяется на основании планов поставок на текущий год, какой объем материалов будет поставлен до конца года. По данным производственной программы рассчитывается плановый объем их списания в производство до конца года;
- определяется плановый остаток материалов на начало планируемого периода по формуле 2.
- сравнивается полученный плановый остаток с нормативом остатка по данному виду ресурсов. Если остаток превышает норматив, то он может быть вовлечен в производство;
- рассчитывается объем вовлечения материалов как разница между планируемым остатком и нормативом. На эту же величину нужно уменьшить плановый объем закупки.
На момент планирования (май года, предшествующего планируемому) на складе компании хранится 20 т кремния, из которых 1 тонна относится к нормативному остатку. До конца года планируется поставка в 30 тонн, 42 тонны будет отпущено в производство. Отсюда остаток на начало планового периода составляет 8 тонн (20 т + 30 т – 42 т). С учетом страхового запаса в 1 тонну в следующем году в производство можно будет вовлечь 7 тонн (8 т – 1 т).
Эта схема корректировки может показаться сложной, особенно в отсутствии автоматизированных информационных систем. Но ее можно упростить. Например, контролировать только самые дорогостоящие позиции или те, по которым проводятся самые большие объемы закупок. Сориентироваться поможет правило Парето – на 20 процентов номенклатуры приходится 80 процентов от закупаемых ресурсов в стоимостном выражении. Таких позиций может быть порядка 5–20, вести по ним учет в необходимых аналитических разрезах – задача вполне посильная.
Как составить план закупок в стоимостном выражении
Чтобы перевести план закупок в натуральном выражении в денежное, нужно оценить стоимость материально-технических ресурсов, предполагаемых к закупке в плановом периоде, – сформировать бюджет закупок ресурсов.
Для этого можно применять различные способы:
- по цене последней закупки материалов (на основе данных бухучета на момент планирования);
- по прогнозной цене материалов, определенной исходя из тенденций изменения цен на материалы в плановом периоде;
- по договорной цене, установленной в соответствии с заключенным на момент планирования договором.
Результатом будет сформированный бюджет закупок (см. таблицу 3. Бюджет закупок), который утверждается руководителем службы снабжения и передается в финансово-экономическую службу для включения в бюджет компании. После того, как бюджет согласован, он подлежит обязательному исполнению.
Как корректировать бюджет закупок
Корректировка бюджета закупок может потребоваться при изменении плана производства и других планов, служащих основанием для определения потребности в ресурсах, резких колебаний уровня цен на ресурсы. Периодичность корректировки бюджета закупок зависит от длительности цикла от момента подачи заявки на закупку до момента поставки. Чем он длиннее, тем реже нужно корректировать бюджет. На крупных промышленных предприятиях корректировку целесообразно осуществлять раз в полгода. На средних и малых предприятиях – поквартально или помесячно.
Как увязать бюджет закупок с другими бюджетами
При формировании бюджета закупок необходимо помнить о том, что он – часть системы бюджетирования компании. С одной стороны, он создается на основе следующих документов:
- производственной программы – определяется потребность в ресурсах;
- планов технического обслуживания и ремонта оборудования (потребность в материалах для ремонта);
- плана капитального строительства (потребность в ресурсах и оборудовании для целей капитального строительства);
- планов оказания услуг (потребность в материалах на оказание услуги). Сведения о технологических нормах расхода могут быть получены из нормативно-технологической литературы (справочников), применяемых на предприятии.
С другой стороны, информация из бюджета закупок ресурсов используется при составлении: