text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как регламентировать корректировку годового бюджета

Чем больше размер бизнеса и горизонт планирования, тем более вероятны отклонения фактических результатов деятельности компании от бюджетных прогнозов. Чтобы поддерживать бюджеты в актуальном состоянии, необходимо их корректировать в соответствии с изменившимися тенденциями в деятельности предприятия, ситуацией на рынке и т. д. При этом у финансового директора может возникнуть вопрос, в каких случаях и в какой последовательности пересматривать планы.

Корректировка бюджета – часть цикла бюджетирования, необходимость которой можно выявить с помощью план-факт анализа. Например, он позволит определить, что:

Правила пересмотра планов необходимо закрепить во внутренних документах компании, регламентирующих бюджетирование. Это поможет руководителю финансовой службы организовать корректировку бюджета и вовлечь в нее руководителей других подразделений компании без лишних затрат времени, обеспечить правильное и своевременное выполнение расчетов, а также проконтролировать их результаты.

Как регламентировать процедуру корректировки бюджетов

Процедуру корректировки годового бюджета можно регламентировать в положении о бюджетировании компании, включив в этот документ отдельный раздел. В данном разделе нужно представить порядок согласования скорректированного бюджета. Кроме того, желательно предусмотреть ситуацию, когда предложенный проект пересмотренного бюджета не может быть принят: описать, как действовать участникам процедуры в таком случае.

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

«Корректировка бюджетов

1. Руководитель центра финансовой ответственности (ЦФО) согласовывает проект бюджета своего отдела (службы) с директором по экономике.

2. Директор по экономике согласовывает проект бюджета использования прибыли с учредителем компании.

3. Директор по экономике согласовывает проекты сводных бюджетов компании (годового финансового плана, БДР, БДДС) с директором компании.

Сроки согласования скорректированных бюджетов определяются регламентом бюджетирования (приложение 4).

В случае несогласия с представленными проектами бюджетов ЦФО (как с первоначальными, так и со скорректированными вариантами) директор по экономике обязан в двухдневный срок после получения проектов бюджетов уведомить руководителя ЦФО служебной запиской о необходимости внесения изменений (с обязательным указанием причин таких изменений).

Руководитель ЦФО в случае несогласия с замечаниями к проекту бюджета ЦФО обязан в двухдневный срок служебной запиской на имя генерального директора представить мотивированные возражения (обоснования) против внесения изменений в ранее представленные бюджеты ЦФО.

При отсутствии такой служебной записки, направленной в установленный срок, замечания и корректировки компании к бюджетам ЦФО считаются согласованными.

Утверждение согласованных проектов бюджетов производится генеральным директором компании».

Как закрепить правила документооборота при корректировке бюджета

Перечень и описание документов, которые должны быть оформлены в процессе корректировки бюджета, сроки их подготовки, список участников можно закрепить в регламенте документооборота по бюджетированию, выделив в отдельный раздел. Его удобно оформить в виде таблицы, как показано в примере.

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»


п/п
Документ Информация в документе Центр ответственности Срок Получатель документа Виза Утверждающая подпись
5. Корректировка бюджетных планов
5.1. Квартальная бюджетная отчетность Итоги выполнения квартальных бюджетов и прогноз выполнения годового финансового плана Финансовая служба 20-е число месяца, предшествующего планируемому периоду Генеральный директор,
руководители ЦФО
Директор по экономике Нет
5.2. Проект скорректированного бюджета доходов компании Планы продаж и данные о валовом доходе от продаж Коммерческая служба 23-е число месяца, предшествующего планируемому периоду Руководители ЦФО,
директор по экономике
Коммерческий директор Нет
5.3. Проекты скорректированных бюджетов расходов ЦФО Планы расходов, формирующих себестоимость производства и реализации. Операционные расходы подразделений компании Руководители ЦФО 25-е число месяца, предшествующего планируемому периоду Директор по экономике Руководители ЦФО Нет
5.4. Проект сводного скорректированного БДР компании Планируемые на бюджетный период доходы, расходы и прибыль компании Финансовая служба 27-е число месяца, предшествующего планируемому периоду Генеральный директор Директор по экономике Нет
5.5. Сводный скорректированный БДР компании Утвержденные на бюджетный период параметры БДР Администрация 29-е число месяца, предшествующего планируемому периоду Директор по экономике Руководители ЦФО Генеральный директор

Подобная регламентация процедуры корректировки бюджетов позволяет руководителю финансовой службы четко контролировать ход ее выполнения и обеспечить своевременность ее завершения.

Как регламентировать методику корректировки бюджета

Чтобы упорядочить методику корректировки бюджетов, в компании стоит утвердить отдельный документ с инструкциями по пересмотру плановых показателей. В него нужно включить описание действий и алгоритмы пересчета бюджетных статей.

Разделы этого документа могут соответствовать этапам внесения поправок. Например, инструкцию по корректировке бюджета доходов и расходов можно структурировать так.

1. Общие принципы и методы корректировки бюджета.

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

В разделе «Общие принципы и методы» инструкции по корректировке бюджета рекомендуется указать, при каком отклонении фактических показателей от прогнозных значений необходимо пересматривать план. Кроме того, анализ план-факт отклонений может проводиться не только исходя из допустимых пределов (в абсолютном и относительном выражении), но и по принципу оценки влияния на прибыль предприятия (т. е. перерасход канцтоваров на 10% гораздо менее важен для конечного результата, чем отклонение валового дохода от продаж на 1%) и т. д.

В качестве методов корректировки можно предусмотреть, к примеру, пересчет показателей бюджета от величины скорректированной выручки (подробнее об этом подходе см.  Как корректировать утвержденный бюджет доходов и расходов) или экспертную оценку на основе анализа изменений в деятельности компании (см. таблицу 2. Причины корректировки себестоимости продукции, таблицу 3. Взаимосвязи динамики объемов продаж и операционных расходов, таблицу 4. Влияние инвестиционных расходов компании на ее прочие расходы).

2. Роль финансовой службы в процедуре корректировки бюджета.

3. Методика корректировки объема реализации (выручки).

4. Методика корректировки затрат на производство или закупку товаров.

5. Методика корректировки операционных расходов.

6. Методика корректировки инвестиционного бюджета.

7. Методика проверки качества корректировки и достоверности новой версии бюджета.

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

Желательно, чтобы в документе, описывающем методику корректировки бюджета, был представлен перечень источников информации (документов и видов данных), на основании которых будет пересматриваться план по каждой из статей бюджета.

Например, при корректировке расходов на маркетинг могут приниматься во внимание следующие сведения:

Такие перечни можно включить в разделы инструкции, описывающие методику корректировки конкретных показателей (объемов продаж, затрат на закупку и производство товаров, операционных расходов и др.).

Корректировка выручки. Это основополагающий этап всей процедуры, так как от данного показателя зависят в той или иной мере все остальные составляющие бюджета доходов и расходов. Недопустимо проводить корректировку путем простого уменьшения или увеличения прогнозируемого объема продаж – это приведет к ошибкам планирования. Показатель выручки рекомендуется корректировать пошагово. Последовательность действий необходимо закрепить во внутреннем документе (см.  пример инструкции по корректировке выручки). Это поможет сотрудникам финансовой службы учесть при пересмотре бюджета все важные данные, а финансовому директору – проверить правильность корректировок.

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

Плановые показатели выручки в бюджете доходов и расходов корректируются в следующем порядке:

Корректировка расходов на производство или закупку товаров. На этом этапе корректировка заключается в перерасчете себестоимости – затрат на производство или закупочных цен на товары для продажи.

Их пересмотр потребуется, если изменилась плановая выручка (подробнее об этой методике см.  Как корректировать утвержденный бюджет доходов и расходов), а также внутренние или внешние факторы деятельности компании, такие как:

Подобный перечень стоит закрепить в инструкции по корректировке этих затрат (см. таблицу 2. Причины корректировки себестоимости продукции). Это поможет руководителю финансовой службы проконтролировать выполнение всех необходимых корректировок.

Затраты Влияющие факторы Причина для корректировки
На производство продукции Динамика закупочной цены на сырье Изменения цен в договорах поставки
Размер скидок и бонусов от поставщика Изменения в договорах поставки
Динамика курса валют Изменения курса валют для договоров поставки в валютных ценах
Динамика производственных расходов Изменения в объемах и структуре производства продукции
Динамика технологических потерь Изменения в объемах и структуре производства продукции
Динамика брака продукции при производстве Изменения в объемах и структуре производства продукции
На закупку товаров Динамика закупочной цены Изменения цен в договорах поставки
Размер скидок и бонусов от поставщика Изменения в договорах поставки
Динамика курса валют Изменения курса валют для договоров поставки в валютных ценах
Условия доставки товара Заключение договоров поставки на условиях самовывоза товара от поставщика

Такую таблицу во внутреннем регламенте можно дополнить столбцом с фамилиями ответственных за предоставление (проверку) данных.

Корректировка операционных расходов. Это наиболее трудоемкая часть процедуры корректировки бюджета компании, так как статей операционных расходов и факторов, влияющих на их величину, может быть довольно много.

Если изменился план продаж (и, соответственно, плановая выручка), возникает необходимость пересмотра связанных с реализацией операционных расходов компании (тех, которые планировались на основе прогноза реализации). Можно пересчитать их плановые значения по соотношению с пересмотренной выручкой (подробнее об этой методике см.  Как корректировать утвержденный бюджет доходов и расходов). Кроме того, корректируя план операционных расходов, необходимо учитывать данные об изменении внутренних или внешних факторов, влияющих на их величину.

Чтобы руководителю финансовой службы легче было проконтролировать правильность пересмотренного бюджета операционных расходов, удобно составить специальную таблицу (например, см. таблицу 3. Взаимосвязи динамики объемов продаж и операционных расходов), в которой будут отражены взаимосвязи между изменениями объемов реализации и статей операционных затрат. Ее стоит закрепить в инструкции по корректировке бюджета, дополнив при необходимости столбцом с перечнем ответственных за предоставление и проверку данных сотрудников.

Виды расходов Статьи расходов Причина для корректировки
Коммерческие Зарплата и премии Изменения объемов реализации, изменения мотивационной модели
Аренда торговых мест Изменения в количестве торговых точек
Транспортные услуги Увеличение или уменьшение доставки товара покупателям
Командировочные расходы Увеличение или уменьшение командировок торговых менеджеров, территориальное расширение рынка сбыта
Маркетинговые расходы Изменения в планируемых рекламных акциях
Бонусы и скидки покупателям Изменения в договорах с покупателями продукции
Возвраты и потери товаров Изменения в договорах с покупателями продукции, динамика фактических расходов по данной статье
Логистические Зарплата и премии Изменения объемов грузоперевозок продукции, изменения мотивационной модели
Аренда и ремонт транспорта Увеличение или уменьшение автопарка компании
ГСМ Увеличение или уменьшение автопарка компании, изменения в маршрутах доставки
Аренда и содержание складов Увеличение или уменьшение складских площадей
Транспортные услуги Привлечение или отказ от найма стороннего транспорта
Командировочные расходы Увеличение или уменьшение командировок сотрудников доставки, территориальное расширение рынка сбыта
Управленческие Зарплата Наем дополнительных сотрудников в связи с ростом продаж
Налоги и сборы Изменения в налогооблагаемой базе, изменения объемов реализации
Услуги банков Изменения объемов реализации (инкассация, РКО и т. п.)
Услуги факторинга Заключение новых или прекращение старых договоров на услуги факторинга
Проценты за пользование кредитами Изменения в объеме привлекаемых заемных средств, изменения в условиях кредитования и составе кредиторов

Корректировка инвестиционного бюджета. Эта корректировка необходима, если компании требуются новые или дополнительные расходы на приобретение оборудования, развитие инфраструктуры или развитие новых направлений бизнеса, не предусмотренные при первоначальном формировании годового бюджета. Нужно учитывать, что изменение инвестиционного бюджета повлечет рост прочих расходов компании.

Правильность расчетов в пересмотренном плане будет легче проверить, если в инструкцию по корректировке бюджета включить схему взаимосвязей статей инвестиционных расходов и прочих расходов компании. Пример такой схемы представлен в таблице 4.

Направления инвестиций Статьи операционных расходов Причина для корректировки
Инвестиции в оборудование Расходы на доставку Изменения в планах или договорах поставки условий доставки оборудования
Расходы на установку и монтаж Изменения в количестве и сроках монтажа вводимого в эксплуатацию оборудования
Расходы на ремонт и содержание оборудования Изменения в количестве и сроках монтажа вводимого в эксплуатацию оборудования
Коммунальные услуги Изменения в количестве и сроках монтажа вводимого в эксплуатацию оборудования
Проценты за пользование кредитами Изменения в объеме привлекаемых заемных средств, изменения в условиях кредитования и составе кредиторов
Услуги сторонних организаций Изменения в количестве и сроках монтажа вводимого в эксплуатацию оборудования
Инвестиции в инфраструктуру Расходы на поиск и приобретение помещений Изменения в количестве, цене и сроках приобретения помещений
Юридические и консультационные услуги Изменения в количестве, цене и сроках приобретения помещений
Расходы на содержание помещений Изменения в количестве, цене и сроках приобретения помещений
Коммунальные услуги Изменения в количестве, цене и сроках приобретения помещений
Проценты за пользование кредитами Изменения в объеме привлекаемых заемных средств, изменения в условиях кредитования и составе кредиторов
Услуги сторонних организаций Изменения в количестве, цене и сроках приобретения помещений
Инвестиции в развитие бизнеса Расходы на производство продукции Увеличение или уменьшение прогнозируемого выпуска продукции
Расходы на реализацию продукции Изменения в прогнозах объема реализации продукции
Транспортные расходы Изменения в прогнозах объема реализации продукции
Зарплата Увеличение или уменьшение прогнозируемого выпуска и реализации продукции
Проценты за пользование кредитами Изменения в объеме привлекаемых заемных средств, изменения в условиях кредитования и составе кредиторов
Услуги факторинга Заключение новых или прекращение старых договоров на услуги факторинга
Услуги сторонних организаций Увеличение или уменьшение прогнозируемого выпуска и реализации продукции
Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.