text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Какие ошибки допускают компании в процессе составления бюджетов

Главные причины недостоверных планов, проблем с исполнением бюджетов, трудоемкой верстки – не сама технология планирования, а ошибки в процедурах составления бюджетов, которые можно и нужно устранить.

Как решить проблему необоснованных планов

Распространенная ситуация. Акционеры и менеджмент хотят видеть по итогам года рост прибыли на 20 процентов, в то время как по объективным причинам (нехватка ресурсов, спад на рынке сбыта, рост цен на сырье и т. д.) компания может обеспечить лишь 10-процентный рост этого показателя при сохранении существующей структуры управления, штата и т. д. Понятно, что без радикальных мер не обойтись. Надо искать новые каналы сбыта, оптимизировать штат, возможно, проводить модернизацию основных производственных фондов. Однако руководителям подразделений, чем спорить, проще вписать в свои планы цифры, которые удовлетворят акционеров, пусть показатели и слабо обоснованны. А уж удастся их выполнить или нет, там будет видно (подробнее об используемых подходах к планированию бюджетных показателей см. Какие подходы использовать для планирования бюджетных статей).

При этом любые манипуляции по «украшению» бюджета вредны и даже опасны для бизнеса. И если финансовый директор не будет этому противодействовать, то дальнейший контроль исполнения бюджета лишен смысла, ведь планы слишком далеки от реальности.

В бюджетах могут встречаться следующие распространенные манипуляции и ошибки:

Чтобы избежать неприятных сюрпризов, финансовому директору нужна система, позволяющая в любой момент увидеть расчеты и допущения, сделанные сотрудниками при составлении планов. Причем вовсе не обязательно программа для бюджетирования. Достаточно организовать эффективный документооборот, обеспечивающий финансового директора всевозможными справками и пояснениями в отношении заявляемых подразделением планов. Не будет лишним закрепить в нормативных документах уровень ответственности исполнителей и необходимость сохранения всего архива рабочих документов. Формулировка может быть примерно такой: «Руководителям, ответственным за составление бюджета, обеспечить наличие документов и расчетов, подтверждающих представленные в бюджет цифры, оперативный доступ к ним сотрудников финансового департамента и хранение подтверждающих материалов в течение трех лет».

Как избежать ненужной спешки при подготовке бюджетов

Во многих компаниях работа над бюджетами превращается в аврал, финансисты работают по 12–14 часов в сутки, руководители подразделений по несколько раз переписывают и пересчитывают свои планы. Неудивительно, что потом в планах обнаруживается изрядное количество ошибок.

Причина подобных проблем не только в привычке откладывать все до последнего момента, но и в трудоемкости процедуры составления бюджетов для менеджеров подразделений, не имеющих отношения к финансам. Или же такие авралы становятся следствием того, что вся работа замыкается на нескольких ключевых исполнителях (подробнее об ответственности менеджеров компании см. Как распределить функции подготовки, согласования и утверждения бюджетов по центрам ответственности).

Избавить сотрудников от «ночной» работы и, как следствие, повысить качество бюджетов можно довольно просто. Во-первых, обеспечить всех предельно понятными инструкциями по заполнению бюджетных форм и при необходимости провести обучающие семинары. Во-вторых, сместить на более ранний срок даты предоставления подразделениями заполненных бюджетных форм и оставить время на их проверку (подробнее о подготовке графика формирования бюджетов см. Как разработать положение о бюджетном планировании). А также выстроить график составления операционных бюджетов таким образом, чтобы он учитывал логику существующих между планами взаимосвязей. К примеру, запустить в работу бюджет продаж раньше бюджета производственных затрат, а бюджет расходов на персонал – после бюджетов подразделений (подробнее о порядке формирования бюджетов см. В какой последовательности составлять функциональные бюджеты).

Как скоординировать планы подразделений

Неразбериха в работе центров финансовой ответственности при планировании – еще одна причина некорректного бюджета, как в части расходов, так и доходов. Например, центральный офис компании собирается заключить договор на обслуживание территориально распределенного холдинга. Предполагается, что работы будут выполняться региональными подразделениями этой компании. Если заранее не решить, кто в таких случаях относит выручку в свой бюджет, вполне может оказаться, что ее запланируют и центральный коммерческий отдел, и региональные службы продаж. В худшем случае не только выручка «удвоится», но еще и коммерсанты центрального и регионального подразделений попытаются параллельно заключить с клиентом контракты на одну и ту же услугу.

Исключить подобные случаи можно, если подробно раскрыть в бюджетном регламенте или дополнительном внутреннем документе к нему весь алгоритм взаимодействия подразделений. Решения могут быть следующие:

Другой пример: производственный департамент (ПД) запланировал аренду мощностей, исходя из требований контрактов, действующих в прошлом или текущем году. Однако далеко не все эти контракты будут действовать и в планируемом периоде. Некоторые из них уже расторгнуты, но информация об этом так и не поступила в производственный департамент. Чтобы избежать подобных ситуаций, при распределении бюджетных ролей стоит придерживаться концепции соответствия доходов и затрат. А именно: любой заказ на расходование ресурсов производственного характера должен инициироваться коммерческим подразделением, приносящим выручку компании. Иначе говоря, отдел продаж формирует заказ на ресурсы и параметры его исполнения, а производственное подразделение и служба закупок, ориентируясь на эти данные, планируют свои действия.

Что нужно учесть, контролируя исполнение бюджета

Бюджет – основной инструмент контроля над затратами (подробнее о методах контроля исполнения бюджетов см. Как контролировать исполнение бюджета). Однако контрольные процедуры не всегда эффективны с точки зрения развития всего бизнеса. К примеру, во многих организациях даже не слишком значительные изменения в части инвестиционных вложений проходят многоэтапное согласование, тогда как бюджет текущих затрат более гибок. При этом перекрестное финансирование не допускается – если в срочном порядке необходимо вложить дополнительные деньги в инвестиционный проект и есть уверенность в том, что они вскорости окупятся, из операционного бюджета их изъять никто не позволит. Такой подход разумен, но далеко не всегда.

К примеру, компания строит новый производственный цех. Выясняется, что относительно небольшое дополнительное вложение (на сумму 300 тыс. руб.) на закупку не учтенного ранее оборудования существенно улучшит показатели этого проекта. Однако превышение инвестиционного бюджета запрещено регламентом. В то же время регламент позволяет взять это оборудование в аренду с оплатой 200 тыс. руб. в год (поскольку договор аренды будет перезаключаться ежегодно, эти затраты лягут на операционный бюджет). Если срок службы этого оборудования – три года, то перерасход средств для компании составит 300 тыс. руб.

Для подобных случаев имеет смысл оставить возможность перераспределения средств между операционным и инвестиционным бюджетом, но на таких условиях:

Чтобы не создавать конфликта между подразделениями, возможность «переброски средств» можно разрешить владельцам операционных бюджетов по своим инвестиционным проектам.

Еще один «подводный камень» контрольных процедур – фактические затраты зачастую подгоняются под бюджетные статьи, маскируя отклонения от плана. Например, при осуществлении затрат (заключении договоров, оплате счетов), не предусмотренных в бюджете, бюджетный контролер по просьбе руководителя соответствующего центра финансовой ответственности или по собственной инициативе проставляет коды тех статей бюджета, по которым финансирование запланировано. Бухгалтерия в свою очередь разносит эти расходы, не обращая внимания на их экономический смысл, слепо используя коды, проставленные контролером. Что предпринять, чтобы избежать таких проблем:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.