Чтобы определить состав статей бюджета доходов и расходов, предстоит детализировать структуру одноименного бюджета – подробнее о ней см. Как разработать структуру статей бюджета доходов и расходов. Последовательность действий такая: определите статьи доходов по основной деятельности, потом статьи прямых расходов, косвенных расходов, а в заключение выделите статьи доходов и расходов по неосновным видам деятельности.
Форма бюджета доходов и расходов. Скачайте образец
Как создать список статей доходов по основной деятельности
Создавая список статей доходов по основной деятельности, помните о двух ключевых правилах. Первое: статьи должны быть экономически однородны. Второе: статьи должны соответствовать центрам доходов (ЦД), находящимся на самом нижнем уровне финансовой структуры и задействованным в основных видах деятельности. Подробнее о том, как построить иерархию центров финансовой ответственности, см. Как разработать финансовую структуру: порядок действий.
Чтобы выполнить первое правило, используйте универсальные по содержанию статьи. Вот несколько вариантов:
- «Доходы от оптовых продаж» и «Доходы от розничных продаж»;
- «Доходы от реализации товаров», «Доходы от выполнения работ» и «Доходы от оказания услуг»;
- «Доходы от продаж» и «Доходы от сервисного обслуживания» и т. п.
Критерий правильного обобщения статей такой: их состав не должен кардинально меняться, если компания расширит ассортимент, выйдет на новые рынки, откроет новые подразделения или даже направления бизнеса.
Предположим, финансовая служба компании включила в бюджет доходов и расходов такие статьи:
- «Доходы филиала "Север"»;
- «Доходы от реализации хлопчатобумажных изделий»;
- «Доходы от продаж компаниям группы "А"»;
- «Доходы по отгрузкам со склада в Марьино».
Высок риск, что сотрудники компании запутаются при подготовке бюджета: упустят из виду источники поступления денег или задвоят показатели. Например, непонятно, как отражать в бюджете планируемую сделку, которая предполагает отгрузку товаров со склада в Марьино компаниям группы «А».
Второе правило предполагает, что для всех центров доходов, задействованных в основной деятельности компании, нужно создать соответствующие статьи – см. схему 1. Определение списка статей доходов по основным видам деятельности.
Как создать список статей прямых расходов
Правила создания списка статей прямых расходов те же, что и для доходных статей: соблюдайте экономическую однородность и выделяйте статьи, соответствующие центрам затрат (ЦЗ) самого глубокого уровня в иерархии финансовой структуры.
Обратите внимание на термин «прямые расходы». Традиционно в бухучете прямыми считают расходы, которые относятся непосредственно к производству продукции или оказанию услуг. Из этих расходов формируют производственную себестоимость. В бюджетировании, построенном на основе финансовой структуры, к прямым нужно относить все расходы, которые относятся к работе центров затрат самого глубокого уровня.
Из-за разницы в квалификации прямых расходов себестоимость, сформированная по бухгалтерским и управленческим правилам, может не совпадать, когда центры маржинального дохода (ЦМД) выделили по регионам, клиентам, каналам сбыта (подробнее о способах группировки направлений деятельности см. Как составить эскиз финансовой структуры). Если центры маржинального дохода структурировали по продуктовому принципу, себестоимость, рассчитанная по методологии бухучета и управленческим правилам, скорее всего, будет одинаковой.
В наименованиях статей указывайте, прямые расходы или косвенные, например: «Прямая амортизация оборудования», «Прямая заработная плата» и т. п. Так уменьшите риск запутаться в похожих статьях прямых и косвенных расходов, поскольку в группах косвенных затрат могут быть аналогичные по экономической сути расходы.
Как создать список статей косвенных расходов
Косвенными расходами в системе бюджетирования считаются все статьи, выделенные не для самых глубоких по уровню вложенности центров затрат. Уровней косвенных расходов может быть несколько – в зависимости от финансовой структуры компании.
Определяя название статьи косвенных расходов, включайте в него слово «косвенные» и номер уровня в финансовой структуре. Например, если в компании используют разные классы основных средств для производства продукции, обслуживания производства и офиса, то, скорее всего, будет три статьи амортизационных расходов. Каждая получит свое уникальное название – см. схему 2. Выделение однотипных косвенных расходов на разных уровнях финансовой структуры.
Хотя многократное повторение похожих названий статей может показаться излишним и даже неудобным, но без него не удастся рассчитать финансовые результаты по всем уровням финансовой структуры. Кроме того, вы не сможете однозначно распределить ответственность за планирование расходов по статьям и исполнение планов по центрам финансовой ответственности.
Как создать список статей доходов и расходов от неосновной деятельности
Разрабатывая перечень статей доходов и расходов по неосновным видам деятельности, используйте те же два правила – экономической однородности и соответствия статей самым глубоким по уровню вложенности центрам доходов и центрам затрат. Кроме этого, определитесь, на каких уровнях финансовой структуры возникают доходы и расходы по неосновной деятельности. Подробнее о том, что считать неосновными видами деятельности, см. Как разработать структуру статей бюджета доходов и расходов.
Предположим, доходы и расходы по неосновной деятельности появляются на уровне бизнес-единиц, которые выделены в финансовой структуре в виде центров маржинального дохода (ЦМД), ведут исключительно основную деятельность и не касаются финансовых, инвестиционных и иных операций. Тогда введите статьи доходов и расходов по неосновным видам деятельности только на самом высоком уровне в финансовой структуре – на уровне компании в целом.
Если неосновные операции встречаются на разных уровнях, значит, и статьи нужно распределить по структуре бюджета доходов и расходов. Например, центры финансовой ответственности, которые отвечают за неосновные виды деятельности, есть только на общефирменном уровне финансовой структуры – см. схему 3. Определение списка статей доходов и расходов по неосновной деятельности. Поэтому и в бюджете доходов и расходов соответствующие статьи выделены в самом конце списка.
Нельзя однозначно ответить, насколько детальными должны быть статьи доходов и расходов. Это зависит от специфики конкретной компании. Определяйте уровень детальности, руководствуясь одновременно двумя подходами. Первый: «сверху» – насколько глубоко топ-менеджеры и собственники хотят видеть и анализировать бюджеты. Второй: «снизу» – насколько заданная детализация позволит сотрудникам, отражающим в учетной системе плановые и фактические операции, однозначно разнести цифры по статьям. В идеале нужно найти золотую середину.
Когда вы выполните рекомендованные действия, получите перечень доходов, а также прямых и косвенных расходов – см. пример в таблице.