text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как снизить расходы на постановку бюджетирования

Чтобы снизить расходы на внедрение бюджетирования, необходимо оценить объем работ по этапам:

Вне зависимости от того, своими силами внедряется бюджетирование или привлечены сторонние специалисты, на каждом из этих этапов возможно сократить часть расходов, что особенно актуально, когда финансовые ресурсы ограничены.

Как сократить расходы на анализ текущего состояния системы бюджетирования в компании

На первом этапе внедрения оценивают текущую систему бюджетирования, выявляют ее недостатки и определяют направление для ее модернизации (подробнее об этом см.  Как оценить качество действующей системы бюджетирования). К распространенным недостаткам можно отнести:

Если в компании уже ведется какая-то система бюджетирования, самостоятельно выделить все ее недостатки бывает затруднительно, а сторонними консультантами – дорого. Поэтому на данном этапе нужно определить, кто будет заниматься диагностикой и где можно сэкономить:

Сотрудники компании. Чтобы определить, может ли компания своими силами провести диагностику и сэкономить на этом этапе работ, нужно оценить имеющихся специалистов по двум критериям: квалификация и загрузка текущей работой (о том, как это сделать, см.  Как оценить фактическую нагрузку сотрудников финансовой службы). Предпочтительнее всего для реализации процесса создать рабочую группу из сотрудников финансовой службы (в т. ч. экономистов в цехах на промышленных предприятиях), IT-отдела и, например, руководителей других подразделений (о том, как лучше собрать команду, см.  Как создать проектную команду для постановки бюджетирования). Такая проектная группа по итогам диагностики скорректирует или разработает новые положения, регламенты, инструкции и другие формы документов. Можно, как вариант, взять в качестве образцов документы других компаний и адаптировать их под свои требования, что сократит время и сэкономит средства.

Поскольку участники проекта внедрения отвлекаются от своих основных обязанностей, то увеличенная нагрузка может негативно повлиять на качество их работы или лояльность по отношению к компании, особенно при небольшом штате сотрудников. Поэтому необходимо разработать дополнительную мотивацию сотрудников, а при ограниченном бюджете рассмотреть нематериальные поощрения (подробнее см.  Как лучше мотивировать сотрудников финансовой службы – деньгами или похвалой).

Подбирать коллектив группы стоит так, чтобы в целом все были знакомы с системой бюджетирования и с задачами, которые пытаются решить в компании с ее помощью. Если некоторым участникам потребуется дополнительное обучение, то привлечь следует не консультантов, а внутренних специалистов.

Привлеченный специалист. Если квалификации своих сотрудников для внедрения бюджетирования недостаточно, то в целях экономии можно принять в штат компании специалиста со стороны и воспользоваться его ранее приобретенным опытом. Один из недостатков такого подхода – в одиночку внедрение системы может затянуться на продолжительное время. Положительные стороны: высококлассный специалист, как правило, имеет готовый план мероприятий (подробнее о том, как разработать свой план, см.  Как составить график работ по внедрению бюджетирования), а свежий взгляд со стороны может помочь руководству увидеть минусы в системе бюджетирования и те плюсы, которые ранее не были очевидны. На стороннего специалиста также возлагается ответственность за обучение сотрудников системе бюджетирования в целом и за разъяснение правил подготовки бюджета и формирования отчетности на конкретном предприятии в частности. Ускорить процесс и повысить эффективность внедрения можно, наняв в помощь еще несколько менее квалифицированных сотрудников, если позволяет бюджет, либо выделить их из собственного штата.

Сторонние консультанты. Наиболее оптимальный и одновременно дорогостоящий вариант – приглашение для внедрения бюджетирования специализированной компании (подробнее о его преимуществах и недостатках см.  Как внедрять бюджетирование: своими силами или с помощью консультантов). Здесь сократить расходы можно, наняв консультантов только на ряд определенных работ. Необходимо оценить, какие мероприятия можно выполнить своими силами – чаще всего это разработка форматов бюджетов и отчетности, положений, регламентов, учетной политики и т. д.

Как снизить затраты на автоматизацию и внедрение системы бюджетирования компании

Для минимизации расходов при внедрении системы бюджетирования нужно оценить имеющийся потенциал программного обеспечения и трудовых ресурсов.

Обслуживающий персонал. Чтобы сократить расходы на обслуживание системы бюджетирования, нужно определить, насколько детальная информация нужна при подготовке бюджетов и отчетности, кто ее будет готовить (заносить, например, дополнительные данные в информационную базу). Как правило, фактические данные в систему учета вносят бухгалтеры, работающие с первичной учетной документацией. В некоторых компаниях, прежде чем попасть в бухгалтерию, документы проходят через отдел бюджетирования, где их классифицируют и присваивают коды. При ограниченном финансировании проекта бюджетирования выделение отдельного сотрудника в отделе нецелесообразно. Рациональнее обучить специалистов бухгалтерии разносить затраты по заданным кодам классификации, а в дальнейшем выборочно контролировать их правильность и при необходимости проводить дополнительную разъяснительную работу.

Минимизировать расходы на обучение персонала работе с системой можно, если проводить его своими силами: сразу для всех сотрудников, выборочно по отделам или индивидуально (подробнее см.  Как организовать обучение сотрудников работе с бюджетами).

Информационная система. Полная автоматизация бюджетирования существенно облегчит процесс подготовки бюджетов и отчетности, однако не всегда целесообразна и, как правило, дорого обходится компании. Чтобы снизить затраты, стоит оценить уже действующую систему, если она есть (бухгалтерского или управленческого учета): достаточно ли ограничиться приобретением нескольких дополнительных модулей (подробнее о том, что поможет сэкономить, см.  Как сэкономить при внедрении комплексной информационной системы).

Доработать программный продукт под внедряемую систему бюджетирования можно собственными силами (если на предприятии есть персонал, занимающийся его обслуживанием) или пригласить по договору специалиста со стороны (например, частным образом нанять программиста из консалтинговой компании – это будет экономически выгоднее, чем платить самой компании, а качество полученных услуг не будет ниже). Достаточно лишь грамотно сформулировать техническое задание (подробнее об этом см.  Как подготовить техническое задание на внедрение информационной системы).

Если в компании нет специалистов, которые могут поставить задачу программистам, придется обратиться в специализированную компанию, так как в ней, помимо технического персонала, работают консультанты. Тогда, чтобы сократить расходы на автоматизацию, можно брать только некоторые (основные или самые трудоемкие) формы:

Еще одна возможность – ограничиться подготовкой бюджетов и отчетности в Excel хотя бы на этапе подготовки технического задания и тестирования.

Татьяна Афанасьева , заместитель финансового директора управляющей компании группы компаний «ЯВА»

Если бюджетирование нужно внедрить в территориально удаленных филиалах компании с обособленным бюджетом, важно оценить, кто, как и в какие сроки будет устанавливать систему. Хорошо, если все предприятия группы работают в едином информационном поле: достаточно один раз разработать и автоматизировать бюджеты и отчеты в головном офисе, а далее интегрировать их в филиалы. В противном случае возможны варианты:

Наименее затратный – третий вариант. Но он возможен только при наличии хорошего интернет-канала на территории обособленного подразделения.

Оценивая трудовые ресурсы, нужно определить, что выгоднее: содержать экономиста на месте или поручить внедрение и дальнейшее обслуживание системы бюджетирования специалисту головного офиса (этот вариант подойдет, даже если филиал работает в информационной системе, отличной от системы головного офиса).

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.