text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как контролировать постановку бюджетирования

Внедрить бюджетирование в заданные сроки и с необходимым результатом практически невозможно без системного контроля, осуществляемого руководителем и его заказчиком (директором или собственником). Если в ходе проекта не учитывать изменения внутри компании (новые направления деятельности, перемены в организационной структуре и др.) и обстановку на рынке, это также может отрицательно сказаться на реализации проекта.

Какие отчеты помогут контролировать проект внедрения бюджетирования

Основной отчет о состоянии проекта внедрения бюджетирования составляется на основе плана мероприятий – что сделано, в какие сроки и сколько средств потрачено. Фрагмент плана мероприятий представлен в таблице 1. Для заказчика и руководителей подразделений можно готовить отдельные отчеты с необходимой для них детализацией. Если это делать регулярно, в компании появится ценная база данных о ходе работ. Такая информация пригодится в будущем, если понадобится восстановить историю постановки бюджетирования или подготовиться к новому проекту.

Нормативные показатели для планирования статей бюджета и последующего контроля
№ п/п Мероприятие Ответственный за исполнение Необходимая информация (вход) Срок начала (план) Срок начала (факт) Формат результата (выход) Срок окончания (план) Срок окончания (факт) Заказчик Бюджет Комментарии
1 Утвердить перечень нормативных показателей П.Е. Иванов Список статей бюджета, по которым будет реализовано планирование по нормативам 20 января 20 января Приказ об установлении нормативов 30 января 30 января А.П. Петров Не предусмотрен Вносит ответственный исполнитель по сроку начала (окончания) работ, указывает либо место хранения аналитической записки (в формате гиперссылки), или описывает по согласованному формату информацию по работе
2 Определить механизм расчета плановых и фактических значений П.Е. Иванов Статьи бюджета, нормативы 30 января 30 января Инструкция с описанием порядка планирования и контроля 3 февраля 3 февраля А.П. Петров Не предусмотрен
3 Сформировать задание в отдел информационных технологий П.Е. Иванов Инструкция с описанием порядка планирования и контроля 3 февраля 3 февраля Техническое задание 4 февраля 4 февраля А.Р. Козлов Не предусмотрен
4 Реализация технического задания А.Р. Козлов Техническое задание 4 февраля 4 февраля Передача на тестирование 10 февраля 10 февраля П.Е. Иванов 2000
                     

Ответственных за подготовку отчетов лучше назначать согласно направлениям и этапам работ, а обобщать всю информацию может руководитель проекта.

Перед началом проекта бюджетирования совместно с участниками проектной группы необходимо определить состав анализируемой в отчетах информации: входные данные и ожидаемый результат. Чтобы определить, насколько текущая ситуация соответствует запланированной, необходимо:

Важно утвердить структуру отчетности по проектным работам и ее формат – это могут быть аналитическая справка, устный доклад, короткий комментарий в отдельной графе плана работ. Также следует установить периодичность проектных собраний – в определенный период или после завершения промежуточных этапов.

Чтобы избежать простоев в ходе проекта, лучше сразу наделить ответственного за работу (этап в целом) правом самостоятельно принимать решения в определенных рамках. Или же договориться, что все вопросы обсуждаются на общих собраниях рабочей группы. Если команда не может прийти к единому мнению, последнее слово можно оставить за заказчиком.

Отчеты по проекту должны отражать его актуальное состояние. К примеру, отчетом о результатах определенного этапа служит аналитическая записка, в ней лучше заранее предусмотреть такие поля: краткие выводы по этапу (проекту), выявленные риски, вопросы, по которым нужно принять решение. Руководитель проекта, обобщая результат этапа, к этому еще может добавить ближайшие ключевые задачи, реперные даты в будущем, потраченные средства из бюджета.

Подготовка и сбор отчетов не должны занимать много времени, иначе не получится оперативно контролировать ход работ. Полученные результаты полезно регулярно обсуждать на рабочих встречах по ходу проекта. Важно объяснить ответственным за составление отчета, что они должны максимально отражать реальное положение дел, даже если оно неудовлетворительно.

Чтобы всем членам проекта были доступны оперативные данные, лучше организовать хранение отчетности на корпоративном сервере с общим доступом к материалам.

Как организовать мониторинг работ проекта по внедрению бюджетирования

Для эффективного мониторинга хода работ по внедрению бюджетирования важно выбрать метод контроля, то есть определиться, в каком формате будет оцениваться результат.

Выбор метода контроля результатов. Внедрение системы бюджетирования охватывает все основные и вспомогательные бизнес-процессы предприятия, поэтому важно получать полную информацию о состоянии работ. Для этого можно применять следующие методы:

Контрольные точки целесообразно устанавливать согласно выбранному методу контроля. Например, если для этапа выбран метод простого контроля, то оценка ставится в срок окончания работ.

Критерии контроля работ по проекту бюджетирования. Чтобы определить состав информации для мониторинга проекта внедрения бюджетирования, удобно составить матрицу в табличной форме. В ней целесообразно указать критерии контроля, необходимые данные, периодичность сбора, вид отчетной формы, ответственных сотрудников (см. таблицу 2. Матрица контроля хода работ по проекту бюджетирования).

Критерий контроля Данные Периодичность сбора Состав данных и формат отчета Ответственный
Сроки выполнения работ – Дата начала (план-факт);
– дата окончания (план-факт)
Зависит от выбранного метода контроля результатов и детализации задач. Запрашивается к сроку выполнения какого-либо этапа (задачи) или в промежуточные сроки План выполнения работ по проекту с датами начала работ и их окончания в формате план-факт с указанием причин отклонения Заполняет руководитель процесса (каждый в рамках своей зоны ответственности)
Содержание работ – Мероприятия в рамках первоначального плана;
– корректировка объемов работ;
– проблемы (любые, которые вызывают задержку сроков внедрения);
– сложности внутренних коммуникаций
Зависит от выбранного метода контроля результатов и детализации задач. Запрашивается к сроку выполнения какого-либо этапа (задачи) или в промежуточные сроки План выполнения работ по проекту с указанием в формате примечаний или в отдельной графе всех проблем (или по договоренности с участниками проектной группы – в свободном формате с указанием, какая возникла проблема, причины ее возникновения, что предпринято, а также предложения по урегулированию) Заполняет руководитель процесса (каждый в рамках своей зоны ответственности)
Стоимость выполнения работ – Бюджет проекта по вехам (план-факт);
– другие неучтенные затраты (факт)
Зависит от выбранного метода контроля результатов и детализации задач. Запрашивается к сроку выполнения какого-либо этапа (задачи) или в промежуточные сроки с учетом оценки рисков перерасхода бюджета План выполнения работ по проекту с суммой средств, выделенных на этап (задачу), в формате план-факт с указанием причин отклонения Заполняет руководитель проекта

Крайне важно регулярно собирать данные о фактическом состоянии работ проекта внедрения бюджетирования. Информация будет полной и объективной, если контроль хода работ непрерывен, оценка степени завершенности работ проводится в текущем режиме и специалисты планируют параметры реализации будущих работ. Матрица контроля позволит получать актуальную информацию о ключевых параметрах проекта.

Регулярная фактическая информация о ходе работ необходима для продления или сокращения сроков выполнения этапов. Ведь для каждой последующей работы нужно оценить ее состояние (начало, окончание, время, потраченное на реализацию, и остающуюся продолжительность) и спрогнозировать расчетный срок выполнения, поставить новую дату завершения проекта. Как только получен первый срез фактических сроков исполнения работ по проекту и зафиксирована высокая вероятность корректировки времени выполнения следующих этапов, нужно составить два графика хода работ: первоначальный (базовый) и текущий, включающий влияние последних фактических данных.

Как корректировать ход работ по проекту бюджетирования

Если затягиваются сроки выполнения работ по проекту внедрения бюджетирования, превышен заложенный на этап бюджет, можно:

Корректировать длительность работ по проекту целесообразно, если на стадии планирования были допущены ошибки, не учтена недостаточность ресурсов, появилось сопротивление персонала. Определение причин временных задержек лучше проводить на основе комплексного анализа отклонений от плана по времени и по выполненным объемам работ. Это позволит выявить факторы, препятствующие своевременной сдаче работ, и грамотно организовать корректирующие мероприятия.

Елена Лукашова , директор по экономике и финансам компании «Торговый Холдинг Сибирский Гигант»

Поставить бюджетирование будет проще, если следовать нескольким несложным правилам:

Елена Лукашова , директор по экономике и финансам компании «Торговый Холдинг Сибирский Гигант»

Внедрение бюджетирования – процесс не одного месяца. Чтобы повысить качество контроля, лучше выделить контрольные промежутки по всему проекту, так чтобы проверка проводилась не реже чем раз в два месяца. Внутри этого срока можно установить дополнительные ключевые даты исходя из целей проекта.

Не обязательно в эти промежуточные сроки собирать проектную группу вместе, но интересоваться у ответственного сотрудника о ходе работ необходимо. Задавайте простые вопросы: как идет работа, есть ли какие-то трудности, вся ли информация доступна и т. д. Как только почувствуете, что на промежуточном этапе появились сложности, нужно подключиться самому и оказать помощь. Иногда достаточно просто подтвердить правильность принятого решения, чтобы процесс пошел дальше.

Елена Лукашова , директор по экономике и финансам компании «Торговый Холдинг Сибирский Гигант»

Возможно, под обилием неконтролируемых изменений по проекту внедрения бюджетирования незаметно изменится идеология процесса, и он выйдет из-под контроля. Повысить эффективность управления помогут:

Необдуманное принятие изменений особенно разрушительно, поэтому при обсуждении оцените влияние на результат, одобрите, откажите или отложите изменение, внесите его в план проекта и после этого приступите к реализации. Тогда у вас будет возможность обратиться к истории создания бюджетирования.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.