text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как создать проектную команду для постановки бюджетирования

Один из ключевых аспектов успешной постановки бюджетирования – правильно подобрать состав команды проекта и грамотно мотивировать каждого из ее участников на достижение цели.

Кого включить в команду проекта внедрения бюджетирования

Внедрение бюджетирования – задача, решить которую силами одного финансового департамента невозможно. Проект охватывает все бизнес-процессы предприятия и, следовательно, требует учета интересов всех подразделений.

Исключить возможные проблемы (сопротивление сотрудников в связи с непониманием целей проекта, нежелание изменений, слабая компьютерная грамотность персонала, нарушение регламентных работ и т. д.) можно, если в состав проектной команды включить руководителей структурных подразделений – будущих центров финансовой ответственности. От правильно подобранных участников зависит успех всего мероприятия.

Участников проекта лучше подбирать среди сотрудников своей компании, так как они знают специфику деятельности. К тому же проект будет приносить пользу организации в будущем, это делает специалистов ответственными за плоды своего труда.

Команду проекта следует рассматривать как управленческую структуру, в состав которой входят специалисты, руководящие своими направлениями деятельности. Во главе команды должен стоять менеджер проекта.

Как учесть профессиональные требования к участникам проекта внедрения бюджетирования

Для решения каждой задачи постановки бюджетирования от каждого участника команды требуется набор определенных дополняющих друг друга навыков: профессиональных, межличностного общения (критиковать, но конструктивно, говорить последнее слово (завершать процесс, этап), но, не изменяя сути выработанных командных решений, слушать, но не бездействовать при этом и т. д.). Важно учитывать сочетание личностных особенностей всех членов команды и правильно распределить роли. Профессионалов, подходящих для участия в проекте, можно собрать из руководителей подразделений компании. Зачастую сотрудники способны совмещать несколько ролей. В рамках проекта это возможно, следует только учесть временную загруженность и объем задач, на выполнение которых можно привлечь специалиста. Чтобы визуализировать состав команды и выполняемые ее участниками функции, удобно составить проектную матрицу (см. таблицу 1. Матрица задач участников проекта).

Состав команды (функция в команде) Специалисты Ф. И. О. Важные навыки Задачи
Руководитель проекта
(лидер команды)
Исполнительный директор П.М. Иванов Нацеленность на результат, навыки управления, ответственность, сильные аналитические способности Целеполагание, планирование, контроль смысловой идеи проекта
Член проекта
(эксперт, координатор)
Финансовый директор И.И. Петров Способность аргументированно оценивать выработанные решения, высокие организационные навыки, оценка постановки задач проекта, инициативность, ответственность, способность принимать решения, оценка рисков, стрессоустойчивость Оценка результата, поддержка уровня качества проекта, управление бюджетом и сроками проекта, взаимодействие команды, реализация этапов проекта
Член проекта
(эксперт)
Операционный директор А.К. Сидоров Способность аргументированно оценивать выработанные решения, организационные навыки, оценка корректности постановки задач проекта Оценка результата, поддержка качественного исполнения проекта, реализация этапов проекта
Член проекта
(исполнитель)
Директор IT-службы А.К. Смирнов Профессиональная экспертиза, высокая производительность, навыки командной работы, стрессоустойчивость Реализация этапов проекта
Руководитель отдела кадров М.И. Петрова
Коммерческий директор А.Д. Семенов
Менеджер по рекламе Л.А. Фролова
Ведущий аналитик ПЭО Д.М. Михайлов
Ведущий программист Н.Д. Воронов

В матрице перечислены руководители и ведущие специалисты, которые в процессе проекта могут привлекать подчиненных для выполнения ряда работ. Если эти работы будут носить системный характер, необходимо включить линейного сотрудника в команду в качестве равноправного участника.

Кого назначить руководителем проекта по внедрению бюджетирования

Желательно, чтобы проект по постановке бюджетирования возглавлял сотрудник, способный принимать ключевые решения и взять на себя полную ответственность за результат. Лучше, если он будет действительным лидером (и формальным и неформальным). Руководителями проекта могут стать исполнительный, финансовый или операционный директор. Важно, чтобы должность сотрудника позволяла контролировать ход работ проекта и обеспечивать его выполнение в рамках функциональных подразделений. Важно иметь в виду, что многие работы будут сделаны под воздействием коммуникативных и личностных качеств руководителя, и его неформальный авторитет, безусловно, надо учитывать. Лучше, если он будет способен заинтересовать и вовлечь участников в командную работу, его энтузиазм и желание реализовать проект должны придавать значимость этой деятельности для остальных.

Задача руководителя проекта – в кратчайший срок довести команду до завершающего этапа проекта, не растеряв по пути ее участников и не утратив энтузиазма. Результаты работы будут успешными, если соблюдать несколько условий:

Если в компании сложная, разветвленная структура с удаленными подразделениями, то важную роль играют средства коммуникации, которыми следует обеспечить всех участников.

Как мотивировать команду проекта по внедрению бюджетирования

Грамотно составленная программа мотивации участников проекта позволит повысить эффективность их работы. Как и в случае с любой другой работой, следует использовать монетарную и немонетарную мотивацию.

Монетарная мотивация основана на изменении текущего вознаграждения участников (повышение окладной части) и применении системы вознаграждения (бонусы или премия). Вознаграждение – мощный стимул для повышения профессиональной отдачи сотрудника. Оно в зависимости от личностных особенностей способно в перспективе удерживать на определенном уровне работоспособность. Однако в проектную команду по постановке бюджетирования, как правило, привлекаются лучшие специалисты своей области, а их зарплата однозначно не ниже рыночной. Поэтому в рамках данного проекта повышать окладную часть не стоит, так как после его завершения снижение оплаты выступит демотивирующим фактором. Гораздо более действенный способ монетарной мотивации – начисление бонусов как в ходе работ по проекту, так и при его завершении. Определяя размер премии, надо постараться выдержать принцип существенности и предложить размер вознаграждения минимум 25 процентов от ежемесячной зарплаты. Так, общая сумма вознаграждения будет зависеть от продолжительности проекта и критериев оценки результатов работ. Условия премирования каждого сотрудника лучше озвучить заранее. Целесообразно разделить премирование на ежемесячное и итоговое, тем самым обеспечив поддержку усилий сотрудника на протяжении всего проекта, а не только накануне ежемесячной оценки его вклада в проект.

Примерами немонетарной мотивации и стимулирования, увеличивающими эффективность работы проектной команды, могут служить:

Мотивационную программу желательно построить на базе общей системы мотивации компании, но разделить на две части: личную (по результатам работы конкретного сотрудника) и коллективную (по итогам работы группы в целом).

Как определить сумму премиального фонда для проектной команды

Определить сумму премиального фонда можно в процентах от общего бюджета проекта или в сумме, кратной общему месячному фонду зарплаты всех участников проекта. При этом учитывайте структуру начислений по оплате труда и сумму страховых взносов. Размер вознаграждения зависит от ценности проекта.

Определяя премиальную часть проекта, помните, что всегда останутся сотрудники, недовольные ее размером. Общий премиальный фонд проекта можно рассчитать по формуле 1.

Формула 1. Расчет общего премиального фонда проектной команды

Например, при невыполнении сроков по проекту в целом можно применить следующую шкалу для поправочного коэффициента: задержка один месяц – 0,9, два месяца – 0,7, три месяца – 0,5, при задержке четыре месяца премия не выплачивается вообще.

Как эффективно распределить премиальный фонд между участниками проектной команды

При распределении премий вряд ли удастся добиться полного удовлетворения ожиданий каждого сотрудника. Сумму бонуса можно распределить на две части: выплата руководителю (возможно, включая экспертов) – не более 50 процентов, а оставшаяся часть – для членов команды проекта. Так как руководитель и эксперты существенно влияют на ход проекта, вносят коррективы в план, координируют работу других участников и отвечают за результат, вознаграждение они должны получить по окончании работ. То есть один раз всю сумму в конце проекта. Остальные участники могут получать свою часть ежемесячно в зависимости от своего вклада. Как вариант, ее можно разделить на две выплаты, одна из которых будет предусмотрена как заключительное поощрение. Так, структура бонуса может выглядеть следующим образом (см. таблицу 2. Структура премиальной части проектной команды).

Базой для распределения общей суммы премии может стать зарплата каждого сотрудника или его трудозатраты. При выборе последнего варианта нужно вести табель учета плановой стоимости выполненных работ и фактических вложений участника проекта.

Принятое решение необходимо донести до участника команды индивидуально или на общем собрании. Можно даже подготовить уведомление для сотрудника с сообщением о включении его в проект и письменно изложить установленную систему мотивации.

Для каждого члена команды следует разработать критерии оценки его работы. Принцип может быть следующим – разделить задачи по сложности (простая, обычная, сложная), качеству исполнения (выполнена, не выполнена) и срочности (выполнена в срок, не выполнена в срок).

Премия для каждого сотрудника проекта может определяться по формуле 2.

Формула 2. Расчет месячной премии участника проектной команды

Как поддерживать эффективность работы членов проектной команды

Модель мотивации участников команды по внедрению бюджетирования необходимо тщательно продумать еще на стадии принятия решения о создании проектной группы. Очень важно не ошибиться с людьми и внимательно отнестись к планированию затрат по проекту, определению суммы премии и ее распределению. Все это в совокупности с грамотным управлением в ходе проекта повысит эффективность работы его участников. Чтобы добиться сплоченности коллектива, следует придерживаться нескольких правил:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.