text
Журнал

От чего зависит длительность проекта по внедрению бюджетирования

Временной график реализации проекта по постановке бюджетирования зависит, как правило, от следующих факторов:

Как оценить масштаб проекта по внедрению бюджетирования

Продолжительность проекта по постановке бюджетирования зависит от того, что именно в рамках этого проекта предстоит сделать. Поэтому прежде всего нужно установить функциональные рамки – то есть выбрать части (блоки) системы бюджетирования, которые нужны на конкретном предприятии. Наиболее полный набор составляющих этой системы, сформированный на основе практического опыта, можно разделить:

Если задача глобальна и предстоит внедрять все перечисленные элементы, то проект займет год и более. Даже если некоторые работы будут проводиться параллельно и (или) внахлест. Имеет смысл разбить задачу на блоки, запуская и сдавая их очередями. Тогда график будет более точным: по месяцам и кварталам.

Как методология бюджетирования влияет на длительность проекта по его постановке

Наличие методологии бюджетирования существенно сокращает продолжительность его внедрения, а график работ в этом случае становится более управляемым (чем при ее отсутствии).

Однако нужно учитывать, что методологии бывают разные. Среди них есть такие, которые оптимизированы по времени, а есть и те, где фактор времени работы вообще не учитывается. Например, методология, предполагающая последовательную разработку финансовой структуры (подробнее об этом см. Как разработать финансовую структуру: порядок действий), системы бюджетирования (подробнее об этом см. Как разработать и внедрить систему бюджетирования: порядок действий) и бизнес-процессов бюджетирования, исходит из того, как можно максимально быстро описать систему бюджетирования за счет:

Но известны также методологии, неоптимально использующие время своих пользователей. Например, если работа построена по некоторой академической или отраслевой логике – глубоко и подробно рассматриваются отдельно взятые показатели: затраты, остатки, задолженности. Или бюджеты и отчеты по факту не связаны друг с другом. В результате каждый в отдельности элемент может быть так или иначе проработан, но за счет их слабой связи любое изменение в каждом из них неоднозначно влияет на остальные. Если по какой-то причине в компании выбрана такая методология, то нужно потребовать, чтобы специалисты по внедрению бюджетирования установили точные сроки получения работающего результата по каждому этапу работ. И, конечно, следует заложить резерв (не менее 20% времени) на то, что возникнут задержки выполнения работ и несостыковки результатов разных этапов.

Как ускорить внедрение бюджетирования

Применяемая технология проектной работы – самый важный фактор для планирования графика работ по внедрению бюджетирования. Один и тот же объем задач без четко прописанной и ранее апробированной технологии может растянуться на неопределенный срок, а с ее применением – уложиться в жесткие временные рамки.

Есть специалисты по внедрению бюджетирования, технологии которых прописаны до часов. Иногда такое нормирование может оказаться слишком искусственным – в приложении к конкретной задаче и набору исполнителей оно может «поплыть». Например, если в компании не принято быстро согласовывать результаты либо есть привычка постоянно эти результаты пересматривать. Или большую часть проекта менеджеры, принимающие решения, были в командировках.

С другой стороны, разрешать такие коллизии – обязанность самого поставщика технологии. Она должна иметь запас прочности на неидеальность реальных ситуаций.

Как учесть имеющиеся ресурсы при составлении графика работ

Проект по внедрению бюджетирования должен быть укомплектован всеми необходимыми ресурсами. Прежде всего, конечно, кадровыми, но также и техническими, информационными, финансовыми.

Как показывает практика, собственно разработка методических принципов и даже настройки в автоматизированной системе занимают примерно столько времени, сколько им отводили по плану. А вот «узкие места», из-за которых постоянно нарушаются графики, это:

По первому фактору рекомендации такие. Менеджеров верхнего звена необходимо вовлечь в проект; нужно, чтобы они понимали важность своего участия. Желательно закрепить время, которое они должны посвятить постановке бюджетирования, и ответственность за нарушения графиков в виде приказа генерального директора по предприятию. В любом случае, следует резервировать до 20 процентов времени к каждому этапу на те случаи, когда топ-менеджеры будут недоступны для проекта.

Влияние второго фактора можно минимизировать путем применения мозговых штурмов. В этом случае не будет необходимости сначала вести разработку, а потом на уровне согласования проходить еще несколько раз тот же самый путь, объясняя результаты разработки каждому согласующему сотруднику. Если все они на штурме примут участие в принятии решений, то и не будут тратить общее время проекта на повторное осмысление материала. Но нужно резервировать до 30 процентов времени на фазу согласования и корректировки.

Как планировать работы по внедрению бюджетирования

Главный совет – следует ориентироваться на установленные сроки (дедлайны) реализации этапов постановки бюджетирования.

Функционирование системы бюджетирования (так же, как и системы учета) жестко завязано на конкретные календарные даты. На новую финансовую систему обычно переходят с начала года или квартала. Сложно запустить ее в середине любого месяца.

Например, если принято решение «жить по бюджетам» с 1 января, а кампания по их подготовке должна занять три месяца, то автоматизированная система должна быть настроена и протестирована не позже чем к 30 сентября предыдущего года. Ситуация может быть усложнена необходимостью переноса остатков, сверкой справочников, настройкой синхронизации с другими информационными системами и прочими техническими деталями. Значит, в общем контуре система должна быть готова к концу июля. Следовательно, методическая разработка должна быть завершена не позднее начала мая (для дальнейшей настройки бизнес-правил в программном обеспечении). В итоге получается, что, для того чтобы запустить систему бюджетирования с нового года, необходимо начать разрабатывать ее не позднее начала предыдущего года.

Так, методом обратного счета можно составить график даже самого сложного проекта. Главное, дать достаточно точные оценки продолжительности каждого этапа и не забывать о резервах времени.

Пример графика выполнения работ по разработке методологии бюджетирования (с разбиением на блоки работ, оценкой их длительности в днях по двум возможным сценариям работ) представлен в таблице.

Этап Результаты этапа Длительность, раб. дн. Участники проекта
Сценарий «Модель с нуля» Сценарий «Модель Best Practice» Должность Степень вовлечения, в % от времени, отведенного на этап
1. Общая регламентация
1.1. Уточнение и утверждение задачи Утвержденная структура регламентных документов по бюджетированию 3 1 Топ-менеджеры 20
1.2. Разработка (уточнение) финансовой структуры Утвержденный перечень ЦФО (ЦФУ, МВЗ) 2 2 Специалисты финансово-экономического блока 40
1.3. Разработка (уточнение) бюджетной структуры

Утвержденные:

– структура управленческого отчета о прибылях и убытках (ОПУ);

– перечень функциональных бюджетов;

– перечень вспомогательных плановых форм

3 1
2. Разработка детальной бюджетной структуры
2.1. Разработка перечня аналитик (справочников, классификаторов) бюджетирования Перечень аналитик (справочников, классификаторов) бюджетирования 1 1 Специалисты финансово-экономического блока, IT-специалисты 40
2.2. Разработка структуры существенных аналитик бюджетирования

Элементы и (или) принципиальная структура (группы, подгруппы) справочников и классификаторов бюджетирования:

– статьи БДР;

– статьи БДДС;

– до трех прочих в соответствии с пунктом 2.1

3 2
2.3. Разработка альбома бюджетных форм Альбом утвержденных бюджетных форм 3 3
3. Разработка бизнес-процесса(ов) бюджетирования
3.1. Определение перечня процессов бюджетного планирования

Утвержденные:

– перечень процессов бюджетного планирования;

– перечень сценариев бюджетного планирования

1 Топ-менеджеры 20
3.2. Описание процессов бюджетного планирования Графические диаграммы и текстовые описания процессов бюджетного планирования (до трех процессов, например: годовое, квартальное, месячное планирование) 4 2

Функциональные директора,

специалисты финансово-экономического блока,

IT-специалисты

40
4. Окончательная регламентация
4.1. Окончательная доработка и утверждение регламентных документов

Окончательно утвержденный пакет документов:

– Положение о финансовой структуре;

– Положение о бюджетной структуре;

– Положение о бизнес-процессах бюджетирования

2 1 Топ-менеджеры 20
Специалисты финансово-экономического блока 40
Итого длительность проекта 22 13
Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.