text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как составить график работ по внедрению бюджетирования

Составляя график работ по внедрению бюджетирования, необходимо продумать, какие задачи и в какие сроки должны быть реализованы, разбить их выполнение на этапы и для каждого определить продолжительность (в зависимости от трудоемкости) и последовательность проведения.

Работы по постановке бюджетирования в компании можно разделить на основные и дополнительные.

Основные работы, как следует из названия, обязательны для выполнения, поскольку без них невозможно построить рабочую систему бюджетирования даже в самом упрощенном ее варианте. К ним относятся, например:

Дополнительные работы, такие как обучение сотрудников, автоматизация процесса бюджетирования, разработка на основании бюджетных показателей системы мотивации для центров финансовой ответственности, могут присутствовать в проекте и выполняться после завершения основных как их логическое продолжение. Но их можно и отложить на более поздний срок или же в некоторых случаях не проводить совсем.

Наличие дополнительных работ в графике постановки бюджетирования и время, выделенное на их реализацию, зависят от первоначально заданных требований к будущей системе бюджетирования, а также от того, какие изменения предстоит внести в действующие бизнес-процессы предприятия в связи с ее внедрением.

Как планировать сроки создания финансовой структуры компании

На первом этапе внедрения бюджетирования необходимо проанализировать организационную структуру компании, спроектировать (и утвердить) на ее основе финансовую структуру (подробнее о ее разработке см. Как разработать финансовую структуру: порядок действий).

Длительность и трудозатраты этого этапа зависят от того, насколько корректно изначально была сформирована организационная структура и соответствует ли она текущим потребностям компании.

Возможно, потребуется усовершенствовать существующие бизнес-процессы либо полностью их пересмотреть, а также перераспределить функции между сотрудниками и подразделениями – то есть внести необходимые изменения сначала в организационную структуру предприятия.

Сократить время последующих работ позволит оптимизация выделяемых центров финансовой ответственности. Например, для отдельных компаний, не входящих в холдинги, в качестве центров ответственности могут рассматриваться дирекции и департаменты. Такой детализации для целей бюджетирования вполне достаточно, особенно для небольших предприятий. Отнесение структурных подразделений общего назначения (отдел персонала, секретариат, IT-служба, юридическая служба, бухгалтерия) к самостоятельным центрам ответственности нецелесообразно, так как их функции связаны с общим управлением, перечень статей затрат ограничен, а их величина, как правило, в общем объеме затрат несущественна.

Такие работы могут занять около трех недель для небольших компаний, а для средних и крупных – до двух месяцев. Однако это время следует потратить, поскольку ошибки в финансовой структуре могут привести к необходимости полной перестройки будущей системы бюджетирования.

Сколько времени потребуется для разработки структуры бюджетов компании

Разработка генерального бюджета компании – это этап, который обычно занимает основную часть времени всего проекта. Его целесообразно разбить на более мелкие шаги, работы по некоторым из которых можно проводить параллельно. В качестве таких шагов можно выделить:

Определить состав операционных и финансовых бюджетов. Следует решить, какие итоговые формы бюджетной отчетности должны формироваться, в какие сроки, а также есть ли необходимость в дополнительных функциональных бюджетах и расшифровках, чтобы избежать ошибок (подробнее о том, какие бюджеты следует составлять, см. Какие функциональные бюджеты нужны компании). Например, для производственного предприятия необходим бюджет прямых производственных расходов, а для торгового – бюджет расходов на продажу. Если компания занимается инновационной деятельностью, проводит научные разработки и изыскания – в модели следует предусмотреть бюджет расходов на НИОКР или бюджет технических разработок. В качестве специфических также могут выступать бюджет запасов готовой продукции (товарных остатков), бюджет капитальных затрат (инвестиций), бюджет расходов на содержание собственного автопарка и т. п.

Наиболее полный состав бюджетов необходим производственным предприятиям. Для других видов бизнеса возможны разнообразные варианты. Например, компании, оказывающие услуги, зачастую используют в бюджетировании проектный подход. В результате на каждый проект формируется весь комплект бюджетов.

Продолжительность работ на этом этапе – не более двух недель.

Установить последовательность формирования операционных и финансовых бюджетов. На этом этапе необходимо оценить наличие критических факторов, влияющих на деятельность предприятия. Именно от этого зависит последовательность составления бюджетов. Например, если производственное предприятие сильно зависит от поставщиков сырья, то начинать следует не с бюджета продаж и даже не с бюджета производства, а с бюджета закупок, так как наличие доступного сырья на рынке будет ограничивающим фактором. Несмотря на кажущуюся простоту, данный этап нельзя ни в коем случае исключать из плана, поскольку нарушение логики составления бюджетов может привести к ошибочности всей бюджетной модели. Подробнее о последовательности формирования бюджетов см. В какой последовательности составлять функциональные бюджеты.

Продолжительность этих работ – около полутора недель.

Определить перечень бюджетных статей и разработать справочники. Следует продумать, какой должна быть детализация бюджетных показателей. Она устанавливается исходя из желаемой точности составляемых прогнозов: чем глубже детализация, тем больше вероятность погрешности. Кроме того, избыточная детализация не рациональна и с точки зрения трудозатрат.

Если же используются укрупненные бюджетные показатели, точность планирования и оперативность сбора фактических данных повышаются, однако это происходит в ущерб информативности, что не позволит эффективно управлять финансовым состоянием компании.

Чтобы решить данную проблему, можно все статьи затрат условно разделить на группы начиная с наиболее существенных. А затем контролировать, например, лишь те статьи, затраты по которым значительны и составляют около 80 процентов общей суммы (их следует детализировать в бюджетах), а прочие статьи, образующие остальные 20 процентов, сгруппировать в общие показатели.

Поскольку реализация данного этапа требует предельной конкретизации информации, на его исполнение необходимо выделить примерно 2/3 всего времени, отведенного на разработку структуры генерального бюджета компании.

Закрепить бюджеты за центрами финансовой ответственности. Этот этап обычно не вызывает затруднений. Операционные бюджеты по функциональному признаку закрепляются за соответствующими ЦФО. Финансовые бюджеты составляются сотрудниками планово-экономической службы на основании данных операционных бюджетов.

На реализацию этого этапа потребуется не более одной рабочей недели.

В какие сроки можно регламентировать бюджетирование

Создание внутренних регламентирующих документов можно провести в два этапа:

Утвердить бюджетную политику. Бюджетная политика по форме аналогична учетной и разрабатывается с целью определения и закрепления принципов и подходов к формированию показателей бюджетных статей, методов их группировки и оценки.

Поскольку источником информации о фактическом исполнении планов служат данные оперативного, управленческого и бухгалтерского учета, необходимо убедиться в том, что существующая в компании учетная политика позволит собрать эти данные в необходимой аналитике. Скорее всего, потребуются доработки разной степени сложности. Например, могут понадобиться детализация плана счетов (введение дополнительных субсчетов и субконто), введение дополнительных справочников, пересмотр методов учета затрат и калькулирования себестоимости, установка более оперативных сроков отражения в учете первичных учетных данных.

Если больших расхождений в подходах нет, можно ограничиться внесением необходимых дополнений в учетную политику. Например, разработав справочник соответствия бюджетных статей и ЦФО. Таким образом, можно значительно сократить сроки реализации этого этапа.

В целях экономии времени эти работы можно совместить с разработкой бюджетных справочников.

Разработать регламент бюджетирования. Этот этап предполагает определение и закрепление временного периода бюджетирования, описание процедуры планирования, порядка действий каждого из участников бюджетного процесса, а также установление периодичности и параметров контроля. Его можно разделить на следующие подэтапы:

Сколько времени отвести на тестирование системы бюджетирования

Тестирование предполагает проверку правильности сформированной бюджетной модели с привлечением всех участников бюджетного процесса. С этой целью формируется бюджет на ближайший квартал. В ходе тестирования выясняется, учтены ли все необходимые бюджетные показатели, правильно ли они рассчитываются, вся ли исходная информация есть в наличии, соответствуют ли аналитические разрезы в бюджетах фактическим данным. На основе полученных результатов можно скорректировать состав показателей, оценить удобство пользования бюджетными формами, возможно – пересмотреть состав бюджетов: добавить новые или исключить существующие. Соответствующие изменения должны быть внесены и в инструкции по заполнению форм.

Практическая реализация этого этапа занимает как минимум 3,5 месяца (исполнение квартального бюджета, сбор и анализ фактических показателей).

Как планировать дополнительные работы при постановке бюджетирования

Проведение некоторых дополнительных работ (например, автоматизацию бюджетирования) можно рассматривать как отдельные проекты, начинающиеся после завершения основных работ. Однако есть и такие, которые необходимо включить в основной график, например, обучение персонала.

Обучение персонала. При внедрении бюджетирования без обучения сотрудников не обойтись. Поэтому этот вид работ должен быть включен в основной график. Обучение можно проводить параллельно с другими видами работ, чтобы к моменту тестирования системы персонал был полностью подготовлен к выполнению новых задач. Кроме того, во время обучения, особенно при реализации практических заданий, могут быть выявлены ошибки, несоответствия и «узкие» места самого процесса подготовки бюджетов. Это позволит принять своевременные меры по их устранению, что также поможет сократить время на этапе тестирования.

Автоматизация бюджетирования. При постановке бюджетирования возможностей Excel, как правило, бывает достаточно, особенно для небольших компаний. Популярность этой программы объясняется ее доступностью для большинства пользователей. Затем по мере приобретения опыта, накопления статистических данных, повышения уровня знаний персонала может возникнуть потребность перейти на специализированные программные продукты. Логично данный вид дополнительных работ реализовывать отдельно как самостоятельный проект. Полный цикл работ может занять более года, поэтому компании следует предварительно оценить целесообразность его реализации, составив, например, ориентировочный бюджет проекта и сравнив затраты с предполагаемыми выгодами.

В каком виде представить график работ по постановке бюджетирования

Планируя график работ по постановке системы бюджетирования, необходимо учитывать, что сроки выполнения каждого этапа будут зависеть от специфики конкретной компании. Например, на выполнение только основной части работ в среднем потребуется около девяти месяцев. Используя рекомендации по оптимизации затрат времени, можно сократить длительность проекта на срок до трех месяцев. Для получения же наиболее достоверного фактического результата необходимо пройти хотя бы один бюджетный цикл (т. е. применять бюджетирование хотя бы один год).

Непосредственно график работ можно представить в виде таблицы (см. таблицу. График работ по постановке бюджетирования), содержащей следующие данные:

Наименование этапа Результат Сроки * Ответственный
1 Проектирование системы бюджетирования Формализация целей и задач бюджетной системы, определение временных рамок бюджетного процесса, построение финансовой структуры, утверждение состава и взаимосвязи операционных и финансовых бюджетов До 2 месяцев Финансовый директор
2 Регламентация бюджетных процедур Подготовка и утверждение бюджетных форм, методики их формирования и заполнения, выпуск организационных регламентов бюджетного процесса (положений и инструкций) До 3 месяцев Генеральный директор, руководители ЦФО, внешние консультанты
3 Обучение сотрудников Готовность персонала к работе, уменьшение сопротивления изменениям До 1 месяца Директор по персоналу
4 Тестирование системы Выявление недоработок и ошибок, внесение корректировок До 3,5 месяца Участники бюджетного процесса
5 Автоматизация Уменьшение трудозатрат, оперативное получение информации Около 6 месяцев Технический директор, внешние консультанты
6 Поддержка и сопровождение процесса Использование выгод от применения новой управленческой технологии До 1 года Руководитель группы бюджетирования
* Сроки указаны для средних компаний, не занимающихся проектной деятельностью. Постановка бюджетирования по проектам займет больше времени: все сроки увеличатся примерно в 1,5 раза.

Наталия Алексеева , финансовый директор группы компаний «ТРИЭР», к. э. н.

Более наглядно график работ может быть представлен с использованием диаграммы Ганта (см. рисунок. Этапы постановки бюджетирования), при построении которой нужно указать наименование этапов проекта, даты начала каждого этапа, длительность и дату окончания (подробнее о том, как ее построить, см. Как контролировать ход работ по проекту с помощью Excel). С помощью этого инструмента удобно показать, например, этапы, которые могут выполняться одновременно, или те, которые можно начинать до окончания предыдущих.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.