text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как быстро формировать бюджеты по принципу двойной записи

Принцип двойной записи для отражения хозяйственных операций применим не только для ведения бухучета. Используя эту же логику, можно составить прогнозный баланс, бюджет движения денежных средств и бюджет доходов и расходов. При наличии «на руках» операционных планов подразделений на это уйдет не больше двух дней.

Как использовать принцип двойной записи при формировании бюджетов

Главная идея бюджетирования по правилу двойной записи в том, что каждая статья операционного плана, будь то закупка товара из бюджета закупок или себестоимость реализованной продукции из бюджета продаж, рассматривается как хозяйственная операция, также как и в бухучете. Разница лишь в том, что эта операция лишь запланирована и пока не состоялась. В процессе бюджетирования, по аналогии с бухучетом, все операции планируются (учитываются) дважды. Только не на дебете и кредите корреспондирующих счетов, а в дополнительных аналитиках (субстатьях) к статьям прогнозного баланса. Например, закупка товара на условиях отсрочки отражается как в субстатье «Поступление товара от поставщика» статьи «Товарные запасы», так и в субстатье «Начисление задолженности за товары» статьи «Кредиторская задолженность».

Порядок действий такой:

Какие исходные данные нужны для составления бюджетов по принципу двойной записи

Вступительный баланс на начало планового периода заполняется на основе данных из бухгалтерского баланса. Если он не сформирован, можно в качестве «входящих» значений статей использовать остатки по счетам бухучета. Например, для статьи «Денежные средства» – сумма остатков по счетам 50 «Касса» и 51 «Расчетный счет», для статьи «Предоплаченные расходы» – по счетам 60.02 «Расчеты по авансам выданным» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Структура вступительного баланса задает структуру прогнозного баланса. То есть статьи первого становятся основными статьями (первого уровня) последнего. В активе – денежные средства, дебиторская задолженность, товарные запасы и т. д., в пассиве – кредиторская задолженность, расчеты по зарплате, нераспределенная прибыль и т. д.

Операционные планы потребуется получить от руководителей подразделений (отделов продаж, закупок, производства и т. д.). Имеет смысл потребовать предоставить нужную информацию максимально оперативно, если нужно уложиться со всей работой в несколько дней. На этом этапе не стоит стремиться задавать какой-то особый формат предоставления этих планов, в частности заранее определять разбивку по статьям. Времени мало – придется ограничиться тем, что есть. Главное, чтобы операционные планы были в табличной форме, лучше в Excel.

Пример исходных данных, необходимых для подготовки бюджетов по принципу двойной записи

Андрей Дахновский , финансовый директор ГК «Domite»

Основные показатели операционных бюджетов на 2010 год компании «Альфа» представлены в таблице 1. Для упрощения примера все данные сведены в одну таблицу. Разумеется, этого не будет на практике, все подразделения, скорее всего, пришлют отдельные файлы, из которых придется «вытаскивать» данные.

Как выстроить корреспонденцию бюджетных статей

Перенос данных из операционных бюджетов по сути представляет собой работу по формированию проводок. Последовательно, один за другим анализируются операционные планы, и для каждой статьи, исходя из сущности соответствующей ей хозяйственной операции, создается пара корреспондирующих субстатей к статьям прогнозного баланса. Рассуждать придется так: в чем суть статьи, какую хозяйственную операцию она отражает, в расчете каких статей она участвует.

Андрей Дахновский , финансовый директор ГК «Domite»

Первая статья в бюджете розничных продаж – «Продажи розничные» (см. таблицу 1. Операционные бюджеты компании). В случае с рассматриваемой компанией эта статья подразумевает отгрузку товара в ценах реализации розничными точками без отсрочки платежа. Она влияет на размер дебиторской задолженности покупателей и объем прибыли (как выручка от розничных продаж). Соответственно, под показатель «Продажи розничные» создается пара субстатей. Одна к статье «Дебиторская задолженность» – «Начисление задолженности розничных точек», вторая к статье «Прибыль текущего года» – «Розничная выручка» (см. таблицу 2. Соответствие статей операционных бюджетов статьям прогнозного баланса). Следующая статья – «Себестоимость розничных продаж». По своей сути операция та же – отгрузка товара, но ее значение определено по себестоимости реализуемых товаров. «Себестоимость розничных продаж», так же как и предыдущая статья, влияет на размер прибыли и сумму товарных запасов. Отсюда для «Себестоимости розничных продаж» формируем две новые субстатьи. К статье баланса «Прибыль» – «Розничная себестоимость», к статье баланса «Товарные запасы» – «Списание реализованных запасов с розничного склада». Аналогично нужно действовать, наводя порядок с остальными статьями операционных бюджетов. В итоге будет получен полный перечень субстатей прогнозного баланса (см. таблицу 3. Расширенный прогнозный баланс).

Статьи операционных бюджетов Проводка по статьям прогнозного баланса
Статья/Субстатья (дебет) Статья/Субстатья (кредит)
Бюджет розничных продаж
Продажи розничные Дебиторская задолженность / Начисление задолженности розничных точек Прибыль текущего года / Розничная выручка
Себестоимость розничных продаж Прибыль текущего года / Розничная себестоимость Товарные запасы / Списание реализованных запасов со склада розницы
Поступление денежных средств от розничных продаж Денежные средства / Приход денежных средств от розничных точек продаж Дебиторская задолженность / Оплата розничных точек продаж
Бюджет оптовых продаж
Продажи оптовые Дебиторская задолженность / Начисление задолженности оптовых клиентов Прибыль текущего года / Оптовая выручка
Себестоимость оптовых продаж Прибыль текущего года / Оптовая себестоимость Товарные запасы / Списание реализованных запасов с оптового склада
Поступление денежных средств от оптовых клиентов Денежные средства / Поступление денежных средств от оптовых клиентов Дебиторская задолженность / Оплата оптовых клиентов
Резерв под сомнительную задолженность Прибыль текущего года / Резерв под сомнительную задолженность Резерв под сомнительную задолженность / Начисление резерва под сомнительную задолженность
Бюджет закупок
Пополнение запасов Товарные запасы / Поступление товара от поставщика Кредиторская задолженность / Начисление задолженности за товар
Оплата поставок запасов с учетом отсрочек Кредиторская задолженность / Оплата поставщику за товар Денежные средства / Расход денежных средств на товар
Обесценивание запасов Прибыль текущего года / Резерв под обесценение запасов Резервы под обесценение запасов / Начисление резерва под обесценение запасов
План открытия новых торговых точек
Депозиты размещенные Предоплаченные расходы / Оплата за депозит Денежные средства / Расход денежных средств на оплату депозитов
Статьи Январь Февраль Ноябрь Декабрь
АКТИВ 1 701 000 2 110 000 7 651 600 6 716 600
Денежные средства
остаток на начало 120 000 1 030 000 1 736 600 2 651 600
приход денежных средств от розничных точек продаж 1 600 000 1 600 000 1 100 000 2 000 000
Дебиторская задолженность покупателей
остаток на начало 100 000 200 000 3 000 000 2 000 000
начисление задолженности розничных точек 1 600 000 1 600 000 1 100 000 2 000 000
оплата розничных точек продаж 1 600 000 1 600 000 1 100 000 2 000 000
начисление задолженности оптовых клиентов 200 000 200 000   2 000 000 2 000 000
оплата оптовых покупателей 100 000 200 000   3 000 000 2 000 000
остаток на конец 200 000 200 000 2 000 000 2 000 000
ПАССИВ 1 701 000 2 110 000 7 651 600 6 716 600
Кредиторская задолженность
остаток на начало 200 000 700 000 950 000 1 450 000
начисление задолженности за товар 700 000 930 000 2 100 000 1 000 000
оплата поставщику за товар 200 000 700 000 1 330 000 2 100 000
Нераспределенная чистая прибыль
остаток на начало 220 000 220 000 220 000 220 000
остаток на конец 220 000 220 000 220 000 220 000
Прибыль текущего года
остаток на начало   283 000 1 120 000 1 149 000
розничная выручка 1 600 000 1 600 000 1 100 000 2 000 000
розничная себестоимость 480 000 480 000 330 000 600 000
оптовая выручка 200 000 200 000 2 000 000 2 000 000
оптовая себестоимость 100 000 100 000 1 000 000 1 000 000
остаток на конец 283 000 564 000 1 149 000 1 349 000

Как подготовить три основных бюджета, используя принцип двойной записи

Традиционно в прогнозный баланс сначала вносятся остатки по статьям на начало периода. Источник данных – вступительный баланс. Например, остаток по статье «Денежные средства» копируется из таблицы со вступительным балансом в таблицу, содержащую расширенный прогнозный баланс,  – в графу «Январь», раздел статьи «Денежные средства», в строку «Остаток на начало» (см. таблицу 3. Расширенный прогнозный баланс). Аналогичным образом заполняются остатки и по остальным статьям верхнего уровня.

Обороты из операционных планов переносятся в прогнозный баланс по разработанным ранее правилам, в соответствии с принципом двойной записи (см. таблицу 2. Соответствие статей операционных бюджетов статьям прогнозного баланса).

После того как прогнозный баланс будет наполнен данными об остатках по статьям на начало планового периода и помесячных оборотах, нужно рассчитать остатки на конец каждого периода.

Андрей Дахновский , финансовый директор ГК «Domite»

Остаток по статье «Дебиторская задолженность покупателей» на 1 января 2010 года составляет 100 000 тыс. руб. (см. таблицу 3. Расширенный прогнозный баланс). На 1 февраля он будет равен 200 000 тыс. руб. (100 000 тыс. + 1 600 000 тыс. [начисление задолженности розничных точек] – 1 600 000 тыс. [оплата розничных точек продаж] + 200 000 тыс. [начисление задолженности оптовых клиентов] – 100 000 тыс. [оплата оптовых клиентов]). Аналогично определяются остатки по всем статьям за каждый месяц до декабря включительно.

Для того чтобы закончить формирование прогнозного баланса, остается подвести итоги – заполнить строки «Актив» и «Пассив». Первая содержит суммы остатков на конец периода по статьям актива, вторая – по статьям пассива.

Одновременно с завершением работы над прогнозным балансом финансовый директор получит готовый бюджет движения денежных средств и бюджет доходов и расходов. Дело в том, что аналитика по статье прогнозного баланса «Прибыль текущего года» (см. таблицу 3. Расширенный прогнозный баланс) – не что иное, как бюджет доходов и расходов. Аналогично бюджет движения денежных средств – это обороты по статье прогнозного баланса «Денежные средства».

Таким образом, удается сформировать финансовый бюджет в трех формах, отражающий предполагаемые источники финансовых средств и направления их использования в будущем периоде. На подобные расчеты уходит максимум два дня. Пожалуй, самая ответственная и трудоемкая часть работ – это разработка правил переноса данных из операционных бюджетов в прогнозный баланс. Стоит крайне внимательно отнестись к этой задаче, ведь малейшие ошибки приведут к тому, что баланс не сойдется и придется начинать все заново.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.