text
Журнал

Как организовать обучение сотрудников работе с бюджетами

Обучать сотрудников работе с бюджетами можно не только на этапе постановки бюджетирования, но и в любой другой период. Даже если есть уверенность, что с бюджетным процессом все в норме, планы сдаются в срок и т. д.

Эффективная организация такого обучения поможет следующему:

Как оценить потребность в обучении сотрудников работе с бюджетами

Оценить, насколько востребовано обучение сотрудников компании работе с бюджетами, можно силами финансовых специалистов, а также с помощью дирекции по персоналу и топ-менеджеров организации. Составить программу обучения поможет ряд несложных действий:

Если обучение планируется в процессе постановки процесса бюджетирования, лучше выделить это направление в отдельный проект.

Как правильно сформулировать цель обучения сотрудников бюджетированию

Цель обучения сотрудников бюджетированию должна быть сформирована осмысленно и конкретно, чтобы при прочтении каждому был ясен смысл мероприятия. Ее можно сформулировать просто – научить сотрудников работать с бюджетами, но по сути необходимо:

После обучения у сотрудников должно появиться понимание того, как в дальнейшем применять и использовать полученные знания. Также необходимо представить рабочие материалы для закрепления услышанного.

В дополнение к главной цели лучше сформулировать несколько соподчиненных целей и по возможности оцифровать их, например:

Как дифференцировать программу обучения сотрудников работе с бюджетами для разных должностей

Программы обучения работе с бюджетами целесообразно составлять для двух крупных категорий сотрудников:

Востребованность знаний в части бюджетирования у руководителей и исполнителей разная. Чем полезнее и практически применимее программа обучения для сотрудников, тем они будут более внимательно изучать предлагаемые материалы. Руководителю подразделения нужно понимать процесс работы с бюджетами в целом, а рядовому менеджеру отдела обязательно знать, к чему приведет несвоевременно представленная или некорректно заполненная заявка на оплату товара.

Елена Лукашова , директор по экономике и финансам компании «Торговый Холдинг Сибирский Гигант»

Представленная программа обучения работе с бюджетами подойдет для руководителей высшего звена. Этой категории сотрудников необходимо подробно объяснить, как организована система бюджетного управления на предприятии. Затем от общих принципов перейти к частным, практическим навыкам работы с бюджетами не только их подразделений, но и компании в целом.

Программа обучения работе с бюджетами для топ-менеджмента компании.

1. Основные вопросы бюджетного управления.

1.1. Главные вопросы руководителей, связанные с бюджетированием (для чего нужен бюджет, что он определяет, какие вопросы решает, в чем разница между начислением и оплатами, почему следует соблюдать цепочку: бюджет – договор – акт – оплата, почему необходимо контролировать процесс заключения договоров).

1.2. Словарь финансово-экономических терминов (финансовая структура, субъекты бюджетного процесса, центр финансовой ответственности, центр финансового учета, бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, отчет об исполнении бюджета, виды деятельности, проекты).

1.3. Нормативная документация по бюджетному управлению в организации (перечень положений (инструкций, приказов), место хранения, перечень ответственных сотрудников за их актуализацию, для чего нужны документы).

1.4. Этапы бюджетного процесса, в том числе ответственность и полномочия каждого субъекта.

1.5. Бюджетная классификация (уровни бюджетов компании – консолидированные, функциональные, операционные, инвестиционные, финансовые, взаимосвязь бюджетов, ответственность руководителей за бюджетные показатели, периодичность составления и контроля, версии бюджета, статьи бюджета – иерархия бюджетных статей, единый перечень доходов и расходов организации, переменные (постоянные) затраты).

1.6. Основные финансово-экономические документы (Бухгалтерский баланс, Отчет о финансовых результатах, бюджет доходов и расходов компании, подразделения или проекта, бюджет движения денежных средств – что показывает, как понимать информацию, как исполнять, как управлять).

1.7. Общие принципы и правила бюджетного управления (стратегическое, оперативное планирование, порядок составления бюджетов, согласование показателей, правила составления и контроля нормируемых статей бюджета, общие правила заключения договоров, формирование финансовых обязательств, исполнение расчетов по обязательствам, корректировка бюджетных лимитов, границы пересмотра плановых значений).

1.8. Организация и автоматизация управленческого учета (учетная политика, первичный учет в организации, документооборот).

2. Организация текущего контроля в компании.

2.1. Финансовая отчетность (Бухгалтерский баланс, Отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, темпы роста компании, распределение средств, резервы и возможности).

2.2. Финансовые показатели (основные понятия (аббревиатура, что означают, как классифицируются): выручка, рентабельность, оборачиваемость, ликвидность, производительность и т. д., принципы расчета, сравнительные значения (отраслевые, по конкурентам), нормирование основных показателей, точка безубыточности, оптимальное количество товара).

2.3. Наличие прибыли при отсутствии денег на расчетных счетах и наоборот (по каким отчетам можно диагностировать ликвидность компании, определение денежных потоков и их использование на различные цели).

2.4. Анализ показателей (план-факт, факторный анализ, сравнение между аналогичными центрами финансового учета, прибыльность (убыточность) отдельных подразделений).

3. Практические навыки (составление бюджета центра финансовой ответственности, чтение и анализ отчетности, отработка технических навыков работы с бюджетными таблицами и программным обеспечением).

Как без помех реализовать программу обучения сотрудников бюджетированию

В процессе обучения могут возникать различные проблемы, способные помешать достижению запланированного результата. Лучше заранее подумать о том, как их исключить или сгладить негативный эффект. Самый простой и малозатратный вариант – составить перечень существенных рисков, например:

Чтобы определить возможные риски и их последствия, лучше привлечь к этому рабочую группу, задействованную в процессе обучения. Обсуждайте вероятность появления проблем, ранжируйте по степени важности, тем самым исключите мнимые, которые вряд ли возникнут, но займут время на этапе подготовки. Затем после мозгового штурма нужно определить мероприятия, которые позволят нивелировать риски. В процессе самого обучения проводите мониторинг проявления риска и обязательно оперативно реагируйте на него.

Елена Лукашова , директор по экономике и финансам компании «Торговый Холдинг Сибирский Гигант»

Очень важно создать условия для обучения сотрудников: помещение должно быть оборудовано рабочими местами. Если нет возможности установить компьютер для каждого, то пригодится проектор.

Желательно, чтобы в комнате соблюдался комфортный температурный режим, была достаточная освещенность и т. д.

Необходимо обеспечить реализацию плана занятий по установленному графику без перебоев, а также снабжение обучающихся всеми материалами. Лучше сразу определиться с их перечнем. Это могут быть методические пособия и задания (тесты) для определения первичных знаний, отработки практических навыков, выявления остаточных знаний. При их подготовке нужно сделать акцент не на теоретической, а на практической составляющей. Не стоит стараться передать слушателям все, что вы знаете из области финансов, лучше сосредоточиться на конкретной специфике подразделений. Возможно, что специальных методических указаний не будет, но для визуального восприятия перед сотрудниками должно быть основное положение (приказ, инструкция), регламентирующее бюджетное управление на предприятии.

Кому поручить провести обучение сотрудников работе с бюджетами

В зависимости от размера компании и масштаба проекта обучения можно провести мероприятие несколькими способами:

Удобнее всего проводить обучение в форме семинаров с элементами тренингов. То есть делиться теоретической информацией и развивать практические навыки (например, решая тестовые задания и разбирая совершенные ошибки). Такой подход поможет определить проблемные моменты, которым стоит уделить повышенное внимание.

Как распределить ответственность за обучение сотрудников работе с бюджетами

Масштабность проекта обучения работе с бюджетами, программа и сформированные цели помогут определить команду проекта – профессиональный и численный состав. Чтобы проектная группа была эффективной, необходимо еще до начала обучения провести ряд совместных рабочих собраний, на которых нужно объяснить выгоду каждого участника в результате успеха проекта, договориться о правилах внутри группы.

Проведенная до начала обучения подготовительная работа поможет каждому участнику процесса направить свои способности и знания на решение общей задачи. Но это не должно означать, что состав участников обучения сформирован раз и навсегда. Если выяснится, что кто-то не хочет или не может действовать в соответствии с согласованными правилами, не бойтесь поставить на его место другого сотрудника.

Каждому члену команды необходимо определить роль и закрепить ответственность исходя из его профессиональных и личностных качеств. Например, непосредственный руководитель группы может взять на себя ответственность за своевременное принятие решений, за мотивацию участников. Менеджер учебного центра – за сбор информации для составления расписания, за отчеты по результатам обучения. Менеджер отдела информационных технологий – за техническую подготовку помещения для обучения. Для наглядности состав участников, их роль и ответственность можно свести в таблицу.

План занятий по обучению сотрудников работе с бюджетами нужно встроить в общий график работы подразделений компании. Это поможет избежать конфликтов и эффективно использовать временной ресурс персонала. Перед началом обучения график следует согласовать с руководителями подразделений и утвердить у руководителя предприятия.

Как объяснить сотрудникам необходимость обучения работе с бюджетами

Перед началом обучения стоит уделить внимание причинам, по которым проводится мероприятие, а также объяснить сотрудникам, чем на практике им помогут занятия. Акцентируйте внимание на том, что в процессе работы и участия отделов в бюджетном процессе от них потребуется передавать свои знания другим, так как кадровый состав может меняться.

Важно правильно преподнести идею обучения будущим участникам. Лучше заранее составить короткий план вступительного разговора с ними:

Как мотивировать сотрудников на обучение бюджетированию

Мотивация участников программы обучения будет эффективной, если дифференцировать ее для разных категорий сотрудников. Посещаемость можно обеспечить приказом по компании, в котором следует утвердить расписание занятий и оговорить дисциплинарную ответственность руководителей и линейных сотрудников. Так получится приравнять посещение занятий к исполнению непосредственных обязанностей каждого специалиста и в дальнейшем обеспечить текущий контроль посещаемости.

Мотивацию обучающихся сотрудников (как материальную, так и нематериальную) следует обсудить с руководством организации. Лучше заранее поставить их в известность о возможных видах поощрения. Можно, например, премировать за успешное прохождение итогового тестирования или зафиксировать почасовую оплату за каждое проведенное занятие. Как пример смешанной мотивации можно использовать следующие виды вознаграждения: дополнительный двухдневный отпуск, грамоту, знак отличия, благодарность с занесением в трудовую книжку, расширенный полис добровольного медицинского страхования, сертификат в спортивное учреждение, статью в корпоративной газете, компенсацию питания.

Как проверить знания сотрудников по бюджетированию

Важно перед обучением работе с бюджетами получить информацию о тех знаниях, которыми сотрудники компании уже обладают. В идеале тесты нужно разрабатывать с ориентиром на конкретные навыки, которые необходимы для достижения целей компании. По времени тестирование не должно быть длительным, иначе сразу же возникнет недовольство и негатив перенесется на последующие занятия. Ориентировочно 1–1,5 часа достаточно, чтобы понять уровень финансовой грамотности сотрудников. Следовательно, в тесты лучше включать не более 20 вопросов.

После тестирования необходимо обработать результаты и определить уровень бюджетных знаний сотрудников по состоянию до начала обучения. Кто будет проверять полученные анкеты – вопрос очень важный. И ответ зависит от того, как были составлены вопросы, предполагали ли они открытые ответы, или сотрудникам предложили выбрать правильный вариант. Скорее всего, время на проверку увеличится за счет того, что самому проверяющему тесты нужно будет преобразовать некоторые ответы на понятный ему язык.

Возможно, часть сотрудников будет считать себя специалистами, прекрасно разбирающимися в бюджетах, а оценка их ответов будет ниже ожидаемой, что может вызвать негативную реакцию на тесты. Чтобы этого избежать, лучше свести проверку анкет к механической, предлагая несколько вариантов готовых ответов. При наборе готовых ответов время поиска правильного варианта резко сокращается, значит, можно будет расширить вопросник.

Аналогичную оценку знаний следует провести и после обучения, тем самым определить, насколько вырос уровень знаний сотрудников. Очень важно выбрать показатель, который в дальнейшем позволит оценить:

Чтобы исключить влияние субъективных факторов, нужно максимально конкретизировать эти показатели. Оценивать полученные знания лучше в трех направлениях: реакция участников обучения, полученные знания и последующее их применение. Оценить реакцию участников семинара можно с помощью анкетирования. Анкеты должны быть едиными для всех категорий сотрудников. Желательно, чтобы они содержали вопросы, по которым можно сделать выводы о востребованности семинара, полезности полученной информации, качестве подачи материала и необходимых корректировках. Предложите участникам каждый вопрос оценить в баллах, достаточно шкалы 0–1–2, а также попросите прокомментировать оценки. После того как анкеты будут заполнены, рассчитайте суммарные и средние баллы по всем анкетам. Предварительно при подготовке плана обучения нужно создать шкалу итоговых оценок и подумать над тем, как оценить приемлемость результатов.

Более важна оценка последующего использования полученных знаний на практике. Ее лучше проводить на основе анкетирования руководителей подразделений, чьи подчиненные прошли обучение.

По окончании проекта необходимо провести общее собрание и подвести итоги. Следует обязательно сообщить все результаты тестирования его участникам, выслушать мнения руководителей подразделений, оговорить периодичность обучения как основы для повышения финансовой грамотности сотрудников компании.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.