text
Журнал

Как оценить качество действующей системы бюджетирования

Необходимость в оценке текущего состояния системы бюджетирования и удовлетворенности ее пользователей возникает, когда:

Чтобы получить представление о том, как работает действующая система бюджетирования, нужно выделить те ее характеристики, которые являются наиболее ценными для компании, и обследовать их.

На что обратить внимание при оценке качественных характеристик системы бюджетирования

Для оценки качественных характеристик системы бюджетирования финансовому директору потребуется проверить:

Полнота и функциональность. Убедиться, что действующая система бюджетирования решает все поставленные перед ней задачи, можно, выяснив:

Зачастую, внедряя бюджетирование, компании используют наборы шаблонов, которые решают простые задачи, но не отражают реальных взаимосвязей и процессов. Понимать, насколько функциональна действующая система, важно, когда приходится кардинально изменить подход к бюджетированию (подробнее см.  Какую модель бюджетирования выбрать и Как внедрить в компании скользящее бюджетирование).

Отсутствие избыточных функций. Нужно определить, какое количество бюджетов разработано в компании, охватывают ли они все бизнес-процессы, какова их детализация, есть ли избыточные данные или неиспользуемые документы и т. д. Следствием таких несовершенств системы могут быть повышенная трудоемкость планирования, сложность анализа и подведения итогов.

Простота освоения. Придется определить, сложно ли работать в действующей системе бюджетирования, насколько трудоемкие задачи решаются, есть ли готовые методики и инструкции, описывающие процесс бюджетирования, понятны ли они всем пользователям. Для автоматизированных информационных систем нужно оценить интерфейс, простоту их применения. Дополнительно стоит убедиться, что всех сотрудников обучили работе с системой и бюджетами. Любые недоработки увеличивают время на обработку данных пользователем, а значит, и затраты на это (к примеру, оплату сверхурочных часов работы).

Надежность и безопасность данных. Система бюджетирования надежна, если ко всей информации вне зависимости от ее местонахождения (будь то специализированное программное обеспечение или файлы Excel) четко разграничен доступ в зависимости от полномочий и функций сотрудника, есть возможность архивации и хранения данных, быстрого их восстановления, имеется порядок предупреждения пользователей об ошибках и сбоях и т. д.

Производительность. Если на принятие управленческих решений уходит много времени (к примеру, в ожидании необходимых аналитических данных), это говорит о низкой производительности действующей системы бюджетирования. Чаще всего это происходит, когда на составление и утверждение бюджетов уходит больше времени, чем длятся реальные процессы компании (как правильно спланировать сроки, см.  Как определить горизонт и шаг планирования для бюджетов). В этом случае необходимо пересматривать методику работы центров финансовой ответственности и бюджетных комитетов (подробнее см.  Как распределить функции подготовки, согласования и утверждения бюджетов по центрам ответственности).

Достоверность получаемых результатов. Искажение реальной картины финансового состояния предприятия, слишком частые или редкие корректировки бюджетов, серьезные отклонения плана от факта, ошибки в прогнозах и анализах говорят о серьезной проблеме в системе бюджетов (подробнее см.  Как выбрать контрольные показатели исполнения бюджетов).

Наличие технического сопровождения. Зачастую стоимость системы бюджетирования растет с появлением новых задач. Руководству компании приходится оплачивать не только начальные затраты на ее разработку и внедрение, но и расходы на ее последующее сопровождение, доработки и поддержание в рабочем состоянии – вне зависимости от того, автоматизирована она или нет. Если стоимость таких обновлений и доработок выше экономического эффекта, который приносит система, то она неэффективна. Стоит рассмотреть варианты, когда выгоднее обслуживание собственными силами, а когда лучше привлечь специалистов со стороны (подробнее см.  Как внедрять бюджетирование: своими силами или с помощью консультантов). Выбор оптимального варианта убережет от необходимости кардинальных изменений. Если для бюджетирования используется специализированная программа, можно оценить ее эффективность (подробнее см.  Как оценить экономический эффект от внедрения комплексной информационной системы).

Возможность дополнения новыми задачами. Необходимо определить гибкость действующей системы бюджетирования, а именно возможность вносить в нее оперативные изменения, когда:

Систему можно назвать эффективной, если такие изменения можно внести без серьезных доработок и затрат. Например, если есть унифицированные формы бюджетов по разным видам деятельности, предусмотрено дополнение этапов и сроков планирования и т. д. Предусматривать изначально в системе вероятность изменения методов планирования, структур компании, учетной политики не стоит, так как это чаще всего неоправданно трудоемко и затратно, а такой потребности может никогда не возникнуть.

Время на разработку и внедрение изменений и дополнений. Сроки внесения изменений в систему должны опережать время, поставленное на решение задачи (см.  Как сократить количество итераций при подготовке и утверждении бюджетов).

Оксана Афонина , начальник бюро финансового анализа и планирования ФГУП «ЦНИИХМ»

Нередко установленные правила бюджетирования нарушают сами руководители, к примеру, когда нужно срочно оплатить заявку вне бюджета. Теоретически такой документ не проходит необходимую процедуру согласования, но благодаря личным связям руководителя подразделения с генеральным директором все равно оплачивается. Руководство считает, что такие форс-мажорные обстоятельства – единичный случай, который не повредит общему делу, а пойдет только на благо, ведь оперативность спасет важную сделку или поможет заключить контракт. Однако подобная практика ведет к серьезным нарушениям основных принципов работы, а в дальнейшем усложняет анализ исполнения бюджетов, сбор и обработку информации, искажает данные о реальном положении дел. Не допустить этого помогут:

Кто оценивает эффективность работы действующей системы бюджетирования

Проверить, удовлетворяет ли действующая система бюджетирования интересам компании и требованиям пользователей, можно, собрав специальную группу экспертов, например, из руководителей подразделений, либо опросив всех участников процесса. Для этого стоит разработать специальные анкеты, где стоит предложить сотрудникам:

По итогам такой проверки можно выявить основные проблемы в работе действующей системы бюджетирования или наиболее слабые стороны, требующие корректировки или полных изменений. А также определить причины возникновения проблем – это может быть как недоработка методик (подробнее см.  Какие ошибки допускают компании при создании системы бюджетирования), так и человеческий фактор (подробнее о том, как устранить проблемы с взаимодействием сотрудников, см.  Как наладить взаимодействие финансовой службы с другими подразделениями компании).

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.