text
Журнал

Как проанализировать производительность труда административного персонала

Оценивая эффективность труда административного персонала, за результат его деятельности можно принять количество обработанных документов, проведенных переговоров, другие показатели. Как правило, речь идет о достаточно субъективных категориях:

Также необходимость оценки производительности труда административного персонала возникает, если:

Как выбрать способ анализа производительности труда для разных административных сотрудников

Чтобы оценить эффективность деятельности административного персонала, сначала необходимо определить, что служит конечным результатом работы, то есть продуктом, который производят сотрудники.

Можно выделить следующие основные функции административных сотрудников:

В зависимости от вида деятельности можно выбрать способ анализа производительности труда (см. схему Способы анализа результатов деятельности административного персонала).

Выбор способа анализа производительности труда зависит не только от основного функционала сотрудников, но и от целей проведения такого исследования. В таблице 1 представлен выбор способа анализа в зависимости от его целей и вида деятельности административного персонала.

Показатель трудоемкости можно рассчитать по формуле 1, производительности труда – по формуле 2.

Как проанализировать производительность труда сотрудников, занимающихся обработкой документов

К сотрудникам, в основном занимающимся обработкой документов, можно отнести часть бухгалтеров и сотрудников казначейства.

Важно, чтобы деятельность сотрудника была четко организована и формализована, то есть определено, какие подразделения и в какие сроки должны подготавливать документы для обработки. Если предполагается, что сотрудник бухгалтерии должен самостоятельно запросить документ в подразделении или у контрагента, проверить его и при необходимости потребовать его корректно переоформить, то анализ производительности труда сотрудника сильно затрудняется. Документ, составленный без ошибок, может быть обработан за несколько минут, а на исправление неточностей могут уйти часы, а иногда и дни.

При формализации работы можно использовать расчетные методы анализа. Показатель трудоемкости применим как для определения текущей загрузки персонала, так и для анализа сбоев в работе и обоснования инициативы расширения штата. Он показывает количество времени, затраченное на обработку, формирование и подписание одного документа, отчета или заключение договора (см. формулу 1. Расчет коэффициента трудоемкости).

Формула 1. Расчет коэффициента трудоемкости

Например, при сравнении нескольких периодов трудоемкость может показать, что рост документооборота приводит к сокращению времени на обработку документа и, как следствие, к снижению качества работы и сбоям.

Показатель производительности труда сотрудника можно использовать как для оценки текущей эффективности деятельности, так и для определения достаточности численности персонала приобретаемого предприятия. Например, рассчитать количество обрабатываемых документов в день (см. формулу 2. Расчет производительности труда административного сотрудника).

Формула 2. Расчет производительности труда административного сотрудника

Если нужно проанализировать производительность труда в рамках холдинга, то можно сравнить результаты деятельности сотрудников разных компаний внутри группы с одинаковым функционалом. В других случаях можно сопоставлять производительность труда на схожих участках работы или за одинаковые периоды времени. Например, если два бухгалтера ведут учет по участку «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», при равных условиях документооборота у них должна быть одинаковая производительность труда.

Пример сравнения производительности труда сотрудников бухгалтерии

Анастасия Мартьянова , финансовый директор ООО «Донской Кондитер»

У холдинга два направления бизнеса: производство и торговля. У каждого из них есть своя управляющая компания, в составе которой имеется казначейство, ответственное за взаиморасчеты (согласование и проведение платежей).

Руководство холдинга планирует приобрести еще одно производственное направление. На новом предприятии сотрудник бухгалтерии выполняет функции, аналогичные функциям сотрудника казначейства в холдинге. Рассматривается вопрос о его переводе в штат имеющегося производственного направления или замены (при выявлении низкой квалификации/производительности).

Из приведенных данных видно, что у сотрудника бухгалтерии торгового направления самая высокая производительность труда, а у сотрудника нового предприятия – самая низкая.

Однако работу административного персонала нецелесообразно рассматривать только по формальным признакам, необходимо также анализировать и другие факторы. Более высокая производительность сотрудника торгового направления связана со значительным количеством платежей внутри холдинга, которые не требуют согласования, то есть время на обработку одного поручения снижается. Сотрудник нового предприятия, проводящий платежи, выполняет функции казначея, но по должности – бухгалтер, то есть по факту помимо обязанностей казначея выполняет ряд обязанностей бухгалтера. Соответственно, время на обработку одного документа возрастает.

Следовательно, сотрудника нового предприятия нельзя считать низкоквалифицированным, и нецелесообразно рассматривать вопрос о его увольнении.

На практике, как правило, для анализа и контроля производительности труда руководители ориентируются на собственный опыт, а также проводят хронометраж рабочего времени. Сотрудники фиксируют, сколько времени у них занимает выполнение каждого вида работ, и представляют отчет вышестоящему начальству. При подведении месячных итогов руководитель может оценить загруженность персонала в целом и отдельными функциями. Также хронометраж позволяет выявить точки неэффективной организации труда сотрудников. Например, бухгалтер ожидает в приемной руководителя подписания документов, в то время как есть возможность оставить документы секретарю.

Отсутствие четкой формализации и, как следствие, возможности анализа производительности труда, основанного на расчетах, может служить помехой к обоснованию необходимости увеличить штат сотрудников. В этом случае можно использовать сравнительный анализ, только сопоставлять не двух сотрудников, а объем работы (количество документов, частоту налоговых проверок) на одном и том же участке в ретроспективе и на текущий момент времени.

Еще один пример сотрудников, занятых преимущественно обработкой документов, – специалисты казначейства. Их деятельность, с одной стороны, менее зависима от других подразделений (контрагентов), нежели у бухгалтерии, с другой – имеет свои особенности, обуславливающие сложности формализации.

Сотрудник казначейства может работать как с одним счетом в банке, так и с несколькими счетами в разных кредитных организациях. Системы «Банк-Клиент» могут иметь различную степень удобства организации и скорость работы.

При планировании и согласовании платежей сотрудники казначейства также становятся зависимыми от скорости работы смежных подразделений, что может отрицательно повлиять на производительность их труда.

Как проанализировать производительность труда сотрудников, занятых формированием отчетов

При анализе труда сотрудников финансовой службы, занятых формированием отчетности, производительность труда оценивается прежде всего методом сравнительного анализа трудоемкости работы по формуле 1. Сопоставляется количество времени, затрачиваемое для формирования отчета разными сотрудниками. В этом случае следует принимать во внимание не только скорость работы, но и ее качество (число неточностей и ошибок).

При отсутствии сопоставимой информации можно использовать хронометраж рабочего времени. Также в целях анализа можно попросить сотрудников представлять фотографию каждого рабочего дня в течение месяца. В ней указывается количество часов, затрачиваемых на отдельный вид деятельности (например, составления прогноза поступлений), ежедневно. Такая подробная форма отчета поможет обнаружить дни, когда сотрудники задерживаются на работе ввиду большой загруженности и когда практически не обременены работой. Это позволит перераспределить нагрузку как между сотрудниками, так и внутри одной должности.

Анастасия Мартьянова , финансовый директор ООО «Донской Кондитер»

В финансовой службе компании работают два экономиста-аналитика. Один отвечает за подготовку и анализ прогноза и отчета о движении денежных средств. Второй специализируется на анализе доходов и расходов. Когда возникла необходимость оформить документы для получения кредита, финансовому директору предстояло решить, кому поручить эту работу. Возможные варианты действий следующие:

Каждый месяц первый экономист формирует пять отчетов (прогнозов), то есть в среднем тратит 33,6 часа на отчет (168 рабочих часов в месяц : 5 отчетов).

Второй экономист формирует шесть отчетов (прогнозов) в месяц, следовательно, в среднем тратит 28 часов на отчет (168 рабочих часов в месяц : 6 отчетов).

Формально можно сказать, что первый экономист работает менее эффективно, чем второй, и необходимо увеличить его нагрузку и поручить кредитные документы ему.

Для проверки правильности гипотезы сотрудники представляют руководителю отчеты о своих фактических трудозатратах за месяц (см. таблицу 3. Состав выполняемых работ и продолжительность их проведения).

Согласно этому отчету, работа второго экономиста менее трудоемкая, нежели первого. Также необходимо рассмотреть тот факт, что оба сотрудника периодически работают сверхурочно. Для достоверного анализа целесообразно изучить фотографии рабочего дня сотрудников. Результаты представлены в таблице 4.

Вид отчета Номер рабочего дня в месяце Всего за месяц, ч
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
Экономист 1, всего часов работы, в том числе: 7 7 7 7 7 7 7 7 4 4 4 4 4 4 8 12 12 12 8 8 8 148
Ежедневный отчет о движении денежных средств 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 84
Ежемесячный прогноз движения денежных средств _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 4 4 4 4 16
Ежемесячный прогноз поступлений 4 4 4 4 16
Ежемесячный прогноз дебиторской задолженности 4 4 8
Ежемесячный анализ план/факт движения денежных средств 3 3 3 3 3 3 3 3 24
Экономист 2, всего часов работы, в том числе: 0 12 12 8 8 0 0 0 0 0 8 8 8 12 12 12 12 8 8 8 0 136
Ежемесячный прогноз доходов и расходов 4 8 8 8 8   36
Ежемесячный оперативный отчет о доходах и расходах 4 4 8
Ежемесячный анализ план/факт доходов и расходов 8 8 8 8 8 40
Ежемесячный анализ продаж 8 8 16
Ежемесячный анализ себестоимости 4 4 8 4 20
Ежемесячный анализ реализации инвестиционного проекта 8 8 16

Как оценить производительность труда сотрудников, работающих с проектами и договорами

Чтобы проанализировать эффективность труда сотрудников, ведущих большой объем договорной работы – снабженческих и сбытовых подразделений, инженеров, конструкторов, технологов, можно использовать показатель производительности труда ( формула 2), позволяющий оценить количество заключенных договоров, проведенных переговоров, сравнить их динамику за периоды и между сотрудниками.

При инициации роста штата (анализе эффективности деятельности сотрудников нового предприятия) наряду с производительностью можно использовать и показатель трудоемкости, чтобы определить количество времени, затрачиваемого на один договор (от первичного поиска поставщика (покупателя) до первой поставки) или проект.

При отсутствии сопоставимой информации можно использовать такой способ оценки производительности, как фотография рабочего дня. Заключение договора и ведение проекта занимает существенно больше времени, чем формирование отчета, поэтому фиксировать время реализации какой-либо отдельной операции бессмысленно. Фотография рабочего дня позволяет оценить производительность в продолжительном периоде.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.