text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как проанализировать эффективность использования рабочего времени

Если предстоит разработать систему денежной мотивации для сотрудников и пересмотреть штат подразделений, стоит для начала оценить эффективность использования рабочего времени – в целом по компании, отдельным подразделениям и разным операциям.

Как оценить эффективность использования рабочего времени в целом по компании

Чтобы оценить эффективность использования рабочего времени в компании, прежде всего необходимо собрать данные о нем в человеко-часах (по предприятию, подразделениям и отдельным сотрудникам).

Общий фонд рабочего времени. Если в компании применяется обычный график работы, предусмотренный Гражданским кодексом РФ, то основой для расчета общего фонда рабочего времени служит производственный календарь.

К примеру, в компании трудятся 20 человек, в том числе по отделам:

Рабочий день сотрудников длится восемь часов, отпуск предоставляется на 28 календарных дней. Общий фонд рабочего времени (в соответствии с данными производственного календаря) этой компании представлен в таблице 1.

Рассчитывая общее рабочее время, следует учитывать наличие специфичных вариантов трудового распорядка (укороченный рабочий день, сокращенная рабочая неделя, дополнительные отпуска, сменная работа, работа на полставки и т. п.).

Фактическое рабочее время за период. Источником данных о фактически отработанном времени послужат табели учета рабочего времени, в которых зафиксированы явки (неявки) всех сотрудников на работу. По фактам неявок необходимо дополнительно запросить в кадровой службе информацию о причинах. По итогам анализа табелей учета рабочего времени формируются данные, которые также можно структурировать как в целом по компании, так и по отдельным подразделениям и сотрудникам (см. таблицу 2. Использование рабочего времени сотрудника бухгалтерии).

При наличии автоматизированной пропускной системы, фиксирующей время прихода (ухода) человека на работу, целесообразно данные табелей учета рабочего времени скорректировать информацией о фактическом времени присутствия сотрудников в офисе, так как, как правило, данные табелей и пропускной системы отличаются.

Данные таблицы 2 помогут сделать предварительные выводы об эффективности использования рабочего времени. Так, к примеру, можно провести сравнительный анализ длительности нахождения сотрудников на больничных по различным подразделениям. Его результаты в совокупности с информацией о персональном составе сотрудников (возраст, профессия, пол и т. п.) позволяют охарактеризовать условия труда в подразделениях.

Большое количество невыходов на работу по разрешению руководства отдела – сигнал о попустительском отношении к дисциплине труда. Не говоря уже о никем несанкционированных прогулах сотрудников.

На основе собранных фактических данных можно установить плановые показатели рабочего времени на следующий период по всем строкам таблицы 2 и анализировать их фактическое исполнение, а также размеры и причины отклонений. Можно также определить нормативы по невыходам на работу по различным причинам, отклонения от них позволят еще более точно оценивать эффективность трудовой деятельности каждого сотрудника и подразделения в целом. В таком случае аналитическая таблица будет иметь примерно следующий вид.

Как оценить эффективность использования рабочего времени по операциям

Для детальной оценки эффективности использования рабочего времени его можно разделить на типовые и нетиповые операции по каждой должности.

В зависимости от позиции сотрудника нетиповые операции могут различаться. К примеру, к ним можно отнести совещания, сдачу отчетности, оформление (сдачу и получение) документов в государственных организациях, переговоры и т. д. Нормировать такие операции не представляется возможным, поэтому эффективность временных затрат на них оценивается экспертно с учетом индивидуальных особенностей компании.

Что касается типовых операций, их можно рассматривать по отдельности или группировать – все зависит от трудозатратности. Так, если бухгалтер тратит на оформление доверенностей на получение товара 30 минут в месяц, нет смысла выделять их в отдельный процесс при оценке эффективности работы. Другой пример – такой процесс, как занесение проводок в ERP-систему, примерно одинаков для большинства операций и занимает независимо от их вида одно и то же время. А оформление накладной, содержащей одну строку и десятки строк, будет существенно различаться по времени. Поэтому такие работы целесообразно раздробить на транзакции более низкого уровня. Например, на ввод-обработку реквизитов накладной и ввод-обработку одной номенклатурной строки накладной.

Далее следует нормировать трудозатраты на одну типовую операцию по каждому виду работ. Для нетиповых работ необходимо просто установить норму времени в процентах от общего фонда рабочего времени.

Нормировать время исполнения типовых операций можно одним из трех способов:

Хронометраж рабочего времени может быть беспрерывным или выборочным. В первом случае наблюдение проводится по отдельным сотрудникам (участкам работы, отделам) полностью в течение всего рабочего дня (или нескольких дней подряд). Во втором –многократно в случайные промежутки времени.

На основании расчета трудозатрат (т. е. определения количества времени, необходимого на выполнение той или иной операции) и общего количества типовых процессов формируются нормативы для каждой работы (см. таблицу 4. Нормативы временных затрат по операциям).

Важно, чтобы норматив был максимально близок к реальности, это позволит избежать серьезных погрешностей в измерении эффективности работы.

Таким образом, для каждого участка на основании данных об общем объеме рабочего времени, количестве документов, которые необходимо обработать в течение месяца, и нормах трудозатрат на каждую операцию можно установить нормативный объем выработки (см. таблицу 5. Нормативы временных затрат на реализацию операции в год).

По итогам периода нормативные показатели сравниваются с фактическими.

Далее проводится анализ причин отклонений. Возможно, на его основе нормативы будут скорректированы.

Оценивают эффективность использования рабочего времени по типовым операциям на основании данных о фактической выработке в часах и норме выработки по формуле.

Формула. Расчет эффективности использования рабочего времени

Например, по данным таблицы 6. Отклонение фактической выработки от нормативной эффективность использования рабочего времени одного сотрудника бухгалтерии составляет 97 процентов ((2392 шт. × 12 мин + 2392 шт. × 15 мин + 502 шт. × 30 мин + 4850 шт. × 5 мин + 920 шт. × 7 мин + 1 шт. × 165 мин) : (1896 ч × 60 мин)), где 1896 – количество часов, составляющих годовой норматив трудозатрат (см. таблицу 5. Нормативы временных затрат).

Целесообразно корректировать данные о фактической выработке исходя из количества ошибок, допущенных при выполнении типовых операций. Например, для операций с ошибками можно ввести уменьшающий коэффициент 0,5 (см. таблицу 7. Корректировка данных о фактической выработке).

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.