text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как застраховаться от дополнительных расходов по договорам с поставщиками и подрядчиками

Чтобы застраховаться от дополнительных расходов при работе с контрагентами (покупателями или поставщиками товаров и услуг, финансовыми учреждениями), финансовой службе необходимо установить контроль над договорными отношениями компании. Для этого финансовому директору придется выяснить:

Какие договоры следует контролировать финансовой службе

Финансовому директору следует лично контролировать все договоры, которые инициировала финансовая служба:

Порядок согласования остальных договоров будет зависеть от их суммы. Стоит перераспределить ответственность за их контроль и утверждение между сотрудниками. Например, для контракта свыше 200 000 руб. необходим акцепт финансового директора, документы менее 200 000 руб. может проверить финансовый контролер (подробнее о том, как лучше контролировать договорную работу, см. Как контролировать договорную работу). Новые правила лучше закрепить в приказе или положении о порядке заключения договоров на предприятии (см. в качестве примера Положение о договорной работе компании «Пусковой элемент»).

Стоит отметить, что на практике с некоторыми организациями невозможно оспаривать те или иные пункты договора, например, с государственными монополиями (особенно когда договор заключается по итогам тендера), с крупными кредитно-финансовыми учреждениями, с торговыми сетями и т. д. Финансовому директору остается лишь принять решение – согласиться со всеми условиями контрагента или нет.

Какие меры помогут избежать дополнительных расходов по договорам с контрагентами

Чтобы не допустить появления дополнительных расходов, проверяя договор с поставщиком или подрядчиком, нужно убедиться в целесообразности его заключения, постараться использовать типовую форму документа, а также заранее удостовериться в благонадежности потенциального контрагента.

Контроль целесообразности заключения договора. Заключая договор, в первую очередь следует убедиться в его целесообразности. Сделка должна соответствовать статье бюджета доходов (в случае с покупателем) или расходов (в случае с поставщиком). Согласовывая документ, лучше сразу отметить статью, к которой он относится. Тогда ответственные сотрудники финансовой службы смогут проверить цену и сроки обязательств и проконтролируют их исполнение. А это позволит избежать штрафов, пеней и прочих неустоек за несвоевременную оплату (для договоров на закупку товаров, предоставление услуг и т. д.) или просрочку поступлений от клиентов (подробнее см. Как избежать проблем с погашением дебиторской задолженности).

Типовые формы договоров. Типовые документы (шаблоны) разрабатываются юридической службой. Как правило, они согласованы со всеми заинтересованными службами и уже содержат все необходимые условия. Заключая договоры по разработанным в компании формам, можно защититься от рисков и существенно ускорить процедуру контроля. Останется только мотивировать контрагентов к такому сотрудничеству. В качестве стимулов можно предложить быстрые сроки заключения договора, скидки при отгрузке товаров, ускоренное исполнение заказа и т. д.

Проверка контрагента на благонадежность. Убедиться в платежеспособности покупателя поможет решение Какие характеристики контрагента позволят судить о его кредитоспособности, а проверить поставщика – Как обосновать выбор поставщика. Это снизит вероятность предъявления претензий со стороны налоговых органов и появления дополнительных расходов, обусловленных:

Необходимо как минимум запросить выписку из ЕГРЮЛ, копии свидетельства о регистрации и постановки на учет своего поставщика или подрядчика, сохранить всю деловую переписку, в том числе по электронной почте, и подшить их к договору. А в идеале стоит запросить финансовую отчетность за последний отчетный период, сведения об имуществе компании и ее владельцах. Однако далеко не все контрагенты могут отнестись с пониманием к таким просьбам. Поэтому в большинстве случаев приходится обходиться лишь регистрационными документами, данными из открытых источников и деловой перепиской.

Своевременно проверив контрагента, можно уменьшить вероятность неисполнения им своих обязательств (непоставки товара или услуги – в случае с поставщиком, отказа произвести оплату – для покупателя). Такой контроль чаще всего выполняет служба экономической безопасности. Однако проверку могут провести и сотрудники финансовой службы. Достаточно найти информацию о контрагенте в открытых источниках, таких как картотека арбитражных дел, банк данных исполнительных производств ФССП России, сведения, внесенные в ЕГРЮЛ, различные реестры недобросовестных поставщиков, а также публикации в прессе.

Наталья Кузнецова , финансовый директор управляющей компании ГК «ЯВА»

Избежать дополнительных расходов по договорам с контрагентами позволит соблюдение нескольких правил:

Как застраховаться от дополнительных расходов при нетиповой форме договора

Если компании предстоит заключить с контрагентом нетиповой договор, финансовому директору необходимо убедиться в корректности описания предмета договора, достоверности указанных сумм, величине штрафов за неисполнение обязательств и т. д. Невнимательность может привести к дополнительным расходам – начислению штрафов, срыву производства, переплатам за услуги и т. д.

Предмет договора. Предмет договора должен быть сформулирован четко и однозначно, особенно если планируется закупка дорогостоящего товара, оборудования (подробнее см. Как оценить стоимость машин и оборудования) либо услуг (например, аренда офиса, подробнее см. Что проверить финансовому директору в договоре аренды офиса). Здесь следует выделить ключевые характеристики, ради которых товар или услуга и приобретается.

К примеру, компания закупает оборудование для работы в особых производственных условиях. При этом заявлены жесткие требования к качеству и количеству выпускаемой продукции. Тогда в документе необходимо прописать условия работы оборудования, особенности его монтажа, рабочую и максимальную производительность. А чтобы обеспечить должное качество продукции – обозначить и ее основные параметры. Это поможет избежать дополнительных расходов, связанных с монтажом техники и т. д. (о том, как устранить производственные расходы, см. Как обнаружить устранимые производственные расходы), а главное – с невыполнением плана производства из-за недостаточной мощности (подробнее см. Как оценить экономическую эффективность плана производства).

Если оборудование приобретается в лизинг, то нужно убедиться, что предмет договора не только содержит наименование техники, но и включает работы по сервисному обслуживанию, если их берет на себя лизингодатель. В противном случае компания может понести существенные расходы на техническое обслуживание оборудования, его ремонт и пусконаладку (о том, как избежать рисков, подписывая договор, см. Что проверить в договоре лизинга).

Сроки оплаты. В этом пункте договора нужно проверить сроки исполнения договорных обязательств, а также наличие санкций за их нарушение. Если ответственность в договоре не прописана, то сроки будут считаться условными и могут не соблюдаться контрагентом без каких-либо последствий. Чтобы покупателю или поставщику было невыгодно нарушать условия договора, лучше сразу прописать штрафные санкции – в размере, превышающем банковскую процентную ставку. На практике чаще всего встречаются пени 0,1 процента в день, что соответствует 36,5 процента годовых. Не стоит чрезмерно завышать ее. В ряде случаев арбитражные суды не признают большие штрафы, посчитав их необоснованными. Кроме того, сам контрагент потребует зеркальной ответственности, что в целом справедливо. Отказавшись, компания проявит свою неблагонадежность.

Сотрудничая с поставщиками товаров или услуг, стоит договориться об отсрочке платежа (подробнее см. Как оценить экономическую эффективность получения отсрочки платежа). Если контрагент не готов предоставить ее, можно воспользоваться специальными услугами – банковскими аккредитивами или гарантиями. Плата за пользование такими продуктами относительно невелика (1,5–2% годовых, что существенно ниже вероятных рисков). Некоторые банковские инструменты помогут застраховаться и от неисполнения своих обязательств покупателями (подробнее см. Как застраховать дебиторскую задолженность).

Передача документов. Значительные расходы компания может понести из-за отсутствия или несвоевременной передачи подтверждающих документов (счета-фактуры, товарных накладных, актов оказанных услуг и т. д.) либо некорректной их формы. Стоит ввести определенные санкции за неисполнение обязательств по представлению документов в установленной нормативными актами форме (отрегулировать документооборот поможет решение Как организовать обмен электронными документами с контрагентами).

Права и обязанности сторон. В этом пункте следует прописать условие о том, что стороны обязуются не передавать свои права и обязанности без письменного согласия друг друга. Несколько дополнительных формулировок помогут избежать ситуации, когда задолженность компании продают рейдерам или клиент пытается переложить свои обязательства на третьих лиц.

Урегулирование споров. Если в договоре есть пункт о месте разрешения споров, нужно убедиться, что оно устраивает обе стороны сделки. Если не удастся прописать судебную инстанцию на территории фактического нахождения компании, то стоит настоять на следующем условии: если инициатор судебного разбирательства – ваша компания, то иск рассматривается в суде вашего региона; если нет – то в регионе контрагента. Это условие поможет сэкономить время и избежать необоснованных судебных расходов, в том числе на командировки сотрудников для защиты интересов компании. Конечно, эти расходы впоследствии возможно возместить в судебном порядке, но на это уйдет время. Кроме того, суд может усомниться в обоснованности некоторых затрат и отклонить их. Встречаются ситуации, когда потенциальный выигрыш от судебного разбирательства в отдаленном регионе или стране окажется меньше, чем связанные с ним судебные расходы.

Расторжение договора. Если компания заключает договор на закупку товара или предоставление услуги, то необходимо предусмотреть возможность его одностороннего расторжения или отказа от каких-либо отдельных позиций (например, конкретной спецификации или номенклатурного наименования) в случае длительной задержки поставки (подробнее см. Какие условия договора поставки помогут избежать безнадежных долгов). Это особенно актуально в случае приобретения биржевого товара, цена которого может меняться каждый день. Наличие такого условия в договоре позволит компании своевременно сменить поставщика, если он не укладывается в установленные сроки.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.