text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как снизить стоимость закупки товаров и услуг

Многие компании закупают товар у одного и того же поставщика по неизменной цене в течение продолжительного периода времени. Так же могут оплачиваться и услуги – по постоянному тарифу. О возможности пересмотреть условия соглашений, как правило, забывают либо присваивают этой задаче низкий приоритет. А ведь если собрать в единый реестр такие затраты и выяснить, можно ли обновить расценки, по силам существенно сократить операционные расходы.

Чтобы снизить затраты по договорам с контрагентами, нужно сделать следующее:

Как определить необходимость сокращения затрат на закупку продукции

Выделять ресурсы на анализ цен на товары и услуги, предоставляемые контрагентами, и разработку программы оптимизации затрат на закупки оправданно, если:

Как составить план снижения стоимости закупок

Начать подготовку к сокращению расходов на закупки следует с формирования реестра затрат по поставщикам и подрядчикам и поставляемым ими товарам (материалы, оборудование) и услугам.

Допустим, компания «Альфа» занимается обслуживанием офисов клиентов по принципу аутсорсинга. Для выполнения работ она закупает материалы и моющие средства для уборки, канцелярские принадлежности, приглашает субподрядчиков для сезонных ремонтов, а также ежемесячно заказывает техническое обслуживание копировально-печатной техники. Руководство компании поставило задачу снизить затраты по договорам с поставщиками и подрядчиками, заключенным для обслуживания офиса Клиента 1, в связи с требованием заказчика снизить сумму ежемесячного вознаграждения.

Сначала в компании составили реестр всех расходов, связанных с обслуживанием проекта. Их можно разделить на товары, работы (подряд) и услуги. Затем рассчитали долю таких расходов в ежемесячной сумме заказов и выделили существенные. За существенный уровень затрат, требующий дальнейшего рассмотрения и анализа, можно принять расходы, составляющие 5 процентов и выше от общей суммы по разделу (товар, работа или услуга). Изучать историю заключения договоров, анализировать структуру заказов и возможные изменения в ней с целью удешевления необходимо совместно с представителями отдела закупок и операционно-технического подразделения компании. Полученные результаты анализа можно представить в виде таблицы 1.


п/п
Продукт Категория Наименование товара, работ или услуг Среднемесячная периодичность закупок, раз в мес. Поставщик (подрядчик) Цена, руб./ед. Среднемесячная стоимость (гр. 5 × гр. 7), руб. Доля затрат в общей сумме (гр. 8: стр. 10, гр. 8), % Возможность корректировки структуры и цены закупок Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
2 Товар Расходный материал Моющее средство для керамогранита Alfa, 5 л 1 Альт-Клин 2000 2000 3 Да Объединить закупки, закупать крупными партиями со скидкой
3 Товар Расходный материал Бумажные полотенца Betta, 1 уп. (12 рулонов) 4 Альт-Клин 1200 4800 8 Да
4 Товар Оборудование Профессиональный пылесос для уборки коврового покрытия Gamma 0,03 ПрофТех 140 000 4200 7 Нет Покупки специализированной техники имеют единичный характер и всегда проходят через тендерную процедуру. Выбор подрядчиков ограничен, поэтому существенно сэкономить не получится
5 Товар Инвентарь и спецодежда Набор отверток Delta 0,05 Инструмент Плюс 1000 50 0,0008 Нет Несущественные затраты
6 Товар Расходный материал Тонер для принтера Epsilon 1 Аверс-Техника 6000 6000 10 Да Можно снизить стоимость, заключив комплексный долгосрочный договор
7 Услуга Техническое обслуживание Техническое обслуживание копира Epsilon 1 Аверс-Техника 5000 5000 8 Да
8 Товар Расходный материал Канцелярские товары 2 Сигма-Трейд 18 000 36 000 57 Да Наиболее высокая доля расходов. Прейскурант был зафиксирован четыре года назад с ежегодной индексацией на инфляцию. Запросить коммерческие предложения у конкурентов и провести конкурс на нового поставщика
9 Подряд Строительно-монтажные работы Весенний ремонт фасада и крыльца 0,08 СМУ 6 60 000 4800 8 Да Ремонт в предыдущем году заказывался срочно и без проверки сметы квалифицированным специалистом. При условии что в компании довольны качеством – проверить предварительно смету подрядчика и договориться о скидке при заключении нового договора с авансом
  10 Итого           62 850 100    

Далее из реестра нужно выделить те виды товаров, услуг и работ, доля затрат по которым превышает 5 процентов от общей суммы расходов. По ним предстоит изучить рынок, запросить коммерческие предложения, пригласить на переговоры поставщиков и подрядчиков.

Важно утвердить списки рабочих групп с датами проведения переговоров с поставщиками и подрядчиками. Финансовому директору лучше стать участником таких рабочих групп, чтобы иметь возможность анализировать коммерческие предложения по составу продукта и его стоимости. В ходе общения с производственным (операционным) подразделением, отделом закупок, поставщиками и подрядчиками можно получить много полезной информации о производственном процессе на предприятии, процедуре контроля приобретаемой продукции и т. д.

По результатам мониторинга среднерыночных цен по выделенным позициям, предварительных переговоров и анализа коммерческих предложений можно сформировать план сокращения затрат по договорам с контрагентами (см. таблицу 2. Расчет суммы планируемого сокращения затрат по договорам с поставщиками и подрядчиками).

Разделив расходы на категории товаров, услуг и работ, можно проанализировать, в каких группах закупок и заказов требуются значимые изменения в ценообразовании, а также в каких подразделениях в первую очередь необходимо уделить внимание сокращению затрат. Из таблицы 2 видно, что наибольшая экономия может быть достигнута за счет сокращения затрат на расходные материалы. Выполнение плана снизит расходы компании на обслуживание офиса Клиента 1 по данной позиции на 4880 руб. (48 800 руб. – 43 920 руб.). Это 74 процента от общей суммы планируемой экономии.

Как проанализировать варианты снижения себестоимости закупок

Сформировать представление о возможных вариантах изменения структуры закупок можно после переговоров с поставщиками. Для анализа плюсов и минусов таких способов удобно использовать форму таблицы 3.

Способ снижения стоимости закупок Плюсы Минусы
Переход на оптовые закупки – значительная скидка;
– уверенность в долгосрочном запасе по постоянной цене;
– первоочередная поставка и улучшенный сервис (преимущество для дефицитных позиций);
– меньший объем документооборота
– необходимость увеличения складских площадей;
– рост ответственности за сохранность товаров;
– отвлечение значительных денежных средств из оборота;
– возможный рост кредиторской задолженности, если поставщики готовы сотрудничать только на условиях предоплаты за товары
Предоставление авансов – скидка (менее значимая, чем при опте);
– высокий уровень ответственности поставщика и подрядчика по договору
– применим к проверенным поставщикам и подрядчикам, в ином случае целесообразно требовать банковскую гарантию по крупным закупкам;
– отвлечение большой суммы денежных средств из оборота
Заключение долгосрочных договоров – скидка (уровень сравним с дисконтом при предоставлении авансов);
– уменьшение объема документооборота;
– меньшее отвлечение персонала на поиск товаров, работ и услуг, их согласование и подписание контрактов
– со временем может снижаться качество товаров, работ и услуг (особенно в сочетании с авансами), что требует постоянного производственного контроля и технического надзора
Увеличение объема заказов (например, по другим проектам) – скидка (менее значимая, чем при опте);
– высокий уровень ответственности поставщика и подрядчика по договору
– применим к проверенным поставщикам и подрядчикам, в ином случае целесообразно требовать банковскую гарантию по крупным закупкам;
– отвлечение большой суммы денежных средств из оборота
Применение штрафных санкций и гарантийных удержаний – значимая скидка (для товаров может достигать до 10–12% от самой низкой цены на рынке, для услуг – до 25–30%);
– внедрение процессов контроля качества на предприятии
– если штрафные санкции применяются на протяжении нескольких периодов подряд, снижается качество, риск потери поставщика и подрядчика;
– оформление документов, подтверждающих низкое качество, либо дополнительных соглашений и закрывающих документов о единовременной скидке
Проведение тендеров и конкурсов – значительное снижение цены в ходе выбора более выгодного предложения;
– возможность выбора;
– обновление информации о текущем рынке, технологиях, конкурентах в ходе профессионального общения и обмена опытом
– смена поставщика и подрядчика ведет за собой изменение некоторых производственных процессов, документооборота;
– возможен невысокий уровень качества во время входа в проект (испытательного срока);
– передача дел может привести к серьезным временным затратам

Важно обратить внимание на формат представления предложений от контрагентов. Некоторые из них могут не быть плательщиками НДС и, соответственно, предлагать цену товаров и услуг без него. Поэтому при сравнении удобнее будет привести цены к единому виду, например, без НДС.

Как регламентировать процедуру снижения стоимости закупок

Если компания никогда ранее системно не подходила к решению вопроса о сокращении затрат на закупки продукции либо о проведении тендеров и конкурсов, окажется полезным внедрить политики и процедуры прохождения таких мероприятий. В них могут входить порядок согласования и анализа цен и схем закупок компании, а также их сопоставление с рыночными условиями.

Чтобы контролировать заключение договоров, компания может выпустить Положение о тендерах. Как правило, в нем указываются лимиты сумм по заключаемым договорам, выше которых должны организовываться тендерные комиссии. Также регламентируются порядок отбора участников, заполнения технического задания на тендер, сроки сбора заявок и проведения мероприятий, принятия решений, оформление единой аналитической таблицы для выбора кандидата по критериям и т. д.

Итак, компания «Альфа» создала необходимые рабочие группы, провела переговоры с выбранными поставщиками и подрядчиками и в большинстве случаев добилась выполнения поставленного плана сокращения затрат. Подписаны новые договоры либо дополнительные соглашения об изменении стоимости и структуры закупок, где это было применимо. Важно внести новые значения в реестр заказов товаров, работ и услуг по договорам с контрагентами. Сравнение плана (бюджета) сокращения стоимости закупок с фактическими результатами представлено в таблице 4. Данные берутся из обновленного реестра.

Отклонение факта от плана общей суммы экономии составило 1 процент. Если премия рабочим группам по итогам выполнения плана была запланирована, она может быть скорректирована пропорционально достигнутой экономии. Однако каждый центр ответственности должен получить свой бонус соответственно достигнутому результату, то есть у одной рабочей группы бонус может оказаться выше, а у другой – ниже.

Чтобы процесс снижения стоимости закупок в компании был систематическим и планомерным, необходимо регулярно проводить мониторинг цен на товары, работы и услуги и обновлять их реестр. Он поможет:

Владимир Филонов , ведущий эксперт контрольно-ревизионного управления московского представительства «Группы Магнезит»

Часто компании тратят лишние средства на приобретение сырья и материалов из-за невнимательности или недобросовестности сотрудников.

Например, инициатор закупки может неверно указать в заявке наименование необходимых ресурсов, их характеристики (длину, толщину, фракцию и т. д.), количество или же составить заявку на приобретение материалов, которые есть на складе компании.

Кроме того, у сотрудников может быть личный интерес в том, чтобы компания покупала ресурсы по завышенным ценам.

Чтобы избежать лишних расходов из-за ошибок и злоупотреблений персонала, нужно:

Владимир Филонов , ведущий эксперт контрольно-ревизионного управления московского представительства «Группы Магнезит»

Если контрагент предлагает сырье (материалы) необходимого качества, а условия поставки и оплаты оптимальны для компании, то она может ограничиться сотрудничеством только с ним и не искать резервных поставщиков.

Однако нужно помнить, что возможны форс-мажорные обстоятельства, когда продавец не сможет выполнить свои обязательства по поставке. И хотя такие ситуации редки, они могут привести к негативным последствиям для компании – от задержки выполнения заказа покупателя до полной остановки производства.

Существует высокий риск увеличения затрат на материалы (а следовательно, и себестоимости продукции), если необходимо срочно найти альтернативные варианты поставок.

Поэтому лучше, если основные для бизнеса виды ресурсов компания закупает у нескольких равноценных поставщиков, способных оперативно обеспечить ее необходимыми сырьем и материалами. Так удастся избежать лишних затрат, если у одного из контрагентов возникнут сложности.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.