text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Что нужно знать финансовому директору об управлении запасами

Одна из наиболее распространенных ошибок при управлении запасами – увеличение их оборачиваемости без учета других факторов. Как результат – падение прибыли и рост операционных издержек.

Другая ошибка – закупки впрок, заполнение складов материалами по максимуму, когда затраты на хранение многократно превышают издержки, которые могли бы возникнуть в связи с отсутствием некоторых товаров.

Перечисленных проблем можно избежать, если использовать универсальные принципы управления запасами.

Как классифицируются запасы

Запасы компаний можно разделить на три типа:

Операционные запасы создаются в связи с производственной необходимостью.

Страховые запасы формируются для того, чтобы защититься от неконтролируемого поведения покупателей (поскольку невозможно спрогнозировать количество ежедневных заказов) и задержек в поставке товаров (вследствие невыполнения обязательств поставщиками и транспортными компаниями).

Спекулятивные запасы создаются в случае, когда есть уверенность, что в ближайшее время цена на ресурсы возрастет (способ сэкономить на разнице цен).

Как управляют запасами

Процесс управления запасами можно представить в виде простого алгоритма, состоящего из нескольких шагов:

На какие характеристики запасов можно влиять. Чаще всего менеджмент компании может влиять на остаток запасов, управляя процессом закупок. Следовательно, основными параметрами управления запасами послужат:

В некоторых случаях у компании есть возможность влиять только на один параметр из перечисленных (например, временем возобновления заказа). В других ситуациях доступно управление несколькими параметрами (к уже приведенным выше можно добавить условия оплаты заказа).

Что считать релевантными затратами. Релевантными называют затраты, меняющиеся в результате принятия решения. В отношении запасов их обычно группируют так:

Важно не только выделить релевантные затраты, но и определить, как именно они будут меняться. Это позволит смоделировать последствия принимаемого решения. Наиболее распространены так называемые конкурирующие затраты, то есть затраты, меняющиеся в противоположных направлениях. К примеру, увеличение страхового запаса на складе ведет к росту затрат на хранение и снижению риска убытков из-за простоя.

Когда релевантные затраты минимальны. Решение, при котором релевантные затраты принимают минимальное значение, – оптимальное. Если определены сами затраты и порядок их изменения, то вычисление оптимального решения – уже техническая задача, решаемая методами линейного программирования. Показатели, которые при этом предстоит рассчитать, – оптимальный размер заказа, точка перезаказа и страховой запас.

Оптимальный размер заказа определяется по формуле 1. Обязательные допущения – релевантные затраты на единицу заказа постоянны при любом размере последнего, потребность в запасах определена и постоянна, время поставки известно.

Формула 1. Расчет оптимального размера заказа

Валерий Разгуляев , управляющий информацией ООО «Проект Избенка»

Экономичный (оптимальный) размер заказа (ЭРЗ) определяется по совершенно несложной на первый взгляд формуле 1. Но окажется ли он полезным на практике, зависит от того, насколько корректными были исходные данные. А требований к ним немало. Вот только основные из них.

Объем потребления товара. Размерность этого показателя определяет размерность итогового значения оптимального размера запасов. Объем потребления в штуках. Следовательно, и затраты на содержание товара на складе задаются в расчете на штуку. На практике нередко об этом забывают.

Не имеет значения, перепродает компания закупаемую продукцию или использует ее в своем производстве. Для формулы определяется именно объем потребления за период (соответственно, сколько за это время продали или сколько направили в производство). Запасы, лежащие мертвым грузом на складе, в расчетах не используются. В самом простом случае берутся данные из учетной системы как минимум за последний год (при более коротком периоде не удастся нивелировать случайные всплески и влияние сезонности). Для более точного вычисления понадобится составить прогноз потребления на будущий период с учетом всех значимых факторов.

Стоимость осуществления разовой закупки. Чаще всего при ее расчете ограничиваются собственно затратами на доставку, возможное лицензирование, а также таможенными сборами. Но к этой же стоимости относится и зарплата сотрудников, занятых в закупках. Более того, если будет принято решение обновлять запасы небольшими объемами, но придется завозить их в два раза чаще, документооборот вырастет пропорционально. Потребуется больше сотрудников, чтобы согласовывать, проверять, отправлять и отслеживать документы. Следовательно, увеличатся и затраты на оплату труда.

И это еще не все составляющие стоимости осуществления разовой закупки. Что учесть еще, зависит от особенностей конкретного бизнеса. Чтобы вычленить и другие затраты, зависящие именно от количества поставок, можно рассуждать так. А на что компании придется тратить больше денег, если тот же объем продукции будет приходить более мелкими партиями, причем в несколько раз чаще? Все, что удастся обнаружить, суммируется за период и разносится по закупкам. В самом простом случае – обычным делением. Для точных вычислений можно воспользоваться методикой Activity Based Costing или отталкиваться от хронометража операций сотрудников.

Нередко при определении стоимости закупки возникает вопрос, затраты на доставку какого объема продукции закладывать в формулу, если для разных транспортных средств она различается в разы. Для начала необязательно обращать внимание на грузоподъемность или вместимость той или иной транспортной единицы. Можно взять любую и подсчитать для нее расходы на доставку. А затем, когда будет получен экономичный размер заказа, посмотреть, помещается ли он в этот транспорт. Если нет – повторить расчеты для большей машины и снова проверить, уместится или нет.

Затраты на содержание единицы товара в запасах. Рассматриваются за тот же период, за который берется объем потребления. При этом очень важно не рассчитать их по аналогии со стоимостью закупки. А именно сумму всех расходов на склад поделить между запасами, которые там хранятся. Ведь некоторые складские издержки совершенно не зависят от размера заказа. Вот только некоторые из них:

В то же время к затратам на содержание единицы товара в запасах относятся вложенные в них деньги (закупочная себестоимость запасов), а также издержки на их обслуживание. Последние – явно переменные, поскольку зависят именно от объема хранения.

При размещении заказов следует учитывать и время их выполнения поставщиками. Для этого необходимо рассчитать еще один параметр – точку перезаказа (уровень возобновления заказа). В условиях определенности она вычисляется достаточно просто – это объем остатка запасов на складе, при котором нужно повторно заказывать запасы (произведение количества дней, необходимых для выполнения заказа, и среднедневной потребности в данном товаре).

Формирование оптимального заказа и определение точки перезаказа позволяют сократить суммарные затраты по первым двум группам релевантных затрат – на хранение и на размещение заказа. Но есть еще риск возникновения убытков от простоя.

Компании зачастую действуют в условиях неопределенности, поскольку не могут прогнозировать со 100-процентной уверенностью потребность в сырье и материалах, а также сроки поставки.

Потребность в материалах и сроки поставки во многом зависят от поведения покупателей (колебания спроса) и поставщиков (нарушение сроков поставки). Такая неопределенность приводит к тому, что возникает риск дефицита запасов и, как следствие, вероятность убытков в результате простоя, потери части платежеспособного спроса, а также вследствие приобретения необходимых материалов (товаров) на менее выгодных условиях.

Увеличив размер заказа, компания не сократит вероятность возникновения дефицита, поскольку дополнительные материалы поступят уже после того, как он возникнет. Создание страхового запаса – это увеличение объема запасов, который принят за точку перезаказа. В этом суть понятия страховой запас. Страховой запас нельзя создать на складе, это расчетная величина, которая влияет на точку перезаказа.

Формула 2. Расчет страхового запаса

* Конкретное значение коэффициента можно вычислить в Excel, подставив в функцию «НОРМСТОБР» принятое значение вероятности дефицита запасов и взяв модуль полученного значения.

Объем страхового запаса во многом зависит от принятия или непринятия риска менеджментом компании. Рассчитать оптимальную вероятность убытков вследствие дефицита на складе (при которой потери от простоя и затраты на хранение страхового запаса будут минимальны) можно по формуле 3.

Формула 3. Расчет оптимальной вероятности убытков из-за дефицита запасов

Нужно отметить, что формула 3 применима при большом количестве операций.

Владислав Хоминский , генеральный директор «Невской консалтинговой компании»

Для молокозавода один из наиболее значимых видов запасов – пакеты для молока, дефицит которых может привести к остановке производства. Предположим, что на изготовление и доставку пакетов поставщику требуется в среднем пять дней с момента получения заказа. За год молокозавод размещает 12 заказов. Средняя дневная потребность в пакетах составляет 2000 штук. Тогда точка перезаказа будет равна 10 000 штук (2000 шт. × 5 дн.).

Допустим, что затраты на хранение одного пакета в год составляют 0,4 руб. при стоимости пакета в 1 руб. Убытки от простоя, вызванного дефицитом одного пакета, – 10 руб. Отсюда оптимальная вероятность возникновения убытков за один цикл заказа – 0,33 ((0,4 руб. : (10 руб. × 12) ×100 %).

Абсолютное значение коэффициента безопасности для вероятности 0,33 составит 0,44 (расчет выполнен в Excel с помощью функции «НОРМСТОБР»). Среднеквадратическое отклонение дневной потребности, вызванное колебанием спроса, равно 200 штук. Среднеквадратическое отклонение в сроках поставки – 2 дня. Следовательно, страховой запас составит 1244 штук (0,44 × (200 шт. × 5 дн. + 2 дн. × 2000 2) 0,5). Соответственно, величина точки перезаказа с учетом страхового запаса составит 11 244 штук (10 000 + 1244).

Как повысить эффективность управления запасами

Помимо математических методов, позволяющих рассчитать оптимальные параметры системы управления запасами, не стоит забывать и о более простых, но не менее действенных способах управления запасами.

Группировать запасы. Описанные выше методики, требующие трудоемких расчетов и сбора данных, не стоит применять ко всем номенклатурным позициям сырья и материалов. Ведь, как правило, 20 процентов наименований запасов влекут примерно 80 процентов затрат, связанных с их оборотом. Поэтому все складские остатки нужно проранжировать в зависимости от их влияния на релевантные затраты. Для этого можно использовать АВС-анализ, предполагающий группировку запасов на три группы (А, В, С).

Регламентировать работу с запасами. Какими бы точными ни были расчеты и какой бы хорошей ни была созданная на предприятии модель управления запасами, она не будет работать, если отсутствуют эффективное управление, а также четкие и понятные регламенты, описывающие порядок работы с запасами.

Регистрировать все материалы, вывозимые со склада. Для каждого типа выбытия материала со склада должен быть определен документооборот.

Заказывать под клиента. Нетипичные или специальные продукты имеет смысл заказывать в том количестве, в которых клиенты уже согласились их оплатить. Если это невозможно, дайте знать сотруднику, отвечающему за такой заказ, что он будет персонально ответственен за издержки по запасам, которые не были распроданы вовремя.

Защитить компанию от воровства. Мелкие кражи – существенная проблема для многих компаний, зачастую недооцененная. Лучший способ воспрепятствовать им – объяснить сотрудникам, что кража запасов повлечет за собой снижение зарплат и премий. Для этого нужно ограничить доступ на склад, достойно оплачивать труд своих сотрудников, чтобы они были заинтересованы в этой работе, и немедленно увольнять людей, уличенных в краже.

Внедрить контроль времени оформления документов. Все документы по изъятой со склада продукции должны быть заполнены до конца текущего дня и внесены в информационную систему. Поступление товара на склад должно оформляться в течение 24 часов.

Обеспечить точность складских данных. Комплексная программа регулярной циклической инвентаризации может заменить ежегодную инвентаризацию.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.