Электронный документооборот и интеграция бизнеса

20 августа 2012 512
Развитие и расширение бизнеса, особенно крупного, невозможно без внедрения электронного документооборота. Но одного желания мало. Нужно, чтобы все сотрудники компании, от которых зависит принятие решений, проявили интерес и понимали, что от этого выиграют не только они, но и компания в целом.

Что делать, если вы работаете главным бухгалтером в крупной компании и поток бумажных документов, который вам приходится оформлять, только возрастает? Как убедить руководство и повлиять на процесс принятия решения о внедрении электронного документооборота, если, как правило, его принимают, учитывая приоритетное мнение технических специалистов. На эти и другие вопросы отвечают эксперты компании «Такском».

– Какие возможности предоставляет сегодня компаниям электронный документооборот?
– Электронный документооборот позволяет вести бизнес из любой точки мира. С его помощью руководитель может совершать сделки, привлекать инвестиции, управлять бизнесом, сокращать риски и многое другое.
По сути, весь документооборот, который компания ведет на бумаге, можно вести в электронном виде. Причем, с наименьшими потерями и затратами.

– Что это за затраты?
– Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью (а с 1 июля 2013 года такая подпись будет называться усиленной квалифицированной) равнозначен бумажному аналогу и не требует дублирования.
Используя электронные документы, компания полностью исключает такие необоснованные расходы, как расходы на бумагу, принтер, ксероксы, архивы, сканеры и т.д. В рамках крупной компании – это колоссальные затраты.

– А какие еще преимущества имеет электронный документооборот?
– Электронный документ удобно хранить, отправлять, искать. Минимизируется ручной ввод документов, а обмен документами осуществляется в считанные минуты.
Например, счет-фактуру в электронном виде подписывает только руководитель, а в бумажном – руководитель и главный бухгалтер. То есть, сокращено количество подписей: одна вместо двух.
Сразу оговорюсь, что речь идет о юридически защищенном электронном документообороте, имеющем наивысшую степень защиты. В условиях жесткой конкуренции такой документооборот помогает предотвращать экономические преступления, охраняя бизнес, как от собственных ошибок, так и от чужих.
Бизнес активно переходит на электронный документооборот с контрагентами и государственными органами, понимая, что это является еще и важным конкурентным преимуществом.

– Можно о возможностях юридически защищенного электронного документооборота?
– В настоящее время многие компании успешно сдают отчетность в электронном виде во все контролирующие органы: ИФНС, ФСС, ПФР, Росстат, представляют электронные комплекты документов в подтверждение применения налоговых льгот и по истребованию налоговых органов.
С 23 мая 2012 года бизнес получил возможность обмениваться электронными счетами-фактурами, вести в электронном виде журнал учета, книги покупок и продаж. ФНС России разработаны электронные форматы ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг). Идя навстречу бизнесу, налоговая служба разрабатывает форматы других наиболее востребованных первичных документов в электронном виде (ОС-1, ТОРГ-2, ТТН, ТН и т.д.). Тем более, что с принятием нового Федерального закона «О бухгалтерском учете» унифицированные формы первичных документов будут отменены, и организации должны будут разрабатывать их сами.

– С чего начать переход на юридически значимый электронный документооборот?
– Конечно, с обращения к оператору электронного документооборота. Компания «Такском» предлагает комплексный подход перехода на электронный документооборот, используя сервис «Такском-Доклайнс». Это универсальное решение, которое интегрирует с различными современными учетными и ERP системами (SAP, Парус, Галактика, 1С и др.).
Наши специалисты подготовят все необходимые для перехода документы (спроектируют модель электронного документооборота для всех типов сделок, разработают бизнес-план и техническое задание), доработают и внедрят необходимые технические средства, обучат сотрудников работе с приложениями. Сделают всю работу «под ключ» на высоком профессиональном уровне.
Имея 12-летний опыт работы на рынке информационных технологий, мы можем внедрить электронный документооборот в любой крупной компании в самые кратчайшие сроки.
Варианты интеграционных решений с нашими электронными сервисами представлены
на официальном сайте компании http://www.filer.taxcom.ru/integration/option

– Нужно ли убеждать руководство и влиять на процесс, если решение о внедрении электронного документооборота принимается с подачи технических специалистов?
– Влиять на процесс принятия решения о внедрении электронного документооборота можно и нужно. Естественно, в пределах своей компетенции.
Для начала советую обращаться в технические службы своей компании и готовить почву. Например, интересоваться, планирует ли ваша компания использовать в дальнейшем электронный документооборот, какими документы компания обменивается она сегодня, какие настроения царят в наиболее «загруженных» бумагой отделах и т.п.

 



Ваша персональная подборка

    Подписка на новости

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.