Выбор системы для ведения ОЦО. Выбор подрядчиков.

16 апреля 2012 1393

В этой статье мы продолжим рассмотрение лучших практик по разработке и внедрению общих центров обслуживания бизнеса. В предыдущей статье «Расчет и защита экономического эффекта от внедрения общего центра обслуживания» мы сделали вывод о том, что при передаче непрофильных бизнес-процессов в общий центр обслуживания их стоимость снижается на 30%.

Это утверждение, прежде всего, построено с учетом того, что значительное количество экономии появляется благодаря стандартизации бизнес-процессов и их локализации (за счет выполнения стандартов по общей методологии). Это привносит упрощение системы обслуживания, сокращение времени выполнения операций и повышения качества обслуживания.

После проведения технико-экономического обследования и принятия решения о целесообразности создания общего центра обслуживания бизнеса, предстоит создать процессную модель будущей обслуживающей организации.

Цель создания единой процессной модели ОЦО — добиться качественных изменений в бизнес-процессах, в правилах организации бизнеса, в эффективности принимаемых управленческих решений.

Справедливость этого суждения можно представить на основе простого арифметического расчета.

Возьмем для примера группу компаний — крупный холдинг, состоящий из 18 предприятий, находящихся в нескольких близлежащих регионах. В рамках холдинга из 150 бизнес-процессов всего лишь 20 можно назвать локальными, относящимися к конкретным предприятиям или виду бизнеса (т.е. уникальных процессов — всего 15% от общего числа). При создании единого алгоритма реализации для 85% бизнес-процессов произойдет глобальная отладка на уровне всей компании, и, следовательно, повышение качества управления процессами в рамках всего холдинга.

Разработка операционной модели общего центра обслуживания предполагает прохождение следующих этапов:

  • выбор набора услуг, которые будут выведены в ОЦО;
  • выбор бизнес-процессов для выделения в ОЦО;
  • унификация и стандартизация бизнес-процессов в масштабах корпорации;
  • выбор информационной системы, ее настройка и доработка.

Выбор информационной системы является завершающим этапом в создании модели ОЦО. Завершающим, а значит и определяющим в полной мере успех всего проекта: единая информационная платформа должна зафиксировать все изменения и алгоритмы выполнения бизнес-процессов.

Наряду с теорией о правильности выбора модели ОЦО и его информационной системы, следует принять во внимание реальные обстоятельства. Деятельность ОЦО в нашей стране необходимо приспособить к часто меняющимся требованиям законодательства, налоговых органов, и, как ни странно, топ-менеджмента корпораций.

В каждом случае разработчики учетных систем для ОЦО имеют дело с уникальными обстоятельствами и объемом материала. Тем не менее, вариативность располагает к выделению наиболее типичных ситуаций. Рассмотрим их по порядку.

Вариант 1. Создание единой информационной среды для всех бизнес-единиц

Изначально предприятия компании функционируют в разрозненной информационной среде, вертикальная интеграция практически отсутствует. Руководство ощущает потребность в централизованном управлении, поскольку затруднено управление каждой из составляющих информационного поля.

Для унификации ряда наиболее важных бизнес-процессов компания нанимает группу консультантов (или консалтинговую компанию). Сторонние специалисты разрабатывают методологию единой учетной политики и рекомендации по выбору информационной системы. Следовательно, интеграция разрозненных ИТ-решений в общую аналитическую систему, имеющую единую структуру — это задача разработчиков. После защиты предложенной модели консалтинговая компания разрабатывает техническое задание для планируемого поставщика ИТ-услуг.

Зачастую, разработчики информационных систем также выполняют функции консультантов, вынуждены исправлять неточности предложенной «сверху» модели и выполняют доработки методологии вплоть до сдачи проекта. Как правило, ИТ-специалисты первыми знакомят персонал с новой системой и проводят обучение.

Вариант 2. Создание системы, ориентированной в первую очередь, на единую финансовую модель

В компании проводится согласование стратегии,  разработка плана работ (о которых говорилось выше) и создается дизайн шаблонного решения, техническая  реализация и процедуры контроля.

Под «шаблоном» понимается совокупность организационно-методологической, функциональной (процессной), нормативно-справочной и технологической составляющих (инструмент реализации решений). Информационная система приводится в соответствие с процессами, которые приняты в компании в качестве шаблона.

Это именно тот случай, когда важен результат, а не инструмент: система прежде всего ориентирована на целевую финансовую модель.

Пример

В компании действует целевая финансовая модель. Действуют проекты быстрого закрытия отчетов (сдача финансовой и бухгалтерской отчетности на шестой рабочий день). Но информационная система построена на базе двух платформ. В качестве инструмента реализации решений, в соответствии с ИТ-стратегией компании, применяется SAP (в головном офисе группы компаний и управляющих отделах дочерних предприятий). В качестве платформы для сервисных и сбытовых компаний используется  «1С:Предприятие».

Этот вариант, безусловно, эффективен, но является весьма затратным (увеличивается совокупная стоимость владения системой из-за расходов на поддержку парка различных систем и их доработку).

Вариант 3. Автоматизация «на ходу»

Часто руководство многопрофильных компаний принимает волевое решение вывести разрозненные бухгалтерии в ОЦО и все действия по внедрению системы начинаются одновременно.

Выполняется это хаотично, в спешном порядке и, в результате, тратятся месяцы, или, порой, годы. Как правило, выведенные бизнес-процессы и методология оптимизируются, унифицируются и стандартизируются «на ходу», информационные системы могут поменяться несколько раз, организационные структуры и системы управления выбираются интуитивно.

Есть в практике ОЦО такой пример: за 3 года существования ОЦО в крупной производственной компании сменилось 3 информационных системы: «1С:Предприятие» (конфигурации «1С:Бухгалтерия 7.7» и «1С:Предприятие 8. Управление строительной организацией»), Oracle, SAP R/3, затем, в конечном итоге, организован переход на «1С:Управление производственным предприятием».

В результате, затраты на содержание функций не снижаются, а вырастают в разы. Разработка и внедрение информационной системы для общего центра обслуживания - это довольно крупная инвестиция. В связи с этим ошибки могут стоить очень дорого.

Поэтому, уже на начальном этапе нужно знать о главных критериях, которым должна соответствовать ИТ-система.

Вариант 4. Информационная система для ОЦО — это инструмент реализации решений

Говоря о выборе ИТ-системы нужно еще раз вернуться к мысли о том, что повышение эффективности, прозрачности и управляемости — именно такие задачи ставят сегодня перед собой руководители крупных компаний. ИТ-система для ОЦО — это достижение менеджеров и разработчиков процессной модели. Решение принимает менеджер, но используя инструмент, созданный на базе информационной системы.

Пример

Внедрение системы,  которая позволяет детально анализировать запасы, поможет менеджеру принимать эффективные решения, в итоге количество запасов может сократиться, складские площади будут использоваться более рационально.

Наиболее выгодным является приобретение готовых коробочных решений, включающих процессную модель (шаблон) и инструментарий (технологии). Это дает возможность организации сэкономить время и усилия на проведение целого комплекса работ.

При приобретении нового актива нужны, прежде всего, наработки, «коробочные»  варианты,  которые позволят интегрировать новые бизнес-единицы в структуру компании.

Основной «коробочных» решений, в первую очередь, является опыт ИТ-компаний, полученный в результате успешно выполненных проектов по автоматизации ОЦО. За сравнительно непродолжительный период (с 2009 по 2011 гг.) российские вендоры создали информационные решения для ОЦО, включающие в себя готовую методологию и инструменты.

Примером может служить опыт Группы компаний «Эффективные решения» по автоматизации бухгалтерского учета и документооборота для центра обслуживания бизнеса (ЦОБ) одного из крупнейших нефтехимических холдингов России и Восточной Европы. Специалисты компании-подрядчика создали методологию учета и разработали алгоритмы обмена данными между структурами холдинга. В состав холдинга входит более 20 предприятий, нефтяной химической и газовой отраслей.

Перейдем к рассмотрению основных критериев, которым должна соответствовать будущая ИТ-система.

Готовая управленческая технология.

Благодаря шаблонному решению руководство компании должно получить возможность для качественного скачка в развитии системы ОЦО. При получении финального контроля ИТ-системы, руководство, таким образом, будет иметь не просто документальные свидетельства (аналитику, учет), но и готовые управленческие технологии.

Единый централизованый источник данных.

Для того, чтобы принимать правильные управленческие решения, руководству нужны актуальные и достоверные данные. Достоверность обеспечивается за счет наличия единого источника.

Масштабируемость.

При расширении бизнеса, реформировании или приобретении (образовании новых) предприятий технология ОЦО должна позволить быстро интегрировать новые звенья в действующую технологическую и управленческую инфраструктуру компании.

Минимизация доработок.

Количество доработок не должно превышать 20% от  общей функциональности системы. Это позволит сократить финансовые и организационные издержки и приведет к снижению совокупной стоимости владения ИТ.

Соответствие стандартам формирования бухгалтерской и налоговой отчетности.

Система должна отражать прогрессивные практики по обработке первичной документации и формированию бухгалтерской и налоговой отчетности. Также в систему должны быть включены инструменты для обработки больших массивов данных, представленных на бумажных носителях. Использование систем потокового сканирования и электронного архивирования позволит сократить время на обработку документов и снизить стоимость выполнения функции (в среднем, стоимость обработки документов снижается с 3-х до 1 рубля).

Внесением документов в систему должны заниматься не сотрудники бухгалтерии, а менеджеры, работники склада и другие пользователи, работающие в системе. Тогда бухгалтерия получит готовый документ в системе (например, в «1С:Бухгалтерия»). Это повысит интенсивность труда и снимет вопросы специалистов бухгалтерии: «Куда какие затраты по документу относить?». Введенная информация об одобренном счете автоматически попадает в бухгалтерскую систему, и ее не нужно дублировать вручную.

Решение на базе платформы «1С:Предприятие».

Популярность использования платформы «1С:Предприятие» объясняется тем, что это система, ориентированная на специфику работы бухгалтерии, создана специально для ведения бухгалтерского и налогового учета. Она широко распространена, оптимальна по стоимости, удобна в применении. Для продуктов «1С:Предприятие» предлагается сервисное обслуживание: они регулярно и оперативно обновляются под все изменения в законодательстве, есть информационно-справочная поддержка в виде правовых консультаций, ответов на методологические вопросы и пр. Наиболее подходящим продуктом под сегодняшние условия ОЦО является конфигурация «1С:Управление производственным предприятием».

О выборе подрядчиков.

Требования к поставщику услуг должны быть следующими:

  • опыт в разработке и внедрении процессной модели для ОЦО, наличие портфеля готовых решений;
  • компетенции и уровень квалификации специалистов соответствуют отрасли;
  • наличие выделенной службы технической поддержки баз и серверного оборудования;
  • возможность поставщика гарантировать качество предоставляемых ИТ-услуг с помощью «Соглашения об уровне обслуживания» (SLA) и нести финансовую ответственность за выполнение обязательств;

·         соответствие предоставляемых ИТ-услуг международному стандарту качества ISO 9001:2008.

В следующей статье мы подробно рассмотрим особенности разработки и внедрения единой методологии для общих центров обслуживания бизнеса.

Автор: Ильяс Зингер, генеральный директор Группы компаний «Эффективные решения»

 



Ваша персональная подборка

    Подписка на новости

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.