Выбор системы для ведения ОЦО. Выбор подрядчиков.

16 апреля 2012 1344

В этой статье мы продолжим рассмотрение лучших практик по разработке и внедрению общих центров обслуживания бизнеса. В предыдущей статье «Расчет и защита экономического эффекта от внедрения общего центра обслуживания» мы сделали вывод о том, что при передаче непрофильных бизнес-процессов в общий центр обслуживания их стоимость снижается на 30%.

Это утверждение, прежде всего, построено с учетом того, что значительное количество экономии появляется благодаря стандартизации бизнес-процессов и их локализации (за счет выполнения стандартов по общей методологии). Это привносит упрощение системы обслуживания, сокращение времени выполнения операций и повышения качества обслуживания.

После проведения технико-экономического обследования и принятия решения о целесообразности создания общего центра обслуживания бизнеса, предстоит создать процессную модель будущей обслуживающей организации.

Цель создания единой процессной модели ОЦО — добиться качественных изменений в бизнес-процессах, в правилах организации бизнеса, в эффективности принимаемых управленческих решений.

Справедливость этого суждения можно представить на основе простого арифметического расчета.

Возьмем для примера группу компаний — крупный холдинг, состоящий из 18 предприятий, находящихся в нескольких близлежащих регионах. В рамках холдинга из 150 бизнес-процессов всего лишь 20 можно назвать локальными, относящимися к конкретным предприятиям или виду бизнеса (т.е. уникальных процессов — всего 15% от общего числа). При создании единого алгоритма реализации для 85% бизнес-процессов произойдет глобальная отладка на уровне всей компании, и, следовательно, повышение качества управления процессами в рамках всего холдинга.

Разработка операционной модели общего центра обслуживания предполагает прохождение следующих этапов:

  • выбор набора услуг, которые будут выведены в ОЦО;
  • выбор бизнес-процессов для выделения в ОЦО;
  • унификация и стандартизация бизнес-процессов в масштабах корпорации;
  • выбор информационной системы, ее настройка и доработка.

Выбор информационной системы является завершающим этапом в создании модели ОЦО. Завершающим, а значит и определяющим в полной мере успех всего проекта: единая информационная платформа должна зафиксировать все изменения и алгоритмы выполнения бизнес-процессов.

Наряду с теорией о правильности выбора модели ОЦО и его информационной системы, следует принять во внимание реальные обстоятельства. Деятельность ОЦО в нашей стране необходимо приспособить к часто меняющимся требованиям законодательства, налоговых органов, и, как ни странно, топ-менеджмента корпораций.

В каждом случае разработчики учетных систем для ОЦО имеют дело с уникальными обстоятельствами и объемом материала. Тем не менее, вариативность располагает к выделению наиболее типичных ситуаций. Рассмотрим их по порядку.

Вариант 1. Создание единой информационной среды для всех бизнес-единиц

Изначально предприятия компании функционируют в разрозненной информационной среде, вертикальная интеграция практически отсутствует. Руководство ощущает потребность в централизованном управлении, поскольку затруднено управление каждой из составляющих информационного поля.

Для унификации ряда наиболее важных бизнес-процессов компания нанимает группу консультантов (или консалтинговую компанию). Сторонние специалисты разрабатывают методологию единой учетной политики и рекомендации по выбору информационной системы. Следовательно, интеграция разрозненных ИТ-решений в общую аналитическую систему, имеющую единую структуру — это задача разработчиков. После защиты предложенной модели консалтинговая компания разрабатывает техническое задание для планируемого поставщика ИТ-услуг.

Зачастую, разработчики информационных систем также выполняют функции консультантов, вынуждены исправлять неточности предложенной «сверху» модели и выполняют доработки методологии вплоть до сдачи проекта. Как правило, ИТ-специалисты первыми знакомят персонал с новой системой и проводят обучение.

Вариант 2. Создание системы, ориентированной в первую очередь, на единую финансовую модель

В компании проводится согласование стратегии,  разработка плана работ (о которых говорилось выше) и создается дизайн шаблонного решения, техническая  реализация и процедуры контроля.

Под «шаблоном» понимается совокупность организационно-методологической, функциональной (процессной), нормативно-справочной и технологической составляющих (инструмент реализации решений). Информационная система приводится в соответствие с процессами, которые приняты в компании в качестве шаблона.

Это именно тот случай, когда важен результат, а не инструмент: система прежде всего ориентирована на целевую финансовую модель.

Пример

В компании действует целевая финансовая модель. Действуют проекты быстрого закрытия отчетов (сдача финансовой и бухгалтерской отчетности на шестой рабочий день). Но информационная система построена на базе двух платформ. В качестве инструмента реализации решений, в соответствии с ИТ-стратегией компании, применяется SAP (в головном офисе группы компаний и управляющих отделах дочерних предприятий). В качестве платформы для сервисных и сбытовых компаний используется  «1С:Предприятие».

Этот вариант, безусловно, эффективен, но является весьма затратным (увеличивается совокупная стоимость владения системой из-за расходов на поддержку парка различных систем и их доработку).

Вариант 3. Автоматизация «на ходу»

Часто руководство многопрофильных компаний принимает волевое решение вывести разрозненные бухгалтерии в ОЦО и все действия по внедрению системы начинаются одновременно.

Выполняется это хаотично, в спешном порядке и, в результате, тратятся месяцы, или, порой, годы. Как правило, выведенные бизнес-процессы и методология оптимизируются, унифицируются и стандартизируются «на ходу», информационные системы могут поменяться несколько раз, организационные структуры и системы управления выбираются интуитивно.

Есть в практике ОЦО такой пример: за 3 года существования ОЦО в крупной производственной компании сменилось 3 информационных системы: «1С:Предприятие» (конфигурации «1С:Бухгалтерия 7.7» и «1С:Предприятие 8. Управление строительной организацией»), Oracle, SAP R/3, затем, в конечном итоге, организован переход на «1С:Управление производственным предприятием».

В результате, затраты на содержание функций не снижаются, а вырастают в разы. Разработка и внедрение информационной системы для общего центра обслуживания - это довольно крупная инвестиция. В связи с этим ошибки могут стоить очень дорого.

Поэтому, уже на начальном этапе нужно знать о главных критериях, которым должна соответствовать ИТ-система.

Вариант 4. Информационная система для ОЦО — это инструмент реализации решений

Говоря о выборе ИТ-системы нужно еще раз вернуться к мысли о том, что повышение эффективности, прозрачности и управляемости — именно такие задачи ставят сегодня перед собой руководители крупных компаний. ИТ-система для ОЦО — это достижение менеджеров и разработчиков процессной модели. Решение принимает менеджер, но используя инструмент, созданный на базе информационной системы.

Пример

Внедрение системы,  которая позволяет детально анализировать запасы, поможет менеджеру принимать эффективные решения, в итоге количество запасов может сократиться, складские площади будут использоваться более рационально.

Наиболее выгодным является приобретение готовых коробочных решений, включающих процессную модель (шаблон) и инструментарий (технологии). Это дает возможность организации сэкономить время и усилия на проведение целого комплекса работ.

При приобретении нового актива нужны, прежде всего, наработки, «коробочные»  варианты,  которые позволят интегрировать новые бизнес-единицы в структуру компании.

Основной «коробочных» решений, в первую очередь, является опыт ИТ-компаний, полученный в результате успешно выполненных проектов по автоматизации ОЦО. За сравнительно непродолжительный период (с 2009 по 2011 гг.) российские вендоры создали информационные решения для ОЦО, включающие в себя готовую методологию и инструменты.

Примером может служить опыт Группы компаний «Эффективные решения» по автоматизации бухгалтерского учета и документооборота для центра обслуживания бизнеса (ЦОБ) одного из крупнейших нефтехимических холдингов России и Восточной Европы. Специалисты компании-подрядчика создали методологию учета и разработали алгоритмы обмена данными между структурами холдинга. В состав холдинга входит более 20 предприятий, нефтяной химической и газовой отраслей.

Перейдем к рассмотрению основных критериев, которым должна соответствовать будущая ИТ-система.

Готовая управленческая технология.

Благодаря шаблонному решению руководство компании должно получить возможность для качественного скачка в развитии системы ОЦО. При получении финального контроля ИТ-системы, руководство, таким образом, будет иметь не просто документальные свидетельства (аналитику, учет), но и готовые управленческие технологии.

Единый централизованый источник данных.

Для того, чтобы принимать правильные управленческие решения, руководству нужны актуальные и достоверные данные. Достоверность обеспечивается за счет наличия единого источника.

Масштабируемость.

При расширении бизнеса, реформировании или приобретении (образовании новых) предприятий технология ОЦО должна позволить быстро интегрировать новые звенья в действующую технологическую и управленческую инфраструктуру компании.

Минимизация доработок.

Количество доработок не должно превышать 20% от  общей функциональности системы. Это позволит сократить финансовые и организационные издержки и приведет к снижению совокупной стоимости владения ИТ.

Соответствие стандартам формирования бухгалтерской и налоговой отчетности.

Система должна отражать прогрессивные практики по обработке первичной документации и формированию бухгалтерской и налоговой отчетности. Также в систему должны быть включены инструменты для обработки больших массивов данных, представленных на бумажных носителях. Использование систем потокового сканирования и электронного архивирования позволит сократить время на обработку документов и снизить стоимость выполнения функции (в среднем, стоимость обработки документов снижается с 3-х до 1 рубля).

Внесением документов в систему должны заниматься не сотрудники бухгалтерии, а менеджеры, работники склада и другие пользователи, работающие в системе. Тогда бухгалтерия получит готовый документ в системе (например, в «1С:Бухгалтерия»). Это повысит интенсивность труда и снимет вопросы специалистов бухгалтерии: «Куда какие затраты по документу относить?». Введенная информация об одобренном счете автоматически попадает в бухгалтерскую систему, и ее не нужно дублировать вручную.

Решение на базе платформы «1С:Предприятие».

Популярность использования платформы «1С:Предприятие» объясняется тем, что это система, ориентированная на специфику работы бухгалтерии, создана специально для ведения бухгалтерского и налогового учета. Она широко распространена, оптимальна по стоимости, удобна в применении. Для продуктов «1С:Предприятие» предлагается сервисное обслуживание: они регулярно и оперативно обновляются под все изменения в законодательстве, есть информационно-справочная поддержка в виде правовых консультаций, ответов на методологические вопросы и пр. Наиболее подходящим продуктом под сегодняшние условия ОЦО является конфигурация «1С:Управление производственным предприятием».

О выборе подрядчиков.

Требования к поставщику услуг должны быть следующими:

  • опыт в разработке и внедрении процессной модели для ОЦО, наличие портфеля готовых решений;
  • компетенции и уровень квалификации специалистов соответствуют отрасли;
  • наличие выделенной службы технической поддержки баз и серверного оборудования;
  • возможность поставщика гарантировать качество предоставляемых ИТ-услуг с помощью «Соглашения об уровне обслуживания» (SLA) и нести финансовую ответственность за выполнение обязательств;

·         соответствие предоставляемых ИТ-услуг международному стандарту качества ISO 9001:2008.

В следующей статье мы подробно рассмотрим особенности разработки и внедрения единой методологии для общих центров обслуживания бизнеса.

Автор: Ильяс Зингер, генеральный директор Группы компаний «Эффективные решения»

 



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях