Управляйте затратами на корпоративную сотовую связь – экономьте время и деньги.

15 февраля 2012 1588

Как сократить расходы
на корпоративную сотовую связь до 50 %?

Процесс функционирования современной компании не возможен без использования ее сотрудниками корпоративной сотовой связи. Чем крупнее компания, тем больше в ее штате персонала, который в процессе работы использует корпоративную связь, тем больше ее значение для оперативной и слаженной работы всех отделов компании, а также сотрудничества компании с поставщиками, партнерами, имеющимися и потенциальными клиентами.

Затраты на сотовую связь растут с каждым годом, это связано с расширением штата сотрудников, увеличением количества совершаемых звонков, ростом масштабов и расширением географии деятельности, а также отсутствием реального контроля со стороны компании за расходованием средств каждым сотрудником.

Как в большинстве компаний построена система учета затрат на корпоративную сотовую связь?

Зачастую учет затрат на корпоративную сотовую связь в компаниях сводится к тому, что сотрудникам назначается определенный лимит расходования средств, каждый новый месяц, персонал расчетного отдела и бухгалтерии, сверяет суммы расходов по конкретному сотруднику, и в случае выявления перерасхода, удерживается соответствующая сумма из зарплаты сотрудника. Все операции при этом выполняются в «ручном режиме». Такой метод учета не только требует больших затрат времени на аналитику, но и ведет к лишним расходам на корпоративную связь из-за не возможности четкой детализации звонков всех сотрудников. Как правило, в зависимости от масштабов компании, сотрудниками бухгалтерии тратится на это от нескольких дней до недели.

Возможно ли отслеживать и детализировать звонки каждого сотрудника, особенно если их несколько сотен или тысяч?

Любой процесс, в том числе и учет затрат на сотовую связь можно держать под контролем и анализировать, вопрос в другом: Как это делать? Можно вести ручной подсчет расходов сотрудников, самостоятельно вносить все данные в отчеты и таким же образом списывать перерасходы с зарплат сотрудников. При этом необходимо понимать, что на все это тратится уйма времени и требует дополнительных человеческих ресурсов. Нельзя исключать и человеческий фактор, от ошибок не застрахован никто, а случайная ошибка в одной цифре, может повлечь за собой крайне негативные последствия, злоупотребления корпоративной сотовой связью в личных целях, когда фактически компания платит за личные разговоры своих сотрудников. Это еще далеко не весь перечень проблем с которыми сталкиваются компании при таком подходе к учету затрат на корпоративную сотовую связь.

Есть ли альтернатива ручному управлению затратами на корпоративную связь?

Современные технологии, позволяют автоматизировать практически любой бизнес-процесс. Как правило, о расходах на сотовую связь задумываются в последний момент и лишь тогда, когда они начинают занимать значительную часть в переменных затратах предприятия. Процесс автоматизации занимает незначительное время, а результат от него можно почувствовать практически сразу же. Из всех предложений на рынке, уникальной по своим свойствам является программа разработанная группой компаний «Эффективные решения».

«ЭР: Управление затратами на сотовую связь» — это решение, реализованное на базе 1С, с помощью которого учет всех начислений и расходов на организацию корпоративной сотовой связи превращается в простую задачу. Данное решение позволяет подразделениям, имеющим отношение к управлению расходами на сотовую связь, легко контролировать затраты и лимиты сотрудников.

Какие возможности дает использование этого продукта?

«ЭР: Управление затратами на сотовую связь» дает возможность: анализировать расходы за любой период времени, детализировать счета операторов сотовой связи, составлять отчетную документацию, делать компенсации по каждому сотруднику, проводить финансовые расчеты, анализировать и прогнозировать расходы — все, что раньше являлось частой причиной головной боли бухгалтера или руководителя предприятия, теперь производится практически автоматически.

Основные возможности системы:
• «Прозрачность», обоснованность всех затрат на корпоративную сотовую связь.
• Ведение строгого учета документов за счет хранения их электронных версий, включая необходимые аналитики.
• Наличие утвержденных норм по должностям, облегчающих назначение лимитов для сотрудников.
• Автоматическая загрузка данных по затратам, скидкам и корректировкам в разрезе телефонных номеров из xml-файла, предоставляемого оператором сотовой связи.
• Простота контроля за превышением лимитов сотрудниками компании.
• Анализ целесообразности предложений операторов (тарифные планы и дополнительные услуги) – возможность подбора оптимального тарифного плана для каждого сотрудника (группы сотрудников).
• Упрощение работы экономических служб с подразделениями, организующими связь.
• Снижение нагрузки на бухгалтерию за счет своевременного получения корректных документов (отчетов).
• Повышение точности и «прозрачности» бюджета на сотовую связь. Распределение затрат по центрам финансовой ответственности.

Каковы основные преимущества продукта «ЭР: Управление затратами на сотовую связь»?

1. Программный продукт разработан на базе самой популярной в России платформе - 1C, интегрируется с любой версией 1С и другими информационными системами.
2. Проста в эксплуатации, не требует дополнительных навыков и знаний – каждый бухгалтер имеющий опыт работы с 1С, без проблем освоит программный продукт «ЭР: УЗСС».
3. Максимальное количество абонентов не ограничено.
4. Учитывает затраты не только на телефонные переговоры, но и на другие виды услуг сотовой связи.
5. Покупка едино-разовая, без абонентской платы или других платежей – дает возможность использовать продукт без ограничений рабочих мест и временных рамок.
6. Возможность отправки отчетов о превышении лимитов каждому сотруднику и автоматического списания перерасходованных денежных средствах с заработной платы.
7. Предусматривает возможность формирования ряда аналитических отчетов (все отчетные формы можно выгрузить в файл формата Microsoft Excel).

Что конкретно получает компания от использования продукта «ЭР: Управление затратами на сотовую связь»?

Экономический эффект от внедрения системы:
• Экономия до 50% денежных средств за счет «прозрачности» и оптимизации бюджета.
• Сокращение времени работы бухгалтерии в 20-40 раз на учет затрат и превышения лимитов.
• Сокращение времени на подготовку отчетности, в том числе ЦФО в 30-50 раз.
• Упрощение учета и анализа затрат по корпоративным и командировочным номерам в 5-10 раз.
• Автоматизированный учет всех корпоративных сим-карт и номеров.

Комплексная автоматизация бизнеса или автоматизация отдельных процессов позволяет не только существенно сократить совокупные затраты, но и стандартизировать и сократить время на осуществление и реализацию вспомогательных бизнес-процессов.

Как учитывать затраты на корпоративную сотовую связь и учитывать ли их вообще решать руководителям и владельцам компаний. Но вопрос экономии на затратах был и всегда будет актуален для любого коммерческого предприятия. Залог успеха современного бизнеса действовать на опережение и предугадывать события, пока ваши конкуренты тратят сотни тысяч рублей на корпоративную связь, оптимизируйте свои затраты получите дополнительные финансовые средства для развития и инвестиций.

Мы будем рады предоставить Вам необходимые консультации о всех возможностях программы и условиях приобретения. Для этого вам достаточно перейти на страницу компании и оставить заявку на бесплатную демонстрацию программы.

 



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях