Невосполнимый ресурс

79
Польза. Тренинги по тайм-менеджменту обещают научить экономить эфемерное время. «Ф.» попытался разобраться, насколько они эффективны и существуют ли иные способы борьбы с бесполезной тратой часов и минут.
Тотальная нехватка времени стала одной из основных навязчивых проблем современного человека. Жизнь воспринимается многими как попытка объять необъятное, как ежедневная непрекращающаяся изматывающая гонка за успехом. Перед женщиной время ставит жесткий и часто требующий однозначного ответа вопрос: «Карьера или семья?» Перед мужчиной маячит столь же «привлекательная» альтернатива: «Работа или полноценная жизнь?» Конечно, и десять, и сто, и тысячу лет назад люди задумывались о том, куда уходит время, «движущееся подобие вечности». Но сегодня тема приобретает необычайную остроту, заставляет более вдумчиво относиться к невосполнимому ресурсу. И для бизнесменов это особенно важно.

О причинах этого рассказывает генеральный директор компании «Организация времени» Глеб Архангельский: «Во-первых, резко растет поток информации, которую нужно обрабатывать. Во-вторых, чтобы быть конкурентоспособной в современной экономике, компания должна непрерывно обновляться. Соответственно на менеджеров постоянно ложится новая нагрузка. В-третьих, чтобы быть конкурентоспособным на рынке труда, менеджер должен меняться». Все эти объективные факторы заставляют учиться уплотнять время, расставлять приоритеты, искать резервы - для развития, осваивания новейших технологий, роста профессионального и личностного, для создания семьи, для друзей, увлечения, отдыха, занятий спортом.

Управление приоритетами. С английского тайм-менеджмент (ТМ) переводится как «управление временем». Однако специалисты дают более изощренные определения. «Тайм-менеджмент в нашем понимании - это искусство тратить свое время в соответствии с личными целями и ценностями - не «как сложилось», «как получилось», «как пришлось», а как я сам хочу», - говорит Глеб Архангельский. Консультант тренинговой компании «СЭТ» Лев Соколов продолжает мысль: «Управление временем - название красивое, но очень коварное. Человеку время неподвластно. Чему же тогда учат на специализированных тренингах? Управлять своими приоритетами: что сделать в первую очередь, что во вторую, а чего не делать вообще». Эксперты уверены: научить экономить время и относиться к нему бережно и практично можно любого - здесь нет никаких противопоказаний по психологическому типу или по национальным особенностям, а корректировке поддается даже «природная» неорганизованность, ведь в ее основе обычно лежит банальная лень. Однако конкретные техники, подходящие тому или иному человеку, будут разными - спонтанным, творческим людям подойдут методы гибкого планирования, прагматикам, влюбленным в упорядоченность, - жесткого. В конечном итоге все будет зависеть от конкретной личности, в том числе и степень эффективности использования своего времени. «Стоит ли тратить время и силы на превращение неорганизованного человека в педанта? - резонно спрашивает Лев Соколов. - Я знал менеджера, который в принципе не способен был приходить на работу вовремя. Его и ругали, и штрафовали, и отправляли на специальные курсы - бесполезно. Но он был отличным работником, буквально творил чудеса, успевал за час то, на что другие тратили день. В таком случае проще оценивать работу «по результатам», чем бесконечно и безрезультатно воевать с опозданиями».

Вредители и помощники. «Тайм-менеджмент направлен на грамотное распределение задач по приоритетам, он учит делегировать полномочия и минимизировать вредные привычки, съедающие рабочее время», - считает генеральный директор кадрового агентства «Флэкс» Татьяна Чернозуб. Излюбленные россиянами «ритуалы», они же злостные пожиратели времени - курение, чаепитие, перекусы, телефонные разговоры с бесчисленными родственниками и друзьями, задушевные беседы в чатах и по ICQ, чтение и ведение виртуальных дневников, отлучки по личным обстоятельствам. Все эти важные «дела» плотно «набивают» день и времени на работу просто не остается. Здесь важно научиться отказывать жестко или вежливо в зависимости от ситуации. Отказывать и другим, и, главное, самому себе.

ТМ помогает решить две ключевые задачи - грамотного планирования рабочего времени и рационального распределения обязанностей между сотрудниками. Учиться делегировать полномочия подчиненным или коллегам столь же важно, как избавляться от вредных привычек. Ведь ваши внутренние временные, физические, психологические ресурсы не безграничны, да и наверняка во многих областях кто-то является более квалифицированным специалистом, чем вы.

Татьяна Чернозуб уверена - существует всего три способа научиться «правильному» управлению временем: «Во-первых, в этом деле может помочь грамотный руководитель - он личным примером будет показывать, как можно эффективно использовать каждую минуту. Во-вторых, разнообразные тренинги и курсы, помогающие понять, что первично, что вторично, что можно временно отложить, а что нельзя «упустить» ни в коем случае. И в-третьих, жизненная мудрость, которая может помочь избавиться от пресловутых "вредителей"».

Учим всему и сразу. По тайм-менеджменту в России издаются десятки книг - как переводных, так и отечественных. Кто-то считает - тема вполне доступная и ее можно и нужно изучать самостоятельно. Другие же склоняются к мнению: гораздо проще, быстрее и эффективнее овладеть навыками управления временем помогут специализированные тренинги и профессиональные консультанты, обладающие большим систематизированным, постоянно расширяющимся практическим опытом. По популярности ТМ-тренинги входят в пятерку лучших, уступая лишь тренингам по продажам, клиентскому обслуживанию, командообразованию и переговорческим навыкам. Скептики возражают: чему можно научить за два дня - как раз столько времени обычно и длятся ТМ-семинары? «Можно ли научиться экономить время за два дня? А можно ли за два дня научиться играть на рояле или водить машину? Конечно, нет. Но можно узнать основы, отработать некоторые базовые техники под руководством специалиста. Создать фундамент для дальнейшего развития. А потом - тренировки, тренировки, тренировки. Каждый день. Уже на практике», - уверен Лев Соколов.

На качественных тренингах учат самому главному и сложному - пониманию: нужно уметь видеть приоритеты, корпоративные, личные, семейные, не важно какие, и управлять ими. Многие используемые на тренингах техники направлены на «вытаскивание» приоритетов из неосознанной сферы в осознанную.

Например, вам обязательно предложат написать список того, что вы обычно делаете в течение дня, и указать, сколько времени занимает каждая задача. Зачастую в сумме получается больше 24 часов, а иногда намного больше. Потом совместно с тренером анализируется значимость всех проблем. В итоге, как правило, получается, что 80% времени тратится на дела, которые либо можно делегировать, либо вообще вычеркнуть из списка как устаревшие или безнадежно второстепенные. Топ-менеджер может обнаружить: большую часть своего времени он просто вмешивается в работу подчиненных, а о собственных задачах, в частности стратегическом развитии компании, думать некогда. Известный экономист, один из основоположников теории менеджмента Питер Друкер не зря говорил: «Нет ничего более бесполезного, чем делать эффективно то, чего можно не делать вообще». Еще одна полезная функция тренинга - участвуя в разнообразных ролевых играх, можно увидеть себя со стороны, продиагностировать свои способности, понять, на своем ли месте вы находитесь и в какую сторону следует развиваться.

«Тренинг по тайм-менеджменту - это освоение техник планирования, самомотивации, хронометража. Ролевые игры, упражнения, обсуждения в группах. Эффективность, по моим оценкам, такова: для открытого тренинга (то есть сборной группы людей из разных компаний), а также для корпоративного тренинга, на который участники пришли добровольно, примерно 80% людей в первые месяцы внедряют около 40-50% полученных техник. При обязательном корпоративном обучении 50% людей внедряют 20-30% полученных техник. Это довольно много, учитывая необязательность владения всеми инструментами, достаточно нескольких оптимально подходящих для конкретного человека», - подытоживает Глеб Архангельский.

Проблема выбора. «Как выбрать тренинговую компанию? Если заказывается корпоративный тренинг, руководитель фирмы должен обязательно встретиться с тренером или делегировать это поручение человеку, которому доверяет. С консультантом нужно обсудить, о чем именно будет тренинг, какие материалы и рекомендации будут предложены слушателям. Важно увидеть, насколько приглашаемый человек адекватный, внятный и убедительный», - объясняет Татьяна Чернозуб. Нужно помнить: раскрученное имя компании не гарантирует результативности и полезности этого недешевого мероприятия (двухдневный тренинг обойдется примерно в $400 на человека). При выборе также можно довериться положительным отзывам партнеров или клиентов или обратить внимание на наличие публикаций в деловой прессе, книг или диссертаций, написанных тренерами по интересующей вас теме. Тренинг должен быть самостоятельной разработкой компании, а не компиляцией устаревших западных методик. Тренеры обязаны уметь работать с людьми, понимать и распознавать их проблемы и быть в состоянии помочь их решить. В этой профессии очень ценятся люди, пришедшие из бизнеса, ведь они прекрасно понимают, о чем говорят, и могут поделиться собственным опытом.

«Запрос на тренинг по тайм-менеджменту нередко скрывает более глубокие проблемы организации - неправильной расстановки кадров или всей системы управления. Бывает, к нам приходят люди, чьи проблемы в принципе не решаются тренингами. Например, человека назначили руководителем, а он к этому неспособен в силу своих личностных характеристик - это уже задача не для тренинга, а для психотерапии», - рассказывает Лев Соколов. Результат точно будет достигнут, когда программа тренинга соответствует потребностям организации, когда участники осознают проблему тайм-менеджмента как актуальную не только для компании, но и для себя лично и хотят ее решить, когда тренинг рассматривается в системе других мероприятий, проводимых в фирме, а не как панацея от всех бед. Здесь, подчеркивают специалисты, очень важна поддержка руководством своих сотрудников, внимание к происходящим изменениям и закрепление успеха в каждодневной практической работе.

Защита от сумасшествия. Основными потребителями ТМ-продукта, по словам специалистов, являются руководители среднего звена, «погибающие» в текучке. Нередки и корпоративные заказы: владельцам компании важно, чтобы их сотрудники говорили на одном языке, особенно если на тренинге речь заходит о временных стандартах работы (собираться на совещание по 3 часа или научиться коротко проводить планерки, можно ли опаздывать и если да, то как это компенсировать, и т. д.). Но иногда управленцам бывает проще и безопаснее сходить на открытый тренинг, где их никто не будет знать, ведь проблемы со структурированием времени зачастую бывают очень личными и не каждый человек готов открыться перед своими коллегами.

Какие реальные изменения обычно происходят в компании после прохождения ее сотрудниками ТМ-тренинга? У работников вырабатывается «чувство времени», общий язык в отношении эффективности. На стенах появляются общепонятные доски планирования дня и недели. Повышаются управляемость и подконтрольность исполнения задач, планомерность и организованность работы.

Что выносят с тренинга отдельные люди? Очень часто во время подобного семинара бизнесмены понимают: есть неволшебные средства, помогающие перестать быть «загнанной лошадью» - это неприятное ощущение является постоянным у большинства управленцев. Путем реорганизации рабочего времени, заполняющего все вечера и выходные, отбивается свободное пространство, и люди вспоминают: есть время для работы, а есть время для семьи, спорта, увлечений, походов в театр, неделовых поездок в горы или в Париж.

«Бизнесменам можно рекомендовать не забывать заботиться и о физическом, и о психическом здоровье и хотя бы изредка вспоминать о родных и друзьях, пока они не забыли, как нас зовут, как мы выглядим, - говорит Татьяна Чернозуб. - В моей практике был случай, когда глава юридического департамента крупной инвестиционной компании тихо сошел с ума от перенапряжения на работе. Нервные срывы мы наблюдаем достаточно регулярно. Тайм-менеджмент - один из тех ресурсов, который может помочь человеку не «убиться» на работе, не делать лишних хлопотных дел».

Из истории вопроса

Тайм-менеджмент - довольно новая для России, но динамично развивающаяся отрасль менеджмента - зародился на Западе в 60-х годах минувшего века. Именно тогда появились первые идеи о правилах организации рабочего времени: бурное развитие бизнеса привело к возрастанию нагрузки на управленцев, объем работы менеджеров увеличился многократно, так что они начали испытывать хроническую нервирующую нехватку и рабочего, и тем более свободного времени. Под ТМ вскоре стала подразумеваться технология учета времени и планирования рабочего дня.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль