Структура ФЭС: опыт практиков

11924
Обермейстер Александр
директор комплекса финансов и инвестиций ОАО АФК «Система»
Одна из задач финансового директора любого предприятия — правильно организовать работу своего подразделения — финансово-экономической службы (ФЭС). При этом очень важно сформировать ее оптимальную структуру, то есть четко распределить обязанности как между отделами, так и между сотрудниками финансовой службы. В статье представители трех компаний рассказывают о структуре своих финансовых служб, а также приведены комментарии консультантов.

Формирование структур ФЭС

По мнению финансовых директоров и консультантов, которых мы опрашивали в ходе подготовки этого материала, формирование структуры финансово-экономической службы можно условно разделить на два этапа:

  • определение функций и задач ФЭС;
  • группировка функций и создание отделов.

Функции и задачи ФЭС финансовые директора определяют с учетом специфики деятельности компании и требований собственников бизнеса, а также законодательства.

  • Личное мнение Дмитрий Исаев, консультант компании «Ланит» (Москва)

    Я считаю, что финансово-экономическая служба должна отвечать за следующие направления работы компании:

    • ведение российского бухгалтерского учета;
    • формирование международной финансовой отчетности (IAS, GAAP);
    • управленческий учет;
    • операционное бюджетирование;
    • контроль взаиморасчетов и осуществление платежей;
    • проведение финансовых операций (кредиты, депозиты, ценные бумаги, валютные операции);
    • финансово-экономический анализ.

    Ольга Кузьмина, начальник финансового отдела ООО «Лекс-Финанс» Консалтинговой группы «Лекс» (Тюмень)

    В нашей компании основными задачами финансово-экономической службы являются:

    • реализация единой экономической политики;
    • управление финансами;
    • организация и ведение бухгалтерского учета;
    • представление налоговой и статистической отчетности в контролирующие органы;
    • организация корпоративного управленческого учета финансово-хозяйственной деятельности.

Большинство опрошенных нами финансовых директоров согласились с приведенными перечнями задач и функций ФЭС. Нет лишь единого мнения о том, должна ли ФЭС отвечать за внедрение информационных технологий и внутренний аудит.

Как отметил Мартин Арутюнян, старший менеджер департамента консалтинга компании «Делойт и Туш», «пять-шесть лет назад в России в состав финансово-экономической службы большинства компаний входил отдел информационных технологий. Это было вызвано тем, что финансовый директор являлся основным инициатором автоматизации бухгалтерского учета и внедрения корпоративной информационной системы. Сегодня роль информационных технологий в бизнесе изменилась, поэтому более эффективным представляется выделение соответствующей службы в отдельное подразделение, подчиняющееся генеральному директору». Большинство финансовых директоров согласились с подобной точкой зрения1.

По поводу функции внутреннего аудита мнения финансовых директоров и консультантов разделились. Консультанты считают, что эта работа не должна осуществляться ФЭС. По словам Дмитрия Исаева, «подразделение внутреннего аудита решает широкий круг задач контроля, анализа предпринимательских рисков и оценки процедур управления и соответственно имеет отношение к самым разным аспектам деятельности компании. Поэтому для того чтобы оставаться беспристрастным, это подразделение должно подчиняться непосредственно генеральному директору». Однако большинство опрошенных нами финансовых директоров утверждают, что внутренний аудит — одна из функций ФЭС. Как сказал финансовый директор компании «Исток» Александр Панков, «это вопрос доверия акционеров и собственников бизнеса своему финансовому директору. Если они доверяют ему полностью, то внутренний аудитор должен работать в составе ФЭС, если же нет, то эту функцию можно вывести за рамки финансовой службы и использовать как инструмент контроля, в том числе над финансовым директором».

После того как функции и задачи ФЭС определены, в рамках службы выделяются обособленные подразделения.

  • Личный опыт

    Мартин Арутюнян, старший менеджер департамента консалтинга компании «Делойт и Туш»

    В ФЭС необходимо выделить следующие структурные подразделения:

    • бухгалтерия — для ведения российского бухгалтерского и налогового учета, составления международной финансовой отчетности;
    • планово-экономическое управление (в некоторых компаниях — управление контроллинга) — для ведения управленческого учета, финансового планирования;
    • управление финансового анализа и учета — для финансово-экономического анализа;
    • инвестиционное управление — для работы с кредитами, депозитами, ценными бумагами, для проведения валютных и документарных операций;
    • казначейство — для осуществления платежей.

    В зависимости от отраслевой специфики внутри управлений могут быть организованы отделы (подотделы), отвечающие за выполнение определенных функций: биллинг (выставление счетов), работа с дебиторами и кредиторами, прогнозирование, налоговое планирование и т. д. В ряде крупных российских компаний в структуре финансово-экономической службы встречаются управления и отделы, занимающиеся разработкой методологии бухгалтерского учета и финансового анализа, а также отвечающие за консолидацию и подготовку финансовой отчетности по международным стандартам.

Многие специалисты считают, что не следует дробить ФЭС на множество небольших отделов — лучше выделить несколько крупных подразделений.

  • Личный опыт

    Александр Кузьмичев, эксперт консультационной компании BKG (Москва)

    Чтобы управление было эффективным, в ведении руководителя финансово-экономической службы должны находиться три-четыре подразделения.

    По моему мнению, в структуре ФЭС нужно выделить управление экономического анализа и планирования, казначейство и бухгалтерию.

    Управление экономического анализа и планирования занимается экономическим планированием (бюджетированием), контролем исполнения бюджетов, экономическим анализом. Казначейство планирует движение денежных средств, проводит финансовый анализ, оценку текущих или предполагаемых источников финансирования, готовит кредитные и депозитные договоры, управляет дебиторской и кредиторской задолженностями. В ведении бухгалтерии находятся регистрация, обработка и хранение бухгалтерской информации, а также бухгалтерский, управленческий и налоговый учет.

Все опрошенные нами эксперты высказали мнение, что бухгалтерия входит в структуру ФЭС, следовательно, главный бухгалтер должен подчиняться финансовому директору. Однако в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете»2, главный бухгалтер подчиняется непосредственно генеральному директору. По мнению Виктора Кириченко, руководителя направления Центра управленческого консультирования компании «Русаудит Дорнхофф, Евсеев и партнеры», «это требование законодательства можно соблюсти путем придания статуса главного бухгалтера должностному лицу, в действительности исполняющему обязанности финансового директора. При этом наделение в компаниях главного бухгалтера функциями финансового директора нецелесообразно в силу того, что задачи финансового управления намного масштабнее задач ведения бухгалтерского учета и требуют профессиональной подготовки и навыков иного характера»3.

Как организованы ФЭС российских компаний

Рассмотрим структуры ФЭС трех российских компаний. О принципах построения ФЭС рассказывают их представители, а консультанты оценивают достоинства и недостатки предложенных структур.

Структура ФЭС ООО «Воды Боржоми»

Татьяна Каримова, генеральный директор ООО «Воды Боржоми»:

Структура ФЭС: опыт практиков

«Структура нашей финансовой службы менялась одновременно с ростом компании. Первоначально ФЭС состояла лишь из бухгалтерии, выполняющей стандартные функции. Появление новых подразделений в структуре службы было продиктовано новыми задачами, которые ставились перед бизнесом. Потребовались не только ведение бухгалтерского учета, но и оптимизация налогообложения, формирование внутренней отчетности, на основании которой осуществлялось бы принятие управленческих решений, а также отчетности для собственников бизнеса в стандарте IAS. Ну и конечно, любой компании не обойтись без планирования деятельности, то есть разработки бюджета. В результате из отдела бухгалтерии был выделен налоговый отдел, созданы финансовый отдел, отвечающий за составление отчетности по международным стандартам, и отдел бюджетирования. В настоящий момент функция внутреннего аудита отдана на аутсорсинг, а в дальнейшем мы планируем создать в структуре ФЭС отдел внутреннего аудита (см. рис. 1).

Справка

ООО «Воды Боржоми» (Москва) — официальный торговый представитель холдинга Georgian Glass & Mineral Water Co.N.V. (GG & MW) в России и странах Балтии. ООО «Воды Боржоми» осуществляет поставку минеральной воды на территории России и реализует ее через дилерскую сеть. Общая численность — более ста человек.

Первоначально вся информация учитывается в бухгалтерии, а затем поступает в другие подразделения. Финансовый отдел и отдел бюджетирования используют в своей работе помимо данных бухгалтерского учета информацию, поступающую из других подразделений компании».

  • Мнение консультанта

    Александр Кузьмичев, эксперт консультационной компании BKG (Москва)

    К положительным аспектам представленной структуры финансово-экономической службы можно отнести четкое разделение трех функциональных блоков — учета, управления финансами и управления затратами. Такая структура не требует высоких административных расходов и позво-ляет эффективно координировать действия персонала.

    Вместе с тем передача функции учета двум подразделениям — бухгалтерии и финансовому отделу, — как мне кажется, не оправданна. Как правило, эти функции гораздо эффективнее осуществлять в рамках одного подразделения.

Структура ФЭС ОАО «Исток»

Александр Панков, финансовый директор компании «Исток» (Москва):

«При формировании структуры финансово-экономической службы я исхожу из того, что чем меньше прямых подчиненных, тем эффективнее будет руководство. Оптимальный вариант — три человека. В моем непосредственном подчинении находятся заместитель финансового директора по официальной отчетности компании, финансовый контролер и начальник казначейства (см. рис. 2).

Структура ФЭС: опыт практиков

Заместитель финансового директора по официальной отчетности компании — непосредственный руководитель главных бухгалтеров юридических лиц, входящих в холдинг. Он занимается созданием консолидированной отчетности по международным стандартам, а также унификацией ведения бухгалтерского учета, определением сроков сдачи отчетности, контролем уплаты налогов и т. д. Помимо главных бухгалтеров под руководством заместителя финансового директора работают налоговый консультант и внутренний аудитор.

Справка

ОАО «Исток» — один из крупнейших в России производителей алкогольной продукции. Практически все производственные мощности компании, включающие спиртовой завод, ликероводочный завод, завод шампанских вин, стекольное производство, цех покраски бутылок и типографию, сосредоточены в г. Беслан (Северная Осетия). Управляющая компания холдинга находится в Москве. Общая численность — 2300 человек.

Финансовый контролер отвечает за блок управленческой отчетности и контролирует работу компании. Финансовый контроль включает составление бюджета компании (бизнес-плана), контроль его исполнения и анализ возникающих отклонений. К функциям отдела, возглавляемого финансовым контролером, также относится моделирование деятельности компании: анализ наиболее вероятного развития предприятия, сценарный анализ деятельности компании и т. д. В службу финансового контроллинга входят начальники планово-экономических отделов предприятий холдинга.

Я убежден, что бухгалтер не должен управлять процессом движения денежных средств, поэтому на предприятии нужно выделить такую структуру, как казначейство. К его функциям относятся открытие счетов, контроль за прохождением платежей, привлечение кредитов, создание внутренней консолидированной отчетности по движению денежных средств и т. д. Работа казначейства и бухгалтерии выглядит следующим образом. Платежные документы, подписанные бухгалтером, в обязательном порядке проходят через казначейство, где проверяется их целесообразность, после чего дается разрешение на проведение платежа.

На производственном предприятии также необходим планово-экономический отдел, который должен заниматься калькулированием себестоимости, контролем отклонений фактической себестоимости от плановой, нормированием труда и т. д.

На мой взгляд, структура ФЭС нашей компании универсальна и может быть с успехом применена на предприятиях различных отраслей».

  • Мнения консультантов

    Дмитрий Исаев

    По моему мнению, плюсом предложенной структуры ФЭС является сильный блок, возглавляемый финансовым контролером, в котором сосредоточены функции управленческого учета и стратегического финансового управления. Кроме того, оперативное финансовое управление, включая платежи и финансовые операции, вынесено в отдельный блок — казначейство. Это широко распространенная практика, которая дает положительные результаты.

Структура ФЭС компании ООО «Lous Dreyfus Vostok»

Ирина Гриднева, финансовый директор ООО «Louis Dreyfus Vostok» (Москва):

«Когда мы создавали структуру финансово-экономической службы (см. рис. 3), то исходили из следующих особенностей нашей компании:

  • экспортный характер бизнеса;
  • работа с большим количеством банков, в том числе по валютным и кредитным операциям;
  • необходимость ежемесячно составлять управленческую отчетность;
  • большое количество филиалов.

Структура ФЭС: опыт практиков

В состав ФЭС головной компании, которую возглавляет финансовый директор, входят бухгалтерия, отдел по ведению управленческого учета и казначейство. Финансовый директор курирует также работу администратора ERP-системы компании и главных бухгалтеров региональных предприятий.

Основной блок ФЭС — бухгалтерия, которая совмещает учетные и контрольные функции. Надо сказать, что подобная организация работы бухгалтерии характерна для многих предприятий. К нетипичным должностям в рамках бухгалтерии можно отнести должность бухгалтера по налогам и расчетам с региональными офисами, в обязанности которого входит контроль расчетов региональных подразделений с бюджетом.

Бухгалтер по управленческому учету отвечает за управленческую отчетность — анализ прибыльности по отдельным контрактам, регионам и предприятию в целом. Эти данные используются как для текущего управления, так и для дальнейшего составления финансовой отчетности по международным стандартам. Вся необходимая для этого информация поступает из бухгалтерии головной компании и от главных бухгалтеров региональных предприятий. Отчетность по стандартам МСФО составляется финансовым директором компании.

Появление должности казначея объясняется тем, что компания активно работает с банками. Бухгалтер по работе с банками подчиняется казначею и ведет учет операций, связанных с этой работой. Курирование финансовым директором работы администратора ERP-системы связано с тем, что большая часть информации из системы используется именно финансовой службой».

Справка

ООО «Louis Dreyfus Vostok» входит в состав международной корпорации Louis Dreyfus. Основная сфера деятельности компании — торговля зерновыми и масличными культурами, мукомольное производство, производство подсолнечного масла и т. д. Компания представляет собой вертикально интегрированный холдинг, филиалы которого расположены в разных городах России. Общая численность — 100 человек.

  • Мнение консультанта

    Ильгар Байрамов, ведущий консультант компании «Евроменеджмент» (Москва)

    В приведенной структуре прослеживается доминирующая роль бухгалтерии, что характерно для большинства компаний, работающих на российском рынке. Такая организационная особенность позволяет ФЭС эффективно решать стандартные задачи в области учета и контроля финансово-хозяйственной деятельности компании, а также развивать другие направления финансовой службы.

    Учитывая, что компания осуществляет производственную деятельность и имеет несколько филиалов, представляется неоправданным отсутствие планово-экономического отдела, в обязанности которого должны входить определение оптимальной модели взаимодействия между предприятиями холдинга с целью оптимизации суммарных издержек холдинга, оценка альтернативных вариантов инвестирования в различные проекты, а также бизнес-планирование деятельности холдинга.

Плюсы и минусы большинства структур ФЭС

По мнению консультантов, анализ приведенных структур ФЭС позволил выявить особенности и преимущества, характерные для организации финансовых служб многих российских компаний:

  • низкие административные расходы;
  • отсутствие дублирования функций подразделений;
  • возможность эффективно решать стандартные задачи;
  • централизованный контроль финансов.

Вместе с тем следует отметить и наиболее часто встречающиеся недостатки:

  • чрезмерное дробление важных процессов, таких как учет, управление затратами и т. д.;
  • отсутствие налаженного взаимодействия отделов;
  • загруженность руководителя ФЭС оперативной работой и текущими вопросами, что наносит ущерб задачам стратегического управления компанией.

Надеемся, что, ознакомившись с предложенным материалом, финансовые директора смогут по-новому взглянуть на структуру ФЭС своей компании, что позволит повысить эффективность ее работы.

Материал подготовлен экспертом журнала Александром Афанасьевым по итогам «круглого стола», организованного редакцией «Финансового директора».

_______________________________________
1 Подробнее о том, в чьем подчинении должна быть IT-служба, см. в материале «IT-стратегия как часть бизнес-стратегии компании», «Финансовый директор», 2003, № 7–8.
2 Статья 2 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
3 О взаимоотношениях главбуха и финансового директора см. интервью с А. Бакаевым «У финансового директора в «генах заложено», что главбух должен ему подчиняться», «Финансовый директор», 2002, № 5. – Примеч. редакции.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль